第四部分  采购需求

一、采购内容： 

1、负责对机构改革进馆文书、会计等门类档案进行校核（实体档案和电子档案校核），工作地点在镇江市档案馆。本项目综合单价最高限价为0.7元/件。综合单价报价超过最高限价的，将被定义为无效投标。本次采购预算为56万元。

2、工作内容包括：

对档案实体按整理标准进行核检，包括核对页码、件数、目录（案卷目录、卷内目录、归档文件目录的完整性和准确性）、备考表等。根据核检后的档案实体，按照档案数字化规范，完成对档案全文数字化校核，挂接过程中有漏扫或扫描质量不符合要求的，需补扫或重扫。

3、自合同签订之日起5日内开工，总服务期为4个月；每完成一个月档案的校核，需在完成后的5日内向镇江市档案馆移交一次。

4、采购方提供档案校核服务所需工作场地，供应商针对本项目提供专业技术人员不少于8人。

5、服务提供方需提供整个服务项目实施过程中需要的设备、配套软件及耗材，并派驻所需现场工作人员。本项目不得以任何形式进行转包及分包。

二、校核要求：

严格遵守并达到国家标准：《文献著录总则》（GB/T3792.1）、《档案著录规则》（DA/T18）、《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2005）纸质档案数字化技术规范》。确保在校核过程中不对档案原件造成二次损伤。

1、实体档案的校核要保证数量和整理质量的完整性、准确性和一致性。文书档案质量符合《江苏省〈归档文件整理规则〉实施办法》（苏档[2003]14号）或《文书档案案卷格式》（GB/T9705-2008）要求；专门业务档案质量符合《科学技术档案案卷构成一般要求》（GB/T11822-2002）和相关业务档案规范；会计档案质量符合《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局第79号令）的要求；照片档案、磁性载体档案及其他门类档案统一按国家有关标准执行。

2、实体档案依据目录进行数量清点。纸质目录须与实体档案相关信息相符，不符合目录信息的，须根据实体档案按照《档案著录规则》（DA/T18）进行修改。

3、要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合采购方档案管理软件要求。

4、纸张状况较差，过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，不得损坏纸质档案。

5、服务提供方必须保证档案内容与档案载体的安全，不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的备份。

6、电子档案以及纸质档案的制作整理要求以及验收标准符合国家纸质档案数字化技术规范。

7、数据挂接：将完成好并转化为PDF格式的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接至镇江市档案馆档案管理系统。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100％正确；数据挂接时，要求做到：a 有错误的需要改正；b 多录入的数据、重复的数据要删除；c 缺失的信息需要补录。

8、成果要求：（1）分辩率：彩色或黑白200dpi以上；（2）底色：无灰化现象；（3）格式：多页TIFF或PDF。（4）档案数字化过程中，根据案卷情况进行校对输入。（5）确保扫描图像卷内目录100%挂接正确。（6）对扫描件进行修边去污、纠偏处理，并保证影像查看显示尺寸与A4纸尺寸等大小。

9、装订移交：档案校核扫描完成后，要进行细致认真的装订，力求保护原件（按国家一级档案馆的规范和要求进行整理）。每份案卷均应生成对应的目录，打印目录一式两份，一份装订入对应的案卷，一份目录装订后，和移交清单一并移交市档案馆。

10、工作人员：由服务提供方派遣，现场数字化工作人员不少于8人，要有较强的纪律性和自觉性；项目负责人需要具有从事档案项目的工作经历2年以上；安排的团队人员在公司工作满半年以上；中途不得随意更换项目负责人及工作人员，如需更换应书面告知并征得采购方同意（特殊情况除外）。工作人员需另配备机动人员1名,以便工作的稳定性。

三、保密条款

1、服务提供方须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签），在工作期间必须遵守镇江市档案馆的相关保密制度。

2、档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属镇江市档案馆，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交。

3、工作人员不得擅自以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。

4、各种档案文件，不得丢失、泄密、损坏。

5、参与项目实施的人员不得有违法犯罪的记录，不得采用临时聘用人员（劳动合同签订日期到磋商之日不足三个月，或供应商为其缴纳社保不足两个月的，视为临时聘用人员）。

6、移动存储介质的使用必须通过采购方同意。

四、工作成果验收和监督

1、校核质量抽检、自检：以抽检、自检的方式检查已完成所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量，数据抽检由平时抽检和期末抽检组成，平时抽检为每个工作日抽检当日完成的数字化成果。数据验收时抽检、自检的比率不得低于10%。

2、验收指标：所有目录与实体档案100%对应准确，编码、目录完整，档号章填写规范，备考表具备，不缺件，不少卷。

扫描图像：漏扫率≤0.2‰。

图像质量：图像质量情况完好率100%。

格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰。

目录核对、完善：以案卷（文件）为单位，关键字段（档号、保管期限、页数等）正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰。

条目与图像挂接：挂接正确率100%。

档案原始材料：100%不缺失。

3、验收审核

本项目总体完成后，采购方将成立验收组对实体档案和电子档案数据库进行分组验收：

（1）数据验收以抽检方式进行，抽检率不低于10%。服务提供方提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，发回服务提供方全面自检。

（2）采购方在验收中检出的错误，服务提供方及时、无偿予以纠正后再提交采购方验收。复检后再发现错误的或漏扫的不合格档案页，每页统一按不合格档案页单价的20倍予以罚款，罚款在应结算金额中抵扣。

（3）全部档案验收合格的结论，必须经验收组审核、签字后方有效。如全部档案完成后不能通过验收的，视为服务提供方违约。

（4）数据验收合格后，服务提供方以硬盘存储方式提交给采购方，著录条目和全文数据向采购方数据库迁移。

五、综合说明

1、服务提供方须提供从项目整体验收合格之日起，提供≥5年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，服务商负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。能12小时内到达现场，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，以保证采购方的正常使用。免费维护期满后提供的技术支持和维护，只收取成本价。

2、服务提供方在工作中必须与采购方做好档案的安全交接，并有记录。

3、本次报价应包括完成档案前期检查、拆卷、校对输入、目录打印、档案扫描、图像处理、图像存储、条目核对完善、数据挂接、PDF制作、数据上传、数据验收、数据提交、自检、立卷、归档、打印卷内目录、装订、装盒、签字盖章、打印移交清单等，以及管理、设备、耗材（由采购方提供的除外）、税费、培训、售后服务费用、人工费、差旅食宿费及其它辅助费用、零部件的更换、系统维护、管理、保险、利润、税金、政策性文件规定及合同包含的所有风险、责任等各项应有费用。如数量有增减，按实结算，单价不变。报价单位为“元”，精确到小数点后两位。

4、知识产权：

供方应保证需方免除且供方承担由于需方在其本国使用该设备或设备任何一部分时而引起第三方提出的侵犯专利权、商标权或工业设计权的起诉、行动、行政程序索赔、请求等以及需方为此而产生的损失和损害、费用和支出（包括律师费）。

5、方案及报价提交

（1）提供档案整理和数字化校核服务方案，包括工作安排、人员安排、计划进度、工作流程、质检控制、保密安全措施等具体安排及制度措施等内容

（2）制定档案校核流程、档案安全保障方案、档案实体校核方案、档案目录数据和扫描质量校核及验收方案。数字化加工软件功能完善，对图像处理及数据备份、挂接有符合项目实际的可行性方案。

（3）填写项目报价及相关附表

（4）根据方案完整性、可操作性及报价，综合评定确定服务单位。