采购需求

 

一、项目简介

宿豫区涉改单位2019年之前历史档案及其它机关2015年之前移交进区档案馆历史档案的整理(特别提醒：仅档案整理，不含数字化），主要包括文书档案、照片档案、实物档案、印章档案、建设项目档案、科技档案及其它业务档案等，初步计约30万件（卷），预算金额175万元。

要求投标人自合同签定之日起至2020年12月15前完成（以采购人实际验收合格为准），档案整理的同时，同步进行档案的案卷级、文件级目录目录的录入工作。

二、采购清单

项    目	单位	数 量	备注
宿豫区涉改单位移交进馆文件档案整理	件	300000

备注：最后总结算按实际完成工作量计算，即结算价按“实际数量×单价”  计算。三、技术要求

A.纸质史料数据化加工要求

（一）整体工作（及技术）要求

 

1、中标方每整理一个单位档案，均应根据整理的档案实际情况，制定整理计划和方案，明确遵守的国家相关法律、法规，说明其档案整理方法和遵守的档案整理规则。

2、收集：中标方指定档案整理人员协助各单位相关业务部门收集各门类应归档的档案资料，登记预处理后办理移交手续。

3、整理：采购方或相关单位提供整理场地，并将需要整理的档案资料移交给中标方，档案资料移交清单一式两份（移交清单双方确认签字）后。中标方整理中标方整理档案需遵守国家、省、市有关档案工作的法律、法规，根据行业或单位业务特点， 按照该单位相关档案类别的《归档范围和保管期限表》进行档案分类和整理。

4. 归档文件目录录入。中标方著录人员将档案有关信息按采购方规定的

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录入方式录入,确保能与采购方的“档案管理系统”对接。录入的内容要详

细、准确。

5. 打印目录：中标方著录人员对著录的档案按目录号、案卷号顺序打印归档文目录。

 

6. 装盒：中标方驻场人员须为采购方的档案归档文件目录、已排序编号盖章的档案、备考表等一起入盒。中标方整理档案过程中，要充分注意分类和定限质量，卷内文件排列、编码符合要求，不空号、不漏号；卷内不能存有会生锈的金属物；案卷封面填写要准确，装订要整齐牢固。
7. 质量检查：中标方质检人员负责检查档案著录信息、档案卷内目录、盖章入盒情况；检查事后扫描档案的影像和实物是否对应一致，确保按质、按量、按时完成采购方档案整理工作任务。
8. 移交：中标方指定一名驻场人员在档案资料整理后，移交给采购方档案小组， 交接双方按月根据移交清单清点核对档案资料整理工作量，并履行签章手续；移交清单一式两份，中标方和采购方档案小组各存一份，档案交接

手续要清楚。

9. 备份：项目结束后，中标方须提供规范的“归档文件目录”纸质和电子版各 2 份，一份交由宿豫区档案馆，一份交由相关单位保存。

（二）保密工作要求

1. 成交供应商必须与采购人签订保密协议并严格执行。

 

2. 现场工作人员不得以任何形式将各项文件材料带出指定工作现场；不得以任何形式泄漏、传播文档内容；不得无故查看及讨论文档内容。
3. 成交供应商工作人员不许私自携带任何存储设备（含手机、照像机、摄像机、U 盘、移动硬盘等）进入或离开工作现场，本次项目涉及所有文档数

据存储设备在项目验收通过时向采购人移交，采购人无需支付任何费用。

4. 成交供应商在工作中必须与采购人做好纸质史料文档的安全交接，并有记录。

（三）验收

1. 档案整理过程检验

 

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本项目高度重视整理过程的事前、事中、事后检验。事前应根据各单位的档案收集和类别情况，做好整理规划，报经招标方专业人员审核同意后方能执行。必要的时候，应进行试整理，经招标方同意后执行。在排序、盖章、编号、装盒等定案前，均需获得招标方专业人员指导和同意，以防止返工、保证整理质量。

2. 验收指标

 

1. 整理质量。严格按照相关单位相关档案类别的“归档范围和保管期限表” 收集和整理档案，类目合理，定限准确，排序、编号规范。
2. 著录质量。符合相关档案整理规范要求，著录项目齐全，有利于挂接到相

应档案管理软件平台。

3. 验收审核

 

• 逐个单位整理，逐个单位验收。验收由采购人在成交供应商完成各单位数据导入和挂接后进行。
• 档案整理验收以逐一检查方式进行。中标方提交验收的档案实体和数据， 不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回由成交供应商全面自检，采购人的验收记录不向成交供应商公开；待验收通过后，采购人公开验收记录。
• 在验收中检出的错误成交供应商及时、无偿予以纠正并再次提交采购人重新验收。
• 各批次档案验收通过后，须填写“验收报告单”，须经采购人分管领导及其他监管人员审核、签字后方有效。
• 由于成交供应商的质量等问题，而引发的误时、经济等问题均由

成交供应商承担。

四、合同签订方式

 

中标方中标后，应在 7 天内提供档案整理一般性方案；发标方将提供 1 家单位档案用于中标方试整理，中标方应针对性提出整理方案，发标方专业人员审核同意后执行；中标方整理完成后，经甲方验收符合相关门类档案整理规则，验

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收合格、确认中标方具备相关专业水准后再签订合同。甲方验收不合格的，甲方

有权取消中标方中标资格，根据中标结果，重新选取其它中标方。  五、付款方式

本项目按月支付；每完成一家单位整理即组织验收 1 次；最终根据实际完成数量支付合同款。

六、工期、质保期及其他

 

（一）工期：中标生效后 7 个工作日内进场，20 天内完成发标方提供的 1 家

单位档案试整理，中标方整理完成后，经发标方验收合格后签订合同；全部档案整理工作应在2020 年12 月15 日前完成。

（二）免费质保期：两年

 

（三）实施地点：招标人指定地点。七、报价要求：

1、投标报价内容包括：服务本身价格、辅材、运输、人工、售后服务、税费、代理服务费及服务交付使用过程中涉及到的其他一切费用，清单表格不全

可另列。

2、供应商报价时应充分考虑所有可能影响到报价的因素，一旦最终中标，价格不予调整。如发生漏、缺、少项，都将被认为是成交人的报价让利行为，损失自负。