第二章  招标需求

一、项目名称：湖州市经济技术开发区管理委员会征迁安置档案整理外包服务项目

二、项目编号：睿诚采字2019001

三、项目内容及数量:

具体采购数量由招标人根据实际户数，按实结算。

档案整理范围：开发区房屋征管办、凤凰街道、康山街道、龙溪街道、杨家埠街道（农户、企业户档案归档整理、装订及条目著录、档案数字化加工传到招标人指定的拆迁档案管理系统中。）

（一）、项目背景

随着技术的发展、社会的进步，由于工作中需要经常查阅相关的档案，这种以纸张介质为载体的档案查阅耗时、费力，导致工作效率低下，虽我局已将之前的纸质档案完成了扫描建库，但是大量的纸质档案还在不断的产生，每个街道也有大量的各类介质的原始材料，主要以纸制档案为主。由于工作中需要经常查阅相关的档案，档案无法及时进行档案入库，纸质的档案查阅较为耗时、费力，导致工作效率低下，因此，必须将这些不同介质的原始材料实现数字化转换和处理，以实现信息时代的数字化管理及信息的共享。

近年来，由于业务需求，对于档案扫描、归档和档案查询的应用迫切，也促使管理数字化建设快速发展，形成了档案工作发展的新的契机。档案作为一种原生的信息资源，档案数字化建设使档案和档案工作的作用日益突现，不断适应自然资源建设的需要，以服务社会、服务民生。

（二）、总体要求

征迁安置档案进行数字化扫描加工处理，整个过程包括档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等工序。工作内容包括对房屋拆迁补偿安置协议、房屋评估及测绘资料、房屋拆迁补偿安置计算单、被拆迁房屋权属相关材料、被拆迁人身份证明材料、安置资金结算及交付证明材料、其他有关资料的纸质归档整理、装订，并扫描上传到招标人指定的拆迁档案管理系统中。

数字化加工具体技术要求

2.1档案扫描：

2.1.1总体要求

湖州市经济技术开发区管理委员会征迁安置档案进行数字化扫描加工处理，整个过程包括档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等工序。

• 扫描采用（300dpi）TIFF格式扫描存储，并转换成（300dpi）双层PDF格式存储。
• 保证扫描图像效果与原件吻合，确保图像中无漏扫、无扫描页码与纸质档案中的页码不符情况发生、前后顺序有序，色彩分明、版面标准一致、字迹清晰。做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。
• 页面不能有歪斜、不能有少行缺字，不能有错页颠倒或图像失真等问题。保证校正完毕的图像文件页面端正，看不出明显的倾斜现象，允许的倾斜度不得大于1°。
• 大幅面档案采用大幅面工程扫描仪或小幅面扫描后进行图像拼接处理，拼接后的图像要保证文字或表格的完整性。
• 需要进行OCR文字识别的档案，扫描分辨率≥300dpi。
• 对资料等成册材料不宜拆卷的，采用不拆卷扫描仪扫描。
• 对扫描后的图像数据中文字太靠边的图像要进行居中处理，确保打印利用时版面的美观性。
• 图片命名时一定要正确，不能出现图片颠倒、错乱等现象。
• 对所有图像文件中的污点要进行清除，保证图像文件的干净、整洁和美观。（在30%的比例下看不到污点）
• 扫描时保证档案原件不被损坏。

2.1.2加工流程要求

扫描工作要遵循以下总则：严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。各工作环节要求如下：

2.1.3根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪，扫描时应在《纸质档案扫描工作流程表》上认真登记扫描的文件级档号和扫描页数，具体要求如下：

• 采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生，要求不损坏档案原件，不漏扫；对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张扫描；A3幅面及以下的档案资料需采用一次性成图的方式进行处理，大于A3幅面的资料原则上采用大幅面工程扫描仪一次性成图。
• 如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。
• 扫描色彩模式：使用彩色模式进行扫描，如非招标人要求，不能更改为灰度或黑白模式；
• 兼顾影像质量和节约存储容量原则，采用300dpi的分辨率进行扫描，扫描形成文件以TIFF（G4）格式存储，同时转换成PDF格式存储。对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况以及照片档案，可将分辨率提高到600dpi。TIFF（G4）和PDF这两种格式均应移交湖州市经济开发区管委会。
• 扫描时应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。
• 档案扫描时尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真。
• 图像歪斜采用数字化影像处理软件自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过1度，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
• 对于档案中的“筒子页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折子页、图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。
• 将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。
• 区分同一档案中的扫描件和非扫描件，其中普发性文件区分的原则是：无关的、重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿，附着在文件上的处理单等小纸片需扫描。
• 用每份文件对应的唯一档号来命名其扫描形成的影像文件。多页文件可采用该档号建立相应文件夹，按页码顺序对影像文件命名。
• 对影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框及黑边等应进行去污处理。
• 对案卷中未编码的页面进行合页处理，确保扫描好的影像页数与原案卷页数一致。
• 扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
• 对出现倾斜的图像进行纠偏处理，要求倾斜度小于1度（以标题所在水平线为准）。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。
• 扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与原件完全对应，不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。
• 采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以缩小图像文件的容量。
• 扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使档案原件存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读。
• 纸质档案数字化标准：严格遵守并达到国家标准：《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2005）纸质档案数字化技术规范》

2.1.4图像处理：

应对扫描后的图像进行逐页纠偏、图像拼接、裁黑边、排序等处理，但不得改变图像内容，包括原档案中的污损，确保扫描件页面内容居中，档案原貌信息完整、不变、可读；扫描图像字迹清晰、颜色恰当，亮度及明暗对比尽可能接近原件，图像整体倾斜小于1度；对大幅面档案进行分区扫描后形成的多幅图像拼接完整、正确、无拼接痕迹；所有数字化产品封装前后同件档案页面大小一致，前后两份纸张规格相同的文件页面大小一致；文件排列顺序正确。

2.1.5数据挂接

• 扫描图像文件应与目录数据进行挂接，在相关表单上填写数据挂接后的页码、页数，核对每一份文件挂接后的页码、页数与前处理、扫描时填写的页码、页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理办法。
• 对于图像要求可以进行全属性定义，包括每一张影像的图像属性（格式、大小等）及索引属性（档号、件号、页号、所在件顺序号等）。
• 档案扫描完成后，需要与计算机目录数据进行一一对应。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入现有档案数据库中。

2.1.6条目质检

• 系统自动把条目与图片进行关联后，逐一检查条目与影像是否对应匹配，退回不合格的条目或影像，退回不匹配的条目与影像。
• 对匹配完成后的影像数据进行最终成果转换。进行数据挂接。

2.1.7文件存储和备份：以目录数据库内该文件档号对扫描图像进行命名。扫描后的电子文件需要提交品牌移动存储器做备份之用，备份制作两份，包含档案目录和全文数据。

2.1.8质量自检：加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到验收质量标准的，才能递交湖州市经济开发区管委会验收。

2.1.9质量要求

• 数字化扫描包括档案扫描、图像处理、条目著录、索引质检检查及数据移交挂接。要确保图像完整清晰。一旦出现以下情况，要及时纠正：

1.数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。

2.数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

3.对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。

4.档案装订要求逐页检查页码连续保证档案顺序正确，实体档案装订质检率为100%。

5. .数字化扫描的图像材料要上传于招标人指定的拆迁档案管理系统中。

2.1.10数据验收

• 数据抽检：以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。

• 验收指标：目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。
• 档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。
• 扫描图像：漏扫率≤0.2‰。
• 图像质量：图像质量情况完好率99%。
• 格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰。
• 著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤5‰。
• 条目与图像挂接：挂接正确率100%
• 档案原始材料：100%不缺失。

2.1.11数字化加工单位自检要求

• 数字化加工单位形成档案数据后，并且自检合格后，才能递交湖州市经济开发区管委会审核。
• 数字化加工单位对档案目录与图像挂接完毕的数据进行自检。数据自检以抽检方式进行，抽检比率为20%，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到95％,其他项目合格率达到95％以上(含95％)予以自检通过，并做好自检记录。抽检合格率在95％以下，提交自检的数据全部发回扫描加工单位全面重检并处理，直至达到自检要求。
• 数字化加工单位对档案实体自检必须逐卷逐件清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行档案整理。
• 数据自检合格后，并经湖州市经济技术开发区管理委员会审核确认后，目录和全文数据向湖州市经济技术开发区管理委员会档案数据库迁移。

2.1.12项目成果验收审核方式：所有成果需通过湖州市经济技术开发区管理委员会验收审核确认。

2.2条目

2.2.1目录著录要求：

应编制案卷目录（一式两份）。对所有需要目录著录的案卷，则由供应商严格按照相关的行业标准与规范进行录入，正确的完成数据录入的工作。经检查不符合要求的案卷级条目，则由供应商进行修改。条目与对应影像文件挂接正确率要求达到100%。如发现录入信息存在有分歧的地方，必须与湖州市经济技术开发区管理委员会档案管理部门沟通确定。

（1）数据格式选择：目录建库应选择通用的数据格式，所选定的数据格式应能通过XML文档进行数据交换。目录数据在图像外单独存储，数据能导出DBF、EXCEL、XML和TXT格式进行保存。EXCEL格式用于目录打印，XML格式用于数据交换浏览。电子条目信息建库递交成果采用Excel格式，符合国家档案局相关标准规范要求。

（2）档案著录：按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案级目录数据库，并按照要求进行人工著录（一稿双录，两录一校），并最终形成全引目录、案卷目录和卷内文件目录。

（3）目录数据质量检查：采用人工校对和软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。将档案进行最终的排序、校验，校验后对没有全宗目录、卷内目录、文件目录的档案进行目录的排版和打印（所有目录打印应留出装订线）。