招标内容及要求

一、项目概况（采购标的）

  近年来，上级民政部门以不同形式通知要求补录婚姻历史档案，目的在于提升婚姻服务管理水平，保证婚姻登记档案的合法利用，方便婚姻当事人查阅，减少重婚等现象的发生。在市政府的支持下，已下拨专项经费作为该项目使用资金，现为顺利做好该项工作，制定如下招标方案。

 

二、技术和服务要求（以“★”标示的内容为不允许负偏离的实质性要求）

（一）、技术要求

   1、婚姻登记历史数据补录

   根据《民政部办公厅关于加强婚姻登记历史档案数据补录工作的通知》（民办函[2018]145号）要求。城厢区婚烟登记历史档案的数据补录工作务必要在两个月内完成，城厢区解放后至2003年前的婚烟登记历史档案约暂 定13万对未录入，其中区档案局(馆)保存的婚姻历史档案约11万对，保存在市档案局(馆)的档案约2万对，这部份数据补录，需与莆田市档案馆协调，获取支持和配合，才能调取原始档案（或从档案馆软件中导出数据）进行数据采集并在福建省婚姻登记管理信息系统上进行录入。数量以实际的录入数量条（对）核算。投标报价需进行分项按条（对）报价，否则按无效投标处理。

（二）、技术标准

1、著录成果符合福建省档案局文书档案目录数据规范（福建省地方标准DB35/T161-2002《文书档案目录数据交换格式与著录细则》和闽档[2003]34号文）；扫描成果符合《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2017）纸质档案数字化技术规范》和《福建省纸质档案数字化操作规范》。

 2、核心指标标准如下：

目录核对、完善：以目录条数为单位，其中任何一个字段（包括姓名、身份证号码、出生日期等）错误视为本条错误。不合格率≤1%

图像质量：图像质量不合格率≤1%

为保证档案安全完整还应达到的以下标准：

破损档案裱糊：档案破损应进行裱糊。档案破损率≤1%

卷内目录：档案卷内目录缺漏率≤1‰

档案页码：档案页码漏编率≤1%

档案装订：档案的装订还原、次序、稳固。差错率≤1%

图像漏扫：图像应扫描而未扫描。漏扫率≤1‰

图像清晰度：扫描图像比原件清晰度下降比率≤1‰

图像倾斜：图像文字倾斜度超过1度的比率≤1‰

格式命名：图像文件的命名差错率≤1‰

目录与图像挂接：目录与图象匹配。不匹配率≤1‰

档案原始材料：100%不缺失   

（三）、设备与技术要求

 1、扫描设备

扫描设备为平台式扫描仪和高速扫描仪，分辨率在≥300DPI以上；投标人需根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描，纸张状况较差，以及过薄、过软或者超厚的档案，采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式。投标人需自携设备和人员并提供加工服务服务场所，场所具备八防措施，保证档案和数据安全；补录数据需到莆田市档案馆、城厢区档案馆指 定场所开展，按市档案馆、城厢区档案馆作息时间，招标采购人只需协调市档案馆、城厢区档案馆的场地和必要的档案业务指导。

 2、扫描模式

 采用彩色模式对档案进行扫描

 3、扫描分辨率

扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。

采用彩色模式对档案进行扫描，其分辨率均选择≥300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，适当提高分辨率到≥600dpi。

 4、扫描规格与命名

对档案数字化加工后，存储的图像文件，单页平均保持在600KB以下。

纸质档案扫描后形成的TIFF图像文件以该纸质档案的档号命名。

 5、数据备份

 1）备份范围：验收合格的完整数据应及时进行备份。

 2）备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应采用硬盘2份、蓝光光盘备份1份。

 3）备份数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

 4）备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

 5） 数据挂接：要求数字化的档案能准确的与城厢区档案局或民政局档案信息管理系统衔接，保证系统提出的档案数据的准确性。
 （四）工作要求

 1、投标人必须严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》、《国家秘密载体印制资质管理办法》、《福建省档案条例》、《福建省档案服务机构管理暂行办法》、《福建省档案局关于建立档案服务机构备案制度的通知》、《福建省档案数字化工作安全保密管理规定》中的相关规定。

 投标人须在合同签订后5个工作日内向城厢区民政局提供从 业人员由公安部门出具的无犯罪记录证明等。

 投标人须具有在县级及以上档案行政管理机构备案证明材料。

 2、档案原件保护。

  确保在著录和扫描过程中不对档案原件造成损伤。扫描过程中，如遇到破损严重的档案，投标人须按档案标准进行裱糊，需裱糊的档案数量不超过档案总量的2%，裱糊工作不收费。

 3、档案著录。

 应在福建省民政厅婚姻登记系统上进行录入夫妻双方如下信息：姓名、身份证号码、出生日期、民族、职业、电话、婚姻状况、文化程度、户口类别、常住地址、证件印制号、登记证字号、登记日期、承办机关名 称。鉴于历史原因，早期档案中没有体现出的上述项目，应征求城厢区民政局意见方可进行录入。

 实施方自备著录过程中的所有工作人员、硬件、软件。按相关的法律规定，繁体字、不规范简化字、人工手写，著录须全部按《通用规范汉字表》转录成简体字。著录过程必须采用合规的保密手段对所涉及的个人隐私进行保护，涉及的全部费用由实施方负责。

 著录成果由实施方保证能在省民政厅婚姻登记系统中录入和使用。

 4、扫描图像质量。

 保证档案扫描图像与原件一致，整洁、清晰。扫描图像质量不得低于档案原件复印质量。对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度，使其符合阅读习惯。图像偏斜度不超过2度。

 5、档案扫描完成后，需要与现有的计算机目录数据进行一一对应。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录挂接正确，并将正确的数据导入档案馆现有档案数据库中。

 6、档案复原(装订)整理归档和检查

恢复装订时，应注意保持档案排列顺序不变（即按原排序），尽量按照原孔装订，严格控制装订质量，保证纸张的平整、抚平边角，力求保护原件，做到安全、准确、无遗漏。档案装订应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。不允许有丢页、装订不齐、方向不正、顺序有误、掉页以及卷皮与卷内目录和原文不符的现象出现。

 7、个别原来没有卷内目录的卷，要把补录的目录打印出来制作成卷内目录归入卷宗。

 8、人员配备

本项目现场实施负责人，具备至少3年县市 级以上国家综合档案馆档案数字化加工负责人经历，承诺全面负责项目实施至本项目合同期满（除非采购人要求更换负责人）。专业的档案加工队伍，每天至少配置6名具有一年以上档案整理经验的员工参与本项目，低于6人时，每发现一人次在进度款中扣500元。投标人人员作息时间与采购人工作人员基本一致。

9、保密与安全

 1）投标人须在合同中进行责任约定（保密与安全协议另签）；投标人在工作期间必须遵守。

 2）投标人严格遵守《中华人民共和国档案法》、国家相关规定、福建省档案局相关保密要求及城厢区民政局、城厢区档案局、馆的保密相关规章制度。造成违法的，追究投标人法人一切法律责任，档案扫描工作必须在城厢区民政局指 定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。绝对不允许出现档案遗失、泄密、损坏等情况，一经发现，直接废除中标资格、终止合同，扣除履约保证金和已完成任务的所有应付款，并移送司法机关追究刑事责任。投标人应与城厢区民政局、城厢区档案馆签订保密协议，同时应做到：

 （1）与项目工作人员签订保密协议，协议内容需经城厢区民政局、城厢区档案馆把关，没有签订协议的，发现一人罚款500元，现金即缴存财政帐户，并须立即纠正到位，加强对工作人员的保密教育。

  （2）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、摘录、拍摄等可能影响保密行为，发现一起当场罚款500元，并勒令即刻整改到位，违规人员立即开除，不得继续在此次数字化现场上班。

  （3）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，城厢区档案馆有权不定时抽查、督查，投标人不能丢失、损毁、涂改档案，加工过的每一卷实体档案页号不能错乱、顺序颠倒，档案资料不能放错卷、盒，经发现以上一种行为即罚款500元，并现场即刻纠正整改到位。由于投标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，扣除项目总价80%的罚金并承担一切法律责任。

  （4）投标人对纸质档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化、婚姻档案信息工作完成的同时建立起完整、规范的记录。并建立加工流水表单，该表单应详细记录加工过程及相关内容。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

  （5）完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。如出现投标人泄密的，投标人法人承担一切法律后果。

（6）档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属采购人。存储过数字化成果的各种硬盘、U盘、光盘等存储介质、影像资料、纸质资料、统计资料及各种清单等物品的所有权属采购人，在项目结束时都必须完整移交。

 （二）计算机安全管理

  1.计算机安全管理

  所有参与数字化加工的计算机是无盘工作站，加工产生的数据，均通过网络方式存入城厢区民政局指 定的存储器。每台计算机专人专用，设置bios密码和windows登录密码，密码仅限本机操作人员知悉。

  2.网络安全管理

 不以任何方式连接因特网，严防数据泄密。对计算机采取专用安全性高的网线及水晶头（仅限加工现场内部局域网）。

  3.外设产品安全管理

  设置唯一专用打印机、刻录机、蓝光光盘库等输出设备并由专人管理，制作移动硬盘数据所使用的移动硬盘由城厢区民政局专人提供和管理，空盘的提取和成品数据光盘、移动硬盘、内置计算机硬盘等的交接应有详细记录。

 4.投标人必须保证档案内容与档案载体的安全，并在合同中进行责任约定。投标人在工作中必须与采购人做好档案的安全交接，并有记录。

 5.参与项目实施的人员不得有违法犯罪的记录，不得采用临时聘用人员。投标人必须与所有参与本项目的工作人员签订保密安全协议书。中途不得随意更换工作人员，如需更换应征得采购人同意。

 6.投标人制定对本项目的应急预案,保证安全保密工作的可行性、可控性、操作性强，应急效果好。

7.人员管理

   1）工作人员的政审

所有参加数字化工作的工作人员均要提供本人身份证、家庭成员户口本复印件、无犯罪证明、个人简历等证件材料，投标人必须与其签订保密协议。

   2）工作期间的要求

  （1）工作人员在工作时间内不会客，不到非工作区域，保持工作区域的安静，不得在工作区域内喝水、吃东西及做其他可能损坏档案的行为。

  （2）不无故察看和议论档案内容，不准穿戴带口袋的工作服，不得携带手提电脑、手机、相机、mp3．mp4等移动通讯设备以及软盘、移动硬盘、U盘、光盘等存储设备或与工作无关的物品进入工作区域，一经发现一次或一起罚款500元，依此类推。

  （3）工作人员须佩带统一的工作证件，随身物品在工作期间统一放入城厢区民政局指 定的柜内保管。

  （4）不得以任何形式将档案及与档案相关的任何数据（含电子、实体等介质）带离工作场所。

  （5）工作过程中产生的废纸、光盘等工作垃圾须在监督下销毁。

三、商务条件（以“★”标示的内容为不允许负偏离的实质性要求）

包：1
1、交付地点：福建省莆田市城厢区业主指定地点 
2、交付时间：合同签订后 ( 60) 天内交货
3、交付条件：按招标文件要求验收合格
4、是否收取履约保证金： 是。履约保证金百分比：10%。说明：中标投标人应在领取中标通知书后7日历日内以现金形式向招标人交纳合同总价10%的履约保证金，履约保证金待验收合格后一次性退还中标投标人（不计息）。
5、是否邀请投标人参与验收：否
6、验收方式数据表格

 

验收期次

验收期次说明

1

1、检查已完成数字化的数据和档案原件，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量,以及质量标准的其它要求。 2、采购人按批次提供档案给投标人。采购人对投标人质检后的数据和档案进行抽检。当抽检合格时，采购人可提供下一批次案卷，但投标人需对错误数据重新检查修改。 3、采购人对投标人数据分批进行验收。数据验收以抽检方式进行。如果提交验收的数据涉及验收指标任何一条不合格的，采购人有权不予接收错误数据并且不再提供下一批案卷，采购人将该批案卷全部退回给投标人重新检查修改，十个工作日内整改完毕通知采购人重新验收，由此造成的后果由投标人负责。如果连续三批次首次抽检不合格，视为投标人交货质量违约。 4、同一批次档案首次抽检不合格，采购人将该批案卷全部退回给投标人重新检查修改后，同一批次档案第二次抽检仍然不合格的，视为投标人交货质量违约。 5、采购人在验收中检出的所有错误，投标人及时、无偿予以纠正并再提交采购人验收。 6、数据验收合格后，投标人须数据拷备硬盘一份提交给采购人，著录条目和全文数据向采购人指 定的数据库迁移。

 

7、支付方式数据表格

 

支付期次	支付比例(%)	支付期次说明
1	100	中标人按照招标文件要求提供相关服务，经采购人验收合格并移交当地档案馆后，持有正式发票和采购人所开具的验收合格证明，10个工作日内支付合同金额100%。

 

四、其他事项

1、除招标文件另有规定外，若出现有关法律、法规和规章有强制性规定但招标文件未列明的情形，则投标人应按照有关法律、法规和规章强制性规定执行。

2、其他：