用户需求书

• 项目概况
• 项目名称：图书购置
• 项目编号：HNHZ2019-161
• 交付时间：合同签订后30天内将图书配送到采购人指定的地点，并协助采购人按类别编目上架。
• 交付地点：按采购人要求安全配送到指定的地点。
• 采购货物名称、数量及预算

• 采购物品的相关参数要求:

1、采购品种要求

采购重点：精选重点出版社出版物、近三年的重点出版物（含畅销书、获奖图书）、少儿绘本、读者荐购图书及回溯馆藏图书，其中“百佳”图书出版社图书不低于40%。

2、采访书目数据要求

①投标人须及时向采购人提供符合采购人藏书要求的图书信息，提供的预订书目数据必须符合采购人藏书建设的需要。当采购人所需图书要求在投标人提供的图书信息之外时，投标人应满足采购人的图书采购需求，如采购人所需图书在网上有货而不在投标人提供的图书信息之内时，投标人应按采购人的要求配到其所需图书，否则采购方有权终止与该投标人的订购合同。投标人须提供近三年內的图书出版信息20万种以上，获奖书目需备注获奖信息（含各大网站、微信、微博、出版机构等评比的排行榜），所有出版信息均为标准CNMARC格式送达。这些出版信息都能以机读目录格式（MARC数据），并可通过因特网免费提供查询及下载采访数据，并具有网上订购功能。

②投标人提供的中文图书采访预定书目数据必须符合国家中文图书著录规则，数据格式能为图书馆“图书馆集群管理系统（简称：Interlib系统）”所接受。其采访数据基本字段著录要求如下：书名、副书名、类别、ISBN号、定价、出版者、著者（或译者）、出版日期、内容提要、丛编、读者对象、版本。

③书目数据传送方式为：网络下载，电子邮件。

④现采图书的书目数据也按预定书目数据要求传送。

3、新书订单处理要求

①投标人收到采购人书目订单后，应做查重处理，避免采购人重复订购，剔除由于采访数据不完整而造成错订图书。如由于投标人查重工作的失误，造成的一切损失和责任由投标人承担。

②图书复本须完全按照采购方确认的数量提供，应保证所订复本量全部到货，并承诺不加塞图书。若单价在200元以上，复本订数超过2册，要求配货之前再次确认征订需求。

③配货之前需查找并剔除装帧为活页、散页、单页的图书。

④如在订购方面出现以上问题或其它不符合本馆采访原则的，须无条件退回。

⑤投标人收到每个订单后需对订单进行回告，回告内容包括需要采购人再次确认是否采购的图书、可供货图书以及不可供货图书等。

4、新书到货要求

①投标人须在采购人现采或订单发出后，现书28天内到馆，期书出版上市后1个月内到馆，保障综合到书率93%以上且相关阅读推广活动主题所需图书到书率95%以上。如采购人所需中文图书出版变更或取消，投标人应及时通知采购人，并详细说明不能提供的原因。

②如果投标人没有按照规定或采购人同意延长的时间交货，每延期一天，投标人须向采购人按订购图书款总额的0.2％交付滞纳金。如逾期交付货物超过10天后，采购人将有权决定是否继续履行合同。

③投标人必须按采购人现采或订购的图书品种、数量及时供货，除推迟出版或发生影响合同履行的不可抗力情况以外，若不能按时供货的图书种数或册数超过订单订购数的15%，即可以认定该投标人不具备供货条件，采购人有权要求终止供货，因终止供货而造成的损失由投标人承担。采购人有权采取相应的补救措施（如直接向出版商邮购图书或向其他供货商补订图书），由此给采购人造成的各项损失或增加的各项费用（如折扣损失、邮费、数据费、加工费）等均由违约的供货商承担。

④投标人送书时必须按采购人要求标准打包图书。随书清单要求注明种、册、价格、订购号及总码洋，必须与实际到书一致；应保证随书清单清晰、明了、有序，便于验收、查对。每包附一清单（两联或三联的），每批附一总清单（四联），并传送总清单的电子版。

⑤所购图书按采购方要求免费卸货到指定的地点。

⑥如供货方不能达到以上任何一条要求，将以总订购价的10%进行赔款，此款从图书附款中扣除。

5、货物验收要求

①图书必须保证正版，质量可靠，货源渠道正常合法，并满足招标文件要求，若发现盗版、盗印等情况，一切法律责任均由供货方承担，在编目、加工、流通过程中若发现有盗版图书，应无条件退换。

②图书到馆验收及加工过程中时，如发现已经使用过、缺页、污损以及非采购人所购或重复订购的图书等情况，中标投标人应予无条件调换或退回，新书发错率应低于3‰。

③如果在验收过程中，同一批次图书出现5％（含）以上与相应清单不符，采购人有权退回该批次全部图书。如果同一投标人累计出现5批全部被退现象，采购人有权与该投标人解除合同。因此产生的一切经济损失由投标人自己承担。

④因中标投标人图书信息不明确或错误而导致的采购人误订购图书，图书到货后，采购人可以退货，中标投标人不得拒绝。

6、编目数据及加工要求

①★投标人免费负责其到馆图书的编目及加工，包括以下工序：图书拆包、随包清单的验收、贴条形码、编目、系统验收及索书号的分配、打印书标、贴书标、贴书标保护膜、贴条形码保护膜、贴色标、盖馆藏章、贴RFID芯片及转换、各类型图书分类摆放。

②投标人负责上述加工工序所需的材料，加工材料必须符合采购人的实际要求，并与采购人使用的管理软件、相关设备等实现无缝联接。

③★编目数据应遵照国家图书馆、全国图书馆联合编目中心采用的最新机读目录格式要求；使用《中国图书馆分类法》第五版作为图书分类依据；使用《中国分类主题词表》作为文献主题标引的依据。著录级别达到详细级和完备级，具体按采购人的要求进行，并保证可在采购人的Interlib系统中无障碍地使用。编目数据的差错率不得高于1%。

 ④投标人必须按采购人的实际需求保障其编目加工的进程，否则采购方有权终止与该投标人的订购合同。投标人可以委托其他编目加工方进行到馆图书编目加工，但是应满足上述要求。采购方不参与投标人和其委托的编目加工方之间的经费周转运行。

⑤★投标人除了负责其到馆图书的编目及加工外，还需负责免费为采购人编目加工各类非采购图书（该类图书编目加工的数量以签订的合同总金额为标准，具体标准为合同金额每500元免费编目加工1册，例如合同总金额为100万，投标人负责免费为采购人编目加工2000册图书）。投标人免费编目加工的图书同样应满足上述要求。

7、服务要求

①采购人进行以采访图书工作相关的现场选购（时间、地点、人数、方式、次数及图书样本库由采购人决定），投标人应派专人安排行程及全程协助工作，确保高效、优质地完成图书采购任务。

②投标人可以主动参与或组织采购人认可的有关图书阅读推广、图书推荐、图书荐购等活动。

③具有健全的服务机制，应有固定的业务联系人和有稳定的编目加工人员队伍，提供本地化售后服务。

8、结算方式

合同签订后采购人根据投标人开具的正式发票预付30%货款； 投标人将采购人所需的全部图书送到指定地点经验收无误后，采购人在30日内，根据投标人开具的正式发票，按海南省政府采购主管部门的相关规定支付余下70%货款。

• 报价要求：
  • 预算总价为本次采购图书的合同总价。因此，投标人在报价时只需报出图书销售价的折扣率，折扣率越低则供货价格越低, 所供图书的总册数量越多。即以满足招标文件要求的所有有效报价中，以折扣率最低的报价作为价格评分的基准价。
  • 投标人供货的计价方式：供货价 = 图书上标的原价 × 所报折扣率
• 售后服务要求：

1、质保期: 所投图书的质保期为1年。如出版物有错发、装订、印刷、残破、污损、脱落、缺页等质量问题，中标人接到反馈意见后4小时内响应，在7天内解决问题。

2、投标人出具以下承诺函:

• ★投标人保证所供图书的综合到书率均在93%以上,且相关阅读推广活动主题所需图书到书率95%以上；
• ★投标人承诺按采购人实际需求负责完成其到馆图书和相应赠书的编目加工所有工序及进度（投标人负责其编目加工所需的物品和材料）；
• ★投标人须承诺将保证所供图书均为正版图书，无知识产权纠纷，杜绝盗版，拒绝二渠道出版的图书及一号多书现象，保证出现多订、订重，装订、印刷、损坏等问题无条件退换。
• ★投标人须承诺将保证所供图书以三年内出版的新书为主，新书率达到90%，畅销书达15%。
• 其他要求

1、为避免出现投标人为达到中标目的而刻意削价竞争，可能影响产品质量或者不能诚信履约。如投标人所报折扣率低于75% (含)或评标委员会认为投标人的报价明显低于其他通过符合性审查的投标人报价的，则投标人须提供相关低价竞标的佐证依据,该等佐证文件将作为投标文件的组成部分。该等佐证文件需获得评标委员会专家评审通过,若投标人不提供或提供的佐证文件未能通过评标委员会专家评审,均视为无效报价。

2、如项目实施过程中出现中标人不按投标文件或合同内容要求执行，无法满足于项目实施标准要求、偷工减料、降低质量标准等行为，采购人有权无条件终止合同，将中标人纳入供应商黑名单管理, 并上报政府采购管理部门严肃处理。

3、投标人必须根据所投产品的技术参数、资质资料编写投标文件。在中标结果公示期间，采购人有权对中标候选人所投货物的技术指标、资质证书资料等进行任何形式的核查，如发现与其投标文件中的描述不一致或所提供的材料为虚假材料，采购人有权拒签合同, 没收投标保证金, 并将此情况上报政府采购管理部门严肃处理。