采购需求

（仅供参考，具体以磋商文件为准）

序号	内容	说明与要求
1	付款方式	合同签订之日起10个工作日内支付合同款项30%，项目实施完成，验收后格后10个工作日内支付至最终结算额的95% ， 6个月后无质量问题，无息支付剩余款项。
2	服务地点	安徽省合肥市，采购人指定地点
3	服务期限	2020年11月15日前
4	磋商保证金金额	免收
5	评审办法	综合评分法

二、项目概况

（一）项目背景

2019年，合肥市档案馆接收了市直部分机构改革单位移交的文书档案，因为移交时间较紧等原因，此批次档案整理不够规范，部分档案没有进行数字化加工。

市档案馆馆藏档案已达172万卷（件），按照档案工作要求，需要定期对实体档案进行清点核对，并与电子档案数字进行对比。同时，市档案馆需根据档案的保管年限和内容，定期开展馆藏档案鉴定，以确定是否向社会开放。

（二）项目目标

通过此项目的实施，市档案馆将对馆藏部分全宗档案进行清点核对，对新进馆的部分机构改革档案进行规范整理和数字化加工，对近年来征集进馆的档案资料进行整理，对馆藏部分档案进行开放鉴定，将符合条件的档案向社会开放，确保馆藏档案安全，推动档案利用高效化、档案管理现代化，使馆藏档案能够更好为社会各界服务。

（三）项目内容

本项目计划完成30个全宗档案的清点核对工作，不少于3万件档案资料的整理（数字化加工），不少于5万件的鉴定开放，项目涉及多全宗档案资料。

（四）项目实施原则

项目以规范高效、确保安全为原则，立足抓好档案保护、资源利用和业务提升的宗旨，按国家、省、市有关档案的管理规定与标准，推进项目的实施。

三、服务需求

项目需求中所述设施、设备和相关软件全部由成交供应商自行提供和部署，工作环境的搭建、工作现场的管理不得违背各项安全规范和采购人的要求。

（一）安全管理

为确保项目过程中档案实体和信息安全，成交供应商的项目安全管理必须严格遵循《档案数字化外包安全管理规范》的要求。如有不遵守《档案数字化外包安全管理规范》的行为，采购人有权上报监管部门按有关规定处理，所有损失全部由成交供应商自行承担。

档案加工现场管理的各个环节成交供应商均应进行详细登记，每个工作环节均有质检记录，并及时整理、汇总，装订成册。

每周四下午须有周报上报采购人，在鉴定工作完成的同时建立起完整、规范的记录，并移交给采购人。

工作人员的个人物品和手机、相机、U盘等通信和数据存储设备必须存放在外（成交供应商自备储物柜），严禁带入加工现场，上述物品在加工现场一经发现，采购人有权上报监管部门按有关规定处理，所有损失全部由成交供应商自行承担。

（二）工作环境

1、项目地点

项目实施地点在合肥市档案馆，成交供应商须派驻工作团队，配备符合要求的设施设备。

2、为保证信息安全，项目现场必须配备“数字化加工安全保护系统”。

数字化加工安全保护系统的客户端软件防护功能要求：保护数字化加工计算机设备，用户开机后自动启动安全防护，强制用户登录客户端；扫描后生成的数字档案自动加密；数字档案浏览、质检等读取操作自动解密；数字档案修图、纠偏等编辑操作保存自动加密；使用AES和RSA混合算法对数字档案进行加密；未经登记和认证的用户无法登陆数字化加工环境；记录加工人员对数字档案的所有操作；控制用户对本级IP的修改权限；控制用户卸载客户端的权限；记录移动存储接入信息，未认证的移动存储禁止使用；设备端口控制：对数字化加工设备的端口进行控制，包括USB端口、串口、光驱、软驱、无线、蓝牙、红外线、1394接口等接口；全盘扫描加密：支持全盘扫描加密，对数字化加工计算机上已有的电子档案进行批量加密；进程控制：对数字化加工设备的进程进行管理控制，只允许指定的进程访问电子档案时透明解密电子档案；日志推送：所有在数字化加工计算机设备上进行的操作，推送至管理端，以便进行集中管理和监控；提供专用的成果批量解密工具；提供安全KEY用于成果解密。客户端端操作系统支持Windows XP/7/10操作系统。

数字化加工安全保护系统的管理端软件防护功能要求：支持数字化加工工作不少于1年的管理、操作、审计等日志的存储；提供B/S方式全功能管理；用户分组分级管理，管理端不允许数字化加工人员访问；用户信息管理（新增、维护、密码修改和授权等）；对业主管理员提供安全KEY认证；支持数字化加工环境安全状态实时查看；对数字化加工用户进行登记和维护；对用于数字化加工的计算机设备进行登记和维护；查看移动存储设备的接入记录；对移动存储设备进行登记和认证；支持多管理员管理机制，权限可以灵活分配；支持默认安全策略配置；支持按角色、用户进行安全策略配置；管理和维护数字化加工环境中的软件程序，并对其加密策略进行配置；记录数字化加工人员对数字档案的操作，支持查询和统计分析；记录数字化加工人员的告警信息，支持查询和统计分析；支持告警信息分类，支持告警处理；支持操作日志、告警日志和数字化加工日志导出；支持对客户端版本进行维护；监控服务端的状态并进行维护。

3、 为提高管理，保证数字化质量，项目必须部署和使用“数字化加工系统”。

除档案前处理和装订工序外，所有其他工序应在数字化加工系统中操作。

系统应具备档案出入库登记和档案出入库批次管理功能。

系统应具备业主管理功能，为采购人提供具备统计、管理和抽检功能的访问账户，方便采购人实时了解项目进度、质量等情况。

项目结束后，成交供应商应将全套数字化加工系统、配套软件和相关数据迁移至采购人指定设备上，并免费移交给采购人使用，使用期限三年。

4、为提高数据安全性，应配备数字化专用服务器、磁盘阵列、备份硬盘和监控系统等。

服务器应能满足数字化加工系统流畅运行和数字化业务的需要。

磁盘阵列应能集中存储数字化生成的全部数据，含扫描原图数据、图像处理后数据和PDF等数据。

监控系统应覆盖所有数字化加工场所，单个房间内不少于2个摄像头，确保无监控死角，所有监控的视频文件保存时间不低于6个月，6个月内任意时间的录像信息必须能够随时调阅，超过6个月的视频文件应转存至移动硬盘上备查，项目完整监控视频必须保留至项目通过验收。

5、为保护工作人员和档案，提高工作效率，应配备足够的空气净化器、桌椅、电脑、扫描仪等设备。

档案开放鉴定等加工服务所需软、硬件设备、设施和耗材由成交供应商自行解决，著录和挂接所需档案管理软件由成交供应商自备，档案馆负责提供现有数据库的字段、结构，监督协助成交供应商开展相关工作。

档案前处理和装订室须按面积配备足够数量的空气净化器（PM2.5级别，单台覆盖面积以生产厂家说明书为准），空气进化器须装配全新滤芯，且每使用3个月必须更换新滤芯。

成交供应商应按照数字化房间面积、工作流程、质量要求、人员数量和业务需要配备相应种类、数量的桌椅和档案柜。

成交供应商应在工作场地外为现场工作人员配备存放个人物品的储物柜。

为方便图纸等大幅面档案的扫描，现场应配备A0级别的扫描仪和相应的档案保护器件、辅材。

除A0幅面扫描仪外，其余扫描只准采用平板扫描仪或非接触式扫描仪，禁止使用高速扫描仪。

6、规范数字化现场的强弱电布线

数字化加工现场的强弱电布线必须遵循相关安全规定，应合理分配电路上的承载设备，不得超线路负荷运行。

加工现场应为服务器、存储等设备配备UPS，防止突然断电导致数据丢失。

为采购人预留数字化网络的接入口，并需将相应网络线路接至采购人指定的办公室。

为采购人预留数字化加工系统的用户和相应权限，方便采购人对档案的抽检。

（三）流程和质量

1、总体要求

（1）成交供应商须配合采购人对项目的监督，保证项目的质量和进度。

（2）确保所有档案实体和档案信息的安全、完整。

（3）确保在加工服务过程中不对档案原件造成损伤。

（4）符合《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《中华人民共和国保密法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《档案馆档案鉴定与开放工作要求》、《质量管理体系要求》(GB/T 19001-2016 ISO 9001：2015)、《IT服务管理标准》(ISO/IEC 20000-2:2012)、《信息安全管理体系-规范》(ISO/IEC 27001：2013)、《纸质档案数字化规范》(DA/T31-2017)、《数字档案馆建设指南》、《数字档案馆系统测试办法》、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《照片档案管理规范》（GBT 11821-2002）、《照片类电子档案元数据方案》（DAT 54-2014）、《数码照片归档与管理规范》（DAT 50-2014）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62—2017）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63—2017）、DA/T 67—2017《档案保管外包服务管理规范》、《档案服务外包工作规范》（DA/T 68—2017）等国家法律、法规、标准和规范。

2、质检要求

采购人对项目以出入库批次为单位进行抽检,有关批次的界定以采购人的要求为准，成交供应商不得以任何原因打乱抽检顺序、跳过相关批次或逃避抽检。能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。如抽检的一次性合格率低于95%，视为违反合同约定，采购人有权上报监管部门按有关规定处理，所有损失全部由成交供应商自行承担。

成交供应商的数字化加工服务系统应对数据进行100%自检。通过电子档案质量检测软件能自动检测数字化成果的可读性、DPI、总页数、是否有缺页漏页、是否有空白页、数据挂接是否完整等。自检达到档案馆的数据质量标准后，才能提交档案馆验收。

3、前处理要求

拆卷时不得对档案造成伤害，如造成档案损毁，采购人有权上报监管部门按有关规定处理，所有损失全部由成交供应商自行承担。

对于有破碎的档案，不得进行任何操作，不得加重破损情况，发现后立即登记封存，通知市档案馆工作人员前去处理。

4.档案鉴定要求

在充分尊重国家安全或重大利益、国家秘密、商业秘密、个人隐私等的基础上，准确分析、评估馆藏档案的社会性和公益性；

全面鉴别、准确判定档案馆向社会开放的档案内容、范围；

客观、直接、准确地判定档案的控制使用范围。

档案鉴定依据国家、省档案部门规定以及合肥市档案馆馆藏档案控制使用范围的要求进行。

5、数字化扫描要求

遵循尽可能保持档案原貌的原则，保证档案扫描图像与原件在颜色、内容、识读性等方面完全一致。

采用平板或非接触式的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。

如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用零边距扫描仪或非接触式设备，并采用不拆卷扫描方式进行扫描。

为更好的展现档案原貌，全部采用彩色方式扫描, 文件以彩色JPG格式扫描存储，以JPG格式转PDF挂接利用；字迹清晰可辨的，扫描分辨率不低于300dpi；纸张和字迹状况不良的，扫描分辨率不低于400dpi，以清晰为准。电子文件的命名按照相关规定统一命名。

扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

对于档案中超过A0幅面的超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。

6、图像处理要求

扫描图像偏斜度不得超过0.5度，方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

图像进行裁边处理时为保证档案信息完整，不允许裁切到图像内容，图像四周需保留一圈白边，白边的宽度要小于图像宽度的0.5%。严禁利用图像处理工具在档案图像上画出白边，此类造假现象一旦发现，视为档案抽检不合格。

7、挂接和处理要求

成交供应商应将扫描图像经OCR识别后，按“件”合成双层（图像层和文字层）PDF文件，OCR识别的准确率应不低于95%，确保PDF文件与案卷目录、卷内目录挂接正确，并将正确的数据导入合肥市档案馆指定档案数据库中，确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应。

8、装订要求

遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。

档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

档案装订应按照原来的装订孔位进行穿线装订，不允许新打孔装订，力求保护原件。

9、目录著录要求

按《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DAT 54-2014）、《数码照片归档与管理规范》（DAT 50-2014）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63—2017）等标准要求，进行电子目录著录，含档案正文中的人名、地名等内容。

目录著录必须实现档案原文、档案电子目录和档案实体三者的同一性。

10、其他方面

项目需求中高于《纸质档案数字化技术规范》要求的内容，按项目需求执行。项目需求中未提及的纸质档案数字化其他方面要求，按《纸质档案数字化技术规范》执行。

（四）进度和时间要求

2020年11月15日前成交供应商必须完成所有工作并确保项目通过专家验收。如在相应的时间节点成交供应商未完成指定的工作量，视为违反合同约定，采购人有权上报监管部门按有关规定处理，所有损失全部由成交供应商自行承担。

（五）人员

项目必须配备熟悉相关标准规范并能够为项目各环节提供技术支持的技术人员，项目技术人员须在项目施工现场驻点。

项目负责人年龄须在25岁及以上，有同类项目的管理经验。

管理人员需具有3年以上档案整理和数字化工作经验，工作人员需具有1年以上档案工作相关经验。其中参与档案开放鉴定工作的人员，必须确保20%人员具有5年以上档案工作经历，并具备档案知识相关培训证书，确保至少配备1名档案专业中级以上职称人员；

参与项目的所有人员需无犯罪记录，项目需配备相应的管理人员、操作人员和质检人员。项目负责人和管理人员必须进驻现场，全程陪同开展具体工作，负责项目全过程的管理和技术保障，确保项目质量。

项目工作人员应穿统一工作制服挂牌上岗，人员保持相对稳定，中途不得随意更换（特殊情况需提前向采购人面申请）。人员的交通、食宿和其他方面问题由成交供应商自行负责。

成交供应商不得以合肥市档案馆的名义对外招聘人员。

除评分标准中要求提供的相关人员证明材料作为评分条件外，供应商在响应文件中无须提供其他人员相关证明材料，由采购人在成交供应商进场服务前核查人员配备情况，人员须按照要求配备到位，否则采购人有权解除合同并报监管部门按规定处理。

（六）成果移交

为保障数字化加工成果安全性，确保数据从生产到全部验收，数据保存状态一目了然，数据的真实性、完整性、可用性得到100%保障。要求成交供应商提供电子数据质量检测和保全服务，以加强数字化成果管理，确保数字化成果安全、完整和长期可用。

（1）每一批次的数据验收通过后，进行数据质量的检测保全。通过数据校验和认证，进行不间断监测及保全，确保数据始终与验收后数据保持一致。

（2）项目结束后，在成果数据接收入库前，对准备入库的电子数据再次进行数据校验，和认证，并与验收后的数据认证结果进行比对，比对一致后，进行数据挂接入库。

（3）数字化成果指完整的原始扫描数据、图像处理后数据、合成的PDF文件等内容。

（4）加工方应将数字化成果（扫描成果含原始数据和处理后数据）完整备份至光盘和移动硬盘上，光盘1套完整数字化成果，移动硬盘2套完整数字化成果，免费提交档案馆保存。

（5）备份光盘必须为档案级蓝光光盘。

（6）备份移动硬盘的尺寸不得大于2.5英寸，单块移动硬盘容量不低于4T。

（七）项目验收

项目验收以国家、省、市相关规范及《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）为参照标准，并不定于该标准执行。

项目质量实行全流程管理，分为日常抽检、安全专项验收、预验收和专家验收4个阶段，预验收和专家验收费用由成交供应商承担。

日常抽检比例不低于5%，对同一批档案处理各个环节进行分别检查。

预验收经由成交供应商申请后，由采购人组织开展，对项目数量、质量和项目资料进行审核，预验收结果由采购人出具。预验收结果为合格时，方可转入专家验收环节。预验收结果不合格，成交供应商对不合格内容进行整改，整改完成后需再次提交申请。

专家验收为正式验收，由采购人邀请专家对项目进行验收。项目两地均通过验收视为项目通过验收。若项目不能通过专家验收，成交供应商必须立即进行整改，整改后再次组织专家验收，如此重复，直至项目通过专家验收为止。若项目通过专家验收，但专家验收意见中有整改内容的，成交供应商需完成验收意见中的整改内容方可结束项目，否则采购人有权拒付项目款。涉及验收的一切费用，由成交供应商承担。

（八）售后

验收后一年内，出现数据加工质量问题，项目成交供应商应在48小时内到达指定现场进行服务，并在72小时内解决问题，否则视为违约。由于成交供应商原因导致数字化成果无法利用，成交供应商承担全部责任。

相关软件在通过验收后3年内,成交供应商免费提供技术服务，并具备24小时响应，48小时内予以解决。

如成交供应商不能按合同要求提供售后服务，履约保证金将不予退还，并追究相应责任。

四、报价要求

本项目报综合单价，按照标准单面（A4幅面）综合单价报价（即     元/单页）。单价不超过0.5元/单页。单页（A4幅面）指纸质档案的一个幅面为一页，低于A4幅面价格按A4幅面进行折算，超过A4幅面按幅面大小等比例折算。

由于项目包括多项工作任务，多项工作内容单价折算公式为：

文书档案整理每件单价按扫描中标单价15倍折算，若折算价低于6元，按6元折算；每卷单价按扫描单价35倍折算，若折算价低于15元，按15元折算；

条目著录每条单价按扫描中标单价2.5倍折算，若折算价低于0.9元，按0.9元折算；

目录著录中所涉及增加著录人名时，10个人名折算一条目录。

扫描与著录工作量折算成整理工作量统一计算。

文书档案（现行文件）鉴定开放按每件计算，单价按照扫描中标单价8倍折算，若折算价低于3元，按3元折算。

最终项目结算价格不得超过本项目预算。

供应商要认真阅读需求内容，要考虑移交成果的数据存贮所用的档案级光盘和移动硬盘所需费用，数据越多，容量越大，所需的档案级光盘和移动硬盘也越多（档案级光盘的价格约为普通光盘的数十倍）。