采购内容及要求

一、项目介绍

1、项目要求：

为进一步加强永嘉县财政局档案管理标准化、规范化建设，提高档案管理服务工作水平，减少档案频繁转递对原件造成的风险，达到档案管理服务制度化、规范化、信息化、网络化的目标。根据《中华人民共和国档案法》要求，我单位拟委托专业公司以服务形式，对本单位现有档案进行档案整理及数字化扫描加工。建立档案信息数据库和档案材料影像库，将所有信息资源进行整合共享，实现档案管理服务业务的统一、标准、规范。

2、招标项目概况：

3、工作内容：

（1）永嘉县财政局档案：包含档案下架出库、重新整理（拆除装订、分卷、重新编码）、目录核查与质检、扫描、图像处理、挂接入库、装订、装盒、上架入库及档案管理软件的安装、部署、培训等工作。

（2）标准单价：0.4元/页（条），1页A3按2页A4结算，1页A2按4页A4结算，1页A1按8页A4结算，1页A0按16页A4结算。

注：a）合同有效期为1年（可续签），根据年度预算完成相应的工作量。

                b）本项目扫描与著录为统一报价。

c)本项目工程档案数字化加工项目必须符合永嘉县数字档案整理及永嘉县档案馆数字化档案整理的规范要求。

d)中标供应商需免费提供档案管理软件（网络版）， 分项报价中不体现档案管理软件（网络版）报价。

 

二、档案扫描整理的工作要求

1、扫描工作环节与质量要求

档案扫描工作包括档案整理、编码、扫描、挂接、装订、装盒、上架等工作。确保扫描图像、挂接的质量，确保档案及其档案信息的安全。主要工作环节要求（如因工作需要对局部工作环节、质量要求有修改或调整的，视具体情况需要进行调整）如下：

（1）档案交接管理

严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，建立完整、规范的档案交接、扫描等各环节工作记录，确保各环节工作质量。

a数字化管理员在接收档案前和归还档案时，必须填写《永嘉县财政局档案数字化交接登记表》。

b目录录入人员、文字材料和图样材料的数字化扫描人员向数字化管理员借调和归还档案时，必须填写《档案数字化加工利用登记表》。

c出库的档案应确保实体安全，做好防潮、防火、防窃等安全措施。

d实行“立卷-数字化处理-装订-消毒-入库”的管理工作方案。

（2）档案整理

a档案出库必须填写《馆藏档案数字化出库登记表》。

b扫描前必须对档案进行检查，察看有无缺号、重号，有无破损,有无重复件。缺号、重号需要重新编号，破损需要裱糊修复，重复件需要剔除。

c在案卷拆分时，应注意保护原件。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。如拆分后不能复原的原件，应请示永嘉县财政局再决定是否拆分。

d破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先由专业技术人员采用科学的技术方法进行技术修复，保证扫描质量。　

e扫描后将档案重新整理装订，恢复其原貌，做到安全、准确、无遗漏。

（3）档案扫描

纸质档案采用TIFF格式扫描，压缩选择采用JPEG格式，图片分辨率要求大于或等于300dpi；纸质照片档案为JPEG格式图片分辨率要求大于或等于600dpi；A2及以上幅面的图纸应采用专业工程档案扫描仪进行扫描，采用TIFF格式扫描，压缩选择采用JPEG格式，图片分辨率要求大于或者等于300dpi；特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，应适当提高分辨率。

扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。利用计算机对扫描后形成的图像文件进行精细处理，包括纠偏、去污、裁剪、色彩调整等修饰工作。一份档案有多页的须合并为一个文件，图像合并按照件盒形成的规律进行多页文件的合并及PDF文件转换，使其形成一个与件盒内实体文件一一对应的单个图像文件，这样挂接利用就更为方便。为保护档案原件，扫描单位必须使用平板扫描仪扫描；对资料等成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。

核对扫描文件的页码、页数与实际的文件页码、页数是否一致、不一致时应注明具体原因和处理方法，并在《纸质档案扫描工作流程表》上进行登记。

（4）图像处理

a图像资料和原档案页码顺序需要一致。图像不能存在压边、倾斜、扭曲、比例变形、图像无法显示、错挂、漏扫等现象。对不合格图像，质检员必须采用自行研制的图像处理软件进行人工方式的加工处理。包括图像的精细处理（旋转、去污、纠斜、居中等整饰工作）、专业处理（旋转、纠斜、剪边、去噪、线型弯曲校正、文字变形校正、中缝删除、图像居中等）、字迹处理（局部减淡、局部加粗、去污去噪），保证图像质量。

b对资料上有淡印公章，在实体上可明显识别，但由于属于淡红色，图像效果不明显，资料打印效果可能比图像效果淡的情况。对此要求扫描后的打印效果，至少保留公章痕迹。

c对扫描后的图像进行逐页纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整，保证图像符合正常的阅读习惯。图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致。

d对宗地图纸中的淡铅笔印痕的图件，至少要保留铅笔痕迹扫描效果。

e对超大幅面（超出A0幅面）必须采用大幅面工程扫描仪一次扫描，为保证档案数字化图像的整体性，不允许档案分拆扫描形成的多幅图像，进行拼接处理。

（5）著录建库

a档案卷内文件级、案卷级和项目级需要分别进行条目著录，目录信息输入“永嘉县数字化管理系统”,并且同时录入文字材料及图纸材料的页数。

b卷内目录输入内容要求完整、规范、准确，要求正确率大于99.5%（含99.5%）以上；对关键字段录入要求正确率达到100%正确。

c输入目录后,注明每条页号范围，页号与原件页号必须对应，形成准确、完整的目录数据。

d卷内目录输入时，需采用“双录一校”模式进行录入，确保卷内目录输入内容的准确性和完整性，同时形成“双录一校”的比对日志。

（5）质量自检

加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到永嘉县财政局数据质量标准，才能递交验收。

a质检员每天对扫描形成的图像进行逐盒逐页的资料情况检查、清晰度检查，做好统计管理和生成返扫工作单。对有问题的数据要及时进行修改或补正，在此过程中要避免新的问题产生。

b对目录数据入库质量进行检查，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

c检查卷内目录的内容是否完整、规范、准确。

d防止挂架错误需检查图像的文件名是否与文件在案卷中的页号数字一一对应。

E数据质检应认真填写《档案数字化质量检查登记表》。

（6）档案整理装订、装盒、上架

扫描工作完成后，保持每页档案原有的排列顺序不变，案卷不掉页，左边和底边整齐，做到安全、准确、无遗漏。

a档案按盒立档。

c对已扫描并质检的档案，需在卷宗上盖“已扫描”印章。

d备考表内容填写：整理人、检查人和日期，各项内容按实际情况填写。

e对于拆装扫描的档案，按原顺序排列装订。

f装订、装盒后按档案编码进行上架。

（7）数据挂接

a乙方要做好与永嘉县财政局档案管理系统建设单位的对接，负责完成档案扫描数据的挂接入库。

b要求边扫描边挂接。

c数据挂接准确。

d挂接数据采用双层PDF格式（实现在线搜索查找功能），上传服务器一份，离线硬盘存储一份；单页TIFF格式做为数据备份一份三式；中标供应需根据永嘉县档案馆要求封装数据并做到无缝移交。

2、验收质量要求

（1）项目验收

项目验收是针对本次项目的工作成果进行验收工作，验收前先由加工单位进行自检，在自检合格后，永嘉县财政局组织人员主要对档案图像扫描质量、图像挂接准确率、档案整理质量等内容进行检查。验收可按加工时间或加工量来进行分批划定，验收以抽检方式进行。验收的每个环节要做好验收记录，并认真填写《档案数字化质量验收登记表》一式二份。验收“通过”的结论，经加工单位项目负责人、质检人员审查签字。

a永嘉县财政局对加工单位的图像挂接进行验收。验收以抽检方式进行，抽检比例为5%以上，要求图像挂接准确率达到100%，图像合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。若图像挂接准确率未达到100%，图像抽检合格率在95%以下，由加工单位进行全面自检，直至达到验收要求。

b档案实体验收抽检比例为5%以上，必须逐盒清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到100%予以验收通过。

（2）图像质检标准

a图像资料和原档案页码顺序需一致；

b图像不能存在压边、污点、扭曲、有阴影、比例变形、图像无法显示、错挂等；

c不能存在整页漏扫；

d资料上淡印公章，在实体上可明显识别，要求图像必须显现，扫描后的打印效果，至少保留公章痕迹；

e宗地草图中的铅笔印痕的图件，要保留铅笔痕迹清晰效果；

f漏编页码或页码不清楚的档案资料，是否有在图像的右上角重新标记页码；

g条目信息要与图像内容相一致。

h图像不能存在重复扫描。

（3）实体档案验收标准

a整卷材料有无剃除多余重复件；

b有无去除订书针等铁质用品；

c档案内容有无存在倒装或缺页；

d小于A4标准的资料有无贴补、托裱；

e有无敲印页码或归档章；

f卷内目录、备考表填写是否规范有无缺漏；

g档案盒背脊内容与实体内容有无一致；

h案卷有无丢失。

（4）质检标准根据作业中碰到问题，视情作相应补充。

3、安全要求

加工单位要严格遵守《保密守则》及永嘉县财政局的有关规定。档案扫描工作必须在永嘉县财政局规定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。施工单位应做到：

a.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

b.建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

c.扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

d.不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备。

4、应遵循的业务标准

（1）管理性标准规范

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》（中保委[2003]4号）

《计算机病毒防治管理办法》（中华人民共和国公安部令第51号）

《计算机信息系统保密管理暂行规定》（国保发[199811号）

（2）业务性、技术性标准规范

《中华人民共和国档案法》；

《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894---2002)；

《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31--2005)

《照片档案管理规范》(CB／T 11821--2002)

三、质保期

乙方须从项目整体验收合格之日起，提供不少于三年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，乙方负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。能2小时内到达现场，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，以保证甲方的正常使用。免费维护期滿后提供的技术支持和维护，只收取成本价。

四、保密要求

4.1.承担本次档案数字化的成交供应商，应为内资公司，不得有外资背景和外籍人员。

4.2.供应商必须保证档案内容与档案载体的安全，并在合同中进行责任约定；供应商在工作中必须与采购人做好档案的安全交接，并有记录。

4.3.要求成交供应商建立档案数字化服务各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，并根据采购人提出的保密要求提出保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺。

4.4.成交供应商负责对所有参加本项目的工作人员进行审查、安全保密教育和上岗培训，要求工作人员做到：1严格遵守相关的各项管理规定、保密要求和工作制度；2加工地点内严禁吸烟；工作期间严禁会客。3工作人员统一穿着无兜的工作服进入加工场地，衣服外套、手机和包等随身物品统一放在指定的位置，不准带入工作现场。4在工作现场内，不该说的不说、不该问的不问、不该看的不看、不大声喧哗；工作过程中产生的碎纸、废盘等工作垃圾不得自行处理，必须交由档案管理人员统一销毁；正常情况下，加工每一页档案资料在操作人员手中停留时间不能过长，不得无故查看、记录和相互议论档案内容；原档案磨损、残缺、不清晰的，需经档案管理人员具体指导并在案卷备考表上签字说明后方可实施修改。5工作人员不得携带非用户单位提供的办公文具；不得携带移动通讯设备、移动硬盘、U盘、MP3等信息存储设备；6工作人员暂时外出（如吃饭）时，均应将加工场地及时锁门。当天未加工完成的档案资料一律交由专职人员清点后存放到库房。7每位工作人员进出加工场地必须登记，必须填写每天的工作记录（时间、内容、数量等），作为保密工作检查的依据。

4.5.扫描现场的计算机采用专用安全屏蔽网线，扫描现场的计算机及其它设备不能以任何方式连接广域网、局域网。

4.6.在备份数据的计算机上设置密码，防止数据泄密；每位计算机操作员设置独立的开机密码，开机密码符合保密要求。

4.7.各项工序产生的数据，均需存入档案部门指定的存储器，加工人员不得对数据进行拷贝、备份。工作结束后应将所有涉及资料的数据或加工文档交档案员保管并签收。

4.8.档案数字化加工过程中，成交供应商要对电子数据进行安全扫描，保证电子数据无病毒；扫描工作完成后，用于扫描流程的计算机硬盘全部移交采购人。

五、其他要求

5.1. 档案数字化加工要求在永嘉县财政局指定场地内进行，采购人提供场地、桌椅。成交供应商需提供数字化加工所需的全部设备（包括视频监控设备的配备及安装）及软件，原包装未使用的清洁的存储设备，并按采购人的保密、安全要求进行设备处理、网络布线，以及数字化加工中的软硬件和网络的维护工作。

5.2. 为了保证档案实体和档案信息的安全及扫描质量，供应商要有必要措施保证一支相对稳定、技术熟练的档案数字化服务队伍，参与项目实施的人员要严格遵守采购人的保密、安全各项要求。成交供应商必须与参与项目人员签订符合国家劳动法律法规要求的劳动合同，不得采用临时聘用人员，不得有违法犯罪记录。

5.3.供应商应根据采购方的项目需求，建立科学合理规范高效的工作流程整体设计方案及岗位职责规范，具有完善的员工考核激励机制，并提交采购方备案。

5.4 扫描中需要的所有设备、耗材应由中标公司自行解决，业主只提供办公场所、桌椅，不安排食宿。

六、商务条款

6.1．项目维护期

成交供应商须从项目整体验收合格之日起，免费提供3年的项目维护期。项目维护期内根据问题程度及采购人的要求，提供现场运维和技术支持；系统出现重大问题时，专业技术支持工程师须在24小时内到达现场解决问题。提供电话热线7×24小时的技术咨询与服务。提供电子邮件等形式的技术咨询与服务。

6.2．培训要求

针对本项目涉及的软件及采用的相关技术等提出全面培训计划并征得采购方同意后实施。培训对象应分为业务人员、系统管理员等，供应商必须针对不同的对象制定不同的培训计划，并提供培训。培训内容包括应用软件安装、操作、使用等培训。

6.3．项目工期

本次招标实行按年度形式承包，合同时间以年计算，不得以任何借口延迟，检查、考核、评选等突击性工作必须及时完成，不得影响整体工作。根据中标单位的实际工作情如（工作业绩、人员管理、工人素质、工作纪律等），年终实行综合考核，视具体情况确定第2年（最多续签2次）的合同续签。

6.4.付款方式：

a）主要人员、设备进场，采购人预付中标金额的30%。

b）项目结束经验收合格后，采购人按实际工作量计算结算金额，在15个工作日内付清所有加工款项。

注：根据《浙江省财政厅关于坚决打赢疫情防控阻击战进一步做好政府采购资金支持企业发展工作的通知》（浙财采监[2020]3号）及《永嘉县财政局关于做好政府采购相关工作应对新冠肺炎疫情支持中小企业共渡难关的通知》（永财采监〔2020〕47号），双方协商决定付款比例，具体每笔款项支付视财政部门资金拨付情况而定。