采购需求

预采购流动人员人事档案整理及数字化加工项目 采购需求

 

一、项目背景及目标

为加强和规范流动人员人事档案管理，维护流动人员人事档案真实性、完整性和安全性。根据人力资源社会保障部办公厅《关于加快推进流动人员人事档案信息化建设的指导意见》（人社厅发〔2018〕102号）、《关于印发<安徽省流动人员人事档案管理服务规范>的通知》(皖人社秘〔2014〕53号)等文件要求，启动我中心人社档案数字化建设工作，实施“流动人员人事档案整理及数字化加工项目”， 对2020年底前现有的10万份流动人员人事档案进行数字化加工（包括整理、扫描、著录、图片数据挂接、数据导入、数据备份、制作目录、背脊条、归档、包装、排序上架等工作）。此举将有助于加快推进人社经办管理工作的标准化和规范化，提升人社档案管理部门的能力和水平，并为人社公共服务体系建设提供档案数据支撑。

我中心计划通过政府公开招标采购确定档案数字化建设中标服务商，由其对现存的10万份档案及后期持续产生的纸质类档案进行数字化加工。通过对档案整理及数字化加工，可实现快速查阅档案，提高档案管理能力和工作效率，实现档案永久保存，提高经办人工作效率，缩短业务办理时间。

二、项目概况

档案管理单位（中标人）提供档案管理数字化所需设备及相关人员、物资（包括免费提供档案数字化管理系统以及配套的服务器一套），开展档案数字化加工处理，自行布置数字化加工现场，部署数字化所需设备，用于人社档案数字化加工项目，并负责管理系统与社保业务等软件之间的对接接口改造，满足人社档案数字化管理及应用、档案库房管理要求；淮南市公共就业人才管理服务中心提供加工场地。

（三）项目内容

本期数字化加工服务项目计划于10个月内完成全部10万份档案约643万幅面的档案数字化加工工作。每幅面预算价格0.56元（最高限价），档案整理及数字化工作具体包括档案规范性、档案前处理（档案交接、清点核对、整理修复等）、档案著录、档案扫描、档案还原、图像处理、图像格式转换和挂接、数据存储与备份、软硬件设备。项目总预算为360万元整。

所有费用（包括人员工资、设备费用等）都折算到每幅面单价中。

根据实际完成(验收合格)加工量据实计算，最终结算费用=实际扫描工作量(页数) *中标单价。投标报价包含完成工作范围内所有内容所需的全部费用。

三、电子档案系统

档案管理系统应具备档案收集:支持经办人员直接扫描，材料收集，材料补扫、重扫，影像删除、下载，档案查询、统计；将办理完成的业务资料按照不同类别、不同保管期限、不同年度、不同险种进行分类、立卷、整理，包括打印案件(卷)条码、案卷封而和卷内目录；保管、鉴定销毁、查档利用、系统管理、库房管理，能够将备份数据恢复到数据库中，可将符合条件数据导出。配套的服务器(含存储)要能满足人社档案数字化成果应用。

四、档案数字化加工具体内容

（一）数字化加工要求：

根据以下要求完成现有流动人员人事档案数字化加工处理，工作内容包括档案整理、档案扫描、人员及目录建库、图文校核、数据存储、档案装订、入库归档、数据交付等。

1、档案整理

应按照分类准确、编排有序的要求整理档案，具体整理要求应遵照国家档案局、人社部的相关管理规定及采购人的具体要求进行。

（1）流动人员人事档案分类标准

第一类：履历材料；

第二类：自传材料；

第三类：考察、考核、鉴定材料；

第四类：学历学位材料，职业（任职）资格和评（聘）专业技术职称（职务）材料，反映科研学术水平材料，培训材料；

第五类：政治历史情况的审查材料；

第六类：参加中国共产党、中国共产主义青年团及民主党派材料；

第七类：表彰奖励材料；

第八类：涉纪涉法材料；

第九类：工资材料，任免材料，出国境材料，参加会议的代表登记表等材料；

第十类：其他可供参考有保存价值的材料。

（2）应根据档案材料形成时间或材料的主次关系进行排序，确保档案材料编排有序。

2、档案扫描

（1）将整理好的档案以卷为单位通过扫描仪生成高质量的图像文件。其中有少量纸质档案有折皱或破损严重，无法直接进行扫描，应先进行技术修复（压平或熨平，修补，裱糊等）后再进行扫描，为不造成档案破损，这些档案只能使用平板扫描。

（2）扫描色彩模式：要求采用真彩色24位RGB模式扫描。

（3）扫描分辨率：要求采用300dpi分辨率扫描。

3、人员及目录建库

按照淮南市公共就业人才管理服务中心档案著录格式要求录入档案目录，建立档案目录数据库。档案著录应采用一录入一复核方式，著录内容应保持与档案原件一致。档案著录项目要包含但不限于采购人档案管理系统所需的项目，且著录格式要与采购人档案管理系统保持一致，每个著录项目内容字段长度均不能超过采购人档案管理系统的要求。

4、图文校核

（1）校核图像质量：对扫描不清晰的图像进行旋转、纠偏、裁边、去黑、文字加深等优化处理。

（2）校核人员基本信息集：对前面录入的人员基本信息集进行校对纠错。

（3）校核档案目录信息集：对前面录入的档案目录信息集进行校对纠错。

5、数据存储

（1）图像存储格式：采用JPEG或pdf格式存储；

（2）图像文件命名：根据软件情况命名，格式化为不少于6位，例如000001.jpg；

（3）图像质量标准：与原件保持一致，图像倾斜度不超过2度；

（4）录入数据存储格式：将录入数据导出为标准的Excel文件进行存储。

6、档案装订

（1）按要求打印制作案卷封面和卷内目录；

（2）理齐材料，在材料左侧竖直打上装订孔，装订成卷；

（3）将装订后的档案装盒或入袋。

7、入库归档

（1）将装订成卷的档案归还给用户，运输到库房归档；

（2）按上架规则对档案进行上架排列。

8、数据交付

（1）将数字化成品数据完整的交付给用户；

（2）按用户要求将加工的电子档案数据挂接到档案系统中，确保挂接完成的电子档案100%能够被正确查询和利用。

（二）安全保密要求：

1、服务方必须建立严格的保密管理制度，加强保密管理，不得以任何形式进行泄漏、传播档案信息；

2、服务方必须严格遵守保密法规，与采购人签订保密协议；

3、服务方所有工作人员上岗前必须经过安全保密教育，并签订安全保密责任书。

4、在数字化过程中，服务方应保证档案原件安全，不能损毁任何档案原件。

（三）现场管理要求：

1、要求建立严格的项目管理制度，应具有可操作性、严谨实用；

2、要求建立严格的员工工作守则和纪律；

3、要求建立突发情况及时响应制度；

4、要求优化档案数字化场所工作环境，突出档案数字化工作特色氛围与文化，工作期间要佩戴工作牌；

（四）验收要求：

1、样品数据验收。中标单位应先期完成100卷档案数字化加工样品，并将样品档案和数据交由采购单位档案管理部门预检，验收合格后，此后的所有档案数字化加工成品均应符合样品标准，

2、批次验收

 以抽检的方式检查所有交付成果，以档案出库批次为单位，每批次数据抽检比率不低于 5%，若抽检合格率未达到 100%，数字化加工单位应对该批次数据进行返工处理，抽检合格率为 100%时验收合格。

五、人员安排及设备投入

1、人员安排

按招标要求为客户提供档案整理、档案数字化、档案管理系统，档案数字化项目实施的工作人员可根据采购单位提供的场地和工期进行合理安排，本次项目须安排不少于一名项目经理负责，不少于30名技术人员现场参与工作；

2、设备投入

投标方须为本项目提供档案数字化所需的软件平台、设备、物资，开展数字化加工处理，自行布置数字化加工现场，部署数字化所需设备。数字化加工单位在本项目中投入的设备、人员必须满足项目实施质量及工期要求，数字化加工完成后计算机硬盘应无偿交给淮南市公共就业人才管理服务中心，所产生的费用应计入综合报价。投标报价包括档案整理和档案数字化全过程的各个环节及后续技术维护服务的一切费用。

六、系统接口

档案管理软件与其他需要接入的系统的具体接口衔接问题由采购单位负责协调，中标方负责提供接口文档的具体实施与技术支持。

七、实施要求

在项目实施中中标单位必须做到：

1.严格按照采购人的要求执行，配备与完成项目相适应数量和能力的工作人员，并派专人驻场负责该项工作的组织管理工作；

2.建立严格的项目管理制度，保证工作质量和工作进度，该项目管理制度应具有可操作性、严谨、实用；

3.建立严格的保密管理制度；

4.建立严格的员工工作守则和纪律，工作期间要佩戴工作牌；

5.提供有丰富的行业经验的项目小组进行全过程的管理监控；

6.提供完整的实施方案和项目管理办法；

7.提供详细的计划进度说明；

8.实施过程从严要求工作质量；

9.严格按照双方确定的计划进度保质保量完成工作；

10.优化档案数字化场所工作环境，突出档案数字化工作特色氛围与文化；

11.规范项目实施过程中的文档管理；

12.项目实施中要引入风险管理、质量管理、成本管理；建立突发情况及时响应制度。

（一）技术要求

1. 管理性标准规范

（1）《中华人民共和国保守国家秘密法》。

（2）《中华人民共和国计算机信息系统安全保护条例》。

（3）《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委〔2003〕4号)。

（4）《国家计算机信息系统保密管理规定》。

（5）《计算机信息网络国际互联网保密管理规定》。

（6）《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)。

（7）《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发〔1998〕1号)。

（8）《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）。

2. 业务性、技术性标准规范

（1）《中华人民共和国档案法》。

（2）《文书档案案卷格式》(GB9705—88)。

（3）《归档文件整理规则》(DA/T 22-2000)。

（4）《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002)。

（5） 《流动人员人事档案管理服务规范》（GB/T 32623-2016）

（6）《电子档案移交与接收办法》（国电联发〔2014〕1号）。

（7）《安徽省归档电子文件移交与接收暂行办法》（皖电联发〔2014〕1号）。

（8）《档案交接文据格式》(GB／T1 3968—92)。

（9）《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31—2005)。

（10）《中国档案机读目录格式》(GB／T 2016 3-2006)。

（11）《数字档案COM和COLD技术规范DA/T53-2014》。

（12）《档案信息系统运行维护规范DA/T56-2014》。

（13）《档案关系型数据库转换为XML文件的技术规范DA/T57-2014》。

3. 电子档案的质量标准

（1）档案目录与实际内容相符：对照档案实体和目录，逐卷逐件进行检查核对、纠错与补漏，达到案卷级，文件级目录与档案实体内容三者的准确一致，确保文档与目录一一对应，发现错误应以档案实体内容和规范为依据，进行统一规范化修改、完善。

（2）电子档案与原始档案一致：需要修改电子档案的页码及内容，必须保证电子档案和原始档案完全一致。

(3)文件夹与档案号相同：原始扫描件与成品的命名需能识别出档号信息。

(4)电子档案的完整性、连续性及逻辑性：保证电子档案具体内容的完整，无漏码及缺页现象，内容连贯，不能前后颠倒。

(5)扫描格式：全部采用300dpi分辨率彩色扫描。

(6)图像要求：图像倾斜度不得超过2度。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等,应进行去污处理，使图像保持整洁，并保持档案的原貌。

 (7)全文数据格式：档案数字化的全文应提供完整的三种格式，即单页的JPEG、多页的TIFF和多页合并后按文件夹整理的PDF格式,支持选择、复印、全文检索等功能。

 (8)整理登记：制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。每一份文件的形式、数量等内容。

(9)数据检查：

目录数据质量检查：用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库著录项目的完整性、一致性、规范性等方面进行全面的质量自查,对质量不合格的数据提出修改或重新著录要求。

检验合格的电子档案统一按类型存放并根据采购方要求，在不同硬盘上有两套完全一致的数据备份。

4. 纸质档案借用要求、

保持档案原貌，不可对档案进行涂改和破坏。原本已损坏的档案，征得采购单位档案管理部门同意后，尽量对其进行修补。

档案目录与实际内容相符。档案盒内外内容一致。档案按类别摆放，分类清楚，摆放整齐、有序，保持档案整洁，无污损。完成本批次档案扫描的所有工作并采购单位档案管理部门负责人审核通过后，才能借用下一批次纸质档案。

5. 批次验收要求

数字化转换的抽检合格率为100%时验收合格。将以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据（包括目录数据、图像文件和数据挂接）。以档案出库批次为单位，每批次数据抽检比率不低于5%，若抽检合格率未达到100%，数字化加工单位应对该批次数据进行返工处理，直到合格率达标。

6. 文件存储和备份

以目录数据库内该文件档号对扫描图像进行分文件夹命名。

 (1)扫描修整后的档案图片，同一文件的图片需合并压缩成PDF文件，与目录数据对应后进行挂接。

(2)为确保数据的正确性，数字化加工单位应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应，确保加工扫描成果在采购单位档案管理部门所使用的档案管理软件系统中有效检索和显示。

(3)确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确。

7. 安全管理及保密要求

（1）中标单位应根据《国家档案局办公室关于印发<档案数字化外包安全管理规范>的通知》（档办法〔2014〕7号），加强工作管理，保障档案实体和数字影像在数字化外包过程中的安全，具体包括加工场所的安全管理、数字化加工设备、网络环境与数据载体的安全管理、档案实体的安全管理、数字化成果移交接收与设备处理的安全管理等。

（2）中标单位须严格遵守保密法规，采取必要措施对本项目加工过程中的档案实体和信息保密，且与采购人签订保密协议。

（3） 严格遵守有关保密、档案法律法规和采购单位档案管理部门的有关规定，所有工作人员上岗前必须经过安全保密教育，并签订安全保密责任书，明确规定工作人员不得以任何形式进行泄漏、传播档案信息，不得无故查看、摘抄、讨论档案内容和其他安全保密责任、义务。

（4）数字化加工单位需与采购单位签订《保密协议》。数字化加工工作必须在采购单位档案管理部门指定的场所内进行，在数字化加工场所安装监控设备，符合相关数字化加工场地安全保密要求，确保加工场所正常秩序和安全。

（5）数字化加工工作人员不得以任何形式将各项档案资料及加工数据带出指定工作现场，不得携带手机等通讯设备进入现场，不允许私自使用移动存储设备，加工设备不允许接入互联网。

（6）档案数字化加工各个环节均应进行详细登记，并及时整理、汇总，装订成册，每周要有周报上报招标方，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，并移交给采购单位档案管理部门。

（二）项目验收具体要求

档案及数字化加工整理项目验收按照采购单位档案管理部门要求进行。

中标单位应在完成服务后15个工作日内把项目验收申请、项目验收备忘录、验收报告等文档汇集成册，并提出验收申请，由采购人组织有关人员对项目进行综合验收，符合以下全部要求的，予以验收通过，否则验收不通过。

1. 验收指标

（1）目录数据库与图像文件挂接错误，不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，都视为不合格产品。

（2）档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率小于等于万分之一。

（3）扫描图像：漏扫率为零。

（4）图像质量：图像质量情况完好率99%。

（5）著录（目录核对）：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率≤1‰。目录核对错误率为零。

（6）条目与图像挂接：挂接正确率100%。

（7）档案原始材料：100%不缺失、不损坏。

2. 验收审核

（1）数据验收以抽检方式进行。提交验收数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回数字化加工单位重新加工。

（2）在验收中检出的错误，数字化加工单位及时、无偿予以纠正并再次提交信息中心验收。

（3）全部档案验收合格后，须经局分管领导审核、签字后方有效。

（4）如全部档案完成后不能通过验收的，视为产品加工方违约。

（5）数据验收合格后，数字化加工单位把数据录入或者导入到档案管理系统并且须刻录移动硬盘提交给采购单位档案管理部门。包括原格式和连页PDF格式，著录条目和全文数据以移动硬盘存储格式向甲方移交。档案扫描文件应提供JPEG或TIFF格式、PDF格式（或tiff连页格式）。

八、 技术服务地点、设施设备、期限和工作要求

1. 技术服务地点及设施设备：项目须在采购人单位的指定场地内实施。

2. 项目完成期限：项目要求自合同签订之日起十个月内完成。

3. 技术服务人员要求：本项目拟配备工作人员应根据提供场地和工作合理安排；项目实施工作人员必须按照采购人规定的档案数字化工作流程进行档案数字化流水线作业，遵守采购人的《档案数字化工作制度》、《档案工作标准》及其它有关的规章制度，服从采购人管理。

4. 服务质量要求：差错率控制在0.1％内。

5. 免费技术服务期限要求：自项目验收合格次日起至少一年。

6. 除采购人在招标文件中明确外，中标单位不得以任何方式转包、分包或挂靠本项目。发现中标单位以转包、分包或挂靠的方式谋取中标，采购人有权解除合同、要求赔偿。

7. 自场地交付中标单位使用日起至场地交还采购人期间，由中标单位负责场地安全管理，承担安全生产主体责任，并与甲方签订安全生产协议，接受采购人监管。

8. 培训服务要求

提供项目需要的培训，培训内容主要包括各类应用系统使用培训和系统管理运维培训。

对系统使用者进行系统技术培训和业务操作培训，提供相关培训教材，提供培训教师。采用集中培训、现场培训以及发放材料结合的方式。

九、本项目验收合格后移交给招标人配套软硬件清单（费用含在总报价内）

本项目服务及配套软硬件清单

序号	产品名称	技术参数	单位	数量
1	档案数字化加工	符合人事人才档案整理规范	页	6430000
2	档案管理软件	主要包括信息采集、档案管理、档案利用、系统维护四个部分	套	1
3	应用服务器及辅助设备	国产品牌，2U机架式；处理器:配置2颗CPU，每颗CPU核心数≥16核，每颗CPU主频≥2.1GHz，每颗CPU三级缓存≥32MB；内存：配置≥32GB DDR4 2666MHz ECC RDIMM内存，支持≥32个内存插槽，最大可支持4TB内存容量；硬盘：配置3块300G SAS硬盘，支持≥12个前置热插拔3.5硬盘或24个2.5硬盘，可支持2*后置SAS/SATA/SSD硬盘；板载支持≥8个U.2 NVME SSD，不需PCE-E转接卡;支持2个内置M.2 SATA/PCIE SSD;主板支持2个SD卡插槽 ；RAID：2G 缓存raid卡，支持RAID0/1/5，支持电容掉电保护；网卡：配置双口千兆网卡， 支持NCSI、网络唤醒，网络冗余，负载均衡等网络高级特性；扩展插槽：最大支持10个PCI-E 3.0插槽；电源：配置热插拔铂金单电源，单个电源功率≥550W；管理：集成BMC芯片，支持IPMI2.0和KVM Over IP高级管理功能；能耗管理软件：与服务器同一品牌，对于典型的信息化应用和高性能计算客户节省15%-20%的能耗，最大可以节省28%的能耗.	台	1
4	电脑	国产电脑：i5 9400 处理器，8G 内存，1TB硬盘 ， Win10系统，23.8寸显示器。配套键盘、鼠标。	台	6
5	高拍仪	(1) 最大幅面: A3 (2) 扫描元件: CMOS 1/3.2英寸 (3) 分辨率:主镜头3672X2754(1000万)辅助镜头1600X1200 (200万可选配1080P) (4) 辅头结构: 水平全270度旋转无死角，垂直60度调节 (5) 扫描速度:约一秒 (6) 结构方式:金属直立 (7) 色彩位数: 24位 (8) 接口类型: USB2. 0连接与供电，扩展3个UBS接口，一个外置电源接口 (9) 扫描光源:自然光+触控LED补光 (10) 扫描介质:办公文稿、单据、身份证、笔记、图片、照片、杂志书籍、立体实物等 (11) 其他性能:智能裁边纠偏、OCR文字识别、数码变焦、正反合并、条码识别、二维码取、图章工具(电子签名)、水印、PDF功能、视频功能 (12) 图片格式: JPG、GIF、BMP、TIF、PDE等 (13) 文档格式: PDF、WORD、Excel、TXT (14) 录像格式: AVI (15) 电源类型: USB5V供电 (16) 图像控制:亮度调整、饱和度调整、曝光值调整、锐度调整。	台	1