采购内容及要求

一、 采购总说明

1. 本次采购每个供应商必须完成采购内容和合同（基本要求、服务流程、价格和服务）规定义务， 供应商须对采购范围内的全部内容进行报价，而不允许只对其中部分内容进行报价，否则响应文件将被否决。

2. 本次采购的服务所涉及的标准、规范、验收标准，应符合国家有关条例及规范。如有新的标准应采纳新标准。

3. 供应商需按磋商文件的要求完成所有工作。按工作顺序提交所需的无论其是否被明细列在合同文件中的所有资料，提供的服务必须满足招标文件中提出的相关技术要求。

4. 供应商提供的成果应是无任何质量缺陷、技术成熟，符合国家现行规范、标准要求。

5. 本次采购涉及国家安全和秘密，供应商成交后应与采购人签订保密协议，对测评成果保密。

6. 在报价之前，供应商须仔细阅读磋商文件，如发现有任何疑问、冲突或技术问题，供应商须在答疑截止时间前以书面形式向采购代理机构提出。逾期采购人不再作答复，有关风险及责任由供应商自行承担。

二、 项目设立背景及概况

1.背景意义

指导思想

以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，贯彻落实致世界青年科学家峰会贺信精神、习近平总书记在两院院士大会和中国科协第十次代表大会讲话精神，深刻把握“科技的未来在青年”重要研判，紧密围绕“汇聚天下英才 共创美好未来”峰会主题，聚焦蓬勃兴起的新一轮科技革命和产业变革，以更加开放的思维和举措弘扬科学家精神、开展科技人文交流、推动国际合作与信任，交流思想，互学互鉴，筑牢友谊基石，扎紧合作纽带，携手各国青年科学家共同打造开放、公平、公正、非歧视的科技发展环境，推动实施更加开放包容、互惠共享的国际科技合作战略，促进互惠共享，让更多的青年科技人才施展抱负、成就梦想，以科技创新引领经济社会发展，共创人类发展的美好未来。

战略定位

以国家主席习近平提出的“努力成为世界主要科学中心和创新高地”“加快建设科技强国，实现高水平科技自立自强”为愿景，以联合国秘书长古特雷斯给峰会全体参会者致信中倡导的“建设一个更加包容、公平、可持续且和平的未来”为指引，坚持以“全球视野、国际议题、中国故事”谋划和推动创新，以全球优秀青年科学家为主体，集聚科技界、产业界、创投界、艺术界等青年英才，塑造科技向善的文化理念，让科技更好增进人类福祉，打造中国青年科技外交国家品牌。充分发挥中国科协人才智力支撑作用，以会聚才，以会引才，以才兴业，助力浙江共同富裕示范区建设，打造全球人才高地。建立目标导向、绩效管理、开放共享、协同创新的新型办会机制，合理统筹国内国际两个大局，有机结合线上线下两个场景，持续开展国际性、青年性、创新性为特点的科技人文交流活动，努力打造青年科学家的“达沃斯论坛”，更好推动各国青年创新合作，为落实联合国2030可持续发展目标贡献青年智慧和青年方案，共同推动构建人类命运共同体。

2.峰会名称

中文：2021年世界青年科学家峰会，简称“2021青科会”

英文：2021 World Young Scientist Summit，简称“WYSS 2021”

3.主题议题

峰会主题：汇聚天下英才 共创美好未来

年度议题：责任、创新、合作——青年为人类可持续发展行动

4.时间地点

时间：2021 峰会初步定于 2021年11月13-14日，开幕式等主要活动会期2天，线上线下结合；期间另有十多个主题活动及其他相关活动；

地点：中国温州

5.参会代表

线上线下参会人员规模约800人（其中外宾约300人），主体为45周岁以下青年科学家，重点邀请包括中国青年科技奖、中国青年女科学家奖获得者、国家级海外青年专家等在内的青年科学家代表参会，同时邀请在华工作的外国科学家和有关国家驻华使领馆科技官员参会，适量邀请海外科学家参会。并根据新冠疫情情况，适当邀请部分境外科学家参会。线上参会嘉宾以诺奖级顶尖科学家、国外青年科学家、联合国所属有关组织及知名国际科技组织代表、海外大院名校代表、海外科技社团代表和有关国家政府官员代表为主。

6.组织架构

(1)举办单位

主办单位：中国科学技术协会、浙江省人民政府

承办单位：浙江省科学技术协会、温州市人民政府

7.板块与议题

秉持人类命运共同体理念，助力构建人与自然生命共同体和青年科技创新共同体，围绕联合国2030可持续发展目标、“一带一路”建设、长三角区域一体化发展等国家重点战略，关注青年与未来、自然与环境、科学与艺术等科技人文交流重点领域，聚焦气候变化、生命健康、数字经济、智能制造、未来技术、碳达峰碳中和、新材料等前沿科学领域，设置“科学时刻”“对话未来”“成就梦想”“团聚分享”四大板块，依托“跨界、融合、智汇、助创”实施路径，运用科学与艺术相结合的呈现手法，搭建线上线下同步交流与传播的沉浸式体验场景，统筹策划开展2021青科会全年活动。

——科学时刻。重点举行2021青科会开幕式、顶尖科学家与青年科学家对话、青年科学家主旨演讲等活动。发布具有全球影响力的学术共识、决策建议或解决方案。

——对话未来。重点举行全球青年科技领袖圆桌会、WE论坛、国际环境研究大会、青年创新论坛，以及各类国际学术研讨会、对话会、圆桌会、开放论坛、墙报展等活动。出版峰会论文（摘要）集和学术专刊。

——成就梦想。重点举行院士与青年科学家赋能行、硬科技投融资对接会以及各类“云赛事”“云路演”等活动。做好做强世界青年科学家创业基金、孵化器、创业园、产业城、学术中心等世界青年科学家创新平台。

——团聚分享。重点举行科学之夜：菠萝科学奖颁奖晚会、科学分享、英才少年行、青年π科学大使等活动。发动各国科学家以身授教，走进校园，分享科学故事、传播科学思想、弘扬科学精神，激励青少年爱科学学科学。

三、 技术要求

  本项目为第三届世界青年科学家（温州）峰会会务服务，主要采购内容如下：

本次采购内容为峰会会务服务的组织实施，供应商主要负责峰会相关会务方案的编制、汇报、优化调整和组织实施，安排落实开幕式期间所有参会嘉宾和相关工作人员的食宿交通，各酒店氛围布置以及峰会专班的前期对接筹建、工作环境构建、办公设备设施、办公场所维护、食宿交通以及各类物资耗材的采购、管理等相关后勤保障等。

（一）供应商主要工作包括但不限于以下内容：

1.服务合同签定

成交后，及时交纳成交服务费，支付履约保证金、签定会务服务合同、签署安全责任承诺书，并配合合同备案。

2.会务服务方案编制及汇报

在不同的阶段，根据峰会进度信息，编制细化、优化会务服务方案，并全方位参与、配合、支持和承担峰会组委会要求的各类进度汇总、数据统计、协调交流、工作汇报，包括但不限于以下内容：

2.1.确认会务服务基本信息：日期、规模、组织架构、人员、地点、服务需求、各活动内容等

2.2.确认会务服务主题、内容、目的、费用划分、相关财政规定和标准

2.3.会务服务活动计划和分阶段实施进度安排

2.4.会务服务的餐饮、住宿、交通、后勤、疫情防控、各酒店氛围布建等分项方案

2.5.所有VIP嘉宾的专属接待方案

2.6.峰会专班食宿交通、办公后勤保障工作方案

2.7.会务服务物料保障方案，含各类会务资料、工作手册、志愿者手册、证件、标识牌、餐券、平面示意图以及相关物料制作、储运、保管、分发、回收

2.8志愿者招募及培训方案，各类相关工作人员培训方案

2.9.制定各类安全管理方案、突发事件应急处置预案以及会务服务安保消防、卫生防疫方案

2.10.会务服务各类进度汇总、数据统计、工作汇报材料

2.11.会务服务各阶段的交流、协调、推进、汇报、总结等工作会议组织

（二）会务服务组织实施

1.派驻优秀人员，根据核定的方案组织实施会务服务

2.及时制定会务服务各阶段详细预算及项目结算工作，配合绩效考评和项目决算，做好财务风险防控工作，及时支付各类会务服务应付费用

3.各场地、路线及食宿点踩场考察，并按主办方要求签订场地、食宿、交通合同

4.各类会务服务信息发布、管理制度拟定、流程设计和实施

5.专班期间各类会务服务工作会议的议程、资料、ppt、发言稿件、会议纪要及新闻稿撰写，会议过程图文记录、成果报送

6.配合媒体宣传、卫生、防疫、接待办、国安、网监、公安、消防、交警、安监、外办、民宗、行政执法、信访、工商、电力、水务、通讯及峰会其他相关业务部门的工作，共同做好安全保卫、交通管理、卫生防疫、会场周边秩序、电力保障、公关宣传、保密管理、综合治理等工作，对接智能会务系统，支持配合峰会开幕式、其他工作组、各主体及其他活动工作开展

7.配合项目实施管理，定期汇报进度，及时提供项目进度总结，办理项目结算

8.配合办理各类政府部门审批、资质认定和活动报备手续

9.严格档案资料管理，会务服务相关文件、文档、纪要、报道、图片、程序、源文件、照片、视频、快剪等纸质和电子资料及时归档

10.保质保量完成峰会组委会临时委派的其他工作任务

(三)配合项目管理

配合会务服务项目进度管理，配合项目进度汇报、中期检查、总结、验收、结算、绩效考评、审计等。

（四）服务要求

1.服务供应商应具有与大会规模相适应的资金和设备设施；具有相应的管理机构、人员、措施和制度；具有专业的会务策划、组织、操作与管理能力；具有承担相类似大型会议会务保障经验及能力；具有承担会务组织活动相应经济风险的能力。

2.本次峰会开幕式期间参会嘉宾人数约800人（其中外宾约300人），因疫情等不确定因素影响，上述嘉宾人数只为暂估人数，最终以实际参会人数为准。峰会专班工作人员由组委会按需配备，以实际人数为准。

3.供应商须制定切实可行的会务实施方案及各类组织保障方案，建立严格的手续报备、审批确认等制度程序，确保峰会有序和成功举办，高标准做好各项会务组织保障工作；落实安全、卫生措施，根据大型活动规定要求，详细制定安全、卫生保障计划，特别重视防火、防盗、防恐、防疫，在人流密集时要做好疏通保障预案；切实落实温州市疫情防控指挥部对新冠病毒的防疫要求；落实公共场所卫生以及饮食卫生安全保障；落实节能、环保办会要求，实现绿色办会；做好有关资料的收集、整理和归档工作，服务期间，积极有效收集相关数据，为政府决策提供依据，在项目完成后，及时提供峰会有关资料、费用支出明细、执行情况总结、绩效分析报告和审计报告等资料。

4.供应商负责峰会期间嘉宾、工作人员等住宿安排、协调以及各酒店氛围布建等服务，每个嘉宾入住酒店在峰会期间须安排至少三间客房供市政府派驻提供峰会保障的公安、医疗、防疫、食监、接待、后勤等有关工作人员入住。

5.本次峰会宾客入住的温州市区酒店范围暂时确定如下：

嘉宾入住酒店：已列入温州市政府协议采购目录的酒店或符合峰会嘉宾入住要求的星级酒店。

工作人员(含峰会专班)入住酒店：峰会专班所在地附近的协议酒店或符合峰会工作人员入住要求的星级酒店。

供应商负责做好与上述酒店的协调工作，保证上述酒店在峰会期间的房间数量，避免发生房间不够等不利情形。

以上酒店范围如有调整或增加，供应商须无条件接受并及时做好相应酒店服务，且所有入驻酒店方案须经采购人确认方可执行，调整所产生的事务、公司人员安排和所有费用也须包含在供应商服务费内。

6.供应商负责做好车辆的供应、调度、协调工作，并配备额外车辆备用，以保证车辆在峰会前期筹备及举行期间的正常、顺畅、安全使用，避免临时突发任务车辆不够的情形发生。负责协调交警，报备车辆、驾驶员、交通线路，安排车辆，提供车辆管理及跟车服务。本次峰会保障用车车型须覆盖轿车、商务车（别克GL8同等档次）、考斯特、中巴及大巴。有突发情况下，采购人允许供应商以社会化用车平台（曹操、首汽同等档次）予以辅助，相关费用按实结算。应标文件中车辆保障方案须明确车辆品牌、座位数、服务车辆数量、车辆情况、停放安排以及驾驶员情况。

7.供应商负责做好与酒店的协调工作，提供峰会期间嘉宾、工作人员等就餐服务，保证酒店在峰会期间嘉宾就餐区域的舒适性、卫生及菜品数量和质量。峰会期间嘉宾用餐，以在入住酒店自助餐为主,采取指定区域内集中管理方式，单独用餐需兼顾嘉宾个别特殊需求。其余工作人员(含峰会专班)及志愿者等用餐以快餐或其他协议形式提供服务。

8.供应商负责专班工作人员食宿、交通、后勤服务。

9.供应商须与会务智能系统、峰会开幕式、其他工作组、各主体及其他活动紧密配合，明确会务服务需求、费用划分。

10.供应商如需将部分项目服务内容分包给第三方，应在相应文件中说明并提供相关单位的详细情况和分包内容。未经采购人同意，成交人不得将项目服务内容分包给他人。本项目不允许转包。

（五）人员配置

1.供应商须构建由足够数量的各类专业服务人员组成的项目服务团队为本项目服务，团队负责人应有较强的组织领导能力、文书写作、演讲汇报和综合协调能力，具有专业的会务策划、组织、操作与管理能力；具有承担相类似大会会务策划、组织管理等经验。供应商须在响应文件中提供详细团队人员组成清单。中标后，团队负责人和主要成员未经招标人书面同意不得更换。

2.专班人员要求：①活动筹备前（具体时间由采购人确定）：供应商需指派不少于4名项目团队组成员（其中文秘1名）参与专班办公前期筹备，负责筹建专班办公工作环境（该4名专班人员直至服务结束有关薪酬、补贴、食宿、交通、保险和办公等费用已包含在供应商服务费里，另有特殊约定除外）；②2021年10月8日开始（暂定），不少于6名项目团队组成员（其中文秘1名）进驻专班集中办公（该6名专班人员直至服务结束有关薪酬、补贴、交通、保险和办公等费用已包含在供应商服务费里，另有特殊约定除外）；

3.现场执行人员要求：在峰会开幕式前10天（11月5日-14日期间）不少于40名项目现场执行人员入驻温州市科协指定区域办公，协调、服务相关会务工作；11月12-15日峰会开幕式前后每位嘉宾入住酒店、机场、火车站至少安排5名驻点工作人员负责嘉宾报到、登记协调、餐饮协调、交通安排、志愿者管理、会务综合协调服务等工作。

4.特殊约定：为鼓励供应商更好的开展会务服务工作，开幕式前10天（11月5日-14日期间）供应商40名现场执行人员的薪酬、补贴及保险等人工费用计价标准包干为400元/天/人，餐饮、住宿、在温交通（外地来温交通费用自理，已包含在供应商服务费里）在标准内由大会按实际报销结算。

如经峰会组委会批准，为确保高质量完成峰会会务和保障任务，进驻专班后所增加的供应商其他工作人员相关费用另行计算给付 （薪酬、补贴、保险、餐饮、住宿、在温交通等费用计价标准包干为500元/天/人），但总费用不得超过本项目总预算，超过部分由供应商自行负担。

5.在项目实施过程中，服务团队应能够与委托方及时沟通，并充分尊重委托方意愿，配合并响应完成相关优化修改工作。

（六）服务要求

1.供应商必须根据本次采购文件所制定的目标和范围，提出相应的活动方案，并作为响应文件的一部分提交。

2.供应商应在响应文件中明确承诺对用户的服务响应时间情况。

3.供应商须在磋商时明确项目组成员及各阶段驻现场人员，承诺项目在实施期间常驻人员情况。

4.成交人不得在未经采购人允许的情况下更改响应文件中投入的人员，否则视作成交人违约处理，采购人有权解除合同。

5.供应商具有完善的实施响应方案、进度安排、保证项目质量、人员到位、售后服务等服务承诺。

（七）知识产权

供应商须对其提供的方案、技术和服务等拥有合法的占有和处置权，并对涉及项目的所有内容可能的侵权行为指控负责，保证不伤害采购人的利益。在法律范围内，如果出现文字、图片、商标和技术等侵权行为而造成的纠纷和产生的一切费用，采购人概不负责，由此给采购人造成损失的，供应商应承担相应后果，并负责赔偿。供应商为执行本项目合同而提供的技术资料归采购人所有。

供应商应保证在中华人民共和国境内使用其提供的技术、服务或其任何一部分时，不会产生因第三方提出侵犯其专利权、商标权或其它知识产权而引起的法律和经济纠纷。如供应商不拥有相应的知识产权，则在报价中必须包括合法获取该知识产权的相关费用。如采购人受到来自第三方的侵权诉讼或索赔时，则采购人将及时通知供应商，供应商应主动承担相应责任。如法院裁定采购人侵权成立，则采购人有权向供应商追偿，供应商须无条件承担与此相关的所有责任和经济赔偿。

供应商一旦成交，本项目所有的设计成果及版权归采购人所有。

四、 商务要求

（一）项目履约时间：按项目计划时间。服务地点：中国温州。

（二）报价要求

报价必须综合考虑包含完成采购范围内全部工作及提交成果资料所需的一切费用，承担所有邀请嘉宾在活动期间的食宿费、交通费、酒店氛围布建（含广告位使用费），工作专班及现场执行人员的相关工资、食宿费、交通费、后勤杂费，工作人员及志愿者培训（礼仪、急救、会务业务），会务服务策划、宣传、人力物力成本、差旅费、物料费、管理费、利润、税金、验收费等所有工作并负责全部费用（含税）。

要求供应商在响应文件提供采购标的成本说明、同类项目合同价格、应用于本项目的相关专利、 专有技术（如有）等情况说明。

（三） 磋商报价及结算说明：

采购人通过本次磋商购买会务服务，经费原则上用于以下项目：

1.住宿、餐饮、布建、交通服务项目

1.1酒店住宿费用：最终根据实际用房数量以温州市政府机关协议价进行结算（成交后，由采购单位、成交单位、各酒店签订相关价格协议），非协议价酒店根据磋商报价综合单价价格进行结算，房间礼仪用品、鲜花、果盘、房间正常物品损耗、vip级别嘉宾以及科协系统省市领导吧台消费核定后按实结算。

供应商须随时跟踪会务住宿需求，灵活调整预定数量，确保总体综合空置率不超过6%，超过空置率的相关房费采购人不予支付或从供应商服务费中扣除。

1.2酒店餐饮费用：嘉宾中晚餐标准以温州市政府机关协议价为准（成交后，由采购单位、成交单位、各酒店签订相关价格协议），其余工作人员(含峰会专班)及志愿者等中晚餐标准为50元/人/餐（开幕式期间），最终根据实际用餐数量按上述餐费标准进行结算。

1.3酒店布建费用：供应商根据响应文件中的布建方案填报布建所采用的材料、设备清单和相对应的单价、合价，以及四个主要酒店的广告位使用费，采购人最终根据实际数量按实结算。响应文件应提供详细的布建设计、制作方案和费用构成，其中应包括：布建平面布置图，反映特色的重点部位效果图。

1.4交通费用：峰会期间合理安排所需接送车辆的相关费用（含峰会专项安全检查费用、使用费、油费、停车费、过路费、保险费、司机人工薪酬及餐费），最终根据实际用车数量根据政府机关公务车协议价格（成交后，由采购单位、成交单位、各车辆公司签订相关价格协议）按实结算。

2.专班工作人员食宿、交通、后勤服务项目

2.1青年科学家（温州）峰会专班工作人员工作期间的住宿、餐饮、交通出行、交流接待等费用及相关加班补贴。住宿、餐饮、交通、接待以温州市财政相关规定为准。

2.2峰会专班的办公场所、设施、会议室、交流中心的维修维护保障，物业、水电、网络、通讯、工作服等费用，各类办公设备、物资耗材的采购、租赁、储运、管理等相关后勤保障费用。

2.3峰会组委会同意额外增加的临时委派工作任务、人工等费用。

3.税费

供应商支付的以上两大项目所产生的不可抵扣或抵扣不足税费，以及双方协商一致，采购人同意支付的其他税费。

4.供应商服务费

▲供应商服务费结算价格最高不得超过本项目总实际结算费用金额的15%，最终结算的供应商服务费为以本项目总实际结算费用邀请嘉宾在活动期间的食宿费、交通费、酒店氛围布建（含广告位使用费），工作专班相关食宿交通费、现场执行人员工资食宿交通费、后勤杂费，工作人员及志愿者培训（礼仪、急救、会务业务）为基数×磋商成交费率。包含以下费用：

4.1后勤保障服务：峰会全过程会务服务综合协调、组织实施后勤保障的服务费用。

4.2工作人员费用：供应商按服务要求配备工作人员涉及的相关人工费用。

4.3．运营费用：供应商派驻项目组团队开展服务所需的办公设备、文案写作、图文设计、文档制作、资料编印等相关运营费用。

4.4志愿者及工作人员招募及培训服务：峰会各驻点会务服务志愿者及工作人员招募及培训、相关补贴费用。

4.5供应商与本次会务服务相匹配的人员劳保、薪资待遇、交通、培训及有关各项保险费用。

4.6成交前的前期项目调研、差旅、薪资、食宿、交通、对接费用。

4.7响应文件制作、成交服务费等费用。

4.8.参与各类协调会议、工作汇报以及供应商工作人员加班费用。

4.9.供应商服务费的税费。

4.10提供峰会会务服务以外的其他费用供应商自行负责。

4.11因财政性资金结算有一定周期，所导致资金垫付所产生的本金、违约金及利息供应商自行负责。

 

（四）履约保证金：合同签订后一周内成交供应商应向采购人提供合同总金额5%的履约保证金（可采用银行转账或银行保函或保险保函）

（五）付款条件 ：

1）甲方在合同签完15天内支付乙方合同金额的40%，完成活动后支付乙方合同金额的40%，合同执行完毕验收合格并经项目结算后支付剩余费用。

2）因本项目资金涉及多部门财政资金，所有款项须财政资金到位后予以支付，因资金下达时间问题造成甲方付款延误，不视为甲方违约、甲方不承担违约责任。

3）甲方支付相关费用前，乙方应向甲方开具合法的增值税发票并在本项目结算前提供项目结算清单。

（六）转包或分包

本合同范围的工作，应由供应商直接承担，不得转包由其他单位承担；也不得将本合同范围的工作全部分包给其他单位承担；也不得未经采购人同意擅自部分分包给其他单位承担；如有违反以上情形，采购人有权解除合同，并追究成交供应商的违约责任。

（七）验收要求

1.在服务成果满足采购人要求后经采购人确认，按照采购人内部验收标准进行项目验收。

2.验收的方法：在设计成果满足采购人要求后，采购人按照《温州市政府采购履约验收办法》相关要求进行项目验收。

3. 验收依据：竞争性磋商文件、磋商响应文件、合同、国家有关的质量标准规定，均为验收依据。 验收标准依次序对照适用标准为：①均应符合中华人民共和国相关标准的有关规定；符合采购人相关要求及竞争性磋商文件的规定要求、国家和行业的相关标准；②竞争性磋商文件、磋商响应文件、澄清文件和成交通知书的各项要求；

4.如果成交供应商不能按时间、按要求完成服务，或提供的报告不符，则视为违约，采购人有权终止合同。

5.验收时成交供应商必须派代表参加，验收完毕由采购人代表和成交供应商代表在验收报告上签名确认。

6.验收过程所发生的一切费用由成交供应商承担。

（八）方案动态演示和介绍

供应商在响应文件中需提供会务服务方案的动态演示和方案介绍光盘或U盘一份，讲解时间约为10分钟（响应文件递交截止时间前以密封并加盖单位公章形式邮寄或自行送达代理机构）。