项  目  要  求

 

一、技术条款要求

（一）项目概述

根据宁海县自然资源和规划局档案工作需要以及业务要求，决定通过委托外单位服务形式对实体纸质档案进行档案整理及数字化加工处理，为本单位内部管理及面向广大社会公众提供高效率的全面和增值服务。

 

（二）项目具体要求

2.1 总体要求

2.1.1. 由采购人提供档案封面、档案盒等耗材； 其他档案整理和数字化加工所需的所有硬件、软件设备均由中标供应商提供。采购人提供免费工作场所给供应商（包括现场监控安装），供应商负责场地布置工作。

中标供应商在正确履行服务合同后，采购人以实际加工完成的档案数量进行合同结算，供应商在响应文件中所报单价作为本次服务采购最终结算依据，按照实际整理加工完成的档案数量乘以单价算出项目结算价。

分项报价表

项目	分项内容	单价最高限价	预估数量	投标单价（元）
不动产类	正常件	7元/件	17000
	抵押件	2.5元/件	21800
	原房产档案换盒	1.5元/件	23000
	抵押件销毁	3元/件	14000
图纸档案整理		4元/页	20000
图纸扫描		3元/页	2100
档案整理	A4	0.6元/页	21000
条目		0.5元/页	2200
档案入馆整理		20元/卷	2500
评审价格（元）

★ 备注：

评审价格 = ∑（投标单价×预估数量），投标单价均不得超过单价最高限价，否则投标无效。

上述表格中预估数量仅作为参考，采购人不承诺服务期内实际加工数量；结算时依据成交供应商的投标单价按实结算，结算费用按实际发生的业务数量×单价为准。

 

2.1.2供应商应建立适应档案整理和数字化加工工作需要的组织机构，确保档案整理和数字化加工工作顺利开展和按期完成。供应商应配备不少于6人的服务团队（提供服务团队人员清单及开标前三个月在本单位缴纳的社保证明），其中具有数据处理能力的技术人员1名以上。合同期内，以上技术人员原则上不得更换，特殊原因需要更换时应征得采购人同意且新接替技术人员的资历得到采购人认可后方可更换；同时采购人也有对工作能力差、工作不力、不适合该技术岗位的人员提出更换的权利，供应商必须无条件接受并在5个工作日安排新人员上岗。

 

2.2加工环节与质量要求

主要工作类型为：不动产类、规划类档案、文书档案、档案移交宁海县档案馆等工作。环节包括：调档交接、档案前处理、立卷整理处理、档案扫描、图像处理、图像存储、条目著录、著录修订、后期整理装订、质量自检、档案归还等，加工过程中需要确保档案及其档案信息的安全保密。各工作环节要求如下：

2.2.1.调档交接：中标方应指定专人按照与宁海县自然资源和规划局共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与招标方指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。

2.2.2.档案前处理：在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，根据宁海县自然资源和规划局约定的规则区分扫描件与非扫描件，并察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，进行相应修改，并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。

2.3立卷要求

2.3.1资料立卷宜采用1件1卷的原则，即每办理1件登记所形成的材料立1个卷。资料的立卷应包括：卷内材料的排列与编号、卷内目录和备考表的编制、卷皮和资料盒或资料袋的编写工作。

2.3.2填写卷内备考表

卷内备考表填写的具体要求：

本卷情况说明：主要填写，卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况，若无此类情况可不填写。

立卷人即归档人，需用蓝、黑色钢笔或碳素笔签字（正楷字体）或盖人名章。

检查人即立档单位主管负责人，需用蓝、黑色钢笔或碳素笔签字（正楷字体）或盖人名章。

归档时间即立卷时间，需用蓝、黑色钢笔或碳素笔填写。

2.3.3案卷的装订

案卷装订排列顺序依次为：案卷封面→卷内文件目录→文件→卷内备考表。

2.4档案扫描要求

2.4.1目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等有关要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，并要求将目录全部重新摘录出来。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由招标人进行审核。

2.4.2拆除装订

影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

2.4.3区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件区分开，不扫描的档案应与扫描档案一同著录案卷目录和卷内文件目录，并做出相应标识，保持在档案中的原有位置，同扫描档案一同编号、排序。

2.4.4档案前处理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。

2.4.5档案扫描：

根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。

2.5图像存储

(1)存储格式：要求采用JPEG格式存储保存。

 (2)图像文件的命名

以目录数据库内该文件档号对应扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件进行命名。

每份档案文件与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。

2.6条目著录

对档案目录数据进行著录，做到在录入数据的同时做好校对工作，并按照招标方的要求进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库。著录的错误率应小于5%（含5%）。

2.7著录修订

对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。合格率达到95%以上（含95%）。

2.8.后期整理装订

在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。

2.9.质量自检：加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到数据质量标准的，才能递交招标人验收。

2.10.档案归还

应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报宁海县自然资源和规划局进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。

2.11.数据备份

(1)备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

(2)备份方式

扫描加工后的电子文件需要提交一份移动硬盘做备份之用，并挂接档案管理系统。

(3)数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

 

2.12.数字化成果管理

应加强对数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。

 

2.13验收要求

2.13.1.加工单位对不动产类必需做到日产日清，每月核查发现3次及以上未做到的扣除当季核拨经费的5%。

2.13.2.加工单位数据自检合格后，递交招标人验收。

2.13.3.招标人对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。 数据验收以抽检方式进行，抽检比例为10%-20%，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检，直至达到验收要求。

2.13.4.档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，未达到95%的扣除当季核拨经费的5%。

2.13.5.数据验收合格后，加工单位需提交一份移动硬盘移交给招标人并且保证能够与宁海县自然资源和规划局现有的档案管理系统进行全文自动按规则挂接，进入系统中管理。

 

2.14 安全保密要求

严格遵守《保密守则》及招标人的有关规定。档案扫描工作必须在招标人指定的场所内进行。施工单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。施工单位应做到：

2.14.1.强化人员管理，所有人员持证上岗，并将审核好的工作人员身份证、个人简历及相关证件复印件交宁海县自然资源和规划局保存，如人员变动需及时通知宁海县自然资源和规划局。

2.14.2.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、传播等行为。如违反保密协议，经核查后有对档案及档案信息的私自复制、传播等违规行为的，扣除当季核拨经费全部款项，并处5千元以下罚款。构成犯罪的，应依法追究刑事责任，给他人造成损失的，依法承担赔偿责任。

2.14.3.不同的工序之间衔接要严格遵守操作规程，杜绝档案实体和信息安全事故的发生。档案交接由专门人员和现场加工负责人员，在安排好的工作间里进行面对面的交接，要求有书面交接记录，并在以后的流程中由专门人员全程监督并有书面交接记录。进出工作区域时需要两人以上同时行动。加工地点内严禁吸烟和任何火源。在加工过程中，中标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于中标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，中标人承担一切责任。

2.14.4.中标人对纸质档案数字化、纸质复制件制作及数据备份的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

2.14.5.扫描加工场地的安全及保密措施。中标人采取具体保密设施，保证档案原件的安全和信息安全。中标人应在加工现场配备专用数据存储服务器，不得与其他部门共用。进入加工现场的计算机设备应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口，确保信息安全。计算机硬盘不得带离加工现场，该硬盘最终由招标人收回保存。

2.14.6.分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在宁海县自然资源和规划局工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

2.14.7.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等。

2.14.8.完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。

 

2.15应遵循的业务标准

（一）管理性标准规范

1.《中华人民共和国保守国家秘密法》

2.《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

3.《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)

4.《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)

5.《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)

（二）业务性、技术性标准规范

1.《中华人民共和国档案法》；

2.《文书档案案卷格式》(GB9705—88)；

3.《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002)；

4.《档案交接文据格式》(GB／T1 3968—92)；

5.《中央档案馆档案接收标准》

6.《国家行政机关公文格式》(CB／T 9704—1999)

7.《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31—2005)

8.《照片档案管理规范》(CB／T 11821—2002)

9.《中国档案机读目录格式》(CB／T 2016 3-2006)

10.《档案著录规则》(DA／T 18—1999)

 

2.16其他要求

2.16.1.为加强中标方与宁海县自然资源和规划局之间的沟通联系，保质保量完成项目，由宁海县自然资源和规划局选派1名双方认可的人员对整个数字化加工流程进行监督和质量再检查，中标方应配合该名工作人员进行的质量控制、进度控制、安全管理、信息管理和协调等工作，所需费用由中标方承担。

2.16.2.双方各指定专人做好档案的清点交接工作，《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。

2.16.3.要求中标单位在签立合同时成立项目组，指定专人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

2.16.4.要求投标商中标后，在规定时间前，将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。

2.16.5.各投标公司在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：免费服务期后的服务方式和费用。服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

 

 

 

二、商务条款要求

序号	商务要求	投标响应	偏离情况
★1	投标报价： 1、本项目按《分项报价表》报单价，每项单价均不得超过单价最高限价，否则投标无效。以供应商所报单价*预估数量之和作为评审报价。 2、预估数量仅作为参考，采购人不承诺服务期内实际加工数量；结算时依据成交供应商的投标单价按实结算，结算费用按实际发生的业务数量×单价为准。 3、最终结算金额不超过40万元。
★2	履约保证金： 保证金金额：合同金额的2.5% 保证金形式：电汇、银行支票、银行保函等
★3	付款方式： 1、 合同签订后10个工作日内支付合同总价的20% 的预付款； 2、 按季度支付，每季度支付一次，完成该季度工作后结算，当该季度应支付金额超过预付款金额时开始支付，支付金额=该季度应支付金额-预付款金额。
★4	实施地点：采购人指定地点 服务期限：合同签订后1年
5	合同终止：中标单位的服务未能达到招标文件规定的技术性能和指标的；未能在合同规定的期限（或采购人同意延长的最终期限）内完成采购人要求的服务的；未能履行合同规定的其它义务。