采 购 需 求

（一）项目名称与概况

名称：2022国际会展文化活动暨首届全球数字会展峰会

概况：为推进城市数字化创新、推动杭州数字产业、促进城市会展跨界交流合作，助力数字贸易和数字经济行业高质量发展，重点打造杭州数字会展行业中心城市，同时在数字科技时代发展的新机遇、新挑战下，让行业内部得到充分交流合作，杭州市人民政府、商务部外贸发展局、IAEE国际展览与项目协会拟于2022年6月在杭州举办2022国际会展文化活动暨首届全球数字会展峰会。

（二）采购内容

1.策划组织2022国际会展文化活动暨首届全球数字会展峰会；

2.全方位、多形式介绍杭州打造数字会展行业中心城市等内容；

3.负责大会嘉宾的邀请、接待工作；
4.负责大会参会人员的组织、接待；
5.负责大会场地安排、会场布置等会务工作；
6.负责大会全套设计方案，并负责实施；
7.负责大会防疫、应急、现场管理等保障工作；
8.负责对大会进行主流媒体宣传；
9.负责承担采购方交办的与大会相关的其他工作。

（三）具体承办要求

1.拥有五年以上承办省级或市级重大国内或国外展会的经验。

2.负责整体活动的策划及执行，大会开幕式的重要嘉宾邀请、接待工作，确保活动顺利、圆满完成。
（1）提供国际会展文化活动暨首届全球数字会展峰会（2022年6月）整体活动的策划、组织和执行等相关服务；

（2）全方位、多形式介绍杭州打造数字会展行业中心城市等内容,并提供配套展示内容；
（3）做好外地重要嘉宾在行住宿、交通、食宿等保障接待，房价（含早）不超过外地来杭公务出差报销标准，具体住宿房间以实际来杭嘉宾为准，做好接待、住宿安排、报到等会务服务工作。

3、负责大会参会人员的组织、领导嘉宾接待
（1）负责参会人员的组织，制作发放邀请函；
（2）负责领导嘉宾的接待，制定交通接驳、住宿用餐方案。
4、负责大会场地安排、会场布置等会务工作
（1）租赁会场场地要求面积不少于400平方米，主会场多功能展示厅不少于140平方米。

（2）提供主会场背景及舞台搭建，舞台面积不少于16平米；LED高清屏的租赁一套（尺寸不少于24平方米，P3清晰度）；音响设备租赁（音响设备为双12寸线阵主音，双18寸线阵低音，中区补声全频、舞台返送，数字处理器，数字功放，无线话筒等）以及海外及时通讯等多媒体设备布置。

（3）做好大会直播服务，设置线上直播推流服务配备摄像、辅助技术人员等，并相应进行设备配置，要求不低于3个平台直播，不少于5W观看量。
（4）执行团队人员构成合理，至少保证会议当天执行团队不少于10人的会务服务人员。其中礼仪人员（不少于2名）、摄影摄像（1名），助理摄像（1名）、会议速录（1名）。
5、负责大会全套设计方案，并负责实施。
（1）做好大会会务主视觉VI设计及场景布置；
（2）做好所有会务所需材料的设计及印刷，提供50份会务手册、笔和资料袋等，和会议相关宣传资料等。

（3）做好会场场地以及外围的氛围布置；签到台、会议区域、引导图等设计和制作；（开标时须提供设计效果图，最终设计稿须经采购人确定方可制作）。公共区域布展，做好入场、大堂、主会议场地公共区域等背景墙、指示牌布置。

（4）提供会议茶歇服务。
6、负责大会防疫、应急、现场管理等保障工作。
（1）负责大会防疫保障工作，根据卫健委的防疫要求，并提供与健康码关联的门禁系统及硬件保障设备。能随时根据疫情调整防疫方案，安全有效的做好落地防疫工作；
（2）针对可能遇到的突发性情况制订应急预案；
（3）制定合理的现场管理方案。
7、负责对大会主流媒体宣传
（1）做好在央视、浙江卫视及海外新闻等省市国家媒体宣传报道不少于20篇；
（2）做好在各类新媒体平台的媒体宣传，针对大会亮点，在自有媒体公众微信平台及视频号上推送不少于3次或者制作2个不少于15秒短视频,进行短视频传播，设置国际会展文化活动相关话题造势宣传。
（3）配套优质宣传，需国家级、省级、市级主流媒体为主，其他新媒体为辅的宣传手段配合。
8、负责承担采购方交办的大会相关的其他工作。

（四）验收标准及要求

（1）按《杭州市政府采购履约验收暂行办法》执行；

（2）验收标准：经验收小组认可，出具《政府采购合同履约验收报告》视为验收通过；

（3）验收材料：形式为纸质材料、光盘（所有验收材料，含视频、照片等），包括但不仅限于项目总结报告、策划方案和相关布置过程及呈现照片等、宣传实现渠道相关材料（内容汇总表、宣传内容收集）、宣传视频及现场录制等视频成果、其他与项目验收相关材料。

（五）商务要求

（1）付款支付：合同签订后7天内，乙方向甲方提供完整的项目实施方案并经甲方审查通过，甲方自收到乙方提供的发票等材料7个工作日内向乙方支付合同金额60%的服务款；合同履行完毕并通过履约验收，甲方根据乙方提供的发票、项目结算单等材料支付尾款。

（2)服务期限:合同签订之日起至大会结束。