采购需求

 

一、采购标的

1. 采购标的

档案整理及档案数字化服务，1 项服务，本项目具体工作量不少于如下情况：

 

序号	工序	工作内容	计量单位	数量
1	档案征集、运输	安排车辆人员上门收取档案	盒	70000
2	档案清点、核对	档案信息核对、张贴条形码	盒	70000
3	档案装箱、上下 架作业	档案入库、借阅上下架作业	盒	70000
4	档案整理	根据档案分类进行编页、排序、 分件、归档、审核	件	90000
5	目录录入	对整理文件目录进行录入	条	90000
6	目录打印	制作打印封皮、目录、备考表	张	90000
7	普通纸张扫描	扫描成 300dpi 电子文件，含图像优化	页	1800000
8	会计档案扫描	不可拆卷，采用平板扫描，含图像优化	页	320000
9	图纸扫描	采用专用设备，一次成型，不允许拼接，含图像优化	张	14000
10	录像带模转数	将各种规格录像带转录成符合国家标准的数字视频格式（90min/盘）	盘	300
11	耗材	各类办公用品、用具、耗材等	套	1

 

2. 项目背景/项目概述

档案是在社会活动中直接形成的具有保存价值的原始记录，是开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是一个单位的核心信息资源与重要资产。档案整理数字化是现代化档案管理的发展趋势，利用计算机的软硬件技术进行管理、利用，其对于提高档案管理的质量，提升档案应用的效率，强化档案的管理有着重要作用，符合信息化发展的需要。

二、商务要求

1.实施的期限和地点实施时间：1 年。

实施地点：采购人指定地点。

2. 付款条件（进度和方式）

详见第五章合同草案条款相关规定

三、技术要求

1. 基本要求

• 1.1采购标的需实现的功能或者目标

提高档案管理的规范化和数字化、提高档案管理的效能和质量、提高档案应用的便捷度。

• 1.2需执行的国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范

数字化加工标准符合中华人民共和国档案行业标准 DA/T31-2017 号《纸质档案数字化技术规范》；

录像带模转数标准符合中华人民共和国档案行业标准 DA/T78-2019 号《录音录像档案管理规范》；

GB/T 18894-2016  电子文件归档与电子档案管理规范；

DA/T 68.1-2020  档案服务外包工作规范。

以上规范如有更新，以国家、地方、行业最新标准为准。在实施本项目期间除应遵循上述规范外，还应遵循未列出的其它法律、法规及相关国家、地方、行业标准规范。

2. 服务内容及要求

• 2.1采购标的需满足的性能、材料、结构、外观、质量、安全、技术规格、物理特性等要求：

工作范畴主要包括：档案征集、清点核对、档案整理、目录录入、目录打印、档案扫描（包含相关设备设施）、录像带模转数、图像矫正及核对、数据挂接、还原装订、档案上下架。

• 2.2采购标的需满足的服务标准、期限、效率等要求；

（一）档案征集：安排车辆人员完成指定档案的征集收取工作；

（二）清点核对：完成征集档案的清点核对、交接确认工作；

（三）档案整理：按照标准进行档案整理工作；

（四）目录录入：根据档案类型及字段要求进行条目著录；

（五）目录打印：制作打印封皮、目录、备考表；

（六）档案扫描（包含相关设备设施）：提供档案整理数字化项目所需的设备、设施及耗材。通过扫描仪、高拍仪将纸质档案转换为电子文件，包含普通纸张扫描、会计档案扫描、图纸（A0、A1、A2）扫描；

（七）录像带模转数：将各种规格的录像带转录成符合国家标准的数字视频格式，

90 min/盘；

（八）图像矫正及核对：对图片文件进行去污、纠偏等工作；

（九）数据挂接：电子影像文件挂接至档案管理系统；

（十）还原装订：纸质档案还原、装订、入盒；

（十一）档案上下架：完成档案入库、借阅上下架作业。

• 2.3为落实政府采购政策需满足的要求；

（一）本项目需要落实的政府采购政策：节约能源、保护环境、促进中小企业及监狱企业发展、促进残疾人就业、支持乡村产业振兴等。

（二）具体要求

（1）促进中小企业及监狱企业发展、促进残疾人就业

根据《中华人民共和国中小企业促进法》、《政府采购促进中小企业发展管理办法》

（财库〔2020〕46 号）、《关于印发中小企业划型标准规定的通知》（工信部联企业〔2011〕

300 号）、《国务院关于进一步促进中小企业发展的若干意见》等关于中小企业的相关规定，本项目执行中小企业相关政策。符合政策规定的监狱企业和残疾人福利性单位视同小型、微型企业，享受预留份额、评审中价格扣除等政府采购促进中小企业发展的政府采购政策。

① 本项目是否专门面向中小企业预留采购份额，见第一章《采购邀请》。

② 采购标的对应的中小企业划分标准所属行业，见第二章《供应商须知》。

③ 小微企业价格评审优惠的政策调整，见第三章《评审方法和评审标准》。

2.4采购标的的其他技术、服务等要求；

（一）供应商采取驻场服务方式，负责对采购人提供的档案进行整理及数字化加工。整理程序：检查调整、排序、编页码、盖档号章并填写内容、装盒，标注盒上内容、数字化、录入系统。

（二）供应商必须保证材料整理顺序与采购人要求一致，不可颠倒错乱。

（三）供应商按照采购人规定的位置和要求加盖档案号章和编码页。

（四）供应商按照采购人的要求进行装订和装盒。

（五）供应商对需要装盒的档案根据盒内的内容标清盒侧脊。

（六）供应商按照采购人要求将档案内容录入到指定的档案管理系统。

（七）供应商负责对现场作业人员进行安全生产教育、保密教育、指定专人负责工作时间内人员管理安全。

（八）供应商应教育现场作业人员遵守采购人工作纪律、作息时间，爱护采购人工作环境、工作设施等。

（九）供应商要保证派出工作人员具备涉密档案的加工资质、政审合格、可靠、服务商提供驻场人员名单，并经采购人审核后到场工作。

（十）供应商绝对保证采购人档案资料的保密和安全。双方签订保密协议，承担保密责任。

（十一）供应商服务达到采购人要求和行业相关技术标准，采购人可根据需要与服务商签订补充协议，完成采购人所增加的工作。

（十二）供应商自行提供数字化所需的全部生产设备及相关软件。

（十三）供应商提供关于数字化后标准的彩色 JPG 格式的数据光盘两套。

（十四）供应商对纸质档案进行扫描、影像处理、图像质检、组包分盘、数据挂接、光盘刻录、终检、档案装订、入库等工作。

（十五）供应商必须保证扫描影像的顺序与采购人的要求一致，不可颠倒错乱，不能漏扫和重页，保持电子影像的清晰、完整、齐全。

（十六）供应商扫描后的影像文件要保持清晰、不失真、不留图像版面外的暗影、无干扰信息、黑白对比度适中。

（十七）供应商扫描后的影像文件页面要端正，无扭曲，图纸采用专用设备，一次成型，不许拼接。

（十八）供应商为采购人扫描的影像文件的分辨率为扫描后的影像存储格式： 分辨率：300dpi 颜色：彩色 格式：JPG

（十九）文件命名方式：以目录数据库内该文件档号对扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件以采购人要求进行命名(命名标准由采购人另附)。

（二十）档案装订：服务商按采购人的装订要求对档案进行装订,参照北京市档案馆相关标准。

（二十一）提交的数据光盘质量标准： 配合采购人做好光盘刻录工作。

同一份文件，不跨越二片 DVD 片号（同一份文件页数需在同一 DVD 片内）。文件影像存于符合标准的单片包装的光盘片。

光盘表面标示光盘片编号，单片包装盒上注明光盘内目录索引信息。

（二十二）其它要求：

驻场人员应接受档案数据中心的统一管理，并完成档案数据中心交办的相关工作。工作时间：周一至周五，每天 9：00－18：00 提供驻场服务（国家法定节假日除外）。驻场工作人员手机必须 24 小时开机，保持通信畅通。

驻场人员纪律和考勤参照政府工作人员管理，不得违反相关规定，请假等须报告档案数据中心并征得同意。

服务规范：制订档案整理数字化服务手册、服务流程。在服务过程中及服务结束 2 年内，公司保证对于其员工所接触过的甲方信息数据内容采取合理、必要的保密措施（包括但不限于与员工签订保密协议），要求公司及其员工不透露或者以其它方式提供给第三方。

确保能够在人员和车辆等方面，即时响应外出档案征集收取工作的需要：在接到外出档案征集收取任务的两小时内，安排至少两名外业工作人员，驾驶档案运输车辆（小型封闭式货车或厢式货车）前往目的地，进行档案的接收、清点、运输、搬运等工作。

2.5需由供应商提供设计方案、解决方案或者组织方案的采购项目，应当说明采购标的的功能、应用场景、目标等基本要求。

（一）重点难点分析及解决方案

功能、应用场景、目标：供应商应针对本项目实际情况结合过往经验分析并指出项目实施过程中潜在的困难点、风险点，并能够给出妥善的解决方案。

（二）档案征集组织方案、清点核对组织方案、档案整理组织方案、目录录入组织方案、目录打印组织方案、档案扫描（包含相关设备设施）组织方案、录像带模转数组织方案、图像矫正及核对组织方案、数据挂接组织方案、还原装订组织方案、档案上下架组织方案

功能、应用场景、目标：详见本章第三部分要求。

（三）质量保证解决方案

功能、应用场景、目标：供应商应制定合理可行的质量保证解决方案，通过制度、辅助措施等手段，确保各项服务能保质保量完成。

（四）进度保障组织方案

功能、应用场景、目标：供应商应制定合理可行的进度保障组织方案，通过优化组织程序，提高工作效率、加强进度控制保障等多种手段，确保项目能按期完成。

（五）保密措施解决方案

功能、应用场景、目标：供应商应制定保密措施解决方案，确保项目团队对项目执行中所获知信息保密。

3. 履约验收方案

详见第五章合同相关规定。

4. 项目团队要求

• （1）项目经理 1 人，具有档案岗位资格培训证书，负责项目实施过程中人员调配，整个项目的运营、协调、监管及与我中心在项目实施过程中的具体细节沟通等工作， 有至少 2 个档案数字化相关项目经验。
• （2）现场组长 1 人，巡检本小组现场，负责管理本项目人员、档案的扫描、质检等环节。对本小组的工作质量负责。对出现的问题，及时解决，如无法解决的，及时向项目经理和驻派代表汇报且填写记录表。每日完成本小组工作总结及工作汇报。
• （3）驻场工作人员 9 人（根据实际工作量情况及时进行调整），听从组长安排，完成每日档案整理数字化工作。主要负责档案的整理、排序、装订、著录、拆卷、扫描、修复、上下架等。
• （4）外业工作人员 2人，听从组长安排，完成驾驶车辆前往目的地，进行征集的档案的接收、清点、运输、搬运等工作。

5. 保密要求

供应商对项目实施中涉及到的相关数据、资料、文档等具有保密的义务，并应按照相应保密规定执行。

本项目所形成的数据成果归采购人所有。未经采购人同意，供应商不得以商业目的使用该资料或者开发和生产其他产品。