采购需求 

一、项目背景

根据浙江省发展改革委、浙江省档案局联合印发《浙江省档案事业发展“十四五”规划》（浙发改规划〔2021〕84号）规划精神，结合《浙江省档案局关于印发<浙江省档案资源建设指数评价实施办法（试行）>的通知》（浙档发[2021]28号）文件要求，西湖区档案馆需进一步加强档案资源建设，计划在全区开展到期档案进馆工作。档案馆需进行进馆档案质检，为到期档案进馆接收做好基础工作。

二、项目需求

对照国家级数字档案馆创建及资源建设指数评价两大考核体系要求，进一步夯实档案资源数据基础，开展各立档单位档案进馆工作。考虑到进馆档案质检全覆盖和西湖区档案馆工作的及时顺利开展，根据2021年1月日起实施的新《中华人民共和国档案法》《杭州市人民政府办公厅关于政府向社会力量购买服务的指导意见》（杭政办函〔2014〕161号）、加强和改进新形势下档案工作的实施意见（中办发〔2014〕15号、浙委办发〔2014〕51号、市委办发〔2014〕61号等相关文件精神，推进档案治理机制创新，稳妥推广政府购买档案事务服务，规范并支持档案中介机构、专业机构参与档案事务管理，本项目拟聘请档案专业服务公司团队，协助西湖区档案馆开展档案接收技术交底、档案质检审核等工作。

三、项目具体内容

1、根据区档案馆要求，对馆藏档案进行质检整改提升，包括但不限于纸质档案的质检整改提升、照片档案分类整理、音像档案分类整理、实物档案分类整理。

2、 根据接收进馆计划，做好计划进馆档案质检工作，质检范围包括但不限于目录数据、影像数据，质检率按进馆标准执行并形成书面意见反馈至西湖区档案馆，协助西湖区档案馆给予进馆单位咨询答疑及培训。

3、 以上纸质档案质检提升工作数量不少于310万页。

4、 根据国家级数字档案馆测评标准及档案工作指数评价工作标准，结合西湖区档案馆馆藏现状编制工作方案，获甲方认可后，完善馆藏全宗卷内容及各项工作台帐，利用馆藏资源开展编研工作。

5、 合同签订生效之日起至2024年6月30日前完成项目要求的全部工作。

四、技术要求

（一）总体要求

1.项目相关法规政策、综合档案馆未来发展背景分析。

2.按照《文书档案案卷格式》《归档文件整理规则》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《会计档案案卷格式》《档号编制规则》《档案著录规则》《纸质档案数字化规范》《照片档案管理规范》《数码照片归档与管理规范》《西湖档案馆进馆工作指南》等标准规范对计划进馆档案、馆藏纸质档案进行质量检查和整改提升，包括接收档案技术交底、接收档案实体及数据交接管理、档案出库与管理、档案实体质检及整改、文件级目录数据质检整改、档案扫描件质检整改、档案归还入库质检情况反馈等工作流程。依照相关标准列出数字化工作流程中生成的过程记录表，并提供以往项目中开展数字化工作的填写有内容的样表照片作为样例。

2.针对西湖区档案馆工作现状及两大评价工作结果，根据国家级数字档案馆测评标准及档案工作指数评价工作标准及《全宗卷规范》等，完善馆藏全宗卷内容及各项工作台帐。全宗卷分类符合相关要求，并附有以往项目中编制的能够展示全宗卷整理各个环节成果的照片。

3.严格管理，明确责任，落实安全保密机制和质量管理机制，确保档案原件和信息的安全，建立完整、规范的工作记录。应明确工作记录编制所依据的标准并列出，同时附以往项目中编制的要素填写齐全的表单照片。

（二）档案质检与提升服务质量检查业务要求

档案质检提升服务分馆藏档案质检提升与进馆档案质检两大模块内容。以下业务要求，馆藏档案质检提升服务须全部严格参照执行；进馆档案质检则执行质检部分要求，在完成一个全宗的质检工作量后即时将质检结果反馈至西湖区档案馆项目管理人员，以便进行后续工作流程。

1.档案出库与管理

中标人应指定专人与西湖区档案馆项目管理人员办理档案借调手续，并由专人管理出库的档案实体。出库时填写《档案出入库登记表》，档案出库后，档案安全工作由中标人负责，应严格遵守国家法律法规及西湖区档案馆有关加工场所管理的要求，档案工作场所不能过多放置档案。

2.档案实体质量检查及整改

对案卷内的档案情况进行检查，重点检查档案立卷（组件）、档号编制、页码编写、案卷装订、案卷封面及备考表填写等环节是否科学规范、齐全完整，有无金属物和破损、虫霉情况。凡有档案实体整理不符合业务规范要求，须形成检查记录并进行整改。在质量检查过程中发现工作要求不明确的，应立即报告档案馆项目管理人员，不能私自处理。

（1）对一卷多宗、一号多卷等情况进行调整和注记，对档号编制不规范的进行相应完善。

（2）对未编页号或页号编制不规范的案卷重新编号，筒子页按正、反两面顺序编制两个页号，折子页按自然折页编页号。

一份文件在卷内被其他档案材料分开导致排列位置不连续，必须调整文件顺序，由此造成页码不顺的，需就受影响的部分重新编号。遇有特殊情况，由西湖区档案馆项目管理人员决定是否重新编号。

（3）逐卷拆除档案中的金属物（如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），注意保护档案不受损害。

（4）对案卷装订有错漏、颠倒等不规范情况的重新装订，并尽可能利用原孔装订，做到整齐结实，不掉页、不倒页，不压住文件字迹，对不规范的文件应适度镶边后再装订。

（5）对卷内目录、归档文件目录编制不准确、不规范的进行简易处理，对备考表信息不完整的进行补充完善。

（6）检查案卷封面和脊背填写不规范、不完整的进行完善。

3.文件级目录数据的质量检查及整改

以档案实体为依据，检查计算机文件级目录数据的完整性、规范性与准确性，确保档案实体和文件级目录数据一一对应。

对计算机文件级目录数据中档案内容著录不完整、不准确、不规范的，须进行修正或重新著录；对于数据库内无目录的，须对照档案实体内容进行补录。凡文件级目录数据有修正、重新著录、补录等情况的，须做好相关登记。应明确著录所依据的标准，列出档案著录项目清单，并对不同级别著录项目进行列表等方式的说明及举例。

4.档案扫描件的质量检查及整改

以档案实体和质检整改后的文件级目录数据为依据，检查档案扫描件，确保每一件图像文件的内容及命名与目录数据一致，实现档案实体、文件级目录数据与图像文件的三统一；对于有档案实体及文件级目录数据，但缺少扫描件，或扫描件不完整，或图像质量不高等情况，须进行补扫或重扫，图像排列顺序与档案原件不一致的进行调整，采用彩色模式进行扫描，原始图像扫描为TIFF或者JPG格式，分辨率选择≥300dpi。

5.档案归还入库

档案案卷质检整改完成后，中标人应及时归还，并对需要归还的档案实体进行自检，逐卷清点，按数量、状况与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应追究法律责任；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，必须重新进行处理。档案装订应保持档案原貌，按照档案原有的装订方向和装订孔位进行，力求保护档案原件。

中标人在归还档案实体时应配合西湖区档案馆项目管理人员一起做好实体档案的清点交接工作，并做好移交记录。

6.质检成果验收及移交要求

对已完成纸质档案质量检查整改的档案实体、文件级目录数据、档案扫描件，中标人须依据相关业务标准与规范，进行自检。自检合格后，以全宗为单位分批递交西湖区档案馆验收。

（1）档案实体质检整改成果验收。对档案实体进行逐卷清点验收，完成质检的档案档号编制应唯一、科学；卷内文件排列有序；档案格式符合国家、行业标准，装订美观、卷（件）内各页顺序正确、不压字、不倒页、不漏页。

（2）文件级目录数据质检成果验收。以抽检方式进行，抽检比例不低于20%。要求档案实体与文件级目录数据著录项目内容准确，全宗号、档号、题名、日期等关键性字段的合格率应为100%，其他字段的抽检合格率均不低于95%。

（3）档案扫描件质检成果验收。以抽检方式进行，抽检比例不低于20%。要求扫描件与档案实体、文件级目录数据一致，合格率应为100%。

（4）质检成果移交：移交内容包括符合本项目要求的文件级目录及原文数据、质检工作文档（包括工作日志、产品质量检验、验收记录等）。本项目各工作流程所形成的管理台账、报表等，在验收合格后必须向档案馆以数字形式及纸质形式移交。

（三）工作质量保障要求

1.中标人应在签订合同后5天内，向采购人提供项目实施方案、计划、作业人员数量、岗位安排、项目管理流程、人员管理制度、安全保密制度、质量保障措施等项目进度规划。工作人员及质量整改工作必须的设施、设备等应在合同签订后5天内，进入加工场所并开展档案质量整改工作。

2.质量自检：中标单位必须建立严格的质量检测体系，对质量检查后的实体和数据进行自检，自检达到西湖档案馆的相关质量标准后，才能提交验收。

3.过程管理：中标单位在档案质量检查各环节中均应进行详细的登记，建立工作日志，完工验收时应提交工作日志、 质量检验、验收记录等资料。

4.投标单位需在投标材料中详细说明拟采用的质量检查质检方案。

（四）项目管理要求

中标人应严格遵守国家档案局印发的《档案服务外包工作规范》等相关规定和西湖区档案馆的各项规章制度。档案质检整改工作必须在档案馆指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案,如有违法者，将追究法律责任。中标人应与采购人签订保密协议，同时应做到：

 

1.中标单位在签订合同时应成立项目组，配置项目经理，未经采购人同意不得随意更换项目经理，若项目经理不能满足采购人工作需求，应按采购人要求及时更换。

2.中标单位应列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、项目组人员配备、操作人员岗位职责、档案实体及数据安全保密措施、质量保证措施等。

3.工作现场安装视频监控系统，由采购人对本项目实施的全过程进行实时监控。录制现场视频的移动硬盘和视频监控由采购人提供，中标单位定期向采购人移交监控录像数据，以确保本项目的顺利实施。

4.工作现场布置要协调、整齐，外包公司名称、工作区域均标识清楚、管理有序。工作人员要求统一着装、挂牌上岗，并遵守国家有关规定以及采购人各项规章制度，不得在工作区内喝水、进食、吸烟等，严禁携带火种进入工作场所，并保持场所干净、整洁。

5.整个项目实施过程中所需的软硬件（包括电脑、服务器、交换机、硬盘等）由中标方提供，须安全可靠；整个项目所需的其他耗材如卷皮、目录纸张、备考表、装订线等由中标方提供，应符合国家标准和档案用品规范。

（五）档案安全保障要求

中标单位须严格遵守《中华人民共和国档案法》和国家、省、市及杭州市档案馆相关保密规定和规章制度，自觉接受采购人的监督和检查，质量检查工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。如有档案遗失、损坏等情况，采购人将视情节轻重而定，轻者经济赔偿，重者将追究中标单位的法律责任。中标单位应与采购人签订保密协议，同时应做到：

1.中标单位应对驻场工作人员进行严格的审查，签订保密协议，加强对工作人员的保密教育，相关结果报西湖区档案馆备案。

2.建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

3.不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在工作过程中，中标单位不得丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于中标单位过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，中标单位应承担一切责任。

4.中标单位对项目的各个环节均应进行详细的登记，形成工作日志并及时整理、汇总、装订成册，建立起完整、规范的工作记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

5.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、相机、mp3、mp4及其他移动存储介质。

6.项目实施过程中须通过专业软件封闭数字化设备的信息出口（光驱、USB端口等），以确保保密安全。各台计算机和服务器上的所有相关档案信息，未经档案部门主管同意，任何人不得擅自修改、删除和拷贝。

7.分批验收进行成果移交时，加工现场内所有纸质材料的销毁及工作站上的数据的清除必须在西湖区档案馆项目管理人员的现场监督下进行。项目验收通过后，中标人存储数据的硬盘须拆下交给采购人留存，中标人及其服务人员均不得留取任何加工数据。

8.项目完成后，双方均对本项目的技术情报和数据资料承担保密责任。

五、遵循的标准规范

严格按照以下档案、保密法规制度和业务标准的规范要求来完成本项目：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《中华人民共和国保守国家秘密法》

3.《中华人民共和国档案法实施办法》

4.《中华人民共和国保守国家秘密法实施条例》

5.《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)

6.《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)

7.《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委发[2003]4号)

8.《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7号)

9.《文书档案案卷格式》（GB 9705-2008）

10.《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）

11.《科学技术档案案卷构成的一般要求》(GB/T 11822-2008)

12.《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局第79号令）

13.《会计档案案卷格式》(DA/T 39-2008)

14.《档号编制规则》(DA/T 13-1994)

15.《档案著录规则》(DA/T 18-1999)

16.《中国档案机读目录格式》(GB/T 20163-2006)

17.《纸质档案数字化技术规范》(DA/T 31-2017)

18.《纸质档案抢救与修复规范》（DA/T 64）

19.《档案服务外包工作规范》（DA/T 68-2020）

20.《档案修裱技术规范》（DA/T 25-2000）

21.《全宗单》（DA/T 13967-2008）

22.《全宗卷规范》（DA/T 12-2012）

23.《照片档案管理规范》（GB/T 11821—2002）  

24.《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）

六、商务要求

（一）交货(服务)时间及地点

(1)交货(服务)时间:2024年6月30日前完成年度项目服务并移交经采购人验收合格的档案实体、目录数据、扫描件及工作文档。

(2)交货(服务)地点:杭州市西湖区档案馆指定地点内。

(3)付款方式：合同签订后5个工作日内支付预算金额的40%作为预付款；2023年11月30日前支付按实际服务量结算金额，此笔款项最高不超过预算金额的30%；2024年6月30日前按实际服务量结算金额支付剩余款项。合同最终结算款项不超过预算总金额。

（二)质保期及售后技术服务要求

(1)质保期:1年；项目验收合格并交付使用后，由中标人提供1年免费质量保证及售后服务,包括但不限于目录校对等工作,确保数字化加工成果长期可用，并在1年期满后继续无偿提供有效的技术支持方案。

(2)提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务,全方位响应。

(3)售后服务方式及响应时间:采用现场维护方式,中标人24小时热线响应，在接到电话要求后必须在4小时内到达用户现场服务，最迟在1个工作日内进行上门服务。

(4)售后服务问题解决时间:一般问题在4小时内解决,严重问题及时提出可接受的解决方案和服务承诺。

(5)保修期内对故障硬盘提供免费补充备份服务。

(6)售后服务外的服务承诺:长期给予电话、电子邮件等技术支持。

(7)投标人应提供技术支持方案,内容由投标人根据实际选择以下要点:服务机构(维保点)的地址、人员状况、维修能力、联系方式,营业执照、公司资质材料、相关案例等。

(8)完整准确地表述投标人可能增加的服务承诺等。

(9)明示服务承诺可能涉及的前提设定和费用,否则将被认为是无条件和免费的。

(10) 投标人自行列出其他售后服务承诺内容。

七、服务团队人员要求：

1、服务团队人数不少于20人。

2、驻场人员人数不少于15人，并明确各驻场人员的工作内容。

3、项目负责人具有大学本科及以上学历同时具有副研究馆员（及以上）职称，5年以上档案馆项目服务经验，具有保密培训证书。

4、驻场项目组长3名，分别负责管理整理组、数字化组、质检组工作，大学本科及以上学历且有档案中级及以上职称，具有档案馆项目服务经验，具有保密培训证书。

5、编研人员要求档案专业全日制本科毕业且有档案中级及以上职称，具有保密培训证书。

6、所有派驻人员需要配合采购人通过政治审查，提供劳动合同复印件及最近三个月社保记录至甲方备查。

八、其他说明

1.要求中标人在签立合同时成立项目组,指定专人负责该项目,确定操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

2.合同签订后中标人在规定时间内,将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。

3.采购人无偿提供项目场地,中标人的人员应服从西湖区档案馆的管理包括作息时间、节假日安排、工作安排、规章制度等。

4. 投标报价是履行合同的最终价格，包括人工费、设备费、印刷费、差旅费、质检验收费、后续服务费等一切与本项目有关的费用。

5.安全保障方案：投标人须确保服务数据及防疫等得安全保障工作，并提供切实可行的方案。

6.报价清单

序号	服务内容	计量单位	预估工作量	综合单价（元）	小计（元）	备注
1	质检及条目 整改著录	页	3100000
2	档案整改扫描	页	1590000
3	照片档案整理	张	30000
4	录像（数码） 档案整理	件	2000
5	实物档案整理	件	1500
6	全宗卷整理	个	30
7	编研材料	项	10

注：本项目按以上7项目服务内容进行综合单价报价，结算时按实际工作量结算（最高不超过本项目预算价），其余与本项目相关的服务均包含在以上7项综合单价中，投标人自行综合考虑，合同执行期间不得另行提出其余收费要求。