招标文件
采购需求
一、项目名称：湘乡市民政局2003-2022年婚姻登记档案电子化项目
三、项目概况：对湘乡市民政局2003-2022年婚姻登记档案进行数字化扫描加工，并将扫描后的数据化成果挂接录入到全国婚登信息登录系统中的档案管理系统，实现数字化档案的正常利用。
四、服务期限：合同签订后1个月内完成本项目。
五、服务内容及加工流程要求：
内容包含两部分工作内容:一是将现存纸质婚姻登记档案进行数字化加工并形成数字化档案副本;二是婚姻登记管理信息系统应具备电子文件归档功能，自动生成电子档案。以上电子文件均需符合《婚姻登记档案管理办法》关于归档范围、内容、格式等要求。冷静期结束后办结离婚登记的,离婚登记材料纳入归档范围。不具备电子档案形成及管理功能的婚姻登记管理信息系统应尽快进行升级改造，相关功能应满足《电子文件归档与电子档案管理规范》和《政务服务事项电子文件归档规范》的要求。
档案数字化的基本环节主要包括：2003-2022年婚姻档案前处理、信息录入、婚姻登记档案扫描、图像处理、数据挂接、档案耗材等。档案数字化的各个环节均应进行详细的登记，并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，便于查询、数据管理和数据移交。档案数字化处理的每个工作环节，必须实行严格的登记制度。
1、项目参考及依据的标准：
《中华人民共和国档案法》
《中华人民共和国保密法》
《国家秘密载体印制资质管理办法》（国保发〔2012〕7号）
《国家档案局办公室关于印发〈档案数字化外包安全管理规范〉的通知》（档办发〈2014〉7号）
《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）
《纸质档案数字化规范》（DA/T 31-2017）
《档案著录规则》（DA/T 18-1999）
《档案修裱技术规范》（DA/T 25-2000）
《民政局档案工作规定》
《全国婚姻登记档案电子化工作规范（试行）》
其他有关国家标准、档案行业标准等规范性文件
2、数字化技术要求：
（1）前期准备：布置数字化加工现场，制定项目数字化加工流程、每个步骤的详细标准、数字化加工现场管理制度、与员工以及客户签订三方《保密协议》。
（2）制定项目加工需要的《项目加工流程单》、《档案借阅单》、《工作交流单》等，制定针对本项目的《档案数字化加工标准》并提交采购人签字确认后实施。
（3）档案的接收：按照《档案著录规则》（DA/T 18-1999）等要求，将档案分阶段分批次列出《档案数字化加工移交批次目录》，详细记录本批次领取批次号、盒号、案卷号、卷数、页数等相关信息。每批次提交档案资料量为7天工作量，并于7天内将所有档案资料归还采购人。
（4）移交领取要求如下：档案资料到达加工现场时，即刻开始清点，不允许延后，当天到达的档案，当天必须填写档案明细表和分类统计表（按照规定模版填写）。清点资料时切勿用力翻扯，不允许裸手直接接触资料。
①资料清点时必须至少同时有两人在场，不允许单人操作。
②清点结果第一时间报送采购人指定的档案管理人员确认、登记，形成双方《档案交接单》。
③将借出的档案案卷按照年代、类型与保管期限等分门别类放置入档案加工现场的档案柜或者周转箱中，并加贴标签注明档案的相关信息，为保证实体档案不出现混淆现象，应于每工作日结束前将同一批次周转箱中档案加工完毕。
3、婚姻登记档案前处理：数字化工作开始前,检查实体档案纸张质量,对损坏档案进行修裱、核对并修改原页码及目录、拆除装订等。
4、信息录入：将处理完成的实体档案信息以卷为单位录入至婚姻登记系统中，保护（婚姻登记机关所在行政区划代码、婚姻登记机关名称、部门代码、事项代码、男女双方姓名、身份证件类型代码、双方身份证件号码、双方出生日期、业务类型、登记证字号、登记时间、全宗号、档案门类代码、年度、保管期限、案卷号、件号、档案页数、整理人姓名、文件路径等）
5、婚姻登记档案扫描：按照湘乡市民政局要求进行扫描，因纸张很旧，存在纸张薄、脆的情况，需使用平板扫描仪进行手动扫描。以300DPI的分辨率进行扫描。扫描完成后，应按照档案装订规范进行装订，装订前要对档案进行全面检查，按原孔对照装订，不能重新打孔，并保持档案页面排列顺序不变，不掉页，保持资料右边和底边整齐。如确需重新打孔，需向采购人申请同意后才可进行。
6、图像处理：对扫描后的图片文件进行图片处理，对出现偏斜的图像进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准：对图像文件页面中出现影响图像质量的杂质，如污点、黑框、黑线、指印等均进行清除：对扫描后的图片文件不清晰的，进行对比度和亮度调节。
7、数据挂接：将电子数据挂接到婚姻登记系统中，并与上传的电子目录信息相对应。
（1）档案扫描完成后，需要对照实体与原有目录对条目录入信息及影像进行一一核查。其中，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。
（2）为确保数据挂接的正确性，应确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应，确保加工扫描成果在用户所使用的档案管理系统中有效检索和显示。
（3）数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库,通过质检环节确认为合格后，通过专业批量挂接软件上传到档案管理系统中，实现图像文件与案卷级、文件级目录数据库的批量、快速挂接；实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，并加入对应的电子地址信息等。要求档号、控制符、题名、数据挂接准确率、图像完整性达到100%。
8、档案耗材：包含牛皮纸、档案目录册、棉线、A4白纸、胶水等档案用品、耗材等。
9、装订还原：
（1）在对档案原件进行扫描、图像处理、图像质检后，需要对拆分的案卷进行逐卷的装订，在恢复装订时，按照档案原有的装订痕迹进行，不可更换装订位置。
（2）遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页以下边缘对齐。
（3）装订需采购专业装订线进行装订，不可使用金属或塑料装订物，如原始档案中发现金属或塑料装订物的应予以剔除。
（4）保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不得压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。同时，案卷备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用黑色档案专用水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不准出现涂改的现象。
（5）将档案卷入盒，需要更换档案盒的在更换新盒后按要求在档案卷盒封面上填写相应内容。
10、还卷入库
还卷的流程：
（1）项目主管负责对出场的档案实体进行《出场单》登记（包括出场日期、全宗号、年度、起止卷号、所还卷数等信息），并由项目主管和还卷入库人员共同签字确认；
（2）还卷入库人员负责填写《还卷单》相关信息，包括还卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所还卷数等信息，项目主管共同对出场的档案实体进行逐卷的清点，最后需要由还卷入库人员和项目主管一起进行签字确认；
（3）档案管理人员陪同、跟踪、监督还卷入库人员将档案实体从加工现场运送到用户库房的全过程；
（4）档案管理人员对进入库房的档案实体进行入库登记（包括入库日期、全宗号、年度、起止卷号、入库卷数等信息），并由档案管理人员和还卷入库人员共同签字确认；
（5）档案管理人员在《还卷单》中签字确认。
在数据验收合格后，按批次对档案实体进行逐卷清点，按档案数量、卷内文件目录、页数与顺序、文件状况、装订要求等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、卷内文件颠倒等情况，要重新进行处理和无条件整改。
归还每批实体档案时，提供每批档案扫描加工流程汇总报表和工作日志表，随同实体一起交接，并做好移交记录。经档案管理人员核对后入库上架。
11、数据备份：数据备份的对象为经验收合格后完整的电子文件，在备份前，应仔细验证备份数据的完整性、真实性与可读性，确保可与档案管理系统挂接并提供检索利用。在对备份数据进行对比质检前，应多次备份，不允许随意删除，为保证数据安全，存储介质由采购方提供。
12、数据验收：采购人以抽检方式检查目录数据、图像数据的质量。包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。
（1）数据抽检的比率不得低于5％。
（2）目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”。数字化转换质量抽检的合格率达到100%时，给予验收“通过”。
（3）合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%。
（4）填写数据验收登记表单，记录验收结果。
（5）验收结论必须经过审核、签字后方有效。
15、成果管理：所有数字化加工后的目录数据及电子文件，必须完整无误导入到档案管理系统中或保存在硬盘中，确保查询利用，其中所有的目录数据和电子文件同时用移动硬盘一式两份的方式提交采购人转存。
六、项目实施要求：
1、实施人员要求
（1）服务方在项目实施过程中需要提供一支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，团队人数不少于15人，团队负责人应具备相应的管理能力和行业工作经验，熟悉档案信息化加工系统的操作应用，需提供详细的团队名单及个人简历供采购人审核。
（2）岗位培训：服务方负责有计划地对员工进行安全保密知识培训以及相关档案整理装订扫描业务的培训；采购人可对服务方工作人员的工作业务能力进行考核，如不合格者，可要求调换。
（3）服务方应保持岗位工作人员的稳定性，不得随意调换各岗位人员，因工作任务造成调整时，须征得采购人同意。
2、设备要求:采购人提供不低于2条生产线的场地供服务方使用，服务方应根据场地、工期等严格开展工作，以下设备由服务方提供，设备要求如下：
（1）电脑：数量不少于10台，22寸以上纯平液晶显示器，4G以上内存，1TG硬盘，windows XP操作系统；基本办公软件（如Office 2003，ACDSEE）；扫描仪图像采集软件（配扫描仪的电脑需独立显卡）；处于保密考虑，电脑硬盘所有权属采购人所有，扫描结束后电脑硬盘拆除移交采购人，由采购人等价置换。
（2）高速扫描仪：提供满足工作量需要的A3平板扫描仪，数量不少于2台（需配备带A3平板的平板扫描仪）。
3、加工管理要求：
（1）服务方应建立完善的数字化加工现场管理制度，并在现场张贴制度展板，对于员工的日常工作行为进行严格监管。
（2）组织实施要求：服务方应结合采购人的档案管理制度制定一套符合完成本项目工作实际的档案整理、电子化等的管理规定及操作流程，以确保档案装订规范、电子化质量达到品质要求、档案材料安全和项目任务的完成。
（3）作息时间：要求实施每周5天工作日制；上午：8：00-12：00，下午：2：30-6：00（特殊情况应加班完成工作任务，可根据采购人要求对作息时间做适当调整）。工作人员上班时间应佩带工牌。
4、安全保密要求：服务方应严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和采购人的有关规定（另行签订）。档案扫描工作需在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。服务方应做到：
（1）服务方参与本项目的所有工作人员需提供本人身份证明，必要时提供政审材料，并登记备案。服务方需向采购人提供以下资料：《数字化处理工作人员登记表》（每人一式一份），工作人员身份证复印件（每人一式一份），工作人员档案岗位资格证书复印件（部分人员一式一份）。
（2）项目实施过程中，服务方如需更换、增加工作人员，需提前一周向采购人提供拟加入人员的资料，取得采购人签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本项目实施岗位的人员，服务方需在人员离岗后一周内，在采购人保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。
（3）服务方参与本项目的工作人员需接受采购人组织的档案保密安全教育，并自觉学习保密知识，严格遵守《档案法》、《保密法》及其他有关法规，严防泄密现象发生。
（4）除钥匙及眼镜等外，服务方工作人员未经采购人同意，不得将手袋、提包、钱包、磁盘（含U盘、软盘、硬盘等）、刻录光盘、手机、MP3、MP4、报刊、纸张及其他随身物品带入数字化处理工作室，也不得将工作室的物品擅自带出工作室外。
（5）未经采购人批准，服务方不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。
（6）服务方工作人员剔除同一案卷内的重复文件需经采购人有关人员审核同意方可实施。
（7）数字化处理工作室内的废纸需集中放置，服务方每星期清理废纸不能超过一次，清理时要有专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。
（8）服务方工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的国家秘密，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。
（9）服务方及其所有工作人员需向采购人提供书面保密承诺。
七、其他要求及说明
1、采购人提供合适的扫描加工的工作场地、桌椅。
2、服务方提前提供采购人工作场地需要的电力参数，以便采购人配置用电安全设施。
3、质量自检：服务方需建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行认真负责的自检，自检达到数据质量标准后，才能交付给采购人验收。
4、技术支持和售后服务：服务方须提供从项目整体验收合格之日起，提供一年的质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，服务方负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，全方位响应需求。在2小时内到达现场，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，需采取临时应急等措施，以保证采购人的正常使用。维护期满后提供的技术支持和维护，只收取成本价。三年内如因采购人自身系统升级而需要进行档案扫描数据的升迁，需要配合系统开发商提供免费数据升迁服务。为故障光盘提供补充刻录服务。
5、服务方需及时将项目实施情况汇报给采购人，及时告知项目实施过程中存在的各种风险及防范措施，定期向采购人提交工作进度报告。
八、付款方式：具体见双方签订的采购合同。
1、本项目采用费用包干方式，投标人应根据项目要求和现场情况，详细列明项目所需的所有费用，如一旦中标，在项目实施中出现任何遗漏，均由成交人免费提供，采购人不再支付任何费用。
2、投标人在投标前，须踏勘现场，有关费用自理，踏勘期间发生的意外自负。
3、服务期间服务公司必须与每位作业人员签订劳动合同；提供劳动安全保障；注重文明作业，安全操作，作业时发生任何安全事故均由服务公司负责并承担一切责任。
4、因服务公司管理不善或操作不当等原因造成的一切安全事故并对服务公司或第三方造成人身、财产损害的，由服务公司承担全部责任并负责善后处理，甲方概不承担任何责任。
5、违反劳动法、法规或规章，不能妥善解决与作业人员之间劳资争议并造成恶劣影响的。
6、服务公司必须遵循“整体运作、统一管理、薪金到人、意外险到人”的原则，如果发现拆整分包或整体转包等违法违规操作的，甲方有权终止合同的进行。
7、本方案未尽事宜，双方在签订合同时明确。
十、对于上述项目要求，投标人应在投标文件中进行回应，做出承诺及说明。
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