采购项目技术、服务、政府采购合同内容条款及其他商务要求

一、项目概述

为贯彻落实习近平总书记在二十大报告中提出的增强中华文明传播力影响力。坚守中华文化立场，提炼展示中华文明的精神标识和文化精髓，加快构建中国话语和中国叙事体系，讲好中国故事、传播好中国声音，展现可信、可爱、可敬的中国形象。加强国际传播能力建设，全面提升国际传播效能，形成同我国综合国力和国际地位相匹配的国际话语权。深化文明交流互鉴，推动中华文化更好走向世界，现对2023首届新兴国家国际影像传媒文化论坛服务进行竞争性磋商采购。

二、技术、服务要求：

1、服务内容

1.1.磋商供应商根据论坛策划方案，做好会务保障方案，会务保障方案包括但不限于：①主会场布置②现场氛围营造③音响设备保障④摄影设备保障⑤视频会议设备保障⑥会场安全保障⑦会场卫生保障⑧嘉宾交通、食宿保障⑨活动成果汇编送至有关重点部门等内容。

1.2.供应商根据拟定的论坛策划方案、会务保障方案，提供详细的经费预算方案，经费预算不得超出供应商报价及项目采购金额。

1.3.供应商须根据论坛策划方案、会务保障方案按时做好相应准备工作和论坛现场执行和服务保障工作，重点做好嘉宾的接待工作。

2、服务要求

2.1.论坛会务保障要求

（1）协助采购人邀请政界、商界、学界、资界、业界专家参与论坛相关活动。

（2）负责现场参会专家、学者的国内往返交通（包含机票、高铁票、车票等）。

（3）负责所有外地来德嘉宾活动期间在德的食、宿（嘉宾住宿酒店须提前报送至采购人处进行确认）。

（4）负责论坛筹备和实施期间所有工作人员的工作餐。

（5）负责重要参会领导嘉宾活动期间在德的统一交通包括但不限于：车站接送、机场接送、参加论坛开幕式、德阳市内考察等活动，所有车辆必须保证手续齐全，均配有具备营运资格的驾驶员，且车况良好。（所有驾驶人员及营运车辆应由供应商负责筹备，人员及车辆正式开始接待前必须出示：驾驶证、车辆行驶证、道路运输经营许可证、道路运输证、道路运输从业人员从业资格证、等相关手续资料，若任意一项不符合要求，采购人有权要求供应商更换人员或者车辆，若供应商不予配合，采购人有权扣减合同金额，每次2000元。）

（6）负责会场的布置包括但不限于：签到背景板、会场背景板、音响设备、摄影设备、视频会议设备、鲜花、茶水、桌椅、座签等。（会场布置所需设备物料应由供应商负责筹备，音响设备、摄影设备、视频会议设备在论坛开幕式之前须经采购人现场测试效果，若达不到预期效果应及时更换，若供应商不予配合，采购人有权扣减合同金额，每次2000元。）

（7）负责论坛主持人、摄影、摄像、音响、灯光、速记等专业人员的组织筹备工作。

（8）负责协助采购人对接公安机关进行道路秩序维护及现场秩序维护。

（9）做好开幕式会场及论坛会场的保洁工作，保持地面洁净、无烟头、纸屑、杂物等，发现污渍及时清扫干净。

（10）活动成果汇编(包含旌阳区介绍、开幕式、闭幕式、论坛期间精彩发言等全套文字材料和影像材料)须由供应商按照各部委的接收要求整理并调整，最终递送至中国外文出版发行事业局、国家发展和改革委员会、国家粮食和物资储备局、应急管理部、农业农村部、工业和信息化部、文化和旅游部、中华全国妇女联合会、中国社会科学院、国务院发展研究中心、新华通讯社、国家能源局、中国气象局、国家国际发展合作署、国家卫生健康委、生态环境部、国家安全部、国家广播电视总局、民政部，教育部等相关国家部委。

2.2.负责做好会场氛围营造及论坛所需材料的准备。

（1）负责会场背景板、签到背景板、酒店欢迎条幅、引导水牌、参会证、接机牌、道旗等会场内外物料的设计及制作。

（2）负责邀请乐队为开幕式进行暖场。

（3）负责开幕式场地裸眼3D大屏的对接工作，保证开幕式当日能够顺利使用裸眼3D大屏，为论坛活动营造氛围。

（4）负责准备不少于300份论坛会议材料。

2.3.服务团队要求

会议期间，供应商应至少保证15人（不含会场保洁、安保人员、车辆驾驶员、摄影、摄像、音响、灯光、速记）的会务服务团队，且安排人员驻守接待酒店负责房间分配、证件发放、协助办理入住等相关保障工作。

2.4.工作时间安排

供应商应合理安排工作进度计划，提前完成会务保障策划方案和经费预算方案报采购人审核，经采购人审核通过后，在会议召开前一天完成会场布置、氛围营造工作，具备论坛活动开展的相应条件。

3.其他要求

3.1本次论坛需要的所有设计服务、物料、摄影设备、摄像设备、视频会议设备、人员、车辆、酒店住宿、餐食、专家学者的国内往返交通、会场对接、会场租赁等均由供应商负责组织筹备，费用均包含在采购预算之内由供应商支付。（采购人主动要求自行筹备的除外）。

3.2完成本次论坛所有需求所产生的费用均包含在采购预算之内，采购人不再另外支付任何费用。

三、商务要求

1.服务期及地点

1.1服务期：合同签订之日起至论坛活动结束。

1.2服务地点：开幕式举行地点为文德会展中心，论坛活动及闭幕式举行地点在红光印象。

1.3会议规模：总人数（主论坛+分论坛）不超过300人。

1.4会议时间：共三日（含开幕式、闭幕式）。

2.付款方法和条件：

双方签订合同后支付合同价的30%作为预付款，论坛策划方案经采购人审核通过支付至合同价的50%，供应商进场并开始布置现场时支付至合同价的70%，项目履约验收完成后支付至结算审定金额的100%。(以上每个阶段付款前，供应商应按照采购人要求提供完整的请款资料及增值税发票)。

3.验收

履约验收标准、时间及方式：供应商履约完成后，由采购人组织，严格按照政府采购相关法律法规和《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》（财库〔2016〕205号）的要求及政府采购合同规定的技术、服务、安全标准进行验收。

4.未尽事项合同约定。