采购需求

为进一步加强会议经费管理，以适应当前形势发展需要，做好会议服务工作，根据《广西壮族自治区财政厅关于开展2023-2024年会议定点场所政府采购工作的通知》（桂财行【2022】30号）文件精神，宁明县财政局委托云之龙咨询集团有限公司以公开招标方式选择不少于3家中标人。

 

一、项目概况：

本项目宁明县2023-2024年会议定点场所采购，通过公开招标程序确定宁明县本级2023-2024年会议定点场所的中标人及其服务内容、服务价格、服务承诺等内容。

二、采购服务内容：

1.服务内容：为宁明县单位一类、二类、三类和四类会议提供客房、会议室、会议餐饮等服务，会议分类如下：

一类会议：党代表大会及其全会、人民代表大会、政府全会、政协全会、纪委全会。

二类会议：县人大常委会；县政协常委会；县各民主党派、工商联和群众团体代表大会；县委、县政府召开的会议；各单位以县委和县政府名义召开的，要求各部门负责人同志参加的会议。

三类会议：县直各部门召开的全县工作会议。

四类会议：是指除了上述一、二、三类会议以外的其他业务性会议，包括县直各单位及所属各种学习班、座谈会、纪念会、研讨会、各部门召开的表彰总结会（县委、县政府联合召开的除外），县本级财政原则上不额外安排会议经费，均由主办单位自理。但根据工作需要，经县委、县政府批准的四类会议，可适当安排会议经费。

2.宁明县范围内宾馆、饭店、招待所，若满足本次招标采购的采购投标人资格要求、能够接受本次定点场所政府采购的价格，并能提供不低于本次招标采购投标人资格要求中相应数量规模的协议客房、会议室的，均可参加本次定点场所政府采购。

三、采购服务有效期：

本期宁明县2023-2024年会议定点场所采购有效期：服务期限自宁明县财政局下达正式文件至2024年12月31日止，具体以宁明县财政局下达正式文件中的执行时间为准。期间如因政府采购政策或集中采购目录调整等影响本项目的执行，本项目将作出相应调整或即进终止。若无政策变化，到期后仍继续执行至新一期会议定点场所采购项目生效之日。采购人在有效期内购买会务服务工作，必须从中标人中直接选定供应商，并按规定签订会务服务工作合同。

四、确定会议经费采购标准限额

1、本次采购所指会议经费包含客房费、会议室租用费、会议餐饮费。

2、客房按套间、单间、标准间门市价优惠后的协议价来报价，会议室按大会议室、中会议室、小会议室门市价优惠后的协议价来报价；

3、本项目采购报价说明标准为：客房投标报价以“元/间.天”为单位进行报价，会议室投标价报价以“元/半天”为单位进行报价，会议餐饮以“元/人.天”为单位进行报价。

4、投标人须结合自身实际经营状况，按本次招标的招标文件所要求填写的报价表进行报价，对于报价表中所含的其自身经营状况中未涉及项目的报价应留空（标准间协议价除外）。

5、最高限价：

（1）住宿费280元/间.天；

（2）一类会议伙食费140元/人.天；二类会议伙食费130元/人.天；三类会议伙食费120/人.天；四类会议伙食费100/人.天。

（3）会议室租用费:大会议室4000元/半天，中会议室3000元/半天，小会议室1000元/半天。

（4）评标时评标委员会将按投标人客房标准间(元/天)、小会议室(元/半天)及二类会议餐饮(元/人•天)的投标报价计算价格分。

投标人必需保证投标报价不超本项目最高限价，且低于市场价和已与本级预算单位签订的协议价，否则即为投标无效。

6、付款方式：采购人或服务对象单次会议服务期在30日内的会议服务项目无预付款；单次会议服务期超过30日的，采购人或服务对象原则上应支付当次会议服务费的30%作为预付款。会议服务费按会议召开单次申请支付，由采购人或服务对象直接支付给会议服务提供商。会议服务提供商在完成会议接待服务后应填写支付申请表并加盖公章后送采购人或服务对象签认，由采购人或服务对象直接向会议服务提供商支付该次会议接待服务费。

五、本项目采购需求详细情况见下表：

1、场所布局合理，方便住宿及会议接待使用。

2、有空调设施，各区域通风良好，温湿度适宜。

3、饭店的建筑、附属设施、服务项目和运行管理符合安全、消防、卫生、环境保护等现行的国家有关法规和标准。

4、设施设备养护良好，达到整洁、卫生和有效。

5、各项管理规章制度健全，特别对于安全保卫问题，要有专门的安全保卫制度以及人员。

6、前厅：

（1） 有与接待能力相适应的前厅，配有时钟、公用电话等，在非经营区设置客人休息场所，配备沙发或舒适的座椅。

（2）设迎宾员，16(7:00—23:00)小时迎接客人；设大堂经理，16(7:00—23:00)小时服务；设值班经理，24小时服务。

（3）提供小件行李和贵重物品寄存服务。有供客人使用的行李车，提供行李服务。

7、总服务台：

（1）总服务台分区段设置接待、问讯、结帐、留言等服务项目，提供24小时服务。

（2）总服务台提供服务项目宣传品、价目表、本市交通图和旅游景点介绍、各种交通工具时刻表。

8、客房：

（1）定点会议场所承办一类会议，应为能够提供至少100张床位（含标准间、单人间）的宾馆、饭店、招待所等，且在人员、设备、资金等方面具备相应能力。定点会议场所承办除一类会议外的其他类会议，应为能够提供至少50张床位（含标准间、单人间）的宾馆、饭店、招待所等，且在人员、设备、资金等方面具备相应能力。会议定点场所按要求提供全部客房和会议室，均设卫生间。标准间面积不小于15平方米（不含卫生间面积），卫生间面积不小于4平方米。

（2）客房配备软垫床、沙发或扶手椅、茶几、衣橱、写字台（或梳妆台）、床头柜、床头灯、台灯、窗帘等配套家具和装饰用品。有空调、彩电、闭路电视系统，可通过总机拨通国内国际长途电话。备有信封、信纸、笔、服务指南、住宿须知、价目表等。

（3）卫生间装有抽水马桶、带台面的面盆、梳妆镜、带淋浴喷头的浴缸（或独立的淋浴间）、浴帘，配备浴巾、面巾、小方巾、卫生用品等。有良好的照明和排风设施。采取有效的防滑措施。24小时供应冷、热水。

（4）提供开夜床、叫醒、送餐、洗衣等服务，24小时供应开水（饮用水）并免费供应茶叶。

（5）客房、卫生间每天全面整理一次，每会或应客人要求更换床单、被罩和枕套，随时补充客用品、消耗品。

9、餐厅：

（1）定点会议场所承办一类会议，需提供不少于200人同时进餐的餐厅，配有专门厨房；定点会议场所承办除一类会议外的其他类会议，需具备不少于80人同时进餐的餐厅，配有专门厨房，有3个以上中、小餐厅（包间），能提供民族餐。

（2）家具、餐具、酒具、用品配套完好，使用布料的桌布、口布、小毛巾。

（3）提供早、中、晚餐，晚餐客人点菜时间不得早于21时结束，并能根据客人需要提供桌餐和自助餐（必须能够提供自助餐）等服务，能提供民族餐。

（4）能提供3种以上风味菜系的菜肴，能提供宴会服务等。

10、厨房：

（1）有符合国家卫生标准的操作间，有足够的冷库。墙壁地面满铺瓷砖（或保洁材料），有地槽、吊顶。全部使用不锈钢工作台及优质的厨柜、厨具、用具，有洗刷、消毒设备。有封闭的垃圾箱。

（2）冷荤间、面点间独立分隔，冷荤间有消毒保鲜设备。

（3）厨房与餐厅之间有隔音、隔热、隔气味设施。

（4）有防蚊蝇、防鼠、防蟑螂等有效措施。

（5）有必要的冷藏、冷冻设施；

（6）有专门放置临时垃圾的设施并保持其封闭；

（7）采取有效的消杀蚊绳、蟑螂等虫害措施。

11、会议室：

（1）定点会议场所承办一类会议，具备能容纳不少于150人的会议室的宾馆、饭店、招待所等，且在人员、设备、资金等方面具备相应能力。定点会议场所承办除一类会议外的其他类会议，具备能容纳不少于30人的会议室的宾馆、饭店、招待所等，且在人员、设备、资金等方面具备相应能力，配有贵宾室、衣帽间（或存衣处）；有各1个以上不同风格的中小会议室（洽谈室，中会议室可容纳100人左右、小会议室可容纳30人左右）。室内配备冷暖空调、沙发、茶几、会议桌椅，茶具用具齐备。大会议室配备满足需要的音响设备，有供租用的多媒体演示设备（电脑、实物投影仪、多媒体投影仪）。

（2）有较宽敞的楼层厅堂和会间客人休息场所。

（3）会议室所在楼层的适当位置设有公共电话，并设置相应数量的男女分设的卫生间。

（4）会议室设专职服务员，能提供做会标、摆花等服务。

12、综合服务：

（1）有多功能厅、健身娱乐场所等，有应急供电专用线和应急照明灯。

（2）提供打印、复印、发传真和电子邮件等商务服务。

（3）提供代售邮票、代发信件、代订机票和车票等服务，根据会议要求能提供医疗服务。

（4）有方便客人投诉的措施。

13、公共区域：

（1）有与饭店规模相适应的停车场，自备（免费）停车位不少于房间数的15%。

（2）有与饭店规模相适应的客用电梯。

（3）室内公共区域有冷暖空调，设置应急照明设施和男女分设的公共卫生间。

（4）楼层适当位置设服务台和公共电话、市内电话簿。

（5）庭院绿化美化好。

14、其他服务要求

（1）中标人应当严格履行接待协议的各项约定，履约情况可作为下一轮次会议定点场所政府采购项目评审依据之一。

（2）中标人需加强对前台接待人员、销售人员和财务人员的培训，使其掌握会议定点场所相关政策及接待协议的相关内容。

（3）中标人在承办各类会议时，需要求客人出示有效证件并登记联系电话，主动提供协议价格、投诉电话。

注：以上第8项至第12项不作为硬性要求,但应具备不少于80人同时进餐的餐厅，配有专门厨房；能提供至少50张床位（含）并有标准间、单人间、普通套间等不同客房房型；具备能容纳不少于30人的小型会议室；申请人结合自身经营状况，如具备则按实际情况提供相关材料，以作为评标依据。

 

六、本项目须遵守的服务标准：

1.中标人必须对所承接的会议接待业务承担保密义务。

2.宁明县预算单位应享受优先预约、会议接待的权利。

3.中标人为本项目设立专门的会议服务方案及接待小组。

4.对于承接的会议接待业务，供应商须应单独建立台账或账户核算。

5.中标人在与宁明县预算单位签订会议住宿合同中，必须列出按照投标承诺价格标准计算出的费用明细清单。

6.中标人应保证设备设施的完好率应在95%以上。

7.投标人所报的价格在服务期内不得以任何理由随意变更。

七、会务服务采购办理程序：

（一）中标人的确定。

宁明县预算单位在宁明县2023-2024年会议定点场所采购有效期内购买会务服务时，从中标人直接选择供应商，按规定签订会务服务购买合同。

1. 宁明县预算单位应将会务服务费用列入部门预算并编制政府采购预算,实施时应上政采云平台政府采购备案系统报送政府采购计划。

2宁明县预算单位根据已备案的政府采购计划登录政采云平台完成会务服务采购，通过网上留痕和记录，实现采购信息公开和透明，相关交易合同平台将推送至广西壮族自治区政府采购网-合同公告相关栏目进行公开。中标人均不得在线下与宁明县预算单位进行会务服务购销业务。

（二）会务费用的结算。

会务费用由宁明县预算单位按会务服务合同与中标人以非现金方式自行结算。

八、协议供货期间的价格和服务：

（一）中标后协议期间的执行价格原则上以中标供应商的中标协议供货价及财政部党政机关会议定点场所管理信息系统公布的最新价格为依据。本次招标的各中标人的中标价格为最高限价，各采购人可以与选定的中标人就实际价格进行协商。

（二）在协议供货期内，如果中标人中标产品、服务发生价格政策调整，须在第一时间向采购人书面申请调整报价，调价后的价格应不高于投标时的承诺，调价后的服务应不低于投标时的承诺。

（三）在其他优惠条件方面，中标供应商不得对采购人实行差别待遇。非政府采购行业的大客户、零售客户等享受的优惠条件，采购人必须同等享受。

（四）中标人和其指定的代理商必须严格执行最高限价承诺。个别中标人因非政府采购行业的大客户采购等情况拟低于最高限价销售的（原则上不得低于协议供货价），须由中标人提出书面申请并说明原因，在得到所在地主管部门正式书面备案后才能实施，未备案而发生的低于最高限价的非政府采购销售案例，一经查实，将按有关违约责任处理。

（五）有关中标人在特定时间举办的促销活动和优惠政策，各采购人有权参加其促销活动和享受其优惠政策。

九、服务要求（商务响应）：

1.应保证采购人获得优先服务的权利，积极主动与采购人配合，并在不超过承诺的期限内完成会议承办工作。

2.应设有固定联系电话及联系人，及时响应采购人的各项要求，并按采购人要求免费提供上门服务。

3.对承办的会议定点业务，单独建立台帐或帐户核算。

4.对采购人的会议定点业务建立采购人档案，开展跟踪服务。同意采购人通过“党政机关会议定点场所管理系统” 对接待党政机关会议业绩进行统计，作为下一轮党政机关会议定点场所政府采购的参考依据。

5.拒绝采购人在协议或承诺范围外提出的不合理要求，防止出现违规现象。

6.投标人可提供的其他服务。

十、其他要求：

1.参加公开招标的会议定点场所供应商按照招标文件的所有相关规定，必须真实地提供企业的相关资质证书，专业人员的从业资格证书及场所、设备等情况，否则将按照有关规定予以处理。

2.信息化水平：具有运行有效的计算机管理系统，能全面覆盖前后台， 数据关联的饭店专用管理信息系统（前台管理系统、餐厅管理系统、财务管理系统、收益分析系统、人事管理系统、工程管理系统、库房管理系统、采购管理系统等）。

3.履行党政机关会议保密要求。

4.本期会议定点协议期满后，将根据本期定点饭店承办会议的情况，服务信誉良好、无有效质疑投诉举报且承诺下期价格和优惠率不变的饭店，报经宁明县财政局批准，并经协议双方协商一致，本轮次的会议定点场所可以续签，直到下一轮次的协议的产生，继续保留会议定点场所资格； 也可自愿退出，会议定点场所资格自动取消。

5.协议期间，若国家、广西壮族自治区及崇左市相关部门出台与会议定点采购相关的政策、规定，按新的政策、规定执行。

6.入围定点饭店在本协议履行期间，一旦发现违规行为且被查实的， 将按照《宁明县本级2023-2024年会议定点场所采购项目招标文件》中违约责任条款进行处理。

十一、监督管理及违规处理：

1.监督与管理：为了保证宁明县2023-2024年党政机关会务服务的质量，做好宁明县预算单位会务服务工作，接受采购人和服务对象对中标人履行采购合同情况的反馈与评价，并将用户反馈和评价情况向采购人和服务对象公开，作为选定中标人的参考。

宁明县财政局有权对中标人进行考核，考核内容包括但不限于服务内容、服务水平、履约能力、成果文件等，并作为下一年度续约的参考依据。

2.中标人有下列行为的，经调查属实，第一次予以书面警告；第二次取消定点场所资格，并不得参加下一轮次的会议定点场所政府采购。

　　⑴无正当理由拒绝接待党政机关会议的；

　　⑵超过协议价格收取费用或采取减少服务项目等降低服务质量的；

⑶提供虚假发票的；

⑷未按规定提供发票、费用原始明细单据、电子结算单等凭证的；

⑸违反其他协议规定事项的。

十二、 核心产品：

本项目为服务类项目，不设核心产品。

十三、 本项目所属行业：租赁和商务服务业。

十四、 验收标准:符合现行国家相关标准、行业标准、地方标准或者其他标准、规范。