采购需求

前注：

本说明中提出的技术方案仅为参考，如无明确限制，供应商可以进行优化，提供满足用户实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案，且此方案须经磋商小组评审认可。

一、采购需求前附表

序号	条款名称	内容、说明与要求
1	付款方式	第1包:分两次支付，第一次预计于2023年6月30日前，第二次预计于2023年11月15日前，每次根据实际验收合格加工量结合成交综合单价据实结算。 第2包：合同签订且具备实施条件后预付合同金额 50%。项目实施完成并经专家验收合格后20个工作日内一次性无息支付剩余合同金额。
2	服务地点	合肥市，采购人指定地点
3	服务期限	第1包：2023年9月30日前完成项目任务，并通过专家验收。 第2包：合同签订后至2023年9月30日前完成
4	本项目采购标的 所属行业	其他未列明行业

第1包：

二、项目概况

（一）项目背景

2023年，合肥市档案馆认真贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要指示精神，围绕省、市档案工作“十四五”规划，通过实施档案保护项目，进一步推动档案馆基础业务建设，不断丰富和完善馆藏数字资源，努力提升科学管理水平，提高为民服务的能力，推进档案馆事业高质量发展。

 

（二）项目目标

通过档案数字化项目的实施，对部分机构改革档案进行规范整理和数字化，对馆藏部分全宗档案数据库进行完善，对馆藏部分档案进行开放鉴定，推动实现馆藏档案整理规范化、服务利用高效化、管理手段现代化，提高档案服务社会各界的能力，为全市各项事业发展建设提供更优质的服务。

（三）项目内容

本项目计划完成档案整理数字化加工任务（主要内容有档案整理、目录著录、全文扫描、元数据校对、OCR识别服务、建立人名索引等），以及馆藏部分档案的清点和开放鉴定，项目涉及多全宗和多种档案类型、资料。

内容涵盖：档案实体整理（纸质档案、声像档案等整理）、机读目录录入、档案全文扫描、合成双层PDF，声像档案数字化、对馆藏档案目录进行目录著录校对、元数据补录完善、建立人名索引，建立相关数据库，挂接或导入档案数字化成果，档案实体清点，档案开放鉴定等。

（四）项目实施原则

项目以安全、规范、高效为原则，立足档案保护、资源服务和业务管理的宗旨，按国家、省、市有关档案的管理规定、工作规范、技术规范、行业标准等，运用计算机技术，方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源。

三、服务需求

本项目所需设施、设备和相关软件均由成交供应商自行提供和部署，工作环境的搭建、工作现场的管理不得违背各项安全规范和采购人的要求。

（一）安全管理

为确保项目过程中档案实体和信息安全，成交供应商的项目安全管理必须严格遵循《档案数字化外包安全管理规范》的要求。如有不遵守《档案数字化外包安全管理规范》的行为，采购人有权解除合同，并报政府采购监管部门按有关规定处理，成交供应商承担由此造成的一切损失。

档案数字化加工和现场管理的各个环节成交供应商均应进行详细登记，每个工作环节均有质检记录，并及时整理、汇总，装订成册。

工作日的每周四下午要有周报上报采购人，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，并移交给采购人。

 

工作人员的个人物品和手机、相机、U盘等通信和数据存储设备必须存放在外（成交供应商自备储物柜），严禁带入加工现场，上述物品在加工现场一经发现，采购人有权解除合同，并报政府采购监管部门按有关规定处理，成交供应商承担由此造成的一切损失。

（二）工作环境

1、项目地点

项目实施地点主要是在合肥市档案馆。

2、为保证信息安全，项目现场必须配备“数字化加工安全保护系统”。数字化加工安全保护系统的客户端软件防护功能要求如下：保护数字化加工

计算机设备，用户开机后自动启动安全防护，强制用户登录客户端；扫描后生成的数字档案自动加密；数字档案浏览、质检等读取操作自动解密；数字档案修图、纠偏等编辑操作保存自动加密；使用AES和RSA混合算法对数字档案进行加密；未经登记和认证的用户无法登陆数字化加工环境；记录加工人员对数字档案的所有操作；控制用户对本级IP的修改权限；控制用户卸载客户端的权限；记录移动存储接入信息，未认证的移动存储禁止使用；设备端口控制：对数字化加工设备的端口进行控制，包括USB端口、串口、光驱、软驱、无线、蓝牙、红外线、

1394接口等接口；全盘扫描加密：支持全盘扫描加密，对数字化加工计算机上已有的电子档案进行批量加密；进程控制：对数字化加工设备的进程进行管理控制，只允许指定的进程访问电子档案时透明解密电子档案；日志推送：所有在数字化加工计算机设备上进行的操作，推送至管理端，以便进行集中管理和监控；提供专用的成果批量解密工具；提供安全KEY用于成果解密。客户端端操作系统支持Windows XP/7/10操作系统。

数字化加工安全保护系统的管理端软件防护功能要求如下：支持数字化加工工作不少于1年的管理、操作、审计等日志的存储；提供B/S方式全功能管理；用户分组分级管理，管理端不允许数字化加工人员访问；用户信息管理（新增、维护、密码修改和授权等）；对采购人管理员提供安全KEY认证；支持数字化加工环境安全状态实时查看；对数字化加工用户进行登记和维护；对用于数字化加工的计算机设备进行登记和维护；查看移动存储设备的接入记录；对移动存储设备进行登记和认证；支持多管理员管理机制，权限可以灵活分配；支持默认安全

 

策略配置；支持按角色、用户进行安全策略配置；管理和维护数字化加工环境中的软件程序，并对其加密策略进行配置；记录数字化加工人员对数字档案的操作，支持查询和统计分析；记录数字化加工人员的报警信息，支持查询和统计分析；支持报警信息分类，支持报警处理；支持操作日志、报警日志和数字化加工日志导出；支持对客户端版本进行维护；监控服务端的状态并进行维护。

3、为提高管理，保证数字化质量，项目必须部署和使用“数字化加工系统”。

除档案前处理和装订工序外，所有其他工序应在数字化加工系统中操作。系统应具备档案出入库登记和档案出入库批次管理功能。

系统应具备采购人管理功能，为采购人提供具备统计、管理和抽检功能的访问账户，方便采购人实时了解项目进度、质量等情况。

项目结束后，成交供应商应将全套数字化加工系统、配套软件和相关数据迁移至采购人指定设备上，并移交给采购人使用，使用期限三年。

4、为提高数据安全性，应配备数字化专用服务器、磁盘阵列、备份硬盘和监控系统等。

服务器应能满足数字化加工系统流畅运行和数字化业务的需要。

磁盘阵列应能集中存储数字化生成的全部数据，含扫描原图数据、图像处理后数据和PDF等数据。

监控系统应覆盖所有数字化加工场所，单个房间内不少于2个摄像头，确保无监控死角，所有监控的视频文件保存时间不低于6个月，6个月内任意时间的录像信息必须能够随时调阅，超过6个月的视频文件应转存至移动硬盘上备查，项目完整监控视频必须保留至项目通过验收。

5、为保护工作人员和档案，提高工作效率，应配备足够的空气净化器、桌椅、电脑、扫描仪等设备。

档案数字化加工所需软、硬件设备、设施和耗材由成交供应商自行解决，著录和挂接所需档案管理软件由成交供应商自备，档案馆负责提供现有数据库的字段、结构，监督协助成交供应商开展相关工作。

档案前处理和装订室需按面积配备足够数量的空气净化器（PM2.5级别，单台覆盖面积以生产厂家说明书为准），空气进化器需装配全新滤芯，且每使用3

 

个月必须更换新滤芯。

成交供应商应按照数字化房间面积、工作流程、质量要求、人员数量和业务需要配备相应种类、数量的桌椅和档案柜。

成交供应商应在工作场地外为现场工作人员配备存放个人物品的储物柜。为方便图纸等大幅面档案的扫描，现场应配备A0级别的扫描仪和相应的档

案保护器件、辅材。

除A0幅面扫描仪外，其余扫描只准采用平板扫描仪或非接触式扫描仪，禁止使用高速扫描仪。

6、规范数字化现场的强弱电布线

数字化加工现场的强弱电布线必须遵循相关安全规定，应合理分配电路上的承载设备，不得超线路负荷运行。

加工现场应为服务器、存储等设备配备UPS，防止突然断电导致数据丢失。为采购人预留数字化网络的接入口，并需将相应网络线路接至采购人指定的

办公室。

为采购人预留数字化加工系统的用户和相应权限，方便采购人对档案的抽检。

（三）流程和质量

1、总体要求

本项目实施全流程监理，成交供应商需配合采购人及项目监理对项目的监督，保证项目的质量和进度。

确保所有档案实体和档案信息的安全、完整。确保在数字化过程中不对档案原件造成损伤。

符合《数字档案馆建设指南》、《数字档案馆系统测试办法》、《档案著录规则》（DA/T 18-2022）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《照片档案管理规范》（GBT 11821-2002）、

《照片类电子档案元数据方案》（DAT 54-2014）、《数码照片归档与管理规范》

（DAT 50-2014）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62—2017）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63—2017）、《档案服务外包工作规范》（DA/T

68—2017）等国家标准和规范。

 

2、质检要求

采购人对项目以出入库批次为单位进行抽检,有关批次的界定以采购人的要求为准，成交供应商不得以任何原因打乱抽检顺序、跳过相关批次或逃避抽检。能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。如抽检的一次性合格率低于95%，视为违反合同约定，采购人有权解除合同，并报政府采购监管部门按有关规定处理，成交供应商承担由此造成的一切损失。

成交供应商的数字化加工服务系统应对数据进行100%自检。通过电子档案质量检测软件能自动检测数字化成果的可读性、DPI、总页数、是否有缺页漏页、是否有空白页、数据挂接是否完整等。自检达到档案馆的数据质量标准后，才能提交档案馆验收。

3、前处理要求

拆卷时不得对档案造成伤害，如造成档案损毁，采购人有权解除合同，并报政府采购监管部门按有关规定处理，成交供应商承担由此造成的一切损失。

对于有破碎的档案，不得进行任何操作，不得加重破损情况，发现后立即登记封存，通知合肥市档案馆工作人员前去处理。

4、数字化扫描要求

遵循尽可能保持档案原貌的原则，保证档案扫描图像与原件在颜色、内容、识读性等方面完全一致。

采用平板或非接触式的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。

如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用零边距扫描仪或非接触式设备，并采用不拆卷扫描方式进行扫描。

为更好的展现档案原貌，全部采用彩色方式扫描,文件以彩色JPG格式扫描存储，以JPG格式转PDF挂接利用；字迹清晰可辨的，扫描分辨率不低于300dpi；纸张和字迹状况不良的，扫描分辨率不低于400dpi，以清晰为准。电子文件的

 

命名按照相关规定统一命名。

扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

对于档案中超过A0幅面的超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。

5、图像处理要求

扫描图像偏斜度不得超过0.5度，方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

图像进行裁边处理时为保证档案信息完整，不允许裁切到图像内容，图像四周需保留一圈白边，白边的宽度要小于图像宽度的0.5%。严禁利用图像处理工具在档案图像上画出白边，此类造假现象一旦发现，视为档案抽检不合格。

6、挂接和处理要求

成交供应商应将扫描图像经OCR识别后，按“件”合成双层（图像层和文字层）PDF文件，确保PDF文件与案卷目录、卷内目录挂接正确，并将正确的数据导入采购人指定档案数据库中，确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应。

7、装订要求

遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订。

档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

档案装订应按照原来的装订孔位进行穿线装订，不允许新打孔装订，力求保护原件。

8、目录著录校对和元数据补录完善

对已完成数字化的馆藏档案进行目录著录校对和元数据补录完善时，应逐卷逐件逐条逐字进行校对。

按《档案著录规则》（DA/T 18-2022）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、

《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《照片类电子档案元数据方案》（DAT 54-2014）、《数码照片归档与管理规范》（DAT 50-2014）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63—2017）等标准要求，对丢失、遗漏或错误的目录和相关元数据进行补充著录和修正，含档案正文中的人名、地名等内容。

 

目录著录校对和元数据补录完善必须实现档案原文、档案电子目录和档案实体三者的同一性。

9、档案整理和数字化

按照《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《照片档案管理规范》（GBT 11821-2002）、《照片类电子档案元数据方案》（DAT 54-2014）、《数码照片归档与管理规范》（DAT 50-2014）、《录音录像档案数字化规范》、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63—2017）等标准要求开展整理和数字化，建立相应的数据库。

10、其他方面

项目需求中高于《纸质档案数字化技术规范》要求的内容，按项目需求执行。项目需求中未提及的纸质档案数字化其他方面要求，按《纸质档案数字化技术规范》执行。

1） 进度和时间要求

成交供应商须按磋商文件要求的时间节点完成相应工作。如在相应的时间节点未完成指定的工作量，视为违反合同约定，采购人有权解除合同，并报政府采购监管部门按有关规定处理，成交供应商承担由此造成的一切损失。

2） 人员

成交供应商合同签订后提供服务前按照磋商文件的要求向采购人提交下述人员资料，如不提供或提供不实，采购人有权解除合同，并报政府采购监管部门按有关规定处理，成交供应商承担由此造成的一切损失。

项目必须配备熟悉相关标准规范并能够为项目各环节提供技术支持的技术人员，项目技术人员须在项目施工现场驻点。

项目需配备相应的管理人员、操作人员和质检人员。项目负责人和管理人员必须进驻现场，全程陪同开展具体工作，负责项目全过程的管理和技术保障，确保项目质量。

项目工作人员应穿统一工作制服挂牌上岗，人员保持相对稳定，尽量避免中途随意更换（特殊情况需提前向采购人面申请）。人员的交通、食宿和其他方面问题由成交供应商自行负责。

档案整理与数字化加工，著录和元数据校对完善，目录著录与调整分别由独

 

立项目小组单独完成。

成交供应商不得以合肥市档案馆的名义对外招聘人员。

3） 成果移交

为保障数字化加工成果安全性，确保数据从生产到全部验收，数据保存状态一目了然，数据的真实性、完整性、可用性得到100%保障。要求成交供应商提供电子数据质量检测和保全服务，以加强数字化成果管理，确保数字化成果安全、完整和长期可用。

• 每一批次的数据验收通过后，进行数据质量的检测保全。通过数据校验和认证，进行不间断监测及保全，确保数据始终与验收后数据保持一致。
• 项目结束后，在成果数据接收入库前，对准备入库的电子数据再次进行数据校验，和认证，并与验收后的数据认证结果进行比对，比对一致后，进行数据挂接入库。
• 数字化成果指完整的原始扫描数据、图像处理后数据、合成的PDF文件等内容。
• 加工方应将数字化成果（扫描成果含原始数据和处理后数据）完整备份至光盘和移动硬盘上，光盘1套完整数字化成果，移动硬盘2套完整数字化成果，免费提交采购人保存。
• 备份光盘必须为档案级蓝光光盘。
• 备份移动硬盘的尺寸不得大于5英寸，单块移动硬盘容量不低于4T。

4） 项目验收

项目验收以《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）为参照标准，并不定于该标准执行。

项目质量实行全流程管理，分为日常抽检、安全专项验收、预验收和专家验收4个阶段，预验收和专家验收费用由成交供应商承担。

日常抽检比例不低于5%，对同一批档案的图像处理、装订、挂接等环节进行分别检查。

预验收经由成交供应商申请后，由采购人组织开展，对项目数量、质量和项目资料进行审核，预验收结果由采购人出具。预验收结果为合格时，方可转入专家验收环节。预验收结果不合格，成交供应商对不合格内容进行整改，整改完成

 

后需再次提交申请。

专家验收为正式验收，由采购人邀请专家对项目进行验收。项目通过专家验收视为项目通过验收。若项目不能通过专家验收，成交供应商必须立即进行整改，整改后再次组织专家验收，如此重复，直至项目通过专家验收为止。若项目通过专家验收，但专家验收意见中有整改内容的，成交供应商需完成验收意见中的整改内容方可结束项目，否则采购人有权拒付项目款。涉及验收的一切费用，由成交供应商承担。

5） 售后

验收后一年内，出现数据加工质量问题，项目成交供应商应在48小时内到

达指定现场进行服务，并在72小时内解决问题，否则视为违约。由于成交供应商原因导致数字化成果无法利用，目录著录与调整后无法导入共享平台的由成交供应商承担全部责任。

在通过验收后，项目中相关软件在1年内，成交供应商免费提供技术服务，

且24小时响应，响应后48小时内予以解决。

如成交供应商不能按合同要求提供售后服务，履约保证金将不予退还，并追究相应责任。

四、报价要求

（一）报价

本包按“元/页”报综合单价，报价不得超过0.40元/页，否则响应无效。幅面单页指纸质档案的一个幅面为一页，不论幅面是大是小。单价包含数字化扫描、双层PDF等相关内容。最终按实际通过专家验收的加工量结合成交综合单价据实结算，最终结算金额不超过本包预算。

注：1个幅面单页的综合单价=1页档案的数字化扫描单价+1页双层PDF单价。

供应商要认真阅读需求内容，要考虑移交成果的数据存贮所用的档案级光盘和移动硬盘所需费用，数据越多，容量越大，所需的档案级光盘和移动硬盘也越多（档案级光盘的价格是普通光盘的数十倍）。

（二）工作量计算

本项目工作量计算以“页”为计量单位（本项目以“综合单价”结算，综合

 

内容即包含1页数字化扫描单价、1页OCR识别单价），纸质档案的一个幅面为一页，不论幅面是A4、A3或A0，均只算1页。即项目所含服务内容均折算为“页”，以最终统计页数为最终统计结果。

其他服务内容，均可折算为单页,折算比例为：档案整理1卷（1：30）（即

整理1卷折算为30页综合服务）、整理1件（1：10）（即整理1件折算为10

页综合服务）、新增(修改)目录录入（1:3）(即1条目录折算为3页综合服务)、人名索引录入（10:3）、纸质档案修复（1:10）、更换档案盒（1:5）(档案盒由采购人提供)、开放鉴定1件（1：2）、清点1个全宗档案（1：500）。

注：本次档案扫描可能包括已扫描全宗中的部分未扫描档案为主，比较零散；采购人扫描工作已开展多年，剩余未扫描档案的纸质和装订情况较差。

 

第2包：

二、项目概况

（一）项目背景

2023年，合肥市档案馆认真贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要指示精神，围绕省、市档案工作“十四五”规划，通过实施档案保护项目，进一步推动档案馆基础业务建设，不断丰富和完善馆藏数字资源，努力提升科学管理水平，提高为民服务的能力，推进档案馆事业高质量发展。

（二）项目目标

通过档案数字化项目的实施，对部分机构改革档案进行规范整理和数字化，对馆藏部分全宗档案数据库进行完善，对馆藏部分档案进行开放鉴定，推动实现馆藏档案整理规范化、服务利用高效化、管理手段现代化，提高档案服务社会各界的能力，为合肥市各项事业发展建设提供更优质的服务。

（三）项目内容

本项目计划完成档案整理数字化加工任务（主要内容有档案整理、目录著录、全文扫描、元数据校对、OCR识别服务、建立人名索引等），以及馆藏部分档案的清点和开放审核，项目涉及多全宗和多种档案类型、资料。

内容涵盖：档案实体整理（纸质档案、声像档案等整理）、机读目录录入、档案全文扫描、合成双层PDF，声像档案数字化、对馆藏档案目录进行目录著录校对、元数据补录完善、建立人名索引，建立相关数据库，挂接或导入档案数字化成果，档案实体清点，档案开放审核等。

（四）项目实施原则

项目以安全、规范、高效为原则，立足档案保护、资源服务和业务管理的宗旨，按国家、省、市有关档案的管理规定、工作规范、技术规范、行业标准等，运用计算机技术，方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源。

三、服务需求

项目需求中所述设施、设备和相关软件全部由成交供应商自行提供和部署，工作环境的搭建、工作现场的管理不得违背各项安全规范和采购人的要求。

1. 监理工作要求

本项目实施全过程监理。成交供应商需组成监理项目部，项目部组织人员结

 

构合理、工作流程规范，能提供合乎采购人所需的监理服务。

监理项目部以合肥市档案馆为服务中枢，设立办公室，监理工程师驻点办公。监理工程师需到监理项目采购人单位驻点工作（合肥市区，可能部分工作安排在巢湖市区，采购人指定地点），提供全程驻点监理服务。为便于协调、调研以及保证服务的及时性，在整个监理过程中，成交供应商须为本项目配备监理专用车。监理人员作息时间与采购人相同。各监理工程师需在每个工作日下班前，把当天项目所有相关情况报合肥市档案馆。监理工程师需在每日上午向采购人汇报前一个工作日项目进展情况及存在问题，并提出切实可行的建议。成交供应商进入现场的核心和敏感场所工作，须有采购人相应的授权许可证明，并严格按照相应的标准规范实施监理。

成交供应商需配置项目管理平台，并在本项目中对采购人免费开放。成交供应商要提供监理本工程所需的监理工具。成交供应商对项目建设全过程有明确、合理、可行的标准、流程、检验方式和监管办法，并能够按照采购人需求进行必要的调整。

成交供应商要配合采购人实现项目的关键指标在项目实施过程中处于受控状态，及早预测可能影响实施计划的各种因素，及时预防和纠正可能影响系统功能和性能所出现的问题。确保项目保质、按期，并在合理的资金预算范围内进行实施建设。

成交供应商要对项目质量水平进行综合评定。向采购人提交所需的项目质量技术文档，包括监理日报、周报、月报、测试文档、测试报告和验收报告等。

本项目建设内容为：计划完成档案整理数字化加工任务（主要内容有档案整理、目录著录、全文扫描、元数据校对、OCR识别服务、建立人名索引等），以及馆藏部分档案的清点和开放审核，项目涉及多全宗和多种档案类型、资料。

内容涵盖：档案实体整理（纸质档案、声像档案等整理）、机读目录录入、档案全文扫描、合成双层PDF，声像档案数字化、对馆藏档案目录进行目录著录校对、元数据补录完善、建立人名索引，建立相关数据库，挂接或导入档案数字化成果，档案实体清点，档案开放审核等。

2. 监理任务内容

1) 实施前准备

 

根据项目要求，确定本次项目实施和验收的技术标准；

审核第1包数字化加工服务成交供应商（以下简称：承建方）提出的施工组织设计、质量保证计划及项目实施计划，提出意见并协调双方，直至双方达成共识。确定项目内容、项目进度、项目质量、各子系统、设备清单、项目验收等相关要求；

对承建方前期准备工作进行监督，并协助采购人做好项目前期各项准备工作。

列出项目承建方应有的施工记录文件，并按实施计划检查完成情况；

2) 过程控制

根据项目要求按进度对各子系统、硬件设备、档案整理装订及扫描的档案进行监督、检查、验收；

严格按照国家信息化建设标准、要求以及相关规范、规程和设计要求监督工程施工，检查实施效果；

监督承建方进行项目阶段实施，2023年6月15日前必须完成总工作量的50%，进行第一次预验收。2023年9月30日前承建方必须完成所有工作，进行最终的专家验收。每次验收协助采购人进行，并同时出具阶段验收报告。

监督验收、检查承建方单位实施过程中的档案整理与装订质量，档案扫描过程中的扫描质量，对不能满足要求及整理装订及扫描质量的档案及时进行记录，要求承建方重新整理装订与扫描，同时向采购人进行汇报；

在档案整理装订及扫描过程中，监督承建方按照档案整理装订及扫描规范流程进行实施，并随时对档案整理装订及扫描的成果进行抽查与检查，发现不合格的产品及时进行处理，同时进行原因分析，督促承建方进行整改；

对项目实施过程中的涉及到的耗材、档案柜等辅材材料进行统一登记在册存档，做到有案可查；

对扫描后的档案入库数据进行实时跟踪、检查，保证入库数据与项目一期的数据标准、格式相一致等；

协调施工进度计划，及时提出调整意见，控制工程进度；监督合同的执行，协调采购人和承建方可能出现的争议；监督承建方安全施工，督促承建方提供必要的协助。

 

3) 质量自检体系

在扫描流程方面，检查承建方是否深入理解数字化加工的业务流程，制定扫描加工的各个工序的任务及相关岗位的工作职责，从“档案预处理”、“扫描”、

“质检”、“总检”、“抽样检查”、“档案复原”等各个工序进行流程控制，尤其是在图像处理、数据验收等关键节点工序是否制定并有效执行自检自查质量保证体系，确保在加工业务过程中，避免产生一些漏检，图像不合格，索引信息不匹配等质量问题的发生。

4) 培训

监督承建方根据合同的有关规定提供系统相关培训并评估培训效果。

5) 验收与售后

依照已确定的技术标准和规范、验收依据和建设方案中的实施目标以及工程实施中的有关记录和结果，出具质量评估报告，在技术、进度、质量方面进行阶段验收与总体验收；

项目进行阶段验收和总体验收，完成阶段验收和总体验收报告；项目验收后，监督项目承建方提供合同约定的售后服务。

6) 监理内容体现

①为保障项目的质量和进度，由成交供应商进行监理评测服务，主要涉及项目管理及项目评测咨询工作，包括：

• 项目的组织结构划分及各自的责、权及相互关系定义
• 项目的质量计划、工程实施计划，评审改进包括任务、人员、资金、工具的划分与分配，方案设计，时间进度计划等。
• 项目检测计划(监理检测与施工中的检测独立)
• 项目风险因素分析与对策
• 培训计划评审改进
• 项目移交文档要求及监督
• 项目维护及支持方案要求及监督
• 项目管理组织结构
• 项目质量体系
• 设计文档与控制

 

• 过程控制---项目实施控制
• 质量记录控制

②通过以上具体工作的实现,将要在整个系统工程中起到如下的作用：

• 确定整个项目的质量管理体系，流程与操作原则；
• 对主要任务的工作流程进行描述与定义；
• 明确项目管理与实施的组织机构及各层次的责、权与相互关系；
• 对整个项目的任务进行合理的划分；
• 明确完成主要任务的执行人，任务目标、进度、质量测试目标；
• 分析可能影响项目进度与质量的风险因素，并提出相应对策。

3. 监理实施的依据

实施监理应首先以现行国家、行业和地区的有关法律、法规、规定为依据，确保在项目建设中遵循国家的有关法律法规，确保遵循国家信息化建设工程的有关标准和规范，并依照工程监理方案进行项目监理。

在对项目施工的实际监理过程中，对项目进行规范化管理，按标准规范办事，使项目建设质量符合最新的行业技术质量标准规范，保证质量的科学化、规范化。

4. 监理其他要求

1） 项目监理大纲

成交供应商应根据项目的实际情况编制项目监理大纲，确定项目监理机构的具体工作目标和任务，规定具体的监理工作制度、程序、方法和措施。

成交供应商应编制项目监理实施方案，实施方案应符合项目监理大纲的要求，并应结合项目的特点，做到详细具体，可操作。

2） 监理工作质量要求

成交供应商应该在质量控制、投资控制、进度控制、信息管理、合同管理等几个方面对监理工程采取必要和完善的监督、控制和管理措施，保证监理工程能够按时、按质、按量竣工。

成交供应商必须每周定时向采购人通报工程进展情况及工程实施过程中所遇到的问题。

3） 监理的责任

成交供应商有责任为采购人提供项目顾问咨询意见，有义务帮助承建方实现

合同所规定的目标，公正维护各方的合法权益。

在本合同期内及合同终止后，未征得采购人同意，不得泄露与本工程项目有关的资料。

由于承建方在工程实施中不符合工程规范和质量要求，成交供应商要监督承建方停工整改或返工。如承建方人员工作不力，可提出调换有关人员。

如果承建方违反合同规定的质量要求和完工时限，成交供应商应协助采购人追究有关承建单位的责任。

成交供应商使用采购人提供的设备和物品属建设单位所有，在监理工作完成

或终止时应将设备和剩余物品在合同规定的时间和方式移交给建设单位。