招标文件
项目技术规范和要求
一、项目概述
本项目为首届新时代活力侨乡城市大会组织策划执行服务项目，为确保大会开各项活动的工作顺利开展，现通过竞争性谈判采购的方式，选定组织策划执行服务单位，主要提供大会开幕式整体策划、创意设计、礼仪主持、流程管控等组织实施服务，餐叙场景搭建服务，发展大会全流程视频摄制，以及各大媒体平台推广发布等与本项目相关的服务。
二、服务内容及要求
（一）日程拟定(暂定，最终具体时间及流程、内容以采购人要求及活动实际需要流程为准)：
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时间 |
环节内容 |
地点 |
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4月29日全天 |
嘉宾报到 |
金华万达嘉华酒店 |
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4月30日上午 |
现场考察 |
金义新区（金东区） |
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4月30日下午 |
大会开幕式 |
金东区文化中心 |
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4月30日晚上 |
餐叙 |
金华万达嘉华酒店 |
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4月30日晚上 |
文化体验活动 |
金华古子城 |
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5月1日上午 |
圆桌对话、案例分享 |
金东区文化中心 |
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5月1日下午 |
返 程 |
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（二）具体工作内容(暂定，包含但不限于以下内容，以采购人要求及活动实际需要为准，设备均可根据实际情况进行调整)：
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编号 |
项目 |
内容 |
规格数量 |
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（一）会务 |
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1 |
主论坛 （场地、搭建、设备） |
（1）各类效果设计、画面平面设计、签约、发布仪式特效以及其他活动所必需的短视频特效制作等 |
1 场 |
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（2）主会场舞美搭建（含基础舞台搭建、LED及彩幕背架、灯光架搭建、讲台租赁、贵宾沙发租赁、茶几租赁、鲜花采购、贵宾领导会议茶具等） |
1 场 |
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（3）主会场地台定制、加绒地毯、氛围绿植租赁等； |
1场 |
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（4）大屏设备租赁(含室内P2高清屏、P2高清地屏，P3高清彩幕、视频控制器迈普视通V8+T3（主备）、翻页器CUE、信号进出拼接及主控台等） |
2场 |
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（5）氛围设备租赁（含舞台染色灯ledACME-1000、电脑光速灯LQE380、切割灯AM-1032、四眼观众灯、电脑图案灯LM-MH1400SPOT、JOLLY-Q3蜂眼灯等） |
2 场 |
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（6）音响设备租赁（含含主扩线阵音箱SE-M-F3A PRO型号、前后区补声线阵音箱SE-15型号、低音音箱SE-15型号、返送音箱SE-15型号、阵列麦Neumann KM184型号、无线手持麦SHUREUR4D、无线手雷Mipro at80、控制系统、内通通讯指挥系统等） |
2 场 |
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2 |
场外布置 |
氛围营造（外场布置）：含外场签到台、序厅展板、序厅媒体采访区、服务台、接待台、外围导视系统、指引系统、大会入口门头、道路刀旗氛围布置、贵宾休息室背景板、沙发、茶几、鲜花、甜点茶歇水果等。 |
1 场 |
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3 |
网络服务 |
网络接驳（设备安装）等 |
1 场 |
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4 |
物料设计与制作 |
论坛物料包括会议手册、会议议程单页、各类证件、大会保障用品、环保手提袋、邀请函、席签等 |
1 项 |
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（二）嘉宾接待（预计外地 约50 人/本地约150 人） |
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1 |
国内外异地嘉宾交通等 |
约50 人 |
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（三）推广 |
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1 |
会前推广 |
央媒相关频道主题页搭建 |
1个月 |
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活动微信推文、H5 、朋友圈海报等 |
不少于4次 |
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2 |
会中推广 |
会议当天央媒网上直播，图片、短视频拍摄制作 |
1项 |
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其他媒体邀请：央媒、省、市级媒体 |
不少于15家 |
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海外华文媒体邀请 |
不少于5家 |
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3 |
后期推广 |
央媒报刊整版报道等 |
不少于1个 |
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（四）主题片拍摄制作 |
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会议暖场主题片的策划、脚本、拍摄、剪辑等 |
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（五）主持团队（至少1人） |
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主持人的邀请、彩排、主持等 |
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（六）工作人员（每项工作至少安排1人） |
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礼仪、导演、编导、督导、灯光师、音控师、导播、化妆师、摄影摄像师、志愿者团队等 |
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（七）技术人员（至少1人） |
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速记、图文直播 |
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（八）大会保障用品 |
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大会保障用品约350份 |
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（九）榜单报告专项 |
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榜单报告评选走访、咨询、合作等 |
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（十）会务策划、执行 |
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会务的前期策划和全过程执行等 |
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（十一）会务APP平台服务 |
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（十二）餐叙场景搭建 |
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（三）服务要求
1.服务期限：合同签订之日起至所有合同任务履约结束且通过采购人验收确认为止。
2.根据采购人提出的要求，负责做好活动整体流程的策划和组织实施，要求活动整体新颖、大气、流畅。成交人提供活动整体推广、策划、承办等组织服务全过程，但每项活动开始前须向采购人提供完整策划及实施方案，根据采购人意见进行方案完善，并征得采购人的同意后，负责具体活动的组织与实施。成交人需在活动正式开始1个工作日前完成所有前期准备工作。
3.负责活动场地搭建及氛围布置等，负责做好内场区域整体氛围和功能的设计和布置工作，负责做好舞台的设计和布置工作。
4.物料设计制作及物资采购：活动整体视觉设计及应用方案提供；活动相关物料制作及物资采购须在活动开始前全部到位。
5.活动执行：根据活动方案负责各项活动的落地执行工作，确保活动顺利圆满举行。
6.为本项目组建固定服务团队：
（1）服务团队整体要求：团队人员具有相应的工作经验（岗位设置至少包括：项目总负责人、活动组织策划、物料准备、活动执行、财务管理，与采购人联络人员），活动期间完全接受采购人的工作安排，向采购人汇报服务相关进展情况，并按活动需要随时增加配置有能力的工作人员。
（2）自合同签订之日起，成交人需派出上述固定人员，按采购人要求提供活动服务。
（3）采购人有权提出更换工作不力或不适合相关岗位的工作人员，成交人在采购人提出更换要求后3个工作日内安排新人员到岗。
7.活动总结：活动开展期间，做好全程影像图文资料收集征集工作，活动结束后两周内提供完整的活动总结报告。
8.全部活动结束后，成交人须在20日内将活动费用支出明细清单和结算报告提交采购人审核。
9.成交人须在采购人的领导下开展工作，并不得以采购人的名义从事商业活动。
10.成交人负责活动过程中的安全。因成交人原因造成的第三方人员伤害或物品损坏事件的，由成交人承担全部责任。
11.成交供应商对所涉政府购买服务内容负有保密义务和责任，对所涉服务经费要做到专款专用，主动接受财政、审计部门的监督管理。
项目实施过程中因不可抗力因素导致本次活动取消或调整的，由采购人指定的第三方评估机构对供应商的实际工作量进行评估，双方根据评估友好协商，以补充协议的方式解决。
12.验收
本项目验收采购人组织。根据采购文件、合同及采购人要求，成交人提供完整的活动结案报告等验收材料后，采购人组织相关人员进行验收。完全符合采购文件及合同条款要求的，签署验收合格意见。
13.违约责任
成交供应商未能按项目要求完成相关服务的，或由于成交人原因给采购人造成损失的，采购人有权扣除相应款项，并保留追究成交供应商责任的权利。
1.知识产权：
双方均应保护对方的知识产权，未经对方同意，任何一方均不得对对方的资料及文件擅自修改、复制、向第三人转让或用于合同项目外的项目。如发生以上情况，泄密方承担一切由此引起的后果并承担赔偿责任。
2.资料档案及保密要求：
按照国家有关法规，采购双方应分别为对方在投标文件和招标文件中涉及到商业和技术等秘密保密，违者应对由此产生的后果承担相应的责任。与本项目有关的资料及数据成果中涉及国家秘密的内容，均要求按照《民法典》及相关法律法规执行。
3.中标人应当遵守相关保密法律、法规，确保采购人及被执法单位的信息安全。
（五）其他服务承诺：
在合同执行期间，如服务计划书中的承诺标准低于国家新颁布的技术标准及要求时，则成交人应该按照新颁布的标准执行。以上为本项目最低服务要求，成交人必须满足，在此基础上各成交人可提供其他更多的服务承诺，并提供详细的服务计划书。
四、付款方式
（一）合同生效以及具备实施条件后七个工作日内，采购人向成交人支付60%的合同预付款。（采购人根据项目特点、投标人诚信等因素，可要求成交人提供预付款保函。签订合同时，中标供应商是大型企业的或成交人明确表示无需预付款或者主动要求降低预付款比例的，可不适用此条款）
（二）完成所有的活动任务，提交活动总结报告和结算报告、经采购人确认后，采购人一次性支付至合同金额的100%。+成交人应随付款进度提供正式税务发票。
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