采购内容

一、项目概况（采购标的）

1、本次采购项目为第二届中国-东盟网络达人大会。投标人应按照本采购文件的要求，严格、高效、诚信地组织好此次会议服务。

2、在中国签署加入《东南亚友好合作条约》20周年与“一带一路”倡议十周年之际，拟邀请东盟国家外交官、媒体代表、东盟国家网红与中国知名网络大V、媒体精英，以福建福州作为活动主场，通过“线下走访+网络达人大会+社交媒体矩阵助推”结合的方式，就“一带一路”倡议提出十周年以来中国与东盟国家的合作成果等话题展开深入探讨。活动旨在增进中国与东盟国家之间的相互了解与认同，全方位展示中国与东盟国家之间的积极发展合作，共同探讨中国与东盟国家之间的人文交流与经贸合作，助力构建更为紧密的中国东盟命运共同体，并借助各国网络名人的传播影响力，软性宣传中国形象，讲好中国故事。

3、活动拟分为东盟国家外交官、媒体代表与中外知名网络大V、媒体精英在榕参访交流，与中国-东盟网络达人大会两大环节，以中国与东盟之间的经济、文化、科技等作为切入点，展望中国与东盟经贸合作的新方向。同时，借助东盟外交官对外影响力和网红的传播力量，将福建及福建品牌向海丝沿线国家和地区进行推广，因时制宜、借船出海，辐射东南亚国家。今年因线下参会嘉宾多，做好线下接待，沉浸式体验行程为中，加深大家对福州与东盟国家的合作印象及未来合作潜力的拓展。

4、其中，东盟国家外交官、媒体代表与中国知名网络大V、媒体精英在榕参访交流单元，拟针对网红经济、夜色经济及闽都文化等相关主题，安排参访活动；主题晚宴单元，拟针对东盟国家外交官、媒体代表与中国知名网络大V、媒体精英，安排进行闽菜主题的交流餐叙与互动；中国-东盟网络达人大会（线上线下同步）单元，拟以“中国—东盟经贸合作与人文交流”为主旨，安排嘉宾致辞、开幕仪式、项目发布、跨界对话、主题沙龙等环节，邀请东盟国家外交官、媒体代表、东盟国家网红与中国知名网络大V、媒体精英，就如何利用新媒体技术及平台助力中国—东盟经贸合作、文化互促等话题展开共同探讨和建言。福州现场参会人员包含福建省领导、东盟国家外交官、中国—东盟有关单位代表、特邀嘉宾、企业代表、媒体记者等。

5、时间：2023年5月18日—5月21日。

6、地点：福建福州

7、本项目采购费用包括项目策划、执行、专家、场地、宣传、交通、食宿、物料等所有与项目相关的费用。投标人应结合本次活动情况及自身经验，自行考虑所产生的不可预见的服务内容、风险以及不可抗力事件，并涵盖到总报价中。

二、技术和服务要求（以“★”标示的内容为不允许负偏离的实质性要求）

（一）活动服务主要内容

1、项目的整体组织、策划运作、执行及宣传等活动服务内容。（序号1）

2、东盟国家外交官、媒体代表、东盟国家网红与中国知名网络大V、媒体精英在榕参访交流单元的活动组织、行程策划、执行等活动服务内容。（序号2）

3、中国-东盟网络达人大会单元的组织、会场策划、布置等会务工作。（序号3）

（二）采购总体要求

1、严格按照中央八项规定精简办会，做到节俭、务实。（序号4）

2、密切配合采购方开展各项工作，满足采购方合理要求。（序号5）

3、承担活动的安全职责，做好活动的各项安保及各项应急预案。（序号6）

4、活动主视觉、物料等设计需含中国-东盟网络达人经济、经贸合作相关元素，现场布置需体现现代感和活力感。（序号7）

5、现场视频、照片及录音的使用须征得采购方同意，其版权均归采购方所有。（序号8）

（三）服务内容及要求

1、项目的整体组织、策划运作、执行及宣传等活动服务内容。

1.1项目整体

1.1.1提供项目的主题口号、整体规划、实施管理、危机应对等方案并按照相应方案执行；（序号9）

1.1.2提供项目设计方案（A4幅面彩色稿、包含：主视觉、会场、物料等设计方案，不限于文字、图片或视频等资料）。（序号10）

1.1.3提供项目人员结构及分工表；（序号11）

1.1.4提供项目时间进度表；（序号12）

1.1.5提供采购方与供应方分工表等。（序号13）

1.2负责邀请并落实以下嘉宾和参会代表，组织参会等工作。

1.2.1邀请东盟国家外交官参与在榕参访活动与中国-东盟网络达人大会；（序号14）

1.2.2邀请东盟国家的网红在榕参访活动与中国-东盟网络达人大会；（序号15）

1.2.3邀请中国的网红在榕参访活动与中国-东盟网络达人大会；（序号16）

1.2.4邀请东盟国家媒体参与在榕参访活动与中国-东盟网络达人大会；（序号17）

1.2.5其他参会人员邀请、接待。（序号18）

1.3负责接待工作

1.3.1就餐、住宿：负责活动期间重要嘉宾住宿及就餐安排；（序号19）

1.3.2交通：负责重要嘉宾往返机票的订购、外省参会嘉宾的接送机和市内交通服务，以及采购方安排的其他接待服务；（序号20）

1.3.3其他：重要嘉宾的一对一接待方案。（序号21）

1.4活动场馆对接与预定

1.4.1中国-东盟网络达人大会的会场，大会会场可容纳约300人在共同参会，并满足领导会见、嘉宾休息与媒体访谈的需求。（序号22）

1.5文案编辑

协助提供活动的相关主持稿、发言稿、新闻通稿、各类宣传稿、活动通知等材料。（序号23）

1.6宣传品、物料设计、制作及运输

1.6.1活动宣传品原创设计及制作。根据活动主题设计并制作原创宣传品，力求简洁、大方，能体现中国—东盟网红经济、经贸合作元素。（序号24）

1.6.2活动物料设计及制作。设计制作邀请函、活动手册/媒体指南、文件袋、指引牌、参会人员座位图、桌签、证件（嘉宾证、代表证、媒体证、工作证等）接待用途物料等活动资料。（序号25）

1.7活动翻译

包括东盟国家外交官、东盟国家媒体在榕参访园区和企业，嘉宾致辞资料、会议议程等活动所需文字材料的中英互译；会议现场同传翻译。（序号26）

1.8宣传策划、媒体报道

1.8.1主流媒体矩阵宣发

要求在中国日报、人民网、环球网及外国媒体等不少于30家主流媒体宣发与新媒体传播；（序号27）

1.8.2做好会后总结、后期波浪式宣传报道及会议资料留存。活动结束后一个月内，结合活动取得的成效，在新媒体上同时展开持续、深度专题报道。（序号28）

2、东盟国家外交官、中国知名网络大V在榕参访交流单元的组织对接、行程策划、执行等活动服务内容。（序号29）

2.1行程策划

提供东盟国家外交官、中国知名网络大V在榕参访行程的路线规划、讲解服务、互动体验服务。（序号30）

2.2现场组织

提供现场对接与协调、场地氛围优化、展演互动设计与执行、突发事件应急处理服务。（序号31）

3、中国—东盟网络达人大会单元的组织、会场策划、布置等会务工作。

3.1会场策划

提供中国—东盟网络达人大会的嘉宾致辞、开幕仪式、项目发布、跨界对话、主题沙龙等环节的流程规划，以及开场视频、嘉宾简介等现场相关视频、图文的设计创意。（序号32）

3.2会场布置

会场布置搭建、背景台、签到台、车道及大厅欢迎看板、大会整体指示系统等会场基本配置；（序号33）

3.2.1灯光设备、音响设备、音频视频控制系统等维护和管理，录像录音系统、礼仪服务、现场流程及会务执行等服务；（序号34）

3.2.2主持人、礼仪、会务工作人员、专业摄影师、摄像师、速记员等人员安排及衔接；（序号35）

3.2.3其他现场需要提供的服务。（序号36）

注：①现场布置要方便致辞嘉宾在台上及参会者在公共场合活动；②电视拍摄的所有材质和颜色、视频都应避免闪光或容易造成人眼视觉疲劳；③所有会议全程数字录音、录像、拍照，内容均制作成数据方式拷贝会后提交。（序号37）

3.3会议直播技术保障及制播

3.3.1视频会议及直播平台要求

提供视频会议所需的相关设备和稳定的视频会议平台以及双语言频道的直播链接。（序号38）

3.3.2会议平台运行保障要求

负责会议系统设备的安装调试和现场测试、参会发言人技术操作指导，会议期间的技术保障和系统监测。（序号39）

3.3.3制播要求

①设置高清广播级摄像机、标准高清镜头、导播台、移动导播台、高清视频切换台、视频分割系统及相关配套设备。（序号40）

②统筹现场摄像、视讯跟传输等整场的把控，确保每个环节的无缝链接以及对活动现场播出安全把控、现场传输设备的供应保障。（序号41）

3.4短片制作

3.4.1制作大会流程短片

①包括大会主题宣传短片和东盟外交官参访交流短片。主题宣传短片立足中国与东盟国家的历史渊源与现状，反映建立对话关系三十年来的经贸合作与文化交流，以及对未来的展望。视频时长为2—3分钟。东盟外交官参访交流短片结合东盟国家外交官参访行程记录，展现福建特色人文，展望与东盟国家的经贸合作，视频时长为2—3分钟；（序号42）

②制作流程动态背景视频

要求各环节不同嘉宾上台致辞，参与跨界对话、主题沙龙，播放不同背景视频来达到活动流程的衔接；（序号43）

③大会全套视频包装

包括片头动画、人名条、字幕条、标题条、转场特效、角标、片尾拉滚、主视觉动态效果、流程大屏背景设计等；（序号44）

3.4.2制作宣发短视频

对活动视频、照片进行剪辑，配合后期制作及宣发文案，制作10条以上条短视频，用于抖音、快手等短视频平台的推广；（序号45）

3.4.3大会短视频

制作项目整体精彩花絮快剪辑短视频若干条，时长约15秒；项目全程记录汇编视频1条，时长3分钟以内。（序号46）

4、其他

活动前落实并汇总线上、线下参与人员名单；负责做好各有关部门的协调、衔接工作。（序号47）

三、商务要求（以“★”标示的内容为不允许负偏离的实质性要求）

采购包1：

序号	参数性质	类型	要求
1	★	交货地点	采购人指定地点
2	★	交货时间	自合同签订之日起10日
3	★	交货条件	活动执行达到招标文件及合同要求
4	★	是否邀请投标人验收	不邀请投标人验收
5	★	履约验收方式	1、期次1，说明：项目完成后，采购人根据中标人提供的服务完成情况进行验收，验收合格后双方签署验收单。
6	★	合同支付方式	1、活动圆满结束后30日内，经采购人审核，活动执行达到招标文件及合同要求后，达到付款条件起10日，支付合同总金额的100.00%

履约保证金

采购包1：不缴纳

其他商务要求

7、违约责任

7.1、因中标人原因造成采购供货合同无法按时签订，视为中标人违约，违约对采购人造成的损失的，中标人需支付相应的赔偿。

7.2、在签定采购供货合同之后，中标人要求解除合同的，视为中标人违约，违约对采购人造成的损失的，中标人需支付相应的赔偿。

7.3、在明确违约责任后，中标人应在接到书面通知书起七天内支付违约金、赔偿金等。

8、仲裁、诉讼条款

因采购或与采购合同有关的一切事项发生争议，由采购人和中标人双方友好协商解决。协商不成的，任何一方均可选择以下方式解决：

（1）向采购人所在地人民法院提起诉讼。

四、其他事项

1、除招标文件另有规定外，若出现有关法律、法规和规章有强制性规定但招标文件未列明的情形，则投标人应按照有关法律、法规和规章强制性规定执行。

2、其他：

2.1本招标文件未明确的其它约定事项或条款，待采购人与中标人签订合同时，由双方协商订立。