招标内容与技术需求

一、项目清单

子包号	服务内容	预估数量
1	序号1-1：A4纸扫描	145万页
	序号1-2：图纸扫描	0.3万页
	序号1-3：条目著录	6000条
	序号1-4：档案管理系统与浙里办浙政钉链接	1项
	序号1-5；档案入库	6220卷

二、采购内容及技术服务要求

Ⅰ 档案数字化

（一）概况

慈溪市城建档案馆档案数字化将根据业务要求，通过委托加工形式将纸质档案数字化加工，建立档案全文数据库和目录数据库，为内部管理及面向档案查阅利用者提供高效、全面的服务。

1.1为保证数字化成果的质量，本项目供应商提供电子档案质量检测系统来对数字化成果的图像质量、编目质量、缺漏空白页现象、数据与目录的匹配性、数据挂接正确性等指标进行检测，以弥补人工检测所带来的不足之处。

1.2以采购人馆藏纸质载体工程档案为主，按采购人提交的数量、顺序和要求进行档案目录著录和全文扫描，主要工作环节包括拆除装订、数据摘录、全文扫描、图像处理、数据挂接、存储备份、整理恢复等工作，必要的情况下经采购人同意，对原件进行裱糊修复。并确保档案及其档案信息的安全保密。

1.3具体实施数字化的档案范围由采购人根据实际需要确定。

1.4供应商负责数字加工所需的办公用品、各类耗材及质保期内后续的服务

（二）总体要求

2.1采购人免费提供场地、办公桌椅、水电和必要的业务指导。慈溪市城建档案馆不提供数字化加工所需的任何相应设备和数字化加工软件。所有扫描加工的硬件、软件设备、监控设备、监控录像、加工耗材等由供应商提供。另外，为加强供应商与档案馆之间的沟通联系，保质保量完成项目，由采购人选派工作人员对整个数字化加工流程进行监督和质量再检查，供应商应配合该工作人员进行的质量控制、进度控制、安全管理、信息管理和协调等工作。

2.2严格遵守《中华人民共和国档案法》和国家、省、慈溪市城建档案馆的有关档案安全监管规定。档案扫描工作必须在慈溪市城建档案馆指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。供应商应做到：

①强化人员管理，所有人员持证上岗。并将工作人员身份证、个人简历及相关证件扫描件交城建档案馆审核保存。供应商的项目实施负责人常驻采购人单位，加工期间项目组各分组负责人不得随意更换，若确需更换须征得采购人同意。人员进场后未经采购人单位同意不得擅自撤离。

②与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。建立严格的保密制度，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、传播等行为。

③不同的工序之间衔接要严格遵守操作规程，杜绝档案实体和信息安全事故的发生。档案交接由专门人员和现场加工人员负责，要求有书面交接记录，并在以后的流程中由专门人员全程监督并有书面交接记录。进出工作区域时需要两人以上同时行动。加工地点内严禁吸烟和任何火源。在加工过程中，供应商不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于供应商过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，供应商承担一切责任。

④供应商对纸质档案数字化、纸质复制件制作及数据备份的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料给采购单位。

⑤扫描加工场地的安全及保密措施。供应商采取具体保密设施，保证档案原件的安全和信息安全。供应商应在加工现场配备专用数据存储服务器，不得与其他部门共用。进入加工现场的计算机设备应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口，确保信息安全。计算机硬盘不得带离加工现场，该硬盘最终由采购单位收回保存。

⑥不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等。

⑦完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。

2.3数字化加工后的档案数据，需完全符合慈溪市城建档案馆档案综合管理系统的业务要求，做到与慈溪市城建档案馆档案综合管理系统的无缝结合；供应商应在慈溪市城建档案馆档案综合管理系统开发单位的配合下将档案数据完整准确地装载到该系统。

2.4要求供应商在签立合同时成立项目组，指定专人为项目负责人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

2.5要求供应商在签订合同后15天内，提供完整的数字化加工方案，将有关前处理、数字化加工等所有加工软硬件设备和相关材质、工作人员等进驻扫描加工场地，并开始项目工作。

2.6供应商在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容和服务保障措施，其中包括：免费质保服务期后的服务方式和费用、服务响应时间、项目完成时间、公司投入的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

2.7要求供应商配有档案扫描工作流程管理系统，加强全过程管理。

2.8数据验收合格后，供应商须提供移动硬盘TIFF和PDF格式各一份提交给采购人，著录条目和全文数据向采购人数据库迁移。

2.9供应商须负责后期采购人数据与宁波市城市建设档案馆在线报送系统的对接。

（三）参考文件及规范、标准

在整体档案数字化加工过程中应严格执行以下规范和标准：

档案管理主要法规：

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《城市建设档案管理规定》

《浙江省城市建设档案管理办法》

《浙江省实施〈中华人民共和国档案法〉办法》

《浙江省档案登记备份管理办法》

业务标准与规范：

《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）

《建设电子文件和电子档案管理规范》（CJJ/T117-2007）

《档案分类标引规则GB/T 15418-94》

《档案著录规则DA/T 18-1999》

《归档文件整理规则DA/T 22-2000》

《建设工程文件归档规范》（GB/T50328-2014）

《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005

《浙江省省直单位档案电子文件登记备份非涉密数据脱机报送技术要求》

《浙江省档案登记备份工作规范》

（四）加工质量要求

严格管理，明确责任，落实安全保密管理机制和质量管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全，确保各环节工作符合质量要求，建立完整、规范的工作记录。

4.1调档交接

供应商应指定专人按照与慈溪市城建档案馆共同制定的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与采购人指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。

4.2案卷前处理

4.2.1档案拆卷：扫描之前，应在保证档案不受损的情况下，拆除装订物，如有缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，必须作出标识，同时将结果报采购人，并根据采购人要求进行修改；对破损、折皱不平影响扫描质量的原件（尤其是竣工图纸）先进行相应处理（压平或熨平等），确保档案数字化质量。

4.2.2页面修整：对档案整理过程中发现严重破损、字迹褪变无法直接进行扫描的档案和折皱不平影响扫描质量的原件进行记录，报采购人批准并进行相应的处理。

4.3目录输入要求

4.3.1根据采购人提供的目录格式（包括项目级、单位工程级、案卷级、文件级）四级目录进行输入。

4.3.2文件题名应著录文件标题的全称。当文件无标题时，应根据内容拟写标题，拟写标题外应加“[]”符号。

4.3.3责任者应著录文件的直接形成单位和个人。有多个责任者时，应选择两个主要责任者，中间用“；”隔开，其余用“等”代替。

4.3.4文件编号应著录文件形成单位的发文号或图纸的图号，或设备、项目代号。

4.3.5日期应著录文件的形成日期或文件的起止日期，竣工图应著录编写日期。日期中“年”应用四位数字表示，“月”和“日”应分别用两位数字表示。

4.4档案扫描

4.4.1扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。一般文字档案的扫描分辨率不小于300dpi，图纸档案不小于200dpi，采用彩色扫描模式，以TIFF、PDF格式分别保存。TIFF用于保存扫描原始图像，为保证图像清晰度，图像压缩率不应设置太高，一般A4幅面纸张扫描件每页平均容量控制在1MB左右。

4.4.2根据档案幅面的大小（A4、A3、A0等）选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描，对扫描后的图像图幅大小不允许更改。工程图纸采用0号图纸扫描仪，不可使用其它扫描仪扫描后拼接而成。扫描时必须绝对保证档案载体的安全，文字档案一律采用平板扫描仪扫描。

4.5图像处理

图像处理原则：经软件处理后的图像，其清晰度应保证100%不低于原件标准，图像打印效果（尺寸大小）保证与原件吻合。

4.5.1去污及裁边处理

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，处理过程中应遵循在不影响可读度的前提下展现档案原貌的原则。

对扫描图像进行裁边处理，去除多余白边，处理后的扫描图像大小应基本保持一致。

4.5.2纠偏及旋转

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

4.5.3画质调整

根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度及对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合。底色较深的档案应在不影响文字及红章识别的前提下淡化纸张底色。

档案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致时，应做到档案原件能辨认的，扫描图像必须可以辨认；文字上的污点无法去污时，保证正文文字能看清楚。

4.5.4图像修复

有破损、霉斑或遭受人为破坏的档案原件，如果扫描图像影响利用效果，应对图像进行修复，修复以图像不失真、内容清晰完整为原则。对劣质图像的处理主要包括局部减淡、局部加深、红章优化、去折痕等。

4.6图像存储

4.6.1图像文件的存储及命名

每一页档案单独扫描成一个图像文件，采用彩色模式扫描的文件一般采用单页TIFF格式存储，TIFF图像文件的命名采用三位文件页号，位数不足时前面用0补足。

图像文件存储规则需按“项目级文件夹”→“单位工程级文件夹”→“案卷级文件夹”→“文件级文件夹”→“图像文件”形成五级存储模式。

项目级文件夹的名称为“项目序号”，单位工程级文件夹的名称为“项目序号-单体工程序号（起止总登记号）”，案卷级文件夹的名称为“项目序号-单体工程序号-三位案卷序号”，文件级文件夹的名称为“项目序号-单体工程序号-三位案卷序号-三位文件顺序号”。

4.7自检环节

4.7.1目录自检

供应商以批次为单位，对目录数据库进行自检，主要采用人工校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查，应设置初检和复检岗位，核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

4.7.2图像自检

供应商以批次为单位，主要采用人工校对和软件校对相结合的方式，人工校对要求对图像文件逐页进行检查，对图像方向不正确或偏斜度、清晰度、失真度等不符合图像质量要求的数字化文件，应提出重新处理或重新扫描要求；由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

软件校对主要检测数字化成果的可读性、DPI、留白页、重复页等检查。

4.8数据挂接

4.8.1汇总挂接

供应商应以批次为单位，在数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过自检环节确认为“合格”后，通过建设工程档案申报软件，实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索，实现批量、快速挂接。

4.8.2数据关联

以目录数据库为依据，将该批次的数字化成果即每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件夹的名称与档案目录数据库中该份文件名称是否相同，图像文件的总数与目录数据库中文件的页数是否一致。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

4.9格式转换

对经验收合格后的彩色图像（TIFF）进行OCR识别，并按“件”为单位转换成双层PDF。PDF格式图像应进行像素缩小和压缩处理，转换后图像颜色应与原件保持一致。保证图像清晰可读的前提下采用适当的压缩率，一般A4幅面纸张图像每页平均容量控制在200KB以内。

4.10档案还原及归还

档案还原：在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐页逐卷清点，按数量、状况与顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。将拆过的档案按原档案重新整理还原，底边整齐、案卷纸张紧靠封面背脊。

如发现在加工过程中出现的丢失、损坏、圈划或涂改等应及时申报慈溪市城建档案馆，由供应商进行弥补或修复。

采购人对归还的档案案卷进行抽检，档案完好无损、案卷质量达到档案整理要求，档案还原度达到100%方能验收通过，并做好验收、交接记录。

4.11数据化成果管理

为保障数字化加工成果安全性，确保从数据批次生产验收到全部验收，数据保存状态一目了然，数据的真实性、完整性、可用性得到100%保障。

4.11.1每一批次的数据验收通过后，应立即进行电子数据保全。通过数据校验，生成身份认证码，并进行不断监测及保全，以确保数据始终与验收后的数据是一致的。

4.11.2项目全部结束后，采购人在对数据接收入库前，对准备入库的档案电子数据再次进行数据校验，生成身份认证码，并与验收后的数据身份认证码进行比对，比对一致，进行数据挂接入库。

4.12资料移交

4.12.1成果移交

供应商在项目结束后，将备份介质（移动硬盘）及备份登记表单全数移交给慈溪市城建档案馆,并且确保移交的数字化成果能够按照采购人管理软件的要求进行完整、安全、有效的导入，实现100%的挂接准确率，确保数据的保管和利用效果。

4.12.2资料移交

供应商应将前处理登记、扫描登记、质检记录、验收记录等日志台账资料和数字化加工的监管系统监控记录完整移交给慈溪市城建档案馆，并确保数据的可读性。

4.12.3数据销毁

供应商应在慈溪市城建档案馆工作人员的现场监督下，将工作站上的数据全部、彻底删除，并以磁盘格式化、重复写入数据等形式确保数据的不可恢复性。

（五）数据验收要求

5.1验收方式

慈溪市城建档案馆安排专人对每个批次的档案数字化成果进行常态化的验收，首批（百分之一）档案转换成果，实行全检方式，全检合格的，后续批次转换成果采用数据抽检的方式，每个批次抽检比例不低于20%。另外，采购人会根据实际情况在数字化加工的不同阶段，安排验收团队进行综合验收，主要采取现场演示的方式，以确保整个项目的数字化质量。

5.2验收内容

目录验收的主要内容为检查档号、题名、责任者、文号、时间项、保管期限等字段的正确性，检查档案分件的规范性；图像验收的主要内容为检查图像容量、分辨率、清晰度、失真度、偏斜度、去污效果、图像优化效果、图像打印效果、文字方向、扫描完整性等是否符合要求、图像与目录是否一一对应。

5.3验收标准

目录数据库正确率达到99%以上的予以通过，图像质量合格率达到99%以上的予以通过，目录数据库之间以及目录数据库与图像文件挂接正确率达到100%的予以通过。若抽检合格率达不到以上要求的，提交的验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。若连续两次验收都不通过的数据，除了发回全面自检外，还需暂停发放新的案卷，直到不合格档案验收通过为止。

关于验收通过的数据，采购人在验收中检出的错误，供应商应及时、无偿予以纠正并再次提交采购人检查。检查无误后，出具验收“合格”报告单。

验收“合格”的报告单，必须经项目负责人审查、签字，并提交采购人分管领导、业务科室及其他监管人员审核、签字后方有效。

由于供应商的质量等问题，而引发的误时、经济等问题均由供应商承担。

（六）保密要求

6.1供应商须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；供应商在工作期间必须遵守任务相关保密制度；

6.2档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属招标单位，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交；

6.3工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。

6.4工作人员未经同意，不得私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场。

（七）其他要求：

7.1供应商需在投标文件中详细列出拟完成本档案数字化需配备的设备、软件、材料清单。

7.2供应商应接受采购人的专人质量检查或不定期不定量的质量抽查，一旦发现质量问题，无条件执行采购整改要求；如采购人需要，供应商应派熟练的技术专家协助采购人进行数字档案馆建设过程中的数据处理、迁移等工作。

7.3项目经理原则不得更换，如要求更换，必须经慈溪市城建档案馆审核同意后方可更换，不然作违约。

7.4要求供应商签订合同后，在15天内将项目实施方案提交给采购人审核，同时将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。

7.5项目实施方案：供应商须根据招标项目内容要求，充分考虑实际服务内容，制订出详细的项目实施方案，具体应考虑以下因素：

①项目保障：本项目的保密安全措施（包括人员、设备、数据及档案安全管理措施）、计划安排、表单管理情况等；

②执行规范；

③项目质量保证措施：项目验收标准、质检方法、著录方法、人员配备等；

④项目实施计划：工期、进度和工作计划安排；

⑤项目需求分析：对业主单位的需求进行分析，包括本次加工内容难点、关键问题和特殊要求等；

⑥本项目工期要求，投标公司在投标时应注意在施工计划体现此项要求。

7.6供应商在投标时需要提供包括但不限于以下内容：服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、质量保障措施、保密措施、规章制度、免费培训项目等。同时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：免费服务期后的服务方式和费用。

7.7档案数字化前，供应商必须将所有档案数字化设备送慈溪市城建档案馆进行安全保密技术检测。数字化工作中使用的软件必须是正版软件。