采购项目技术、服务、政府采购合同内容条款及其他商务要求

一、项目概况

1.项目名称：中共简阳市委办公室（简阳市档案局）市级部门2001-2019年档案数字化采购服务项目

2.项目采购方式：竞争性磋商；

3.采购内容：本项目共计1个包，采购中共简阳市委办公室（简阳市档案局）市级部门2001-2019年档案数字化采购服务；

4.资金来源：财政性资金，资金来源已落实；

5.本项目预算40万元。

二、项目概述

中共简阳市委办公室（简阳市档案局）市级部门2001-2019年档案档案整理及数字化服务采购项目拟采用竞争性磋商的方式邀确定一名供应商承担档案机读目录著录和纸质档案整理与数字化服务工作。供应商须完成本项目的所有内容，预计完成档案数字化扫描和全文摘录73万页。

三、服务内容及要求

（一）服务要求（实质性要求，不允许负偏离，否则作无效处理）

1.1、管理性标准规范

①DA/T 31-2017《纸质档案数字化规范》；

②DA/T68.1-2020《档案服务外包工作规范第1部分：总则》；

③DA/T68.2-2020《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务》；

④DA/T18-1999《档案著录规则》；

⑤DA/T22-2015《归档文件整理规则》。

⑥国家档案局办公室关于印发《档案数字化外包安全管理规范》的通知（档办发〔2014〕7号）

⑦《国家秘密载体印制资质管理办法》（国保发〔2012〕7号）

⑧项目实施过程中应遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》等有关法律法规和采购人单位相关规定。

（二）项目基本条件

2.1、档案数字化服务

（1）档案交接：根据采购人提供的档案交接清单进行逐页清点核对，记载档案的损坏、缺失等问题，签收交接清单，如发生任何档案遗失问题由成交供应商承担全部法律及经济责任。

2.2、档案整理

（1）在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。

（2）档案实体检查和标记：对重份文件、有原件的复印件等不需要扫描的文件进行标注；对破损严重、不能直接扫描或影响扫描质量的纸张进行标注。对需要扫描的页，去除整理错误、装订错误、分件错误、著录错误、编号错误后统一进行编号、登记。

（3）拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应确保护档案不受损害。

（4）页面修整：破损程度严重影响档案内容的，要根据实际情况进行处理（托裱、加固等）。

2.3、档案扫描

（1）扫描设备为平板式扫描仪；避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生；

（2）如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用零边距扫描仪进行不拆卷扫描方式扫描；

（3）可采用黑白模式进行扫描；

（4）页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有非彩色插图的档案，可以采用灰度模式扫描，分辩率≧300DPI、色彩位数8位、存储格式为JPG格式、双层PDF；

（5）有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，必须采用彩色模式进行扫描，扫描分辩率≧300DPI、24位真彩色、8级压缩比

（6）存储格式为JPG格式、双层PDF。

2.4、图像处理

（1）扫描后的图像需要进行优化处理，使其清晰、端正、不变色、不留文字版面外的暗影。

（2）要求处理后字迹清晰，便于清楚阅读，对扫描过程中出现的倾斜图像进行整体纠正，保证数字图像的倾斜角度不超过±1度（目测不斜）。

（3）对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等进行去污处理。处理过程中应遵循展现档案原貌的原则，处理后的图像要求大小一致。

（4）对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

（5）属于不同单位或个人的文字或照片页粘贴在一起的，要扫描处理成独立的图像。

2.5、数据格式

（1）扫描时文件夹的建立按档案实体分级建立，以卷为保管单位的档案。

（2）扫描文件需要按份（或件）制成单独的PDF文件，以档号加顺序号命名；能够进行OCR识别的要进行OCR识别并将识别结果录入到数据库全文字段中。

2.6、质检：

实体纸质档案与数字化加工成果数据进行对比检查，生成质检流程单据。

2.7、档案装订

（1）纸质档案数字化工作完成后，打印两份文件目录，一份放入相对应的档案卷盒内，一份装订成册移交采购人。

（2）实体档案装订前要认真检查档案数量是否齐全，档案目录是否完整，装订边是否压字，卷（盒）内文件的各种编号与档案封面和目录各项是否相符，文件排列顺序是否正确。出现装订边压字的情况，需张贴装订边后方可装订。

（3）纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，应注意保持档案原貌，装订时尽可能按原孔装订，对装订位置不足的页面，须进行加边处理。装订要结实、齐整(左边、下边对齐)，不掉页，不倒页，不压字，不损坏文件，不妨碍阅读，做到安全、准确、无遗漏。同时，卷盒内备考表上要详细记录案卷内出现的漏号、缺号、重号、重页、空白页等增删改情况，要求用碳素墨水笔进行书写，字体要求工整、清洁，不得出现涂改的现象。

2.8、档案归还：档案数字化采集完成后应及时归还，确保档案资料完好，100%不缺失。

2.9、人员及进场要求：接到采购人入场通知后，供应商需配备操作人员和项目负责人，人员要求有高纪律性和自觉性，应提供相关资质证明。项目负责人需全程驻场，并制定出具体的项目实施方案，项目操作标准流程、项目实施计划等措施。项目加工过程中不得随意更换工作人员，如确需更换须经采购人同意。供应商自带的设备和人员等的安全（工伤、意外伤害等）责任、后果、费用均全部自行承担。

2.10、为保证数字化建设项目信息安全，要求到场工作人员着无口袋工作装。

2.11、供应商应及时完成项目并归还加工场地（归还时保证办公桌椅等采购人提供的办公设备完好无损）。

2.12、按照或优于《纸质档案数字化技术规范》（中华人民共和国行业标准DA/T 31—2017）及《四川省档案资料数字化标准》《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7号)要求，实现档案资料数字化存储。

2.13、实现对内对外安全、准确、具体的数字化档案信息采集服务，提高档案馆档案管理工作的效率和服务质量。

（三）数据备份

3.1、备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

3.2、备份方式

3.2.1为保证数据安全，供应商提供两套移动硬盘备份数据（备份介质由供应商负责提供）。

3.2.2成交供应商需各提供1式3套（蓝光光盘介质1套，移动硬盘2套）的JPG和双层PDF格式的数字化成果备份数据。

3.2.3建立相应的图像文件数据库；并挂接到档案管理系统上。

3.3、数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

3.4、备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

3.5、备份登记

填写数字化备份管理登记表单。

（四）数据挂接

4.1、供应商必须将经过质量检测后的数字化图像文件对照数据库中的目录数据，无缝挂接到采购人指定的档案管理系统，并确保已有的数字化成果数据和本次数据字化成果数据能够实现正常使用，否则不予验收，（涉及软件数据库结构，成交方自行与软件开发公司对接）导入数据需做到数据转换方便、快速、完整，目录数据与全文挂接准确完整，查询方便快捷，使用方便，整体协调性好。

4.2、建立目录数据与图像文件的关联后，供应商应按100%的比例对挂接质量进行全面检查，检查数据挂接的完整性（有无漏挂）、准确性（有无错挂）、有效性，有不符合质量要求的要重新挂接。

4.3、保密要求

严格遵守《保密守则》及采购人的有关规定。档案扫描工作必须在采购人指定的场所内进行。供应商需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。供应商应做到：

（1）与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

（2）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

（3）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

（4）扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。

（5）在工作平台上建立监管系统，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

（6）项目实施通过验收后，工作站上的数据必须在采购单位工作人员的现场监督下销毁。

（7）不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

（8）工作场所必须由供应商安装屏蔽设备，保证信息不泄密。

（9）加工过程安全要求：

（10）对服务器的操作有安全监管措施。

（11）USB端口封闭使用。

（12）各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。

（13）按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。

四、商务要求

1、服务期限：自合同签订之日起210日，起止时间以采购合同约定为准。

2、服务地点：采购人指定地点。

3、付款方式：在签订合同后，达到付款条件起15日，支付合同总金额的40%，完成全部工作量50%后，成交供应商向采购人申请对项目进行阶段验收，验收合格后并收到发票后，达到付款条件起15日，支付合同总金额的30%，完成全部工作量后，成交供应商向采购人申请对项目进行验收，验收合格后并收到发票后，达到付款条件起15日，支付合同总金额的30%；

4、验收交付标准和方法：

1.采购单位对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比例为5%，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检，直至达到验收要求。

2.档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。

3.数据验收合格后，加工单位需提交两套移动硬盘备份交给采购单位并且保证能与采购单位现有的档案管理系统进行全文自动按规则无缝批量挂接（数据导入费用由成交供应商自行承担），做到数据转换方便、快速、完整，目录数据与全文挂接准确完整，查询方便快捷，使用方便，整体协调性好。

4.其他未尽事宜应严格按照《财政部关于进一步加强政府采购需求和履约验收管理的指导意见》（财库〔2016〕205号）、《政府采购需求管理办法》（财库〔2021〕22号）采购项目具体要求进行验收。

5、其他要求：服务方案应包含（整体方案、项目进度计划、安全保密、质量保障）；

5.1整体方案：1.档案交接；2.档案扫描；3.图像处理；4.目录建库；5.质量检查流程；6.装订规范等。

5.2项目进度计划：1.各环节时间节点安排以及人员安排及分工组织；2.进度保障措施；3.应急事件的处理等。

5.3安全保密：1.保密安全制度；2.安全管理制度；3.现场管理制度；4.人员管理制度；5.档案安全管理制度等。

5.4质量保障：1.纸质档案的管理；2.电子文档数字化的管理；3.质量检查的管理；4.影像处理措施等。

6、其他未尽事宜以采购合同约定为准。