采购内容及要求

 

一、 项目概况

为了能够更好的实现对瓯海区自然资源和规划部门的各类（即：地籍管理类、建设用地类、执法监察类、城建规划类、规划设计类、文书类等）档案的保护、管理以及利用，结合国家对档案管理标准化、信息化、规范化的要求，温州市自然资源和规划局瓯海分局需要委托专业加工公司对档案进行整理、装订及数字化加工，传统载体的档案经高科技技术加工成影像档案形式，同时建立全文数据库，就可通过档案影像系统进行计算机检索、阅读电子档案。

二、项目内容

项目主要工作包括文书、地籍、用地、监察、地质矿产、规划、私人建房、工程类等档案类别，进行档案前处理、文档排序、整理编号、编目页面修整、整理登记（备考表填写、折盒、封面目录、贴脊背等制作）、目录著录、档案扫描、图像处理、扫描校对、卷宗装订、数据质检、数据挂接、装盒上架等工作。

编号	名称、内容	数量	备注
1	档案整理装订扫描（档案数字化）项目	约62.5万页	采购预算金额：50万元 本项目档案数字加工业务实际结算以投标单价为依据，按照实际完成工作量乘以投标单价算出项目结算价。 ▲单价最高限价：0.8元/页，投标单位不得高于最高限价报价，否则作无效标处理。

注：实际支付金额总量=实际发生数量×中标单价。

▲本表格中数量为估算数量，中标供应商在履行服务合同后，招标人将以实际完成工作量进行合同结算，投标人在投标文件中所报综合单价作为本次服务采购最终结算依据，按照实际完成工作量乘以综合单价算出项目结算价（实际完成工作量乘以综合单价算出项目结算价最高限额为财政拨款的50万元）。

三、 招标需求

1.按要求对纸质档案进行规范化整理，采用300dpi的分辨率进行全彩扫描，以TIFF格式存储备份，JPG、PDF格式利用，并建立完整、规范的工作记录。加工后的数据格式必须符合相关档案规定要求。

2.要求供应商在采购单位指定的场所内实施各项工作。采购单位免费提供场地、水电（其他设施供应商自备）。投标人要配有档案整理、装订、扫描、验审工作流程管理系统，档案数据抽检软件并实施全过程管理。整个工程实施过程中需要的设备及配套软件，由供应商自行提供。设备性能参考如下：

1）图纸扫描仪要求：彩色扫描速度（200DPI）达35.6CM/S以上;扫描仪分辨率≧600*600DPI;最大分辨率≧9600DPI;幅面≧47英寸（BO+）;数量要求最少提供1台。

2）平板扫描仪要求：扫描速度≧彩色2.48秒（A3,300DPI）;光学分辨率达≧300DPI；数量要求最少提供2台。

3）零边距平板扫描仪要求：扫描速度≧彩色2.48秒（A3,300DPI）；光学分辨率达≧300DPI；数量要求最少提供1台。

设备进场后要求由用户组织复核后，方可开始加工。

3.供应商与采购单位签订保密协议。不得遗失、损坏档案，确保档案原件和数字化档案信息的安全。

4.供应商按照招标文件规定的工作内容求按页计价。

5.最终结算金额以按综合单价并结合实际完成的档案数字化加工量进行结算。

6.疫情防控管制按照当地政府及业主方规定执行，防疫使用的口罩、消毒酒精等用品由供应商自行提供。

四、加工流程

(一)档案整理技术要求

1.档案整理原则

遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同保存价值，符合相关标准规范，适应计算机管理的需要，便于保管和利用。

2.档案整理要求

文书档案以件为单位进行整理，档案盒采用文书档案硬盒；整理按《归档文件整理规则》(DA/T 22—2015)标准和采购单位要求执行。业务档案：以卷为单位进行整理，档案盒采用业务档案盒；整理按照国家和行业有关规定和采购单位要求执行；对需进行数字化加工的档案进行及时整理归档，内容包括区分是否归档、确定保管期限、确定类目号、编制录入案卷级文件级条目信息、对不规则纸张进行托裱折叠、排序、编号、编目、打印填写封面、卷内目录、备考表、打孔、装订、装盒入册等。

(二)档案扫描技术要求

纸质档案数字化加工具体工作包括数字化前处理、目录著录、拆卷整理、档案扫描、图像处理、数据保存与备份、质量自检、档案装订、数据挂接，各工作环节要求如下：

1.数字化前处理

对案卷资料逐页进行清理，去除文件上易锈蚀的金属物，如订书针、别针、大头针等，并对字迹模糊或易褪变的文件进行修复或复制。对过大文件进行折叠或裁剪时根据归档案卷的尺寸控制图件大小，并按照相关折图标准进行折叠，留出图件的装订边，露出图件题名。裁剪时不得损坏文件内容，并留出装订空间，最终保持与其余档案资料大小一致。

2.目录著录

2.1 档案著录

按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案级目录数据库。同时对数据库相应的目录进行修正，确保目录的准确率。

2.2 目录数据质量检查

 采用双机对录自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据立即进行修改或重录。

4.档案扫描：

4.1 扫描的方式

本项目必须以扫描方式进行数字化加工。根据档案幅面的大小选择相应规格的扫描仪进行扫描。A3以上大幅面档案采用工程扫描仪设备扫描。纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，要采用平板扫描方式；纸张状况好的档案可采用高速扫描方式以提高工作效率。

4.2扫描的色彩模式

档案本身是黑白，且因为载体特殊必须采用黑白才能保证清晰度的可采用黑白模式。其他档案应采用彩色模式进行扫描。

4.3扫描的分辨率

扫描分辨率一般建议选择≥300dpi。如档案文字偏小、密集、清晰度较差等情况需适当提高分辨率。

4.4扫描件的存储格式

扫描件以件为单位存储，纸质档案为TIFF和JPG、PDF格式等；

4.5扫描件的命名方式

采用多页存储格式的扫描件，文件名与对应档案的档号一致。采用单页存储格式的扫描件应将同一件档案的所有扫描件保存在一个文件夹下，文件夹名称与对应档案的档号一致，文件夹内扫描件的顺序与纸质档案一致。

5.图像处理：应在与实体档案保持一致的原则下，对扫描件进行逐页纠偏、裁边和顺序调整。图像偏度不得大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

6.数据保存和备份：应指定专人负责对数字化成果进行保存和备份，如合采购单位有需求备份的，需配合采购单位将数字化成果向上级单位相关单位进行登记备份，以确保数据安全。

7.质量自检：加工单位必须建立严格的质量检测流程，对数字化成果进行自检，自检达到验收质量标准的，才能递交采购方验收。

8.档案的装订：档案扫描完成后，要填写好备考表并装订。装订要求尽可能保持档案原貌。档案装订应按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置。对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以尽可能地减少折痕数为原则，能不折叠就尽量不折叠。档案装订必须采用专业装订线进行装订，档案装订，应遵循“两对齐”要求，即装订线一侧边缘对齐，档案内页下边缘对齐。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔位进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件。

9.数据挂接：数字化成果经采购方验收合格后，加工单位应将扫描件与目录数据导入采购方提供的档案管理系统，并进行挂接。

五、质量要求

为保证项目的总体实施质量，要求加工方对数字化各环节进行全面检查，具体质检目标如下：

1.档案整理、装订：全检，检查所有档案整理及装订还原情况，差错率控制在千分之一以内。

2.扫描图像检查：所有幅面整张扫描，不拼接、不漏扫，确保案卷清晰度。全检，漏扫率控制在万分之二以内。

3.图像质量检查：全检，检查所有图像的质量情况，正确率需达98%以上。

4.格式封装检查：全检， 图像文件的命名差错率控制在万分之一以内。

5.著录检查：录入错正确率需达95%以上。

6.条目与图像匹配检查：内容匹配正确率达到100%。

六、项目组织要求

1.为加强中标方与之间的沟通联系，保质保量完成项目，由采购人选派双方认可的人员对整个数字化加工流程进行监督和质量再检查，中标方应配合该名工作人员进行的质量控制、进度控制、安全管理、信息管理和协调等工作。

2.严格遵守《中华人民共和国档案法》和国家、省、温州市自然资源和规划局瓯海分局的有关档案安全监管规定。档案扫描工作必须在温州市自然资源和规划局瓯海分局指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。扫描加工单位应做到：

（1）中标人的项目实施负责人常驻采购人单位，加工期间项目组人不得随意更换，若确需更换须征得采购人同意。人员进场后未经采购人单位同意不得擅自撤离。

（2）强化人员管理，所有人员持证上岗。并将工作人员身份证、个人简历及相关证件复印件交采购人审核，与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。建立严格的保密制度，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、传播等行为。

（3）不同的工序之间衔接要严格遵守操作规程，杜绝档案实体和信息安全事故的发生。档案交接由专门人员和现场加工负责人员，要求有书面交接记录，并在以后的流程中由专门人员全程监督并有书面交接记录。进出工作区域时需要两人以上同时行动。加工地点内严禁吸烟和任何火源。在加工过程中，中标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于中标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，中标人承担一切责任。

（4）中标人对纸质档案数字化、纸质复制件制作及数据备份的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料给采购单位。

（5）扫描加工场地的安全及保密措施。中标人采取具体保密设施，保证档案原件的安全和信息安全。中标人应在加工现场配备专用数据存储服务器，不得与其他部门共用。进入加工现场的计算机设备应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口，确保信息安全。计算机硬盘不得带离加工现场，该硬盘最终由采购单位收回保存。

（6）不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、mp3.mp4及移动存储介质等。

（7）完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。

3.数字化加工后的档案数据，根据采购人要求做好数据完整备份等工作。

4.要求中标单位在签立合同时成立项目组，指定专人为项目负责人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

5.要求中标单位在签定合同后7天内，提供完整的数字化加工方案，将有关前处理、数字化加工等所有加工软硬件设备和相关材质、工作人员等进驻扫描加工场地，并开始项目工作。

6.各投标方在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：免费服务期后的服务方式和费用。服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

7.要求中标人配有档案扫描工作流程管理系统(含档案数据抽检模块)，加强全过程管理。服务团队人员应稳定，供应商有相应软件来保证本项目服务质量。

七、工作周期要求

1.中标单位应在2023年10月30日前完成本项目。

2.供应商应制定合理的项目进度计划及按期完成保证措施，确保招标项目保质保量按期完成。

八、人员、硬件设备的投入

1.本项目所需的基础配套硬件设备如下表所示，需投标人认真研究本项目实际情况后，给出拟投入本项目的基础配套硬件设备详细清单，详细说明设备的品牌、技术参数、数量等信息。

序号	名称	备注
1	加工管理软件
2	网络设备
3	服务器
4	数据存储设备
5	PC机
6	平板扫描仪	翻页扫描仪、负压扫描仪、大图纸规格扫描仪
7	打印机

2.投标人根据项目实际情况，在投标文件的详细实施方案中给出拟投入本项目的人员配备计划。计划中须明确每个流程的人员配备（人员专业、资质、数量及岗位职责）。

注：

▲投标人对加工管理软件、网络设备投入计划将在技术资信评审中得到评分量化。

▲除1中所要求投入设备之外，中标供应商需无偿提供扫描仪（包含A3.大图纸规格各一台）、打印机一台供招标人使用，配合工作需要，项目实施完毕后归还中标供应商。

九、验收要求

1.供应商应制定严格的项目质量控制及质量保证措施，保证档案的整理和数字化工作符合质量要求，并高质量地完成工作任务。

2.供应商必须建立严格的质量检测体系，对加工完成的档案必须逐页全面自检，自检达到质量标准要求的，才能递交验收。

3.验收时间

（1）采购单位有权对分批递交加工的档案进行分批完工验收，供应商应在自检合格后，备齐相应的项目文档和接收单向采购单位提交验收。采购单位应在收到上述文件后及时完成验收，并根据验收结果作出批次验收结论。

（2）项目全部完成后，供应商应备齐相应的项目文档、项目总结报告、批次验收单和总体验收申请向采购单位提交项目总体验收。

4.验收质量标准

（1）实物验收

档案实物验收将对档案数量、文件状况等进行检查。如发现丢失、损坏、损毁档案或档案材料内容；私自圈划、涂改、抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁档案材料等严重违规行为的，该批次将全部发回供应商全面自检。对已发现的问题，供应商须及时采取补救措施，并承担相应责任。采购单位有权解除合同并追究供应商违约责任。

（2）数字化加工质量验收

数字化加工质量验收以抽检的方式检查，对采集的信息数据、目录与图像等导入完毕的数据进行验收，抽检对象和比例同整理质量验收的抽检对象和比例相同。如发现采集的数据信息、目录数据、图像文件有错误、不完整、不清晰或目录数据与图像文件挂接有错误等情况，该卷（册）档案的数字化加工质量将被确定为“不合格”。

（3）在质量抽检或其他检查中被确定为“不合格”的服务产品或在验收中发现有其他存在问题，供应商应及时、无偿地予以纠正并再次提交采购单位验收，直至更正全部错误。

十、售后服务

（1）验收合格后中标方需提供3年数据的免费维护服务，并在6小时内到达用户现场服务。

（2）中标方需制定详细的客户培训计划，针对档案管理、数字化加工、数据维护等方面进行免费客户培训。

（3）要求中标方在签立合同时成立项目组，指定专人负责该项目。项目负责人必须为中标单位公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、施工人员及保证措施。

十一、其他要求

（1）中标单位应接受采购方的专人质量检查或不定期不定量的质量抽查，一旦发现质量问题，无条件执行采购整改要求；如采购方需要，投标方应派熟练的技术专家协助采购方进行数字档案馆建设过程中的数据处理、迁移等工作。

（2）供应商上门服务在标书中必须明确承诺对项目的档案数字化成果数据相关工作承担三年免费的上门服务。

（3）要求投标单位投标时出具承诺函（公司盖章），承诺在领取中标通知书7个工作日内，将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕，如未能准时到位，主动放弃中标资格，取消签订合同。

十二、其他商务条款

要求中标方在签订合同的同时成立项目组，指定专人负责该项目。项目负责人必须为中标单位公司负责人，有2年以上工作经验，至少有担任过两个以上档案数字化加工项目经验的。档案整理、条目著录、图像质检、装订等重要岗位小组长必须是总公司派遣的业务骨干，派遣熟练工比例不得低于总人数的三分之一。并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、施工人员及保证措施。

十三、其他要求

付款方式	供应商将有关扫描加工软件、硬件设备、工作人员等进驻加工场地，采购人在7个工作日内向供应商支付项目预算总金额的50%（即25万元，人民币贰拾伍万元）；本期数字化业务量全部完成，并经验收合格后7个工作日内支付剩余项目预算总金额50%（即25万元，人民币贰拾伍万元，如实际完成工作量未达到项目预算金额的50%，则按实结算）。
违约责任	详见《第二部分 合同主要条款》