招标内容及要求

一、项目概况

西安市城建档案馆纸质档案电子化。

二、服务内容

西安市城建档案馆馆藏约21万卷档案进行全文扫描及原有档案（含计算机著录信息）进行校对修正、补录，并将扫描的档案图像与目录数据建立一一对应关系进行挂接，确保加工数据能够正确、真实、完整、准确地导入西安市城建档案馆现有档案管理系统中，并确保本次项目所加工的数据在现有档案管理系统中正常运行。

三、服务要求

（一）资源配置及管理要求

为保证档案实体的完整与安全，不对档案原件造成二次损伤，故要求服务商对A3及以下幅面档案使用批量进纸型高速扫描仪，对质量不佳的档案可使用平板扫描仪，对超过A3幅面的案卷必须用工程扫描仪扫描。原有档案（含计算机著录信息）需要校对并对与档案原件不符、不全的部分进行修改、补录。

鉴于本项目工期短、任务繁重、劳动力密集、有专门的项目进度跟踪问效考核、有专门的财政资金运行绩效考核、有专业的技术及质量标准，为确保项目工期进度按时、加工数据按质按量、财政资金按期完成，要求如下：

1、本项目任务要求

包括档案前处理，纸质案卷扫描，各级计算机著录信息的校正、修改补录（含地图信息等），图像处理，数据质量检验，数据整理存储挂接，档案实体的复原装订，档案实体借用出库入库等。

服务商应按照DA/T 31的规定制作工作流程单，记录档案数字化加工的各个环节工作情况。工作流程单与档案实体同步流转。

服务商应按照DA/T 31的规定设计档案数字化流程，主要包括：档案出库、数字化前处理、档案扫描、图像/音视频处理、数据库建立、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案入库等。每一环节均应填表记录。

服务商应根据档案具体情况使用合适的扫描仪器和方法进行数字化，防止操作不当损害档案。档案数字化加工的具体操作方法和质量要求应符合DA/T31，DA/T43，DA/T62的相关规定。

纸质档案数字化流程图

2、本项目进度要求

自合同签订之日起到合同截止日期止，按照10%，20%，40%，60%，80%及100%的执行时间必须完成相应的工作量。无法完成工作量的不支付费用并立即终止合同，因此产生的损失全部由服务商承担，并由招标排名顺位的供应商继续完成，以此类推。任务要求严格按照“本项目任务要求”条款执行。

3、本项目人员配置及管理

服务商要配备熟练的加工人员不少于25人。为确保著录录入的文件级目录数据质量，要求配备1人负责档案的调取、登记以及扫描量统计及核算工作，熟练的著录录入人员不得少于4人，目录数据质量检验人员不得少于4人，装订人员不少于4人，扫描人员不少于12人。服务商要配备2人驻场提供随时修订服务，工作场地由采购人指定，扫描过程中采购人发现电子化扫描件有问题，服务商要随时修订。服务商工作人员要具备相应知识水平和业务技能，工作团队要有一定的稳定性。工作人员进行不少于5天的操作培训，经考核合格后方可正式上岗。在工作场所要规范人员行为和着装。服务商要将直接参与档案数字化加工过程的员工名单向采购人备案。

为方便统一管理，服务商人员工作时间和采购人人员工作时间要保持一致，若服务商遇到需加班的特殊情况，服务商要向采购人提出申请，征得采购人同意后方可安排加班。

4、本项目软硬件设备配置及管理。

服务商应为专门从事档案数字化加工和档案信息化建设的专业公司，具备档案数字化加工所必须的专业技术和相应的软硬件设备。①要配备专业的数字化加工软件，在项目运行期间所使用的操作系统和应用软件必须是正版软件，要确保在采购方现有的档案管理系统中正常运行。②要配备不少于8台A3幅面的高速扫描仪、不少于8台A3幅面的平面高速扫描仪、不少于4台A0工程扫描仪、不少于24台计算机（含计算机桌椅）,为确保数据安全，项目结束后，服务商将项目中使用的计算机硬盘无偿移交采购人。

档案数字化加工网络要与其他网络物理隔离，禁止使用无线网卡、无线键盘、无线鼠标等设备。档案数字化加工网络及信息管理软件应建立身份鉴别、访问权限设置等安全保密措施，根据员工类型及岗位职责赋予相应的访问权限。用于档案数字化加工的设备、存储介质严禁与其他设备、存储介质交叉使用，非数字化加工专用的设备、存储介质严禁带入数字化加工场所。档案数字化加工设备和存储介质不得擅自送外维修，必须送外维修的应经过采购人同意，并由采购人工作人员现场监督。

服务商工作过程中使用的计算机硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等存储介质要进行安全检查并登记造册、统一保管，要向采购人报备存储设备台账并及时更新，保持账物一致。服务商不得擅自处理任何存储介质。

采购人会定期对服务商的各种存储介质、视频监控数据及回放记录、工作人员变更记录进行安全检查。要对服务商自带的各种硬件设备和软件系统进行检查，确保无信息留存。工作结束后，凡存有信息的硬件设备，须做清除信息的安全处理。采购人将拆除服务商自带设备的硬盘，和档案数字化加工过程中服务商使用过的其他移动存储介质一并予以接收。

档案数字化加工使用的计算机除了安装必要的操作系统、杀毒软件、档案数字化加工软件、数据库软件和第三方安全管理软件外，禁止安装其他无关软件。档案数字化加工使用的计算机、扫描仪等设备，必须采用技术手段或物理设备封闭所有不必要的信息输出装置或端口。封闭的装置或端口要定期进行检查。

5、本项目管理要求

采购人会对全部工作过程进行监控，定期对服务商的人员、工作场地、基础设施、技术、管理工作、业务操作进行监督、检查，将各种风险降低到可控范围之内。服务商应具有完整的数字化加工方案和管理流程、工期进度安排、质量检验方案、保证档案实体和档案信息安全保密的管理制度、具体措施和承诺。

完成政府采购后，服务商不能转标、转包、分包。

（二）质量要求

1、数据质量管理执行标准

《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31—2005））、《档案著录标准》(DA/T18-1999)、《西安市建设工程电子档案归档与管理规定》、《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T 117-2007）、《城建档案业务管理规范CJJ/T 158-2001》、《档案服务外包工作规范第1部分：总则DA/T68.1-2020》、《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务DA/T68.2-2020》等档案部门现行技术规范。

2、数据质量总要求

所加工数据结构、格式符合采购人要求，建立图像和目录数据库，并将扫描的档案图像与目录数据建立一一对应关系进行挂接，确保加工数据能够正确、真实、完整、准确地导入采购人现有档案管理系统中并确保数据运行正常。

3、档案著录质量要求

按照“数据质量管理执行标准”等的要求，著录录入文件级条目数据项内容，目录信息结构按本馆档案管理设置为准，不得遗漏规定的数据项，著录单的必填项必须补录齐全，补录相关项目建设单位、施工单位和位置信息，确保著录录入目录信息的真实、完整、正确。

4、档案扫描质量要求

（1）扫描主要技术参数设置：质量须达到现行《西安市建设工程电子档案归档与管理规定》要求，服务商须保证纸质档案与电子档案的一一对应，如果在扫描中发现问题须及时纠正。扫描格式及质量须参照下表：

扫描类型	颜色模式	分辨率	质量	扫描格式
图纸	RGB-24bit	200	50	JPEG
A4，A3	彩色	240	50	JPEG
A4	彩色	240	50	JPEG

案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可将分辨率提高到300dpi以上。根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

（2）采用最为可靠的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生。

（3）图像处理：遵循保持档案原貌、不影响档案内容读懂度的原则。对扫描图像页面进行纠偏纠斜、去黑边等去污处理。

（4）扫描图像与实体档案的对应：扫描图像与实体档案应一一对应。

5、实体档案整理及装订要求

参照《建设工程文件归档规范》（GB/T 50328-2014）、《城建档案业务管理规范CJJ/T 158-2001》及西安市城建档案馆相关管理规定执行。操作时不得损坏档案。归还案卷时必须恢复原状。

6、数据质量检验

（1）服务商提供完整的数据质量检验方案，各环节配备一定数量检验人员对加工的数据进行质量检验。

（2）采购人对服务商质检后的目录数据进行抽检，抽检率不得低于5%，被抽检的目录数据中规定的必录数据项正确率为100%，抽检的目录与扫描图像一一对应关系的合格率必须为100%；对服务商质检后的扫描图像进行抽检，图像质量合格率必须为100%。

（3）在数据完成过程及数据移交时要采取有效措施做好数据的杀毒防毒工作，确保数据的安全。数据的后期整理、挂接、存储按相关规定进行组织刻盘，移交一式三份数据，其中移动硬盘一份、档案级光盘两份。

服务商应将档案数字化加工成果相关的各种工作文件、日志、记录、元数据等一并移交给采购人。

7、项目安全管理要求

服务商使用的软件必须全部为正版软件。严格执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》及国家、行业以及采购方制定的相关保密规定，符合国家相关数字信息资源安全管理标准的要求，履行相关保密职责，签订保密协议，服务商要有书面的保密承诺书。

服务商所有参与档案数字化的员工都需要签订保密承诺书。

服务商应防止工作人员损坏档案载体，篡改档案内容。对于尚未移交采购人的档案数字化成果，服务商应做好备份管理，防止数据丢失。

对正在进行数字化加工的档案，服务商要安排专人保管，每天入库（柜），不得在工位上留存过夜。数字化加工完毕的档案，要立刻归库保存。对于离库超过1个月或有虫霉隐患的档案，应进行消毒杀虫处理。

服务商应在档案数字化加工场所安装视频监控系统。视频监控系统应覆盖出入口、档案存放区、信息存储区和工作区。视频监控数据自产生之日起保存不少于6个月，采购人应定期对视频进行回放检查，在删除视频监控数据之前，要留存视频回放记录。

服务商工作人员不得擅自进入采购人档案库房。非工作人员不得进入档案数字化加工场所。工作人员完成作业后，不得在档案数字化加工场所内停留。工作场所应设有储物箱柜，供工作人员和访客存放物品，并于工作区相隔离。严禁将私人物品带入工作区域。档案数字化加工场所内严禁存放除档案和必备的工具器材设备之外的任何物品，特别是易燃易爆危险品。档案数字化加工场所内作业完毕后，除过监控、报警、消防等电源外，其他电源必须全部关闭。服务商应建立现场上下班物品清点值班制度，严禁擅自将档案数字化加工场所内的物品带离现场。下班后，移动存储设备应存放于专柜并上锁，指定专人负责保管。

非工作人员需要进入档案数字化加工场所时，应征得采购人同意，并登记访客的身份、来访事由。必要时，访客需要签订保密承诺书，承诺不泄露可能接触的任何档案信息。访客不得将有拍照、录音、录像功能的设备带入档案数字化加工场所。访客进入档案数字化加工场所，应佩戴胸牌，并由工作人员全程陪同。访客应遵守档案数字化加工场所管理规定不得随意走动，不得碰触物品。

8、项目作业环境要求

档案数字化加工，要求在采购人加工场地内进行，服务商需提供数字化加工所需的全部设施、设备及软件等，并按采购人的安全、保密要求进行设备处理及网络布线，组建独立的数字化加工局域网，在数字化加工中负责加工现场软硬件及网络的维护、安全管理工作。加工场地在西安市城建档案馆，具体楼层由西安市城建档案馆按照工作内容及进度分配，大约220平方米左右。服务商在采购人安排的加工场所内只能从事采购人指定的和档案数字化合同约定相关的工作，不得从事其他任何未经采购人允许的工作。加工场所应满足防水、防潮、防日光及紫外线照射、防尘、防有害气体、防有害生物、防火、防盗等要求。服务商须从总电箱接通独立管理的电源系统到加工场地，费用包含在合同款内。服务商合同履行期间须承担相应的物业费，水电费，暖气费，制冷费等，具体核算标准以正式合同约定为准。

四、商务要求

（一）服务期：自合同签订之日起至2023年11月20日完成所有服务内容。

（二）投标报价

服务商报A4幅面电子化扫描（含相应的目录著录录入）的综合单价，大于A4幅面的折合为A4幅面计算（图纸档案一页统一按照10页A4图纸折算），本价格一次性包死。所有的人员、设备等相关费用已分摊到综合单价中，采购人不再另行支付。

五、数据质量管理执行标准

《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）

《档案著录规则》（DA/T 18-2022）

《西安市建设工程电子档案归档与管理规定》

《建设电子文件与电子档案管理规范》（CJJ/T 117-2017）

《城建档案业务管理规范（JJ/T 158-2011）

《档案服务外包工作规范第1部分：总则（DA/T68.1-2020）

《档案服务外包工作规范第2部分：档案数字化服务（DA/T68.1-2020）等档案部门现行技术规范。