采购内容

一、项目概况（采购标的）

1、项目背景与现状

档案因涉及民生需要，查找利用率非常高，但由于缺少电子目录数据和扫描的电子文件图像内容，在平时查找利用过程中虽然投入了大量的精力，但效率仍然比较低下，已经不能很好地发挥它应有的效能。根据档案数字化工作“统一领导、标准先行、利用优先、分步实施，有序推进传统载体档案数字化进程”的指导原则（国家档案局《档案事业发展“十二五”规划》），结合档案管理的实际情况进行数字化加工。

★2、项目目标与任务

档案进行数字化加工的开展旨在建设档案的目录库、影像库和全文数据库数据内容，实现档案的规范化整理、高质量的数字化加工。主要工作任务是对档案进行拆卷和前期处理、采用单页扫描方式进行数字化加工，目录著录，并将扫描后的图像文件、文本文件与文件级目录挂接，实现快速无误检索。著录后数据能同时与福建省治安管理系统和福建公安档案管理系统顺畅衔接。

2.1 采集历史及新增的档案信息，建立档案信息大数据，提供日常查询利用及数据挖掘。

2.2 目录数据采集著录，严格参照公安业务档案的著录规范，逐页检，逐条著录。

二、技术和服务要求（以“★”标示的内容为不允许负偏离的实质性要求）

（一）技术标准符合《福建省公安机关纸质档案数字化加工外包工作规范》(试行) 要求。

（二）强化流程化控制、图像处理、质检校对等环节处理，完善数字化加工工作台账，确保数字化加工质量。

1、加工前准备

1.1建立档案目录数据相关标准与规范，明确档案目录数据库结构、著录格式、著录项目、著录规范等具体要求。

1.2编制本全宗单位的《全宗内设机构全称及通用简称对照表》，责任者项统一使用全称或通用简称。

1.3指定专人负责目录数据规范工作，对照档案文件逐条逐项审核档案目录中的著录内容，修订不规范的项目，补充必要的项目，保证著录项目完整、内容真实、数据规范。

1.4数字化服务公司与档案保管部门办理档案出库清点、案卷核对等档案借调手续。

2、扫描前处理

2.1编制页号

对未编号或页号编制不规范的文件重新编号，统一采用2B铅笔使用阿拉伯数字，从“1”开始编号，并将原编错的页号用铅笔划掉；左装订的卷，正面编在右上角，背面编在左上角；右装订的卷，正面编在左上角，背面编在右上角。

一份文件若有主页和浮贴，先编主页号，后编浮贴页号，如浮贴内容与主页内容无关，先编浮贴页号。

已经编过页号的档案，或原有页号为连续性页号且清晰可见，不再重新编页号，如有跳号或编号出错的情况，应重新编页号，并在数字化加工流程单中加以说明。

封面、目录、备考表、空白表格与白纸等不编页号。与前后文件没有任何联系的废草稿纸不编号，如有联系则按顺序编号。

2.2档案装订物拆除

逐卷拆除档案中的金属装订物（如：金属夹条、回形针、订书钉、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），档案中的精装书籍及精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距扫描仪挂边扫描。拆除档案装订物不得损毁档案。

2.3重份档案的处理

同一全宗内，出现成本成册的重复档案（形式与内容完全重复），应将重份档案在目录标注说明，提示扫描时不予扫描，并在备考表上说明情况；同一案卷内，出现的重复文件，应剔除不予扫描，并在备考表上说明情况。

2.4档案保护性处理

逐卷检查实体，对档案的破损、霉坏等需裱糊的文件作出评定，并在备考表上说明情况，能够扫描的先扫描，而后检送修裱，并建立修裱登记台账。

3、扫描标准和要求

3.1扫描方式。应根据档案幅面的大小及纸张状况，选择扫描仪。纸张状况较差（如：过薄、过软、超厚、脆化、破损）的档案，应采用平板扫描方式；纸张状况良好的档案，可采用高速扫描方式；大于A4幅面的页面，可采取双幅扫描、图像拼接的方式。对于破损严重的档案，应在案卷修复后进行数字化加工。

3.2扫描模式选择彩色模式。图像文件均采用JPEG格式保存，A4幅面单个图像大小应在1MB左右。

3.3扫描分辨率参数设置为300dpi。特殊情况下，如原件本身是复印件、字间距和行距过密、文字偏小等清晰度较差情况，宜根据需要适当增加扫描分辨率。

3.4以档案案卷为单位进行数字化加工。每一卷（件）档案均逐页扫描，从卷内目录开始，至案卷末页结束。

3.5扫描时应做到不缺页、不重页、不错页。扫描形成的图像形状、内容、颜色、排列顺序等应与档案原件一致，页面整洁端正，图文清楚可读。

3.6遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

3.7档案数字化加工过程中应建立详细、规范的加工记录。登记加工案卷的页数、破损等情况，核对每份案卷的实际扫描页数与档案整理时填写的案卷页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理措施。

4、档案还原装订

档案扫描完成后，按照档案保管要求，对拆分的档案进行重新装订。恢复装订时要保持档案的原貌，做到卷内排列顺序不变，不漏页、错页、掉页，装订牢固、准确、美观。

5、图像处理要求

5.1按照DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范的要求，对数字化所产生的图像文件进行优化处理与质检，使图像清晰、完整、不得出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等现象。

5.2纠偏：以视觉上不感觉偏斜为标准，倾斜度不得超过1度；方向不正确的图像应旋转还原，以符合阅读习惯。

5.3裁边：扫描后的图像应裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。裁边后的图像大小保持一致。

5.4图像完整性：发现由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

5.5排序：页号必须连续，不可以有跳页、多页、页号顺序颠倒等现象；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

5.6图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

6、著录要求

6.1按照《档案著录规则》（DA/T18）和公安部、省厅公安档案立卷归档规定要求，建立案卷级、文件级目录数据库。条目数据应与纸质档案排列顺序一致，不得增加、减少、遗漏或重复。

★ 6.2采取双人双机同时著录同一档案目录数据，软件自动校对和显示不一致数据，并最终形成全引目录、案卷目录和卷内文件目录；著录完成后对建库质量进行检查，核对著录项目是否完整、著录内容是否正确，发现不合格的数据应立即进行修改或重录。

6.3所有业务类型档案著录内容：姓名、性别、出生日期、身份证号、户籍地址。涉及的业务类型有：出生登记、死亡注销、市外迁入、迁出市外、市内移入、市内移出、所内变动、项目变更、户口注销、恢复户口、常表、户口底册、派出所审批、局审批、身份证编码表（录入：年、月）、其他户籍身份证业务需要归档的档案；

7、格式转换和OCR识别

扫描形成的图像转换为彩色、分辨率为300dpi、PDF格式图像。将每一份纸质档案文件扫描所得的单页JPEG或多页JPEG图像文件转换为一份PDF文件。

印刷体、打印体纸质档案（表格除外）扫描后形成的JPEG图像，应先进行全文字符识别，转换成可以检索的双层PDF格式文件。双层PDF格式文件的上层是原始图像，下层是识别结果，保留原始版面效果，支持选择、复制和检索等功能。

非印刷体纸质档案无需进行OCR识别处理，将其直接转换成PDF格式文件，以提供数字化成果应用。

8、数据挂接（文件挂接）

扫描完成后的图像数据，需要与目录数据进行一一对应。其中，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。

8.1汇总挂接

扫描图像文件命名、排列、组合等根据招标人的归档要求设定。所有扫描数据提交前均采用相应质检软件进行批量检测挂接和质量检测，确保目录与对应图像对应挂接的正确率达到100%。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确。

档案扫描、挂接完成后，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。确保档案目录数据与档案扫描图一一对应。

8.2数据关联挂接

针对数字化加工后的档案，电子图像与我们所加工的电子数据进行关联，形成完整的档案实体数据。

将图像文件存储到相应文件夹时，认真核查每份图像文件的名 称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件页数与档案目录数据库中的该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。

8.3数据挂接

投标人须负责与招标人的福建省公安档案管理系统和福建省治安管理系统实现数据挂接，将条目和对应影像文件导入到招标人系统应用平台中。

9、数字化成果审核

9.1数字化成果审核项目包括档案实体整理装订质量、图像质量、数据完整性、图像与实体对应情况、图像与目录对应情况等方面的审查。数字化成果质量审核采取三级检查法，即数字化服务机构组织自我检查、档案保管单位总检、档案保管单位数字化领导小组抽检。

9.2单项验收标准：

a.图像数据验收：采用计算机自动校验的方式对图像的色彩模式、分辨率、压缩比率、格式、命名和可读性等进行100%检查，合格率应达到100%；采用人工抽检的方式对图像的完整性、排列顺序的正确性和图像质量等进行检查，抽检率不低于5%，合格率应不低于99%。

b.目录数据验收：采用计算机自动检验的方式对目录著录项目的齐全性和格式的规范性进行检查，抽检率100%，合格率应达到100%；采用人工抽检的方式对目录内容的完整性、准确性等进行检查，抽检率不低于5%，合格率应达到95%以上。

c.数据挂接验收：采用计算机自动校验的方式对数据挂接的准确性、一致性等进行100%检查，合格率应达到100%。

d.档案装订验收：采用人工抽检的方式对装订案卷的完整性、准确性和规范性进行检查，抽检率不低于5%，合格率应达到98%以上。

e.工作文件验收：采用人工检查的方式对工作文件的完整性和规范性进行100%检查，合格率应达到100%（须二次校正至完全无误）。

9.3档案保管单位数字化领导小组对工作量少、周期短的数字化项目，可在终验时抽检；对工作量大、周期长的数字化项目，应分年度分批次组织抽检，待数字化加工任务全部完成后，再组织终验。终验抽检率不得低于档案数字化总量10%，抽检合格率应达到98%。发现不合格的由数字化服务机构进行整改，直至合格为止。

9.4为方便数据审核，每条目录数据和与之对应的全文扫描件必须同时出现在一个电脑界面中，在审核系统中能够查看各级检查记录，形成excel表格台账并打印。审核中检出的错误，数字化服务公司应及时、无偿予以纠正，直至提交验收的数据完全达标。“不合格”案卷数大于被质检案卷数的2%时，档案保管单位可将该批次档案全部退回返工。

合格率＝（质检总卷（件）数﹣不合格总卷（件）数）／质检总卷（件）数×100%

9.5省厅办公室将对各地数字化项目进行抽检审核，抽检合格率低于98%，该项目应整改合格后再终验。

10、数字化档案命名

在档案数字化转换时，以档号作为档案内容数据的文件名，使档案目录数据与档案内容数据一一对应。命名规范如下：

10.1专业档案

a.每一卷（册）档案建立一个文件夹，命名格式如下：

全宗号-归档年度-类别号-机构名 称-保管期限-移交编号

全宗号-归档年度-类别号-保管期限-归档号

全宗号-类别号-案卷号-册数

b.每一页卷内材料命名格式如下：

全宗号-归档年度-类别号-机构名 称-保管期限-移交编号-页号

全宗号-归档年度-类别号-保管期限-归档号-页号

全宗号-类别号-案卷号-册数-页号

c.每一份卷内文件命名格式如下：

全宗号-归档年度-类别号-机构名 称-保管期限-移交编号-件号

全宗号-归档年度-类别号-保管期限-归档号-件号

全宗号-类别号-案卷号-册数-件号

10.2文书档案

10.2.1以卷为单位

a.每一卷档案建立一个文件夹，命名格式如下：

全宗号-类别号-归档年度-机构名 称-保管期限-移交编号

全宗号-类别号-归档年度-保管期限-归档号

全宗号-类别号-保管期限-案卷号

b.每一页卷内材料命名格式如下：

全宗号-类别号-归档年度-机构名 称-保管期限-移交编号-页号

全宗号-类别号-归档年度-保管期限-归档号-页号

全宗号-类别号-保管期限-案卷号-页号

c.每一份卷内文件命名格式如下：

全宗号-类别号-归档年度-机构名称-保管期限-移交编号-件号

全宗号-类别号-归档年度-保管期限-归档号-件号

全宗号-类别号-保管期限-案卷号-件号

10.2.2以件为单位

a.每一件档案建立一个文件夹或直接扫描成一个电子文件，命名格式如下：

全宗号-归档年度-机构名称-保管期限-移交编号

全宗号-归档年度-保管期限-归档号

b.每一页文件材料命名格式如下：

全宗号-归档年度-机构名称-保管期限-移交编号-页号

全宗号-归档年度-保管期限-归档号-页号

命名格式说明：

全宗号，由八位阿拉伯数字组成。派出所的全宗号与所属县级公安机关档案全宗号一致。

类别号，按照档案类别填写代码。

归档年度，由四位阿拉伯数字组成。

机构名称，机构用数字表示，设3位（如001）。

保管期限，永久、长期、短期分别用字母Y、C、D表示，30年、10年分别用数字2、3表示。

移交编号，设4位（如0001）。

归档号，设4位（如0001）。

案卷号，设4位（如0001）。

册数，设3位（如001）。

页号，设3位（如001，其中目录页为M1、M2，案情说明表为A,人员名单为R1、R2）。

件号，设3位（如001）。

例1：档号为2007-Z5-机场公安局-2-0006的专业档案

文件夹命名：43510000-2007-Z5-021（机场公安局）-2-0006

每页图像命名：43510000-2007-Z5-021 -2-0006-001（页号）

人员名单页命名：43510000-2007-Z5- 021-2-0006-R1

卷内文件命名：43510000-2007-Z5- 021-2-0006-001（件号）

例2：档号为2005-办公室-2-0005的文书档案

文件夹或电子文件命名：43510000-2005-003（办公室）-2-0005

每页图像命名：43510000-2005- 003-2-0005-001

其他类别档案的电子文件命名方式可参照上述方法进行

11、备份存储

验收合格的完整数据应及时进行备份。数据备份需两种格式（JPEG格式、PDF格式及目录数据），其中：JPEG格式、PDF格式及目录数据需在硬盘或档案级光盘（均需国际知名品牌）上分别备份，由档案保管单位保存；PDF格式及目录数据上传服务器，并复制一份移交省厅办公室档案室存储。数据备份后应在保管载体的装具上加贴标签，以备查找和管理。标签内容包括序号、起止档案号、条数、数据格式、备份日期、备份制作单位等。

附件1：扫描后电子文件命名规范

数字化加工的电子案卷、图片名 称应与档案档号一一对应，不得重复，现根据档号结构命名。

(三) 安全保密要求

建立档案数字化各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全；根据采购人提出的保密要求提出保证档案实体和档案信息的安全的具体措施和承诺。

1、保密要求

(1)采购人与中标人签订《户籍档案数字化加工项目合同书》、《保密协议》等，保密协议送采购人保密部门备案。中标人负责对所有参加本项目的工作人员进行审查（数字化加工人员应当为中国公民且无犯罪记录）并签订保密责任书，相关资料送采购人备案。

(2)采取上门服务方式，即在采购人提供的工作间进行加工操作（不得在存在安全隐患的地点加工档案），加工场地需由中标人安装监控设备对扫描全过程进行监控并刻盘交市公安局保存。

(3)在工作开展前，中标人对其工作人员需经过严格考核，进行保密和防火安全教育，签订保密协议。要求工作人员做到：①严格遵守相关的各项管理规定、保密要求和工作制度；②加工地点内严禁吸烟；工作期间严禁会客。③工作人员统一穿着无兜的工作服进入加工场地，衣服外套、手机和包等随身物品统一放在指定的位置，不准带入工作现场。④在工作现场内，不该说的不说、不该问的不问、不该看的不看、不大声喧哗；工作过程中产生的碎纸、废盘等工作垃圾不得自行处理，必须交由档案管理人员统一销毁；正常情况下，加工每一页档案资料在操作人员手中停留时间不能过长，不得无故查看、记录和相互议论档案内容；原档案磨损、残缺、不清晰的，需经公安档案管理人员具体指导并在案卷备考表上签字说明后方可实施修改。⑤工作人员不得携带非用户单位提供的办公文具；不得携带移动通讯设备、移动硬盘、U盘、MP3等信息存储设备；⑥工作人员暂时外出（如吃饭）时，均应将加工场地及时锁门。当天未加工完成的档案资料一律交由专职人员清点后存放到库房。⑦每位工作人员必须填写每天的工作记录（时间、内容、数量等），作为保密工作检查的依据。

(4)扫描现场的计算机采用专用安全屏蔽网线及安全专用水晶头，交换机设施进行物理性的二次屏蔽。

(5)扫描现场的计算机及其它设备不能以任何方式连接广域网、局域网，所有设备外壳均接地屏蔽，严防数据丢失。扫描现场的计算机及其它设备必须由加工企业提供国家安全保密部门的上门的安全检测或提供相应的检测报告。

(6)在备份数据的计算机上设置密码，防止数据泄密；每位计算机操作员设置独立的开机密码。

(7)各项工序产生的数据，均需存入档案部门指定的存储器，加工人员不得对数据进行拷贝、备份。工作结束后应将所有涉及户籍资料的数据或加工文档交其保管并签收。所有留在计算机上的数据必须在采购人技术人员的现场监督下做彻底销毁（扫描加工使用过的计算机硬盘，均应保存在采购人档案部门）。

★（四）其他要求

4.1、户籍档案数字化加工要求在公安指定地点内进行，由采购人提供场地，数据存储硬盘、档案封皮、封盒和打印纸以及其它档案扫描所需的相应设备、监控和数字化加工软件均由中标人提供。

4.2、双方各指定专人做好档案的清点交接工作，《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。

4.3、中标人应在规定时间前，将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。

4.4、中标人须负责数据成果与福建省治安管理系统的顺畅衔接，确保公安档案数据安全管理和利用。

4.5、中标人须负责把档案从派出所运输到加工点。

4.6、中标人派驻的加工实施人员必须是投标人公司正式职工，且具备档案相关专业资格证书的人员不少于50%。

三、商务要求（以“★”标示的内容为不允许负偏离的实质性要求）

采购包1：

序号	参数性质	类型	要求
1	★	交货时间	自合同签订之日起120日
2	★	交货地点	采购人指定地点
3	★	交货条件	按招标文件要求完成所有服务工作
4	★	是否邀请投标人验收	不邀请投标人验收
5	★	履约验收方式	1、期次1，说明：（1）验收单位：由采购人负责组织验收。 （2）验收标准：按照国家及行业相关标准、招标文件规定、合同约定等标准进行验收，如验收达不到规定要求，对招标方造成一定的损失，中标方应承担一切责任，并赔偿所造成的损失。（3）投标人须负责数据成果与福建省治安管理信息系统和福建公安档案信息系统衔接适用，确保公安档案数据安全管理和利用。（4）提供至少9套（8个派出所和户政大队）历史档案数字化系统，单机可查询全区历史档案。
6	★	合同支付方式	1、经采购人验收合格后，达到付款条件起30日内，支付合同总金额的100.00%

履约保证金

采购包1：不缴纳

其他商务要求

1、结算

本次采购预算金额340万元为按425万张数字化加工量估算的暂定金额，结算时实际数量以福建省治安管理系统挂接数量核算，并按中标单价为准进行结算。中标单价按以下公式计算：中标单价＝中标价÷425万张

2、根据采购人档案的现状，按要求对档案进行数字化加工，室藏历史纸质档案均按A4幅面计算（小于A4的按A4计算，所涉及的A3及以上幅面档案，按比例折算成A4幅面，A3=2张A4、A2=4张A4、A1=8张A4、A0=16张A4、A0以上=20张A4）。

四、其他事项

1、除招标文件另有规定外，若出现有关法律、法规和规章有强制性规定但招标文件未列明的情形，则投标人应按照有关法律、法规和规章强制性规定执行。

2、其他：

（1）凡参与政府采购并依法取得政府采购合同的供 应商，均可使用政府采购合同向福建省政府采购网发布的政府采购合同融资业务信息的银行业金融机构申请融资，可在“政采贷”模块进行具体操作。 （2）企业申请所需提交的材料可登录“福建省政府采购网”查询。 （3）融资主要条件：①担保条件：除法定代表人或实际控制人担保外，如融资金额未超过政府采购合同金额的，银行不要求企业供 应商提供财产抵质押或第三方担保，或附加其他担保条件。②专用账户：当银行同意授信后，企业供 应商在该行开立封闭式专用账户，与采购人在合同中或通过签订补充协议约定唯一收款账号。③支付约定：银行发放贷款的同时，办理政府采购合同应收账款质押查询和登记，合同履行并验收后，采购人需将采购资金按合同约定支付到约定收款账户。