招标需求

一、采购数量及范围

序号	项目工作内容	三年预估数量	全费用 单价限价	费用小计	备注
1	档案整理及装订  (20页以内)	3500卷	4元/卷	14000元
2	档案整理及装订 (20-50页)	54000卷	7元/卷	378000元
3	A4纸张档案数字化建库	2177500页	0.44元/页	958100元	A4以上纸张按照纸张大小与A4纸张的比例折算计价页数
合 计				1350100元

二、项目背景

为了进一步提高不动产登记档案管理水平和工作效率，根据《不动产登记暂行条例》《不动产登记暂行条例实施细则》《不动产登记操作规范

（试行）》等要求，武义县不动产登记中心拟对现有的不动产登记纸质档案进行整理和数字化管理，通过纸质档案整理及数字化建设，建立一套内容齐全、信息准确、关联性强、符合不动产登记相关要求，并能为不动产登记系统所利用的电子信息数据库，实现窗口或自助式一键查询、打印， 方便群众办事，提高办事效率。

三、总体要求

（一）采购人免费提供场地、水电，不提供档案整理及数字化加工所需的任何相应设备和数字化加工软件。所有档案整理及数字化加工的硬件、软件设备、监控设备、监控录像、加工耗材等由中标人提供（须由采购人订制使用的档案卷皮、档案盒等除外），并应充分满足项目需求。另外，为加强中标人与采购人之间的沟通联系，保质保量完成项目，由采购人确定专门人员对整个数字化加工流程进行监督和质量再检查，中标人应配合采购方工作人员进行的质量控制、进度控制、安全管理、信息管理和协调等工作。

▲（二）由中标人承担档案搬运工作，按照采购人及档案加工利用的时间要求，将需加工的不动产登记档案从档案产生地点搬运至采购人提供的加工场地，在搬运过程中应确保档案安全性、完整性，并对搬运的档案做移交记录，双方移交人员对移交清单进行清点签字。如在搬运过程中产生档案损毁、遗失、资料外泄等情况，中标人应承担因此产生的所有责任及损失。

（三）对档案整理及数字化加工单位的要求：

1.强化人员管理，所有人员持证上岗。中标人将项目工作人员身份证、个人简历及相关证件的复印件交采购人审核保存。中标人项目实施负责人应常驻采购人单位，加工期间项目组各分组负责人不得随意更换。

2.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。建立严格的保密制度，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、传播等任何可能泄露档案信息的行为。

3.不同工序之间的衔接要严格遵守操作规程，杜绝档案实体和信息安全事故的发生。档案交接由采购人指定的专门人员和中标方加工负责人员进行，要求书面交接记录齐全，并在以后的流程中由专门人员全程监督。加工完成后归还档案时，中标人要提供扫描加工工作流程情况说明，并随同档案一起交接。在加工过程中，中标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。档案卷皮和档案盒上填写的信息须在工作完成后由中标人安排人员进行检查，发现有误的须及时修改。由于中标人过错导致档案资料及数据有误、损毁或泄密的，由中标人承担一切责任。

4.中标人对纸质档案数字化、纸质复制件制作及数据备份的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。

5.中标人要保证档案原件的安全和信息安全。中标人应在加工现场配备专用数据存储服务器，不得与其他部门共用。进入加工现场的计算机设备应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口，确保信息安全。计算机硬盘不得带离加工现场，该硬盘最终由采购单位收回保存。

6.完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。

（四）数字化加工后的档案数据，需符合武义县不动产登记系统的业务要求。

（五）要求中标单位在签订合同后 7 天内，提供完整的档案整理和数字化加工方案，将相关档案处理、数字化加工等所有加工软硬件设备和相关材料、工作人员等进驻扫描加工场地，并开始项目工作。

（六）各投标方在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：免费服务期后的服务方式和费用，以及服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

（七）要求中标人配有档案扫描工作流程管理系统，加强全过程管理。

四、档案整理及数字化加工内容、数量及工作要求

（一）完成约2177500 页不动产登记档案的数字化加工处理工作，包括档案扫描、属性数据录入及属性数据关联等。

▲此处的页数为A4纸张大小，A4以上纸张按照其纸张大小与A4纸张的比例折算实际页数，如1张A3纸张折算为2页A4纸张、1张大图纸折算为20页A4纸张。在项目完工结算前，中标人须向采购人提交具体的工作量情况说明，经采购人确认后方能作为计价工作量。

（二）完成约57500卷不动产登记档案的规范化整理和装订工作，其中约54000卷预计为40页/卷、约3500卷预计为5页/卷。

（三）确保所有档案电子信息完整、准确、可靠。

（四）建立档案电子数据、扫描（拍摄）图像、权属信息之间的无缝关联和对应关系。

（五）档案数字化最终成果必须全部、正确地匹配到武义县不动产登记系统中，并能为其所用。

五、项目服务要求

（一）档案立卷

资料立卷应采用1件1卷的原则，即每办理1件登记所形成的材料立1个卷。资料的立卷应包括：卷内材料的排列与编号、卷内目录和备考表的编制、卷皮和资料盒或资料袋的编写工作。

（二）不动产登记档案文件范围

不动产登记资料包括：

1.不动产登记簿等不动产登记结果；

2.不动产登记原始资料，包括不动产登记申请书、申请人身份证明、不动产权属来源材料、登记原因文件、不动产权籍调查表等申请材料；不动产登记机构查验、询问、实地查看或调查、公告等形成的审核材料；其他有关机关出具的复函、意见以及不动产登记过程中产生的其他依法应当保存的材料等。

（三）文件材料排列

材料排列应遵守重要审批材料置前，原件放前、复印件放后的原则。卷内材料应按下列顺序排列：

1.目录；

2.结论性审核材料；

3.过程性审核材料；

4.当事人提供的登记申请材料；

5.图纸；

6.其他；

7.备考表。

（四）档案整理

档案整理过程中需要做好登记手续，制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数等情况。

1.拆除装订：在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。

2.页面修整：对于破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复，折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

3.档案文件中如需粘贴文字、图纸等材料，按以下标准：

（1）有粘贴页的粘在粘贴页中，无粘贴页的粘在合同等文件的空白页，如左侧有文字或图形（与文件有关的红线图部分）粘贴时左侧要留出 2 厘米左右的装订线。

（2）图纸应该满幅粘贴在档案资料明确的贴图页中，满幅粘贴的贴图页不再单独编写页号，未贴图纸的贴图页应编写页号。

（3）文件材料小于 A4 纸时，应用 A4 纸托裱后装订，托裱时注意左侧留出 2 厘米左右的装订线。

（4）A3 及以上大型图纸应按A4 大小折叠整齐，并预留出装订边际。

（五）编页码

卷内材料应每1页材料编写1个页号。单面书写的材料应在右上角编写页号；双面书写的材料，应在正面右上角、背面左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位置的空白处；卷内目录、备考表可不编页号。编写页号应使用阿拉伯数字，起始号码从“001”开始。

（六）卷内目录编制

卷内目录编制应符合下列规定:

1.顺序号应按卷内材料的排列顺序，每份材料应该编1个顺序号，不得重复、遗漏；

2.材料题名应为材料自身的标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料内容拟写一个标题；

3.页次应填写该材料所在的起始页，最后页应该填起止页号；

4.备注应填写需注明的内容。

（七）卷皮与资料盒或资料袋项目的填写

1.卷皮与资料盒或资料袋项目的填写可采用计算机打印或手工填写。手工填写时应使用黑色墨水或墨汁填写，字体工整，不得涂改。

2.编号资料编号可采用归档流水号统一制定编号规则。

3.库藏纸质档案的每一文件都有一个与之相对应的唯一档号，该档号也是每份文件图像的文件名，应按《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(DB35/T161-2002)中有关档号结构标准，建立每份文件的目录数据和文件名。

4.命名标准其组成格式简单表述为：全宗号(3 位)；目录号(3 位)；案卷号(5 位)；文件起始页号(3 位)。档号组成内容为：全宗号-分类号-目录号- 案卷号。

5.起始与终止日期按照卷内材料的的实际日期进行填写，起始日期为最早的年月，终止日期为最迟的年月。

6.保管期限根据材料的保管期限要求填写：永久、长期和短期；

7.件数和页数按照卷内目录的序号和页号填写最大值。

（八）备考表的编制

1.备考表的编制应符合下列规定：

（1）立卷人应为负责归档材料立卷装订的人员；

（2）检查人应为负责检查归档材料立卷装订质量的人员；

（3）日期应为归档材料立卷装订完毕的日期。

2.本卷情况说明：主要填写卷内文件缺损、修改、补充、移出等情况， 若无此类情况可不填写。

3.立卷人，即归档人，需用蓝、黑色钢笔或碳素笔签字（正楷字体）或盖人名章。

4.检查人，即立档单位主管负责人，需用蓝、黑色钢笔或碳素笔签字（正楷字体）或盖人名章。

5.归档时间，即立卷时间，需用蓝、黑色钢笔或碳素笔，按年月日顺序用 8 位阿拉伯数字标准填写，年月日之间用“.”隔开，例：“2021.01.01”。

（九）目录建库

1.在每份档案扫描完毕后，中标人应当以宗地卷宗为单位对卷宗属性进行数据录入，并建立历史关系。根据纸质档案扫描后形成的电子数据，进行每份档案数据的条目属性信息录入，主要包括档号、权利人名称、证件类型、证件号、坐落、用途、登记类型、用地面积、证书编号、原证书号等内容。属性录入后应当便于查询，满足武义县档案系统查询功能。当输入某一查询要素时，档案系统可自行呈现与该要素相关的不动产登记信息及变更流程。

2.本项目要求对档案目录数据成果进行校对，以确保数字化档案与目录数据实现准确挂接。

▲（十）档案扫描

按《浙江省省直单位纸质档案数字化实施细则》和《浙江省档案馆纸质档案数字化成果接收暂行办法》等要求进行数字化加工。具体包括：

1.扫描要求

（1）扫描应根据资料幅面的大小选择相应规格的扫描设备，大幅面资料可采用大幅面扫描仪，也可采用小幅面扫描后的图像拼接方式处理；

（2）对页面为黑白二色且字迹清晰、不带插图的资料，可采用黑白二值模式进行扫描；对页面为黑白二色，但字迹清晰度差或带有插图的资料， 以及页面为多色文字的资料，可采用灰度模式扫描；对页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的资料，采用彩色模式进行扫描， 若未进行彩色扫描的需要对材料进行备注，区分原件与扫描件；

（3）当采用黑白二值、灰度、彩色等模式对资料进行扫描时，其分辨率应选择大于或等于 200dpi；在文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下，应适当提高分辨率；

（4）对粘贴折页，可采用大幅面扫描仪扫描，或先分部扫描后拼接； 对部分字体很小、字迹密集的情况，应适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的， 采用局部淡化技术解决；对页面中有黑白或彩色照片的材料，可采用 JPEG、TIF 等格式储存，应确保照片清晰度。

2.数字化图像

（1）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理；对方向不正确的图 像应进行旋转还原；

（2）去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，应进行去污 处理。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现资料原貌的原则；

（3）对大幅面资料进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像；

（4）彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边。

3.图像存储

（1）采用黑白二值模式扫描的图像材料，宜采用 TIF 格式存储；采用灰度模式和彩色模式扫描的材料，宜采用 JPEG 格式存储。存储时的压缩率的选择，应以保证扫描的图像清晰可读为前提。提供网络查询的扫描图像，也可存储为 CEB、PDF 或其他格式；

（2）图像材料的命名应确保其唯一性，做好电子目录与扫描件一一挂接。

（十一）案卷的装订

1.案卷装订排列顺序依次为：案卷封面→卷内文件目录→文件→卷内备考表。

2.装订注意事项：卷内文件要去除订书钉、曲别针等金属物，招投标文件等成册材料在无金属物情况下可不予拆封。

3.卷内文件以A4 幅面为标准折叠整齐，并在文件左侧留出 2 厘米左右的装订线；文件纸张小于 A4 幅面的要加纸托裱，大于 A4 幅面的图表要折叠成手风琴式，确保装订后可以打开；需要附卷的信封要打开平放，邮票不能起掉；残缺文件要加以修补。

4.字迹不清的文件应复印后与原件一并立卷。

5.案卷要采取三孔一线的方法装订，要求下边齐、左边齐，装订孔要打在案卷封面的打孔位置，整个案卷要做到不掉页、不压字或红线图、不妨碍阅读。

6.资料装订还应符合下列规定:

（1）材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不得 对材料进行剪裁：

（2）破损的或幅面过小的材料应采用A4 白衬纸托裱；字迹扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后；

（3）幅面大于 A4 的材料，应按 A4 大小折叠整齐，并预留出装订边际；

（4）卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名或名称与卷内材料姓名或名称应保持一致。姓名或名称不得用同音字或随意简化字代替；

（5）卷内材料应向左下角对齐，装订孔中心线距离材料左边际应为12.5mm；

（6）应在材料左侧采用线绳装订；

（7）卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得压字、掉页， 不得妨碍翻阅。

（十二）装盒

纸质资料整理装订完毕，应消毒除尘后装盒。

（十三）成果提交

1.在数字化加工过程中，加工方应做好扫描数据（特别是原始扫描影像文件）和编辑数据的存储备份工作。加工方需自备硬盘备份数据，等项目验收完成、收到验收合格清单后，方可将数据从备份载体中删除。

2.成品数据经验收合格后，可通过光盘及硬盘向武义县不动产登记中心提交数据，并按照规定的存储格式进行存储备份，应提供 3 套（一套用于保存、一套用于利用、一套用于备份）。光盘或硬盘刻录完成后，与影像系统档案进行比对一次，以确保档案资料无遗漏及正确性，光盘或硬盘表面标示编号，并制作一式两份的数据提交明细清单。

六、项目实施管理要求

（一）保密要求

中标人应承担该项目有关技术和数据资料的保密责任，在整个项目过程中严格执行保密和安全管理有关规定，档案整理和数字化加工工作必须在采购人指定的场所内进行，以确保加工场所的正常秩序和安全。中标人应严格管理所有纸质档案和档案数据，不得遗失、损坏档案，不得擅自泄露档案信息，如有违反规定泄露档案信息或遗失、损坏档案，以及其他涉及违法违规的情况，中标人应承担因此产生的所有责任及损失，如有违法的将追究法律责任。中标人应做到：

1.签订合同后，向采购人提供保密管理方案。保密管理方案要求包括保密管理原则、组织机构与工作职责、人员管理、保密载体管理、保密场所与设备管理、保密项目管理、泄密事件处理、保密纪律等内容。

2.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。提供项目团队的组织机构表（包括管理人员及操作人员构成等）和设备清单，并在人员或设备变动时，及时把相关情况提交给采购人备案。

3.建立严格的保密制度，加强管理，所有进入加工场地的工作人员实行挂牌制度。杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

4.不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。

5.落实加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在现场安装视频监控，要求对加工现场无死角监控，监控视频不得擅自删除或覆盖，项目结束后统一移交给采购人。

6.分批验收进行数据移交时，中标人工作站上留存的数据必须在采购人现场监督下销毁。

（二）项目安全管理要求

1.安全保障要求

（1）制定现场管理制度。中标人须制定包括员工纪律、考勤管理、物品管理、卫生管理、休息管理、操作管理、档案保护、档案保密、岗位考核等方面的制度。

（2）规范项目保障措施。要求中标人在培训保障、人员保障、产量保障、质量保障和设备保障等方面提供完整的措施方案。

（3）完善安全管理方案。安全管理方案的完善包括安全管理原则、 现场安全管理、人员安全管理、设备安全管理、档案安全管理、信息安全措施以及项目应急方案等。

2.加工过程安全要求

（1）中标人对服务器的操作有安全监管措施。

（2）光驱、软驱和USB端口封闭，不得使用任何带存储功能的外接设备。

（3）各操作均有日志记录：用户登录操作日志、用户文件传输操作 日志、系统管理员操作日志、刻录光盘日志、文件上传日志、网络访问日志等。

（4）能实时监控数字化加工工位。

（5）数字化加工过程中所使用的软件必须是正版软件。

（6）不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备。

3.数据安全要求

（1）支持服务器双机备份机制。

（2）按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。

（3）进行数据移交时，工作站上的数据必须在采购人工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管记录。

（4）在项目完成时，中标人所使用过的设备须经采购人查验后退出，使用过的硬盘等存储设备全部交由采购人保管，中标人不得留存，涉及到的相关费用由中标人自行负责。

（三）项目团队要求

1.中标人在签订合同时成立项目组，由加工单位和委托单位人员组成。双方指定专人负责该项目，加工单位项目负责人必须为加工单位公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

2.项目实施过程中，中标单位原有熟练技术人员应始终保持至少 3 人， 并指定专人为该项目负责人，项目负责人原则上不能变动。根据项目实际需求，中标人应增加人员配备。

3.项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。

4.投标人应明确具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

（四）其他要求

1.本项目制作的数字化产品的所有权和知识产权归采购人所有。

2.中标人应保证提供服务过程中不会侵犯任何第三方的知识产权。

3.在未经采购人同意、授权的情况下，中标人不得擅自将产品转让给第三方使用及用于样本展示，否则将承担一切经济和法律责任。

▲七、应遵循的业务标准（包括但不仅限于以下内容）

（一）管理性标准规范：

1.《中华人民共和国保守国家秘密法》

2.《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

3.《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》

4.《计算机病毒防治管理办法》

5.《计算机信息系统保密管理暂行规定》

（二）业务性、技术性标准规范：

1.《中华人民共和国档案法》

2.《电子文件归档与管理规范》

3.《档案交接文据格式》

4.《中央档案馆档案接收标准》

5.《纸质档案数字化技术规范》

6.《照片档案管理规范》

7.《中国档案机读目录格式》

8.《档案著录规则》

▲八、服务期限

（一）合同签订后36个月内完成约定的所有工作，项目成果投入试用。

（二）项目免费维护期（质量保证期）为项目经采购人验收通过或确认后1年。

九、验收要求

（一）过程抽查和初步验收。每批次数据提交后，采购人将按招标文件、合同等要求对档案影像资料进行抽查及初步验收，抽查档案卷数不少于每批次工作量的20%，抽查合格率达95%及以上为通过，不合格的需要进行返工处理（返工费用由中标人承担）。

（二）项目验收。项目完工且成果经试用三个月，所有指标都达到采购人要求时，由采购人组织验收。

▲十、售后及技术服务要求

（一）售后服务及响应时间要求为：需确保有稳定专业的档案数字化加工和档案整理队伍,有从事档案数字化加工服务和档案整理经验;中标人提供 7×24 小时电话技术咨询支持；在收到采购人通知后，60 分钟内须响应，须在 4 小时内到达现场、24 小时内解决。

（二）中标人须提供数据维护和现场巡检等服务，以及其他的技术支持工作，如有需要须免费提供接口程序。质保期内，所有维护服务均为上门服务。在质保期内，与质保和维护等相关的费用由中标人自行承担。

（三）中标人须制订详细的客户培训计划，针对档案管理、数字化加工、数据维护、数字档案馆建设等方面进行免费客户培训，并无偿提供档案数字化加工所需的所有软件。

▲十一、付款条件（进度和方式）及结算办法

（一）付款条件（进度和方式）

1.合同签订生效且工作人员进场后7个工作日内，支付合同总额的40%作为预付款；

2.完成项目总工作量的70%并经采购人确认后，支付至合同总额的70%；

3.完成项目全部工作量并经采购人确认后，支付至合同总额的90%；

4.项目通过采购人组织的验收后，支付剩余的合同价款。

注：1、预付款保函可采用银行保函、保险机构保证保险保单和融资担保公司保函。若中标人不提供预付款保函的，采购人不予支付。

2、在签订合同时，供应商明确表示无需预付款或者主动要求降低预付款比例的，采购单位可不适用前述预付款比例的规定。

（二）结算办法

1.本项目为固定总价合同，按中标价一次性包干，结算时不作调整。

2.因项目工作中实际档案卷数、页数可能与预估数存在差异，因此，按照实际完成的工作量与对应中标单价计算实际服务费，当实际服务费不小于合同总额时，视为项目完工。项目完工结算前，中标人须提供结算清单并经采购人确认。