商务、技术要求

一、商务要求

1、项目名称：档案整理移交项目

2、合同履行期限：2023年12月15日前完成。

3、服务地点：采购人指定地点。

4、款项支付：合同中约定。

5、服务标准：符合国家及行业相关标准规定，满足采购人要求。

6、验收标准：采购人按照《政府采购法》41条、《政府采购法实施条例》45条、财库（2016）205号文件、《山西省财政厅关于印发〈加强政府采购需求确定和履约验收管理办法〉的通知》、87号令74条（适用于公开招标和邀请招标）等规定编制项目履约验收标准；根据磋商文件、成交供应商的响应文件等进行验收。

7、最高限价（采购预算）：750000.00元，本项目要求供应商报价应包括完成项目规定的一切工作所需的全部费用，报价不得超过最高限价，否则，报价无效。

8、分包、转包要求：本项目不得以任何形式转包、分包。

二、技术服务要求

（一）项目概况

为认真贯彻执行山西省关于印发《山西省档案馆档案接收规程（试行）》《山西省档案馆档案接收标准（试行）》的通知（晋档馆发﹝2019﹞60号）文件要求，拟对山西省乡村振兴局撤销单位档案进行数字化整理。

我局需要对山西省乡村振兴局机构演变产生所有文件进行一次性整改移交。本次档案移交分山西省乡村振兴局及山西省下乡办两大部分文件。根据统计山西省乡村振兴局1985-2006年文书档案约700卷，2007-2022年文书档案20000件，2005-2023年会计档案约1600卷；中共山西省委下乡办文书档案约10000件档案整理整改，数字化扫描加工约14万页、4万条目录数据。需要展开对各门类所有保存文件进行全面清理、收集、消毒、归整、鉴定、分类、分年度、分处室、分类别、重新调整保管期限、编码、目录录入、原文扫描、打印、校对、装订装盒、贴盒脊等环节并验收完成后移交档案的接收组织部门（山西省档案馆）。

（二）服务内容及要求

1、服务内容

对山西省乡村振兴局撤销单位档案进行档案整理、著录扫描、数据挂接等。

2、执行标准

符合《归档文件整理规则（DA/T 18—2015）》、《纸质档案数字化规范（DA/T-31-2017）》、《档案著录规则（DA/T 18—1999）》、《科学技术档案案卷构成的一般要求（GB/T 11822-2008）》、《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式（DA/T 39-2008）》、《录音录像档案管理规范（DA/T 78—2019）》、《录音录像类电子档案元数据方案（DA/T 63-2017）》、《录音录像档案数字化规范（DA/T 62-2017）》、《数码照片归档与管理规范（DA/T 50-2014）》、《照片类电子档案元数据方案（DA/T 54-2014）》、《实物档案数字化规范（DA/T 89-2022）》、《录音录像档案管理规范（DA/T 78—2019）》等规范标准的要求，达到移交进馆要求。

3、质量要求

达到国家相关规范及移交山西省档案馆的要求。

4、技术要求

（1）图像文件要求：存储为TIFF或PDF图片格式。档案图像分辨≥300dpi，特殊情况可适当调高其分辨率，必须保证扫描获取图像清晰可读。如因原件问题导致图像扫描不清的，要在扫描流程单和备注栏内作出详细记录。

（2）原件的扫描与存储格式符合国家行业标准《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31--2017)、《干部人事档案数字化技术规范》（GB/T33870-2017）要求。扫描图像应能根据原稿质量进行倾斜校正、居中等处理，确保扫描图像有效及文件插图清晰，能满足数字检索，并确保原始档案内容完好无损。

（3）原始档案的清晰度较低时，能够提高图像的清晰度，对字迹不清楚等缺陷进行修正，确保文字及图像信息清晰可辨；档案资料中的领导批示，能够实现局部粘贴拼接处理，确保数字档案的准确可读；照片档案要采用专业的图像处理软件，确保照片的清晰度。

（4）已扫描的档案数据要根据山西省乡村振兴局数据存储结构要求，按年度、机构随时导入到服务器；在网络出现故障时，也可采用其它存储介质导入到服务器。能够实现查阅已上传的扫描数据；如发现档案扫描数据存在问题，能够方便地将其从服务器上删除，待返工后再重新上传。

（5）保存在服务器上的数据及数据属性要与存储在移动硬盘上的数据和档案实体保持一致；档案数据及其属性数据的脱机介质能够加密制作、存储，保证数据安全。

（6）扫描后档案数据应符合现有数字档案目录要求。在实际处理过程中若有缺少目录（目录缺少人名的要补录）的档案，应形成新的目录，并根据情况对有问题的目录进行修改、增加或调整。对档案原目录数据修改或补充后，需填写更改资料并放入原案卷内。能实现一条目录对应多个图像或一个图像对应多条目录的编目。扫描后的数据与原文件内容完全一致。确保最终数据的准确性。

（7）对部分无纸质目录的档案，要求按照标准，拟出文件标题（涉及人名的档案要列出人名）、责任者、成文时间、保管期限、页数、等字段，录入形成电子目录。录入条数视为扫描页数。

（8）扫描生成的数据必须适应现有数字档案馆系统检索；能够实现扫描图像信息与档案管理软件系统中的目录信息的批量挂接，确保目录与原文的一一对应。

（9）能够用管理软件完成对加工数据工作量，进行统计分析和加工作业的流程管理。严格管理流程：档案整理、目录修改核对补入、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成品管理等，每一流程必须专人操作。

（10）要在档案电子文件目录备注中输入以下说明信息：

1）对不易于拼接图像的说明；

2）档案原卷字迹模糊不清楚、破损的档案要加以说明；

3）对扫描整理过程中发现档案内缺少重要资料的说明。

4）对档案号重复或并案号重复的说明。

（11）检查人员应对其目录数据进行全面（100%）检查和校对，扫描图像应比对原卷核对图像质量，图像中字迹的清晰，图像的亮度、歪斜度、是否有错页、漏页等进行检查。确保扫描采集的数据与原文件内容完全一致。

（12）项目负责人要对实体档案、目录数据、电子文件进行百分之十的抽查，尤其是要对检查记录单上更正后的错误进行仔细检查，对获取图像数发现有不合格的数据，应及时进行统计和修正，确保最终数据的准确性；每天抽检、整改数据记录成册。

（13）扫描后档案还原工作，要严格按照档案管理标准和要求专人将每卷档案的封面、卷内目录、卷内文件、备考表、对齐打成三孔一线装订还原档案。

5、服务要求

（1）供应商须严格按照国家及山西省相关法律法规规定，开展档案数字化各项工作。

（2）拟派项目负责人应驻现场进行日常管理，全程负责开展工作，并与采购人积极配合，做好项目各项工作。

（3）供应商需具有稳定专业的档案整理加工队伍，确保档案整理工作有序开展。如需更换、增加工作人员，须经采购方同意后方可进行。

（4）项目验收完毕后3年内为履约服务期，期间如供应商的加工成果在利用过程中出现问题，供应商应当免费重新加工有问题的部分。

6、保密要求

供应商须严格执行国家、地方、行业等相关法律法规规定，遵守采购人相关保密要求。档案整理工作需在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。