项目需求书

一、项目概况

为深入学习贯彻习近平总书记视察天津重要讲话和对港口发展的一系列重要指示批示精神，着眼于打造世界一流智慧绿色枢纽港口，打造我国北方地区联通国内国际双循环的重要战略支点，天津市拟于2024年7月10-13日举办2024天津国际航运产业博览会（以下简称“2024国际航运展”）。展览面积计划5万平方米，开幕式人员预计500人。

2024国际航运展由天津市交通运输委员会、天津市商务局、天津市发展和改革委员会、天津市人民政府外事办公室、天津市滨海新区人民政府等主办，主题为“航通天下 运行未来——畅通国内国际双循环”，按照“办会办展是为了办事”的要求，本着市场化、专业化、国际化、一体化的原则，搭建航运领域交流合作平台。积极遵循市场办展原则，立旨打造具有自身生命力的展会。

展会时间：2024年7月10-13日（最终以采购人确定为准）。

展会地点：国家会展中心（天津）。

二、具体事项及要求

供应商须按采购人要求完成本项目的整体统筹及各项服务工作，包含整体设计、整体搭建、招商招展、场馆租赁及相关服务、相关活动的策划与执行、会务接待、主场服务、宣传推广、物料制作、主办单位服务、安全及后勤保障等服务。具体服务要求如下：

（一）整体设计

深刻理解项目主题的特点及意义,充分挖掘主题内涵进行设计，负责项目主视觉及各类衍生物的设计工作，中标供应商须在中标后提交主视觉深化设计方案，并按采购人要求进行修改。

供应商须提供项目的整体搭建、布展、氛围营造等设计方案，中标供应商须在中标后提交深化设计方案，并按采购人要求进行修改。设计内容包括：

登录大厅氛围营造设计；

开幕式会场设计；

展馆展位设计或设计审查；

展馆廊道等区域氛围设计；

整体城市氛围营造设计；

设计方案在保证效果的同时，须满足施工布展的可行性和安全性。

（二）整体搭建

1、负责项目的总体规划和实施工作

负责项目展览的总体规划和实施等工作，整体搭建需简洁、环保、通透，充分展示航运、海洋、港口产业特征、突出天津作为百年港口城市的实力和风采。

负责项目整体氛围的策划，包括展厅布置、宣传物品的布置等；展区规划；展会周边环境（包括活动场所、休息区、餐饮区等）的策划及统筹；场所空间的运用、布置等。

2、会场搭建

负责项目开幕式、专题活动场地搭建。开幕式的搭建，需合理利用数字化、科技智能元素，利用声光电等辅助设备，凸显项目的绿色低碳、智慧航运实力。

3、公共区域地毯铺设

负责馆内公共区域的地毯铺设，地毯颜色符合项目整体设计及主视觉、主形象的特征。

4、展台搭建

结合项目实际情况，为重点参展企业提供现场展位搭建布置。

选用环保及符合展馆要求的材料，所有搭建材料要求环保、无毒。设计风格既展示参展企业的实力和独特的特征，也要符合国际航运展整体的实力和形象。

5、氛围营造

负责氛围营造，包括主形象、门头、总览图、导视系统、服务台、功能区域的搭建、施工与维护；城市重点道路道旗、灯杆旗、人行天桥、重点场站、轨道交通的氛围营造。

氛围营造的规划，须合理、有序，凸显博览会主题，展示天津国际航运港口城市风采、凸显港产城融合发展的整体规划和布局。

（三）招商招展

1、负责专业观众的邀请、组织、现场接待及引领等工作；

2、负责提供观众注册系统1套，做好现场观众的数据登记、收集及分析总结；

3、负责制订展览展示总体方案并组织实施，包括展区划分与分配，提出展会招商招展方案；

4、负责展览展示现场服务整体方案策划、组织实施及统筹协调等服务。包含展商接待、专业观众的接待和服务、宣传小组的对接等各项现场服务；做好参展商布撤展、搭建、进出馆、水电气接驳等的协调工作；

5、负责完成5万平方米的招展，展出净面积不低于21000平米，并对参展企业的数量、质量负责，保证头部企业、重要协会展团有良好的参展度，其中：

组织参展企业不少于330家；

其中国际企业、国际品牌不低于30个；

头部企业品牌不低于20个;

6、负责重要参展企业负责人、参展嘉宾的邀请和对接工作；

7、负责所有参展企业资料收集及报到工作；

8、负责展览的各项统计和汇总工作。

（四）场馆租赁及相关服务

1、负责项目举办所需的场馆的租赁，其中布展时间为3天，展出时间为4天，总体面积不少于5万平方米（根据实际租赁情况，据实结算）；要求展厅基础配套可满足本项目的需求；

2、负责包含1场开幕式、不少于3场专题活动、1间新闻中心、2间贵宾室、新闻直播间的相关场所的租赁；满足但不限于以下要求：

开幕式：提供满足不少于800人的会议室，满足配备LED大屏及声、光、电的要求；

专题活动：满足活动规模需要的会议室；

贵宾间：满足不少于12个沙发席位的使用需求；

新闻中心：面积不少于100平方米；

新闻直播间：满足嘉宾访谈、设备架设等实际使用需求；每个展厅设置一个洽谈区；

3、负责项目举办期间各场地保洁等服务；

4、负责项目举办期间涉及的各类能源协调等服务，包含：水、电、网络、报馆、管理等服务。

5、供应商租赁的场地整体满足消防要求，并配有基础设备设施及基础服务，包含照明、卫生间、电（扶）梯、广播、信息发布屏、餐饮区、会议区、商务服务点等。

6、供应商租赁的场地内停车场，满足采购人停车需求。

（五）相关活动的策划与执行

1、开幕式的会务组织和执行

（1）供应商需提供开幕式、巡馆的相关方案策划、流程设计、主持词及嘉宾致辞的撰写；提出开幕式的合理流程，包含但不限于重要会见、开幕式方案等；负责开幕式视频策划、制作；

（2）完成会议资料及视频制作，包含嘉宾视频的内容策划、录制、整理、编辑等工作；

（3）供应商需要在开幕式开始前期进行多轮流程对接，并熟练完成流程彩排、现场执行、流程把控；

★（4）开幕式区域须7月9日中午12：00前具备彩排条件，展览区域须7月10日上午9：00前具备巡馆条件，须提供承诺书加盖公章附在技术标中；

（5）供应商须完成开幕式嘉宾邀请、策划，并负责对参加开幕式嘉宾进行服务；

（6）负责开幕式的同声传译，提供同声传译设备及团队，并保障翻译内容的准确性。

2、负责专题活动组织实施

（1）供应商需策划并完成同期专题活动及专题活动的相关方案策划、流程设计；提出活动的合理流程、执行方案等；

（2）根据专业活动的具体要求完成相关服务，保障专题活动的效果。

（六）会务接待

1、负责博览会期间志愿者和礼仪人员的招募、培训、保险的购买；负责博览会期间与志愿者相关的所有工作调配及管理；

2、负责按照采购人要求，接待指定范围内的重要嘉宾、记者等，负责指定接待人员的全部接待工作，包括提供用车、用餐、接送站、三站一场的绿色通道及贵宾厅、住宿等相关服务；嘉宾的用车、用餐、接送站、三站一场的绿色通道及贵宾厅、住宿按照实际发生的金额据实结算；

3、负责博览会接待期间的相关资料翻译、提交审核等相关工作；

4、负责根据国际航运展组委会要求，完成嘉宾信息收集、汇总及汇报等。

（七）主场服务

作为主场服务商，提供具体可行的主场服务方案，负责展商进场路线规划，负责现场参展企业搭建的押金收取及退还管理，做好货车进出场调度，做好展会现场场馆、搭建、物流、消防、保安、餐饮等各方的协调工作。

（八）宣传推广

1、制定博览会整体宣传推广的策划，制定相关宣传方案；

2、负责博览会的整体宣传报道，通过不少于20家新闻媒体进行报道（以视频、图片、文稿等形式，内容须经采购人审核）；

3、负责建设维护博览会官方网站。官网需包括资料下载、展商登记、参会注册、在线留言等技术功能的开发利用，对注册数据进行汇总、整理及汇报；供应商须对网站各版块内容进行更新维护，对博览会的最新报道消息及时上传，在展前、展中，利用大数据对网站进行关键词推广；

4、负责博览会官方微信的更新及对专业观众的粉丝转化。官方微信需并联网站，实现博览会介绍功能，实现展商、观众、参会的注册，实现移动端资料下载等功能；

5、负责新闻发布会的策划、执行及成果汇总；

6、负责供应商所邀请媒体的整体联络、对接、协调及展期宣传等工作；

7、负责博览会的品牌策划，逐步打造博览会的国际品牌，利用全媒体矩阵资源为博览会提供全方位宣传；

8、负责博览会及同期活动的照片直播，素材留痕；

9、设置新闻直播间，组织参展单位与媒体互动交流；

10、设置新闻媒体工作室，为新闻媒体做好服务工作。

（九）物料制作

1、负责博览会主要应用物料设计；

2、博览会基本要素，包括招展邀请函、会刊、参观指南、会议手册、手提袋、便签纸、桌签、中性笔、各类证件设计、服装设计制作（工作人员、志愿者）等物品的设计、制作等；

3、负责博览会宣传物料、吉祥物等制作；

4、负责徽章设计、制作。

（十）主办单位服务

负责按照国际航运展组委会要求，邀请不低于2家知名行业协会作为博览会的主办单位，通过主办单位在行业内的资源，提升博览会在海内外的行业影响力和知名度。

（十一）安全保障

1、负责组织不少于1600人次的安保团队，对现场的整体安全保障负责，负责现场安全排查、消防检查、搭建施工审核、安保巡查、食品安全检查、电力、网络等各项安全及保障工作的顺利进行；

2、负责成立展览安全应急保障小组，制定相关的应急预案，并进行相关演习、消防隐患的排查，保障展会的安全举办；

3、负责进行搭建安全检查，并对有安全隐患的事项进行整改处理。

（十二）后勤保障

根据国家及我市相关标准，结合工作组实际需求，供应商须提供博览会集中办公期间的相关后勤保障服务。

1、负责集中办公期间办公场地租赁和加班住宿房间的租赁（据实结算）；

2、负责集中办公期间工作人员用餐（据实结算）；

3、负责集中办公期间车辆租赁（据实结算）；

4、负责集中办公场地办公用品、用水及其他杂项保障；

5、负责集中办公期间打印机、网络安装等办公保障；

6、负责集中办公期间的突发应急保障服务。

（十三）其他要求

本项目允许中标人通过市场化方式借助2024国际航运展主题开展相关工作。

三、验收

1、验收主体：天津市交通运输委员会。

2、验收时间：合同履行结束后，具体验收时间以双方最终协商确定的为准。

3、验收方式：采购人自行组织项目验收。

4、验收程序：成立验收小组,按照采购合同的约定对供应商履约情况进行验收。验收时,按照采购合同的约定对每一项技术、服务、安全标准的履约情况进行确认。验收结束后,出具验收书,列明各项标准的验收情况及项目总体评价,由验收双方共同签署。验收阶段产生的相关费用由供应商负责。

5、验收内容：本项目全部技术和商务要求。

6、验收标准：按照采购合同的约定和现行国家标准、行业标准、地方标准进行验收，包括所有客观、量化指标。