采购内容及要求

一、（根据本项目实际情况，填写“采购标的”或“项目概况”）

本项目为病案数字化扫描及托管服务项目，服务内容包括为安溪县医院搭建病案数字化管理系统平台，并对病案纸质材料进行数字化加工并打包存储。供应商应对至少包含以下两项的分项进行报价：

序号	分项名称	数量	备注
1	病案数字化管理系统及病案扫描	约825万页	均按A4幅面计算（小于A4的按A4计算，所涉及的A3及以上幅面档案，按比例折算成A4幅面）。病案扫描在12个月内完成。
2	病案仓储服务（托管）	约2100箱	成交人应提供单箱承重不小于16公斤的纸箱（尺寸不小于42cm×32cm×33cm）,并提供满足要求的存储地点，完成物品寄存服务。仓储服务期为12个月。

二、技术要求

A、病案数字化管理系统及病案扫描

★(一）项目目标与任务

病案数字化加工的开展旨在建设病案的目录库、影像库和全文数据库数据内容，实现档案的规范化整理、高质量的数字化加工。主要工作任务是对住院病案进行拆卷和前期整理（排序、编页）逐页进行数字化加工，并将扫描后的图像文件进行编目，实现病案信息的快速调阅。主要的工作内容包括：档案整理、档案扫描、图像处理、文件编目等直至还原装订等工作步骤。

在确保病案安全的基础上，制定安全合理的病案接收、归还流程方案，将所有加工完成数据存储为符合标准要求的数据存储格式，并保存在符合要求的存储设备中，并负责将实现数字化病案在院内信息系统的应用。

★(二)工作任务范围

为医院搭建病案数字化管理系统平台，系统布设包括系统、数据库安装调试、接口配置（包含但不仅限于HIS系统接口）、各应用功能的投入使用、各客户端的安装,实现数字化病案在院内信息化应用。

★(三)建设内容

1.对病案进行数字化加工，数量约为825万页，均按A4幅面计算（小于A4的按A4计算，所涉及的A3及以上幅面档案，按比例折算成A4幅面）。并同时承担由病案数字化制作所引发的拆装、分类、编码和归档等工作。

2.病案整理。成交供应商需同时承担由病案数字化制作所引发的拆钉、装订工作。

3.所有加工后数据文件与目录数据挂接，以及病案管理软件的使用（包含在报价中）。

4.项目开始前，将病案管理软件安装调试完毕，用于开展数据验收和数据管理，并在本院范围内提供相应培训（包含在报价中）。

5.将原有首页病案数据成功导入档案管理软件，保证档案管理软件对原有数据的使用与管理（包含在报价中）。

★（四）遵守标准规范的要求

《中华人民共和国国家标准（GB/T 11821—2002）照片档案管理规范》。

《中华人民共和国行业标准（DA/T 18—1999）档案著录规则》。

《中华人民共和国行业标准（DA/T 31—2017）纸质档案数字化技术规范》。

（五）加工服务要求

（评审项1）1.病案接收

对病案进行分批接收，在接收过程中进行详细登记，建立电子/纸质接收登记和入库、出库登记本，不出现漏登记或重复登记，记录资料的缺、残、漏、损、重、页码混乱等状况。对所接收的档案进行两人以上交叉核对、检查，与采购人进行书面交接并签字确认，要求《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。

病案接收是数字化加工流程的第一步。为了保证接收过程中病案数目无误，病案实体的安全，要注意以下几个问题：

实体记录：病案的物理位置（库排架位置）、数量，年代、科别、住院号明细等信息。

实体安全：配备专门的安全防火、视频监控等用具，保证实体安全。

人员组织及安排：接收人员、时间的安排。每周接档一次。

交接验收：确定档案的验收方式、采购人的电子文件等。

计算机辅助管理：接收全过程用计算机人工记录管理，协助采购人建立档案的库房管理与档案的统计台账；接收采购人的电子目录与电子文本、电子图像；档案的数量形态。

质量管理措施：根据采购人的电子或纸质的档案目录清单与采购人的下架接收清单进行比对，如发现有误打印出勘误表由采购人签字确认。

2.病案整理

（评审项2）2.1充分考虑病案的可数字化加工性，避免损坏病案：

2.1.1确保在扫描过程中不对病案原件造成二次损伤。

2.1.2符合相关档案标准。

2.1.3保证病案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

▲2.2病案拆卷：扫描之前，应在保证病案不受损的情况下，拆除装订物，如有缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，根据用户方要求进行修改，并作出标识;对破损、折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理(压平或熨平等)，确保病案数字化质量。

（评分项3）2.3页面修复：对病案整理过程中发现严重破损、字迹褪变、纸张霉变、受潮褶皱等无法直接进行扫描的病案，进行相应的处理后再进行扫描；对确实无法扫描的原件进行记录。

（评分项4）2.4病案组卷：在数据验收合格后，将拆除过装订物的病案按原病案保管单位重新装订，并保持病案原有排列顺序不变(个别需调整页码的除外)，病案不掉页、漏页、右边和底边整齐。

3.系统能够提供数字化病案文件编目功能

（评分项5）3.1图像处理和编目过程中，自动进行图像数据备份。

（评分项6）3.2数据对应：病案物理件与扫描图像100%正确对应；病案图像编目分类与原件类型100%正确对应。

（评分项7）3.3支持图像裁剪编目，解决同一页病案图像上包含不同内容。

（评分项8）3.4数据加工采集过程中可以方便的进行插页/卷、替页/卷操作，替换工作保留原页，以备参照用。

（评分项9）3.5编目完毕后如果病案号或出院日期输入错误可以进行更改。

（评分项10）3.6支持自定义操作键盘快捷键，方便操作员使用。

4.成品质量要求

（评分项11）4.1对扫描的图像去除污点、黑边等，进行逐页纠偏、裁边等处理，图像纠偏以视觉上不感觉偏斜为标准。

（评分项12）4.2图像在100%显示状态下，图像内容字迹不断笔画且内容与原资料一致、并要保证图像的正常阅览。

（评分项13）4.3病案原件存在斑迹变质、颜色过浅、过深或深浅不一致时，应做到病案原件能辨认的，扫描图像必须可以辨认;文字上的污点无法去污时，保证正文文字和数字能看清楚。图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

（评分项14）4.4病案完整性，不能出现缺漏页情况;文件顺序，不能出现顺序错乱情况;非原件残损，不能出现扫描造成的图像残损。

（评分项15）5.数据对应：病案索引数据与病案图像对应100%正确。

（评分项16）6.网上调阅：在规定时间12个月内完成医院病案数字化工作，实现病案信息的快速网上调阅。

（评分项17）7.报表功能：生成统计报表与分析报表。

（六）软件基本功能要求，供应商提供的数字化扫描系统需支持以下功能：

1.病案数字化加工

1.1病案数字化采集

▲1.1.1支持扫描和拍照机两种数据加工采集方式，以适应不同情况的需要。支持高速扫描与平板扫描;支持单面扫描与双面扫描，双面扫描过程中可自动检测白页且自动滤除。

（评分项18）1.1.2遵循通用的扫描仪TWAIN标准协议编码，能够支持所有扫描仪，图像扫描模块软件对扫描仪完全透明，完全通用。

（评分项19）1.1.3图像格式采用最优化的算法，达到存储空间、清晰度及解码速度的结合点。病案图像清晰度不小于300dpi。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，适当提高分辨率。

▲1.1.4扫描后的图像存储为TIFF格式，并根据采购人要求转换为多页TIFF，其命名和对应病案号保持一致。

（评分项20）1.1.5采集图像输出支持彩色及黑白格式两种格式，适应不同场合使用。

1.2病案编目与图处

（评分项21）1.2.1支持图像裁剪编目，解决同一页病案图像上包含不同内容。

▲1.2.2支持OCR自动识别技术进行编目工作。

（评分项22）1.2.3一份病案图像未编目完毕，为防止漏编问题，不得进行下一卷病案图像编目。

（评分项23）1.2.4一份病案图像编目完毕后，为防止病案图像编目错误，将进行本卷病案图像编目的结果核对。

（评分项24）1.2.5病案目录属性字典数据可根据医院病案归档情况进行定制。

（评分项25）1.2.6图像编目过程中记录操作员操作日志，以便查考以做操作员工作量统计进行绩效考核。

（评分项26）1.2.7编目过程中对资料不完整的病案做出缺陷标记，不予进行数字化使用。

（评分项27）1.2.8图像扫描过程中支持倾斜自动纠正、燥点自动去除、黒边自动去除、版式自动居中，装订孔自动去除，减少后期图像处理的大量工作。

▲1.2.9 支持以下图像处理功能：(供应商须提供功能截图并加盖公章)

图像旋转(90、180、270)、图像翻转(页面垂直翻转、页面水平翻转、颜色黑白颠倒)、图像居中(版心居中、水平居中、垂直居中)、自动纠斜、手动纠斜、图像页面裁剪、图像页面、切边、黑边去除、装订孔去除、噪点去除、统一边距、移动位置、尺寸调整、图像颜色加强、图像颜色削减、选中套红、选中套黑。

（评分项28）1.2.10图像处理支持无限级次的撤销与重做，并且图像误删除后还能还原。

（评分项29）1.2.11扫描一卷或多卷后即可进行数据提交，提交至病案服务器。病案服务器上存储病案图像文件结构为：扫描年度\扫描月份\病案号;便于数据管理备份。

（评分项30，包括1.2.12项至1.2.14）1.2.12 图像处理和编目过程中，自动进行图像数据备份。

1.2.13数据加工采集过程中可以方便的进行插页/卷、替页/卷操作，替换工作保留原页。

1.2.14 图像加工参数设置以模板方式进行保存，模板绑定用户。

（评分项31）1.2.15支持自定义操作键盘快捷键，方便操作员使用。

▲1.2.16图像自检过程增加“掺沙子”技术，提高病案加工质量。

（评分项32）1.3文字信息接口对接

对患者基本信息，包含病院号、姓名、出入院日期、科别、身份证号码等信息进行接口对接。

（评分项33）1.4数据抽检

1.4.1对病案加工数据的准确性进行检查并记录结果，核定数据问题在加工过程中的环节(扫描拍照问题、图像处理问题、图像编目问题、数据录入问题)。

1.4.2可按一定的组合查询条件检查全部数据或随机抽检一定比例或一定数量的数据。

1.4.3数据抽检结果可供检索查询，供纠正数据问题与对操作员绩效考核做参照。

（评分项34）1.5加工查询统计

1.5.1 提供加工清单，应包括：病案扫描清单、病案拍照清单、病案编目清单、未扫描拍照清单、未编目病案清单。

1.5.2 提供加工查询功能，应包括：病案扫描清单、病案拍照清单、病案编目清单、未扫描拍照清单、未编目病案清单。

1.5.3病案加工工作量统计，汇总统计图像扫描、图像拍照、图像处理、图像编目的份数、次数、页数。

1.5.4病案扫描支持病案,便查询统计工作量。

1.5.5 统计条件可按日、按月、按季度、按半年、按年、按日期段、按时间段;统计结果可打印输出或导出为 Excel电子表格。

2.病案窗口工作

（评分项35）2.1高效智能的窗口打印管理功能，可极大的提高病案室对外提供病案的工作效率，消除窗口排队等待现象，提供患者满意度。

▲2.2 打印登记时提供身份证（医保卡、驾照、护照等证件）、委托书的识别录入或拍照。(供应商须提供功能截图并加盖公章)

（评分项36，包括2.3至2.15）2.3可供选择不同种类的打印用途。

2.4打印用途初始进行预设，并可依具体情况进行删减或增加打印页面。

2.5提供所选页面整体打印。

2.6若由于特殊情况导致缺页，可选择单页打印进行补打。

2.7同时提供自取和邮寄方式。

2.8若由于特殊情况导致缺页，可选择单页打印进行补打。

2.9根据预设单价及份数，自动计算收费金额、找零金额。

2.10打印用途初始进行预设，并可依具体情况进行删减或增加打印页面。

2.11除特殊权限外，规避封存、纠纷、缺陷病案的打印。

2.12除特殊权限外，规避主观病案内容的打印。

2.13智能化的病案批量打印向导，分步引导进行。

2.14提供工作查询清单：

2.14.1自取清单。

2.14.2邮寄清单。

2.14.3下载清单。

2.14.4工作日志。

2.14.5打印清单。

2.15提供工作量统计汇总清单。

2.15.1窗口工作量统计(操作员汇总)。

2.15.2窗口工作量统计(用途汇总)。

▲2.16 PDF导出功能：根据国家相关要求，死亡和非医嘱等条件的病案可批量导出整份PDF。(供应商须提供功能截图并加盖公章。)

（评分项37）3.病案检索和调阅

3.1与HIS系统接驳，登入HIS后点击相应病案连接直接跳转至病案数字化系统。

3.2提供病案号进行快速检索，方便医生日常工作使用。

3.3提供组合查询选项，依据不同条件快速查找相应病案。

3.4提供所选择相应页面病案预览，并可进行多种页面预览方式。

3.5支持组合查询功能并提供多项查询条件(可以匹配或查某一范围),如: 病案号、患者姓名、性别、入院年龄、入院日期、出院日期、入院科室、出院科室、诊断名、联系地址、诊断编码、诊断名、手术编码、手术名、肿瘤形态编码、肿瘤形态名等。

4.病案调阅审批

（评分项38）4.1医生在工作站填写病案调阅申请单后，申请信息自动传递到病案调阅审批管理子系统中，并有醒目数据刷新提示及声音提示。

（评分项39）4.2利用病案管理审批系统可以根据医生身份及利用病案目的决定是否给医生申请给予开放或关闭。如果给予开放利用需设制医生阅读病案的内容与时间，时间可以精确到分钟。

（评分项40）4.3提供页面区域控制：对病案某页中一部分进行打印，其余页面进行自动屏蔽。

（评分项41）4.4提供特殊病案鉴定与取消操作，并提供操作回溯功能。

（评分项42）4.5提供以下查阅清单内容:

4.5.1病案查阅日志

4.5.2病案查阅清单

4.5.3病案申请清单

4.5.4病案审批清单

4.5.5查询条件可按日、按月、按季度、按半年、按年、按日期段、按时间段;

（评分项43）4.6提供以下查阅统计内容：

4.6.1病案查阅数量统计(按日汇总)

4.6.2病案查阅数量统计(按月汇总)

4.6.3病案申请数量统计(按日汇总)

4.6.4病案申请数量统计(按月汇总)

4.6.5病案批准数量统计(按日汇总)

4.6.6病案批准数量统计(按月汇总)

4.6.7病案审批工作量统计(按日汇总)

4.6.8病案审批工作量统计(按月汇总)

4.6.9查询条件可按日、按月、按季度、按半年、按年、按日期段、按时间段。

（评分项44）5.安全管理

5.1对于特殊病案，例如封存、纠纷、涉密、欠费、死亡、缺陷病案不予申请调阅。

5.2限定医生查阅病案的内容(控制到目录、到页面、到区域级)。

5.3限定医生查阅病案的时间精确到分钟。

5.4为了控制医生申请利用特殊病案，必须对特殊病案加以标注，标注以标注病案的具体特殊性，例如：封存、纠纷、涉密、欠费、缺陷。

5.5提供可自设防拍水印设置，可含有医院及登录用户账户显示或选取相关图片作为水印标记。

5.6防截屏功能，禁止图像非法复制。

5.7查阅、申请数量控制(自设)。

5.8多科室身份关联确认。

5.9单点登陆功能，限制多台工作站使用同一账号登陆，提高安全性。

（评分项45）6.医院接口

6.1数据接口主要实现数字化病案系统运行所需数据同病案首页系统数据同步，提高工作效率，从而实现病案精确检索，完成首页信息查询等功能。

6.2提供与HIS、电子病历数据接口：以实时获取再入院患者信息；为病案调阅、窗口打印、科研随访等提供病案数据。

6.3提供HIS、电子病历应用接口，使用者登录HIS系统或者电子病历即可进入病案数字化系统，方便快捷的检索查阅出一份完整的电子病案数据，避免使用者为了查阅一册病案，在多个系统之间来回检索查阅。

6.4全内容电子病案，医院其他信息化系统数据经格式转换后形成图片进入病案数字化系统中，形成完整的数字病案。

（评分项46）（七）应急现场支持

对于采购人工作时间的突发性故障，如成交供应商在远程支持无法解决时，成交供应商须派专家抵达现场进行支持，实施最有效的紧急救援及恢复补救方案。

（八）数据质检环节的技术要求

1.对纸质档案扫描形成的图像应作质量检查、纠偏、去污、去黑边等处理，要求质检率100%。（本项质检率负偏离的，即视为评分项47至49均负偏离）

（评分项47）1.1质量检查

1.1.1对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合质量要求的图像，应重新进行扫描；

1.1.2发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入；

1.1.3发现图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整；

1.1.4发现图像重复时，应及时删除重复部分。

（评分项48）1.2 纠偏

对扫描过程中出现的偏斜图像应进行整体纠正，保证图像的偏斜角度小于1度（图像偏斜不超过页面内半个文字）；对方向不正确的图像应进行旋转处理，以符合阅读习惯。

（评分项49）1.3去污、去黑边等

对扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量杂质的，应进行去污处理。处理过程应严格遵循展现档案原貌的原则，不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等。

（评分项50）（九）数据挂接环节的技术要求

1.及时对数字化加工文件进行数据汇总。

2.建立数字化加工文件与目录的关联，并通过病案管理软件实现一一对应。

3.对挂接后的数据逐条进行检查,包括目录信息与图像文件对应的准确性、已挂接图像文件与实际扫描数量的一致性、图像文件能否正常打开等，发现错误应及时纠正。

B、病案仓储服务

★本项目2022年-2023年及2024年新增病案共约2100箱存储。成交人应提供单箱承重不小于16公斤的纸箱（尺寸不小于42cm×32cm×33cm）,并提供满足要求的存储地点，完成物品寄存服务。仓储服务期为12个月。

（1）投标人能力要求

（评分项51）1.供应商提供的档案寄存服务应满足《档案服务外包工作规范》（DA/T 68.1—2020）中的相关要求。

▲2.供应商应建立规范的信息安全管理制度，病案的管理、配送、信息调取应满足信息安全要求。

（评分项52）（2）对库房的要求

1.保管中心的库房建设，达到国内的消防、电气线路检测标准；

2.库房面积及库存状况应满足安溪县医院档案存放量需求，并应有可扩展性；

3.库房内的温度、湿度符合国家档案存储管理相关要求，对光照、潮、水、高温以及虫、鼠等危害均有相关预防措施；

4.保管中心有仓库24小时的安保措施，门禁刷卡记录保存不少于一年。对人员的出入有监控记录和预警；库房内应配有先进的防火消防系统，消防器材完备，并按设备要求定期检查更换；

5.符合《建筑设计抗震规范》中所规定福建地区抗震设防烈度等要求。

6.供应商应在响应文件中提供库房的实际图片和文字介绍。内容包括但不限于安防设备、消防设施、防虫害、温度湿度控制、系统功能等。

（评分项53）（3）对存储物品移交的要求

1.供应商应根据本项目的内容，在响应文件中明确提出存储物品作业流程、设备及人员配置、质量控制及差错防范措施、疑难问题处置方案等；

2.供应商须明确存储物品整理现场配备的硬件数量、软件和网络环境、安全、人员管理制度、建立质量保障体系的措施；

3.供应商须在响应文件中确定项目主管，说明主要参与人员的职责及任务。在项目完成前，所确定的人员原则上不允许更换，如更换须经安溪县医院同意；

4.供应商应按照项目需求提出相应的具体进度计划安排，要有工作日志，每月要向安溪县医院提交进度统计；

5.存储物品的搬运由供应商负责，搬运过程由安溪县医院人员监督；存储物品在离开安溪县医院后的安全由供应商承担。

（评分项54）（4）对存储物品管理的要求

1.供应商需具备完善的存储物品管理制度和应急预案，以确保安溪县医院存储物品的安全存储和快速调阅，并提交安溪县医院备案；

2.安溪县医院有权对供应商存管存储物品的库房及存储物品安全防护措施进行定期现场检查，定期抽样检查存储物品，掌握存储物品保管情况，发现问题及时采取措施予以处理；

3.存储物品装载存放应有专业的存储物品存放密集柜或货架，确保存储物品存放的安全性及高效性；

4.存储物品箱应符合行业标准的优质的专业用箱（单箱承重不小于16公斤），兼顾安全性和耐久性，适合文件的长期储存。保管期内存储物品箱等材料损耗均由供应商承担；

5.能提供现场实物存储物品调阅、远程实物存储物品调阅等调阅方式，必要时需根据安溪县医院要求及授权，以整箱或单卷存储物品形式送至安溪县医院指定地点；

6.紧急调阅应在24小时内送达；如当天15:00前发出的一般调阅要求，应在次日的15:00前送达；

7.应配备有专门递送人员及运输工具，负责提供存储物品的运输服务，含存储物品入库、调阅（本地）、撤回等涉及的物流运输。

8.供应商应确保病案入库服务的及时性，入库时间进度应满足医院的要求。

（评分项55）（5）人员要求

供应商应配备相应数量的库房管理人员、递送人员，应经过相关专业业务培训并签署保密协议，服务供应商能够24小时响应，并按照时限要求完成资料配送。

三、商务条件

采购包1：

序号	参数性质	类型	要求
1	★	交货时间	1.要求成交人在合同签订之日起两周之内完成系统布设、查询工作站、客户端的安装等工作，能够正常开展数字化加工服务；病案数字化扫描服务要求在合同签订后12个月内完成。2.病案数字化扫描工作全部完成，并经采购人验收合格之日起1个月内完成纸质病案打包装箱入库存储。存储期限自最后一批病案入库存储经采购人确认之日起12个月。（采购人于最后一批病案入库后2个工作日内确认。）
2	★	交货地点	采购人指定地点
3	★	交货条件	验收合格
4	★	是否邀请投标人验收	不邀请投标人验收
5	★	履约验收方式	1、期次1，说明：按照磋商文件及合同要求。具体详见其他商务要求“验收要求”。
6	★	合同支付方式	1、成交人进场，完成系统布设、查询工作站、客户端的安装等工作，能够正常开展数字化加工服务，经采购人确认，达到付款条件起30日内，支付合同总金额的30.00% 2、成交人扫描至200万页，达到付款条件起30日内，支付合同总金额的20.00% 3、扫描工作全部完成并经采购人验收合格，以及所仓储的病案全部入库经采购人确认后，达到付款条件起30日内，支付合同总金额的47.00% 4、病案仓储期满经采购人验收合格后，达到付款条件起30日内，支付合同总金额的3.00%
7	★	履约保证金	缴纳, 本采购包履约保证金为合同金额的2.0% 说明：成交人应在合同签订前以银行转账、支票、汇票、本票或金融机构、担保机构出具的保函等非现金形式之一提交履约保证金。该履约保证金在仓储服务期满经采购人最终验收合格后30日内退还。在服务期内若有发生扣款情形的，则采购人将从履约保证金中进行相应扣款后再退还。