采购项目的相关要求

一、项目说明 

唐山市第二医院病案数量日益增多，2023 年已完成病案托管及我院财务档案共计 7447箱，2024 年全院合计档案托管总数量约 9447 箱；我院目前已对 2022 年及部分 2023 年出院病历进行数字化翻拍处理，计划 2024 年预计翻拍页数约 700 万页。

二、政府采购预算及最高限价为（人民币）965000 元，其中：病案托管 475000 元，单箱限价：50.28 元/箱/年；数字化翻拍 490000 元，单页限价：0.07 元/页。（投标文件中报价高于此总价最高限价及单项最高限价的为无效投标文件） 

三、服务内容： 

（一）采购清单  

序号	品目名称	采购名称	单位	数量	中小企业划分标准所属行业
1	数字内容加工处理服务	唐山市第二医院病案 托管、病案数字化翻拍服务项目	月	12	软件和信息技术服务业

技术要求 

（二）★详细服务规范及要求

一、档案寄存服务 

（一）服务内容：

1.投标供应商对我院移交的档案进行寄存托管，开展日常保管和安全防护。

2.根据我院需求，提供档案实地调阅、档案派送调阅等服务。

3.按照我院档案管理要求编制档案电子目录、装箱清单，对实体档案进行整理、装箱、运输、入库排架等。

4.本项目共计约9447个标准档案箱，档案箱规格尺寸不低于：长430MM*宽320MM*高250MM。

（二）投标商服务要求：

1.专业条件：专业资质、技术实力及其从业人员的专业技能满足我院档案外包工作要求，具有服务经验。

2.内部管理：内部管理规范，管理制度和操作流程比较健全，具有较强的内部控制和风险管理能力。

3.用工制度：有完善的用工管理制度，投标供应商与用工人员签订劳动合同且符合国家及当地相关法律规定。

4.硬件条件：

4.1档案寄存托管库房必须满足《档案馆建设标准》（建标〔2008〕51号）中县级档案馆三类以上建设标准、《档案馆建筑设计规范》（JGJ25-2010）要求。自有产权档案库房需提供相关库房房产证，租赁库房需提供租赁协议，签订合同最晚期限前无法提供者，取消中标资格。

4.2档案存放场地须符合“十防”要求，具体包括防火、防盗、防高温、防水、防潮、防尘、防光、防污染、防霉、防有害生物；

4.3档案寄存托管库房需具备完善的安防设施，档案寄存托管应配备视频监控设备，确保档案存放处、工位、服务器、数据导出端及门窗等无监控死角；视频监控数据自产生之日起保存不少于3个月，投标文件中提供承诺函。

4.4档案寄存托管库房需具备完善的消防设施，配置火灾自动报警系统。档案库房采用细水雾灭火系统或洁净气体灭火系统，灭火介质不能对档案产生二次损害，不能污染环境。

4.5档案寄存托管库房需具备完善的温湿度控制设施，保证档案长期存储不受损坏。

4.6档案存档场地需提供档案密集架存储，保证档案存放安全、调阅快捷。档案箱材质为具有防虫、防霉、防潮、耐用功能的无酸纸，所需的档案箱及耗材由中标人提供。

5.软件要求：档案存档场地需具备专业、安全的档案寄存管理系统，我院可通过系统客户端查询存储情况及调阅档案。

6.保密要求：投标人需建立档案业务外包安全保密制度，并与寄存单位签订安全保密协议。

7.服务质量：

7.1服务人员：为中华人民共和国境内公民。服务人员配备和专业技能满足本单位档案外包工作要求；服务人员均需签订保密协议，经过专业培训且有省级及以上《档案培训证书》；确保员工保守为我院提供档案业务外包服务过程中获取、知悉的所有信息和资料，投标文件中提供相关培训证书扫描件。

7.2服务质量

在整个服务过程中应确保档案的真实、完整、可用和安全。其他档案管理服务质量在满足国家、行业相关标准的要求情形下，供应商服务还需满足以下要求：

7.2.1档案寄存

投标供应商应有标准化档案运输托管管理机制。

托管期间，供应商应定期对档案寄存的库房进行实地检查，发现安全隐患或管理漏洞及时采取纠正措施。

配合我院开展档案库房安全检查工作。

7.2.2档案调阅

受我院委托调阅档案原件时，供应商应安排正式员工在符合环境、手续、时限的情形下进行，不得交由第三方人员，如果出现病历丢失或损坏，乙方承担全部责任并赔偿相关费用。因乙方原因导致患者信息泄露，由此引发的一切损失均由乙方承担，并承担相关法律责任。调阅完毕的档案应及时登记再次入库。

配合我院开展实地档案调阅和派送调阅服务。派送调阅时限不超1小时。

7.2.3档案整理

根据我院档案管理要求对实体档案材料进行档案清点核对、建立电子目录、录入装箱清单、装箱、质检、扫码、入库上架。

8.目前我院档案寄存在某公司，中标方需自行将档案由现存储地移库到中标所在地，并需满足我院档案管理安全及调阅要求，≤8个工作日内完成移库。

二、病案数字化翻拍服务

（一）、总体要求

1、按照医院建设目标，完成医院新出院患者和之前年度出院患者纸质病案约700万页的数字化加工工作。

2、对原始纸质病案应用数码技术分页数字化加工制作，形成数码图像。

3、制作地点与病案保存地按采购人指定，中标人负责制作、拆装、分类、编码、首页录入工作，不另收费。

4、对病案数码图像与现有的电子病案首页准确对接；无电子首页的病案数码图像补充录入电子首页。

5、图像清晰，数字化病案的图像分辨率不小于300DPI，支持彩色和黑白两种翻拍方式，投标文件中须提供页面截图，未提供按否决投标处理。

6、原始纸质病案装箱保存，定位管理，便于对原始纸质病案的快速查找。

7、病历复印、打印要求：对数字化加工后的病历打印时，可以选择或自动匹配商业保险、医保、新农合等打印模板，投标文件中须提供系统页面截图，未提供按否决投标处理。

8、项目所需的电脑、高拍成像仪、工作台、扫描枪、条码和纸箱，以及翻拍工作人员等均由投标人人自行准备。

投标人负责把采购人现有的数字化病案全部对接到投标人所投的病案数字化系统产品中；现有数字化病案同新加工制作数字化病案在中标产品中功能效果一致。涉及到的所有接口费用由中标厂商提供。

9、为满足采购人病案管理及病案调阅需求，中标人需在中标后5日内到制作地点开工且满足病案数字化翻拍开工的全部条件和要求，如无法满足视为中标方自动放弃中标资格。

10、投标人需建立安全保密制度，并与采购人签订保密协议，拟投入本项目人员需与投标人签订安全保密协议。

11、翻拍完成的资料要求存储到我院服务器。

（二）、技术参数要求

1、软件功能

(一)病案数据采集：

1.系统设计提供标准化的电子病案及关键数据的采集接口，可以与HIS业务系统接口对接，实时同步病案首页信息，支持主流数据库的视图方式。

2.可以实时查看接口工作状态，对每个操作节点都有详细的跟踪记录及问题原因展示。

3.对于医院无法实现电子化的部分纸质病案，如高值耗材粘贴单等，可以提供数字化翻拍功能，通过扫描、高拍将纸质病案数字化。

(二)病案闭环管理：

1.完成病案的翻拍、质控、归档等医院需求的管理环节的可配置化管理过程。系统可实现各流程环节达到条件后自动进入下一处理环节的自动转化功能。

2.支持归档后整份电子病案的PDF签章校验功能。

3.可根据医院及科室的不同需求，自定义病案翻拍目录方案、浏览目录方案及打印目录方案。

4.对于病案管理人员的工作强度、绩效等进行统计分析。

(三)病案应用：

1.医生根据权限进行病案浏览。浏览权限支持天数设定，到期浏览权限自动回收。

2.提供智能标签，标记不同属性的病案。可分为个人标签、病案科标签。

3.可通过病案号、患者信息、出院时间、出院科室等信息进行多维度病案检索。

4.主治医生可以对已翻拍病案在其权限内进行调阅。

5.病案科可以根据不同的打印需求，提前设置好打印方案进行打印目录的确认，然后根据患者需要的具体内容进行打印。

6.系统自动生成打印记录，可按打印日期/患者姓名/病案号检索打印记录，并可查看复印申请信息、证件照、打印记录、费用等。

7.可对患者过往已翻拍病历按年度查询。

(四)病案安全存储：

1.对于数据库的存储、读写等操作进行权限控制，只有获得授权才能访问。

2.支持对病案导出操作进行严格的控制，并进行审核操作。

3.对文档服务器，文件夹，单个文件进行权限控制和安全审计。

4.可以对存储状态进行实时监控，提供运维级别的存储监控报表，并对存储状态进行可视化展示。

5.根据医院需要对文档及数据进行加密，保护病案文件安全。

6.支持数据备份及文档备份机制。

7.可以支持分布式部署方式。

(五)病案质控：

1.按照归档目录可通过人工判断病案完整性，包括必要文档是否完整、检查检验报告是否完。

2.可多视图质控，提升质控效率。

3.人工检测翻拍病历的完整性及图片清晰度达到甲方要求。

(六)病案目录管理：

1.可以针对不同医院，单独设置其目录，便于翻拍及浏览。

2.目录的增删改查及导入，适应不同阶段的病案分类变化。

(七)翻拍：

1.系统支持开放通用通讯协议TWAIN 2.3版本的扫描仪和支持USB2.0/3.0协议的高拍仪，方便扫描仪、高拍仪的对接使用。

2.数字化翻拍元数据获取与录入：系统支持接口和手动录入的方式获取患者信息。

3.系统支持通过操作员对需要处理的纸质文件进行翻拍功能，可支持多人同时操作翻拍。

4.扫描功能：支持彩色、黑白翻拍，支持批量插拍、重拍，调阅时支持翻拍目录排序。扫描图片应满足医院归档的质量要求（分辨率不小于300DPI）。

5.高拍功能：支持自动对焦、手动拍照功能，支持对高拍图片按照预设参数进行优化处理。

6.目录管理：系统可对归档文件目录进行配置，配置好的目录项可关联到不同的数字化方案中。扫描及翻拍病案完成后，可由操作人员根据文档内容对应到相应的目录中。

7.版式文件转换及归档：操作员对所有文件完成操作后，可进行归档处理，系统根据配置好的目录或归档接口对图片进行版式文件转化（转化为PDF标准格式）后，进行归档操作。

8.提供翻拍工作量统计功能，便于院方进行监控管理。

9.患者信息维护：支持患者基本信息的添加/修改/查询/导入功能。

10.基础信息维护：组织机构的维护以及标签维护，①组织机构维护可对院区、科室信息进行查询/添加/修改/删除；②标签维护可对科室标签以及用户标签信息进行查询/添加/修改/删除。

11.电子病案管理：病案管理可对病案的状态(已出院/待回收/已回收/已归档)进行实时跟踪，并且可实现对病案进行多维度的数据检索；支持用户自定义标签，对病案进行标签化管理；查看病案图片的同时可利用提供的“工具箱”对图片进行一系列的操作（如放大/缩小/顺时针旋转/逆时针旋转等）。显示病案图片时还可以设置分屏显示。

12.病案导出：可根据患者信息检索出病案信息，对病案进行导出操作，导出方式可多页同时导出可单页导出，可批量导出，可加密导出，投标文件中提供承诺函，未提供按否决投标处理。

13.角色权限管理：人员管理可以对系统用户的信息进行查询/添加/修改/删除等操作，并且可以对用户进行角色的分配；角色管理，可以对角色的权限进行添加/修改/删除等操作。

注：以上技术参数、指标为重要参数、指标，投标人投标内容低于招标文件要求的其投标无效。  

商务要求

★1、投标报价：  

本项目预算为 965000 元，其中：病案托管 475000 元，单箱限价：50.28 元/箱/年；数字化翻拍 490000 元，单页限价：0.07 元/页。（投标文件中报价高于此总价最高限价及单项最高限价的为无效投标文件）。  

★2、服务时间：合同签订生效后 12 个月。 

★3、项目实施地点：唐山市路北区建设北路 21 号唐山市第二医院。  

4、付款方式：  

病案托管：采购人验收合格，以实际档案管理箱数*中标单价据实结算，结算金额不超过预算总金额。

数字化翻拍：以最终实际翻拍的数量（不含验收不合格的翻拍页）*单张的价格据实结算，结算金额不超过预算总金额。

5、验收要求：  

病案托管：移库全部完成后，乙方应当在 10 日内做好验收的必要准备并向我院发出可以进行验收的通知。我院自收到乙方可以进行验收的通知之日起 5 日内对服务进行验收。如验收不合格，乙方应对服务工作予以改进并对其违约行为承担违约责任。

数字化翻拍：乙方每制作满 100 万页（最后一期按实际翻拍数量验收）向甲方申请验收， 甲方按照 5%比例进行抽取验收，合格率大于等于 95%时，验收合格，甲方向乙方支付当期请款金额。如验收不合格，乙方应在 10 日内纠正并予以改进，纠正后向甲方再次申请验收，如 2 次验收仍不合格的，甲方不予支付当期请款金额，责令乙方重新翻拍该批次所有病案。  

7、交接 

投标人应提前熟悉医院工作流程，提前准备寄存场地及翻拍设备，同时培训上岗人员， 签订合同后按照合同约定时间提供服务。投标文件商务部分附承诺书，未提供或未按要求提供按无效投标处理。

8、★报价形式：根据服务内容分别报价。 

注：上述商务要求中加★项目为重要商务要求，投标承诺低于招标文件规定要求的 其投标无效。