标的提供的时间

合同签订后30个日历日内交货

标的提供的地点

准格尔旗公安局

付款方式

1期：支付比例100%，项目验收合格交付使用后一次性支付。

验收要求

1期：项目验收合格交付使用后一次性支付。

履约保证金

不收取

其他

售后要求:1、项目服务成果全部提交并经验收合格后，对采购方的档案管理人员、相关技术维护人员、使用人员进行免费的技术培训，培训方案中需详细描述培训内容、人数、时间、地点，培训的材料由承建方负责解决。2、质保期为从项目验收合格之日起1年。质保期内，无论任何时候，招标人发现有数据不可用或其他质量问题等情况，中标方应立即对相应部分数据进行处理，保证用户正常使用。3、质保期内，无偿提供人员培训和数据维护及迁移服务，并提供终身维护及技术支持。

序号

核心产品（“△”）

品目名称

标的名称

单位

数量

分项预算单价（元）

分项预算总价（元）

面向对象情况

所属行业

技术要求

1

档案管理服务

准格尔旗公安局户籍历史档案数字化建设服务项目

项

1.0000

2,695,430.40

2,695,430.40

否

软件和信息技术服务业

详见附表一

参数性质

序

号

具体技术(参数)要求

一、技术要求

1、加工流程：

在纸质档案数字化加工项目中，严格按照流程进行：提卷、双机同录、修复、扫描、图像处理、挂

接、质检、数据入库、订卷、还卷。

2、数字化加工前的准备工作：

依据评审通过后的《人员计划》、《设备计划》、《场地计划》、《进度计划》以及《质量保证计划》，在进行项目全面数字化加工工作前，实施方负责组织完成以下工作：

（1） 加工场地环境的准备：包括工作人员桌椅、工作人员岗位流程牌等；

（2） 网络环境的搭建：布线搭建数字化加工现场的局域网，保证所有参与本项目的计算机都能相互访问和访问服务器；

（3） “档案数字化加工管理系统”的安装、调试：项目经理（或项目负责人）负责将“档案数字化加工管理系统”安装到局域网（包括服务器端和客户端的安装），并进行调试，保证每个非试扫客户端都能访问数据库服务器，在系统中建立所有工作人员并对其进行权限的设置。

3、提卷出库：

根据项目日产量，由提卷出库人员负责与档案管理人员一起从库房提取本次（可以为一个工作日或者多个工作日）需要加工的档案实体，按用户要求50卷为一批。

对提卷出库的档案实体进行逐卷清点，保证案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应。

在每次提卷的过程中：（1）、档案管理人员负责对出库的档案实体进行出库登记（包括出库日期、全宗号、年度、起止卷号、所调卷数等信息），并由档案管理人员和提卷出库人员共同签字确认；（2）、提卷出库人员负责填写《提卷单》相关信息，包括调卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所调卷数等信息，对于调卷时所缺的卷，在《提卷单》上要明确进行说明，对短缺以及其他特殊情况的处理要进行详细记载，最后需要由提卷出库人员和档案管理人员一起进行签字确认；（3）、档案管理人员陪同、跟踪、监督提卷出库人员将档案实体从用户库房运送到加工现场的全过程；核对后双方在档案交接登记簿上登记签字（档案交接登记簿一式两份）。

4、拆除装订物：

拆卷是指将档案拆线，形成散页，便于修复、扫描的过程。拆卷流程应注意以下要点：

（1） 检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编现象。

（2） 拆开案卷，将案卷背面的封条小心撕干净，剪开装订线；

（3） 将案卷内页一页页分开，对特殊页（如双面有页码，需做合页，）做出标识提醒扫描人员注意；

（4） 取掉案卷中金属物；

（5） 注明每卷案卷的页数及其他的特殊情况。在有不清楚的情况下，拆卷人员应该及时向档案员进行咨询，不得擅自对问题进行处理。注意：对缝纫机线装的档案不得拆卷，保证档案原貌。如遇特殊情况需要做拆卷处理，需征得用户方负责人同意。所有进行数字化扫描、图像加工处理及档案资料的拆卷、装卷、组盒需恢复原样，不得出现前后页错装，案卷之间的张页错装以及漏装的情况，文件装订还原准确率达到100％。将加工完成的案卷按原始卷宗标准进行三孔一线装订。

5、档案修复：

（1） 在纸质档案数字化加工项目中，档案扫描前对破损档案进行修复，为保护原始档案必须使用专用修复机及专用修复纸进行修复，使用修复纸对破损严重的档案原件进行修复加固处理；供应商需具备单页双面字修复技术，修复纸PH值需通过国家档案局相关部门检测，并提供样品及检测报告。

（2） 修复成品应保持档案原貌，不得损害原件上任何历史痕迹，不得造成文字等信息洇褪扩散；

（3） 修复成品应具有较高的耐折度和撕裂度，以利于延长档案寿命；

（4） 修裱成品应薄且光洁、舒展平整、质地柔软。裱件不崩裂，不变形走样，托纸与档案原件不得

1

形成空壳；

（5）需要装订的档案裱件，在修裱、整裁后应留有装订边，以便成卷成册装订。装订档案时应保持原来的卷内文件顺序。

6、档案扫描：

（1） 档案数字化加工过程中必须使用平板扫描仪设备，不接受其它设备扫描方式，加工系统必须使用正版软件。（如涉及版权侵权由实施方自行负责承担一切后果）。

（2） 在扫描的过程中，根据档案原件的质量，需要选择不同的扫描方式以及不同的扫描仪进行扫描，扫描获取的图像必须保持历史原貌，确保图像文件的清晰度。扫描文件命名方式根据档案门类的特点和委托单位的要求设置。扫描文件经过图像处理后打印的效果不低于对应的复印效果。

（3） 档案扫描技术参数如下：

扫描图像分辨率：大于等于300dpi；提供PDF双层和JPG两种格式。颜色：24Bit 真彩色，对照片等特殊档案适当提高分辨率（需保证清晰可视，能正常进行OCR识别）。扫描图像的原始格式为TIFF/JPG格式，生成符合档案管理系统要求格式。图像处理软件为正版软件，加工软件必须具有档案扫描、著录、图像处理、OCR格式转换及提取、图像统计及数据导出等功能。提供特殊档案的扫描处理方式说明。针对大小不同纸张扫描方式说明。

7、图像处理：

包括对扫描完成的图像进行去污、纠偏、调整等工作，以达到最佳的图片效果。对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。所使用系统支持对一批图像文件进行扫描、纠编、去污等操作的批量处理，从而提高处理效率。

8、图像质检：

在纸质档案数字化加工项目中，图像质检人员，对图像文件逐页进行检查，确保质检后的图像数据与档案实体资料一致，确保无缺页现象，确保图像文件中的页码清晰。如在质检的过程发现有错误现象，需将错误信息记录在《成品数据验收记录单》上，并将其错误问题与《成品数据验收记录单》一同反馈给纠错人员，并要求纠错人员在当天内提供复检数据，再进行2次数据复检，在图像质检过程中，对于个别与原件问题有关的不符合标准的图像必须查找档案原件进行核对。

9、目录著录及校对：

在纸质档案数字化加工项目中，目录录入人员参照扫描后的电子图像对馆藏现有的计算目录数据逐条进行双机同录及校对。校对工作在用户方档案管理软件中进行，如果发现错误经与用户沟通确认后进行修改。保证后续挂接工作的准确性，达到目录与电子图像的一一对应。对档案管理系统中没有的目录，及时通知用户方负责人，经确认后进行补录，并做补录内容及数量登记。目录著录格式与原件目录排列格式必须一致。对户籍档案信息著录必须全面，业务档案人物卡片著录信息准确全面，标准按档案系统读档案数据著录标准进行著录，同时建立案卷级目录和卷内文件级目录。

10、数据挂接：

确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应，确保加工扫描成果上传进省厅系统内并在我局所使用的《档案管理系统》中有效检索和显示，确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确。供应商需提供本项目系统（户籍电子档案采集及服务子系统）数据挂接证明或协议。

录入或导入须按照现有档案管理软件的字段要求和省厅及鄂尔多斯市公安局档案管理部门的录入要求进行录入。黑白影像采用Group4的TIFF格式，平均大小60KB;灰度和彩色影像采用JPEG格式。为了便于OCR识别，不低于300dpi。扫描图像页面端正、干净、整洁，清晰度与原件一致。

每份扫描文件须提交TIFF图像或JPEG图像和相应双层PDF文件各一套。并且与档案系统的条目数据一一对应。并完成挂接。加工成果挂接至现用档案管理系统中相应档案条目下，每份档案命名要求按照采购人提供的命名规则进行命名，和档案系统中相关条目一致。为确保挂接效率，要求进行档案管理系统底层操作，相关条目和挂接信息同时上传至委托单位要求的数据库。

数据传输不得使用明文传输，应对传输数据进行安全加密上传。

11、档案装订：

在纸质档案数字化加工项目中，在对档案原件进行扫描、图像处理、图像质检后，档案装订人员需要对拆分的案卷进行逐卷的装订，所有装订的案卷要尽力按照原样进行恢复，要保证重新装订后的案卷不压字，装订完毕后的档案资料经过抽样质检验收合格并装档案盒后交还给用户档案管理人员。档案盒由采集公司提供符合国家标准的档案盒。

12、总质检：

总质检人员根据项目对案卷实体、图像文件以及目录著录信息进行抽检（包括案卷实体的装订情况、目录信息著录情况、图像文件、数据挂接情况等），在无特殊的要求时，案卷实体及图像文件以及目录著录信息分别按照总工作量的30%的比例进行抽检，抽检工作将按照阶段验收周期进行，每次抽检结束后必须出具《数字化项目实施数据质量抽检报告》；如在抽检的过程中有不合格现象时，必须将抽检问题记录在《数字化项目实施数据质量抽检报告》上，并将抽检报告在当天内反馈给纠错人员，并监督其在当天内完成纠错工作并再次提交成品数据给抽样质检人员进行复检。

13、还卷入库：

根据项目日产量，由还卷入库人员负责与项目主管一起从加工现场提取本次（可以为一个工作日或者多个工作日）需要归还的档案实体，在每次还卷的过程中：（1）、项目主管负责对出场的档案实体进行《出场单》登记（包括出场日期、全宗号、年度、起止卷号、所还卷数等信息），并由项目主管和还卷入库人员共同签字确认；（2）、还卷入库人员负责填写《还卷单》相关信息，包括还卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所还卷数等信息，项目主管共同对出场的档案实体进行逐卷的清点，最后需要由还卷入库人员和项目主管一起进行签字确认；（3）、档案管理人员陪同、跟踪、监督还卷入库人员将档案实体从加工现场运送到用户库房的全过程；（4）、档案管理人员对进入库房的档案实体进行入库登记（包括入库日期、全宗号、年度、起止卷号、入库卷数等信息），并由档案管理人员和还卷入库人员共同签字确认；（5）、档案管理人员在《还卷单》中签字确认。

14、数据备份：

（1） 备份的形式

在纸质档案数字化加工项目中，只有数据通过验收后才能进行数据的备份，由于本项目的验收采用阶段性验收的方式进行，所以数据的备份采用阶段性备份的方式进行，在每次阶段性验收后的10个工作日内，由项目主管负责对本阶段验收的扫描文件进行备份。

（2） 备份方式及要求

在纸质档案数字化加工项目中，数据备份的方式采用2种方式进行，具体如下：用户服务器挂接：将项目中产生的扫描文件挂接到用户服务器中。

硬盘备份：将项目中产生的JPG格式及双层PDF格式的扫描文件备份到硬盘。

15、采集场地:在准格尔旗政务服务大厅和13个派出所设置专门的采集场所，依托公安网进行数据采集。

二、安全要求

根据国家保密局《国家秘密载体印制资质管理办法》第三条要求：从事国家秘密载体印制业务的生

2

产经营性企业事业单位应当依照本办法，取得国家秘密载体印制资质。国家机关和涉及国家秘密的单位（以下简称机关、单位）委托印制国家秘密载体，应当选择具有国家秘密载体印制资质的单位（以下简称资质单位）。投标单位需具有省级或省级以上颁发的《国家秘密载体印制资质证书》涉密种类：涉密档案数字化加工乙级或乙级以上资质证书。

1、保密措施

（1） 投标人必须有严格保密制度。

（2） 投标人在投标书中必须详细描述保密措施。

（3） 所有项目工作人员上岗前必须与委托单位签订保密责任书。企业承诺不含外资背景，所有人员不含外籍人员。采集人员的手机等电子产品，在入场时统一存放，不得带入采集现场。

（4） 扫描加工场地需要具备视频监控设施，实时监控工作人员的操作过程，所有活动无死角全程录像录音，统一记录保存，确保加工场所的安全性，进而保证档案原件的安全和保密性。同时，数字化服务机构应将视频监控数据移交委托单位。

（5） 分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在委托单位工作人员的现场监督下销毁。

（6） 加工过程安全要求：

①对服务器的操作有安全监管措施。

②USB端口封闭使用。

③各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。

④按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。支持数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份等。

2、保密责任

在档案数字化加工过程中造成的泄密事故，由投标人承担全部责任。

3、信息安全

（1） 严格遵守有关保密、档案法律法规和采购方的有关规定。数字化加工工作必须在委托单位要求的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违反有关法律法规的，将追究相关责任人责任。

（2） 加工单位在签订合同时成立项目组，由加工单位和委托单位人员组成。双方确定专人负责该项目，加工单位项目负责人必须为加工单位公司级负责人，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

（3） 项目工作人员必须具备一定的档案业务知识和档案整理操作能力及档案数字化加工的实际操作经验。

（4） 签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。

（5） 建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。

（6） 不同的工序之间采取不同的措施，杜绝泄密事故发生。

（7） 扫描加工场地要做好安全及保密，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。

（8） 加工现场不允许有个人移动存储设备，任何加工数据不能带出工作区域，加工设备不允许接入互联网。

（9） 加工过程中的废弃纸张不得自行销毁，提交委托方在委托单位要求地点处理。

（10） 项目完成经验收后，加工操作终端上的数据必须在委托方项目负责人的现场监督下销毁，所有硬盘必须提交给采购人，设备经检验确认后才能撤回。

（11）档案采集所使用的电脑由投标人提供，一经接入公安网投入使用，立刻安装一机两用软件，同时安装全实时录屏软件，项目结束后电脑不得带离公安机关。

4. 应遵循的业务标准

（1） 安全性标准规范

《计算机信息网络国际联网保密管理规定》，国家保密局发布《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》，中华人民共和国国务院令第195号《计算机病毒防治管理办法》，中华人民共和国公安部令第51号

（2） 业务性标准规范

《中华人民共和国档案法》

国家档案局《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》GB/T 17678.1-1999

《档案著录规则》DA/T18-1999

《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894—2002

《纸质档案数字化技术规范》DA/T31-2005

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第8号

《公安机关文件材料归档范围和公安文书档案保管期限规定》公通字[2008]27号

《公安部档案信息管理代码》、《公安部档案信息数据结构》公办[2006]14号

《公安档案信息数据交换格式》GA/T749—2008技术性标准规范

《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》，1998年10月26日国家档案局、财政部发布计算机软件工程规范国家标准汇编，GB/T16398-96

《国家行政机关公文格式》标准，GB/T 9704-19

《档案数字化外包安全管理规范》档办法[2014]7号

5. 技术保障

（1） 投标人的服务理念和目标：要求结合本项目档案数字化整理服务性质特点，提出档案数字化整理服务定位、目标。

（2） 投标人应根据本项目具体情况编制档案数字化整理服务运作方法及管理制度：编制诉讼文书、档案数字化整理服务机构、工作职能组织运行图，阐述档案数字化整理服务负责人的管理职责、内部管理的职责分工、日常管理制度和考核办法等。

（3） 投标人人员配置要求：拟配档案数字化管理层负责人一人，管理层至少三人，涉密工作人员至少四人。

（4） 档案数字化服务的各项必要措施（包括但不限于）：

①投标人应安排专人对设备、软件进行定期维护，对项目全程进行监理检查，保证数字化工作正常进行。

②投标人应安排有机动预备人员，当项目任务急重时，能够及时给予支援。

③诉讼文书、档案数字化服务中成果文件、备份文件、传输过程等的保密和安全措施；

④投标人确保档案数字化成品数据与鄂尔多斯市公安局系统实现无缝对接。

说明

打“★”号条款为实质性条款，若有任何一条负偏离或不满足则导致响应无效。