采购项目服务内容及商务要求

 

一、项目概述

本项目为乐山市人民医院病案缩微及数字化管理服务项目。本项目病案数字化是通过病案数字化管理软件将病案通过扫描、翻拍的方式将纸质病案转化为数字化病案，并通过病案号、姓名等关键信息同纸质病案完全对应的影像进行关联，对数字化的病案通过病案号、姓名等病案首页关键信息进行快速查阅、打印复印、医生工作站查阅、科研、随访。

二、项目内容及总体要求（实质性要求）

1、完成医院实施无纸化病历归档之前所有的约 15 万册(1000 多万页)纸质住院病案的数字化工作。

2、为医院搭建病案数字化管理平台（管理系统包括病案加工系统、预约打印系统、病案查询系统、纸质病案管理系统、病案质控系统、病案流通系统等），实现院内信息化应用。

3、提供项目实施所需的相关软件及设备。

4、工期要求：现有纸质病案半年内完成数字化加工；成交当月及以后新产生的病案在归档后 7 日内完成数字化加工，待医院无纸化服务上线或者病案管理服务模式发生变化，该项目终止。

5、所有操作符合国家法律、法规要求。

三、建设技术需求

1、加工服务要求（实质性要求）

确保在数字化加工过程中不对病案原件造成损伤。保证病案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

1.1        病案拆卷：

扫描前，应在保证病案不受损情况下，拆除装订物，如有缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，根据用户方要求进行修改， 并做出标识；对破损、折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保病案数字化质量。

1.2        页面修整记录： 

对病案整理过程中发现严重破损、字迹褪变，无法直接进行扫描的病案和折皱不平影响扫描质量的原件进行记录。

1.3        病案组卷：

在数据验收合格后，将拆除过装订物的病案按原病案保管单位要求重新装订，并保持病案原有排列顺序不变（个别需调整页码的除外）， 病案不掉页、漏页、侧边和底边整齐。

1.4        纸质病案示踪管理：

病案扫描后，及时完成质检并在 1-3 天内完成打包装箱。原始纸质病案使用条形码技术装箱保存，并实现示踪管理功能。若病案后续多次变更存放地点，示踪系统能保存每次存放的记录，实现原始纸质病案的快速查找和历史存放地点追踪。

1.5        编目功能：

按采购方提供的编目要求对电子化病案进行编目，病案图像编目分类与要求 100%正确对应。图像处理和编目过程中，自动进行图像数据备份。编目完毕后如果病案号或出院日期输入错误可以进行更改。支持自定义操作键盘快捷键，方便操作员使用。

1.6        成品质量要求：

扫描分辨率不低于 500DPI，对字体较小、字迹模糊的档案适当提高扫描分辨率，扫描格式采用 24 位真彩色，支持 JPEG、JPG、PDF 等常用图片和电子文档格式。

对扫描的图像去除污点、黑边等，进行逐页纠偏、裁边等处理，图像纠偏以视觉上不感觉偏斜为标准。

图像在 100%显示状态下，图像内容字迹不变形且内容与原资料一致、并要保证图像的正常阅览，要具有所见所得的效果。

病案原件存在斑迹、变质、颜色过浅、过深或深浅不一致时，应做到病案原件能辨认的，扫描图像必须可以辨认；文字上的污点无法去污时，保证正文文字和数字能看清楚。图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致。

保证病案完整性，不能出现缺、漏页情况；文件顺序不能出现错乱； 非原件残损，不能出现扫描造成的图像残损。 

数据对应：病案索引数据与病案图像 100%对应。

1.7        保密要求：

服务提供商有责任对采购人数据保密，不得以任何方式（复印、扫描、照相、转抄等）泄露采购人病案等资料信息。需具备信息安全资质证书。数字化存储应为加密格式，防止被复制后出现信息泄露。（提供承诺函加盖供应商公章，格式自拟）

注：成交后先进行预施工，由相关律师、病案质控中心专家、信息科、质控科和成交供应商共同对软硬件进行评估，满足项目要求后方可正式施工。项目实施过程中，如发现加工的病案达不到采购人的要求， 成交供应商应按项目要求进行返工，直至达到采购人要求。（提供承诺函加盖供应商公章，格式自拟）

2、病案数字化管理系统软件基本功能需求

系统要具有开放性，能够根据医院的实际需求进行应用系统的重组以及系统的二次开发。

2.1.        病案数字化加工

2.1.1        病案数字化采集

2.1.1.1        从病案系统调取或手工录入病案首页信息，以满足日后病案信息调取和科研统计等需求。

2.1.1.2        支持扫描和拍照两种数据加工采集方式，所存储的图像同时提供黑白图像和彩色图像。

▲2.1.1.3 支持高速扫描与平板扫描；支持单面扫描与双面扫描， 双面扫描过程中可自动检测白页自动滤除。

2.1.1.4 图像格式采用最优化的算法，达到存储空间、清晰度及解码速度的结合点。

2.1.2        病案编目与图像处理

2.1.2.1        按采购方提供的编目要求对电子化病案进行编目，病案图像编目分类与要求完全对应。

2.1.2.2        病案目录属性字典数据可根据医院病案归档情况进行定制。

2.1.2.3        编目过程中对资料不完整的病案（如缺页）做出缺陷标记。 

2.1.2.4        图像扫描过程中支持倾斜自动纠正、黒边自动去除、版式自动居中，装订孔自动去除，减少后期图像处理的大量工作。

▲2.1.2.5 支持以下图像处理功能：

图像旋转(90°、180°、270°)、图像翻转(页面垂直翻转、页面水平翻转、颜色黑白颠倒)、图像居中（版心居中、水平居中、垂直居中）、自动纠斜、手动纠斜、图像页面裁剪、图像页面、切边、黑边去除、装订孔去除、统一边距、移动位置、尺寸调整、图像颜色加强、图像颜色削减、选中套红、选中套黑。

2.1.2.6        图像处理支持无限级次的撤销与重做，并且图像误删除后还能还原。

2.1.2.7        扫描一卷或多卷后即可进行数据提交，提交至病案服务器。病案服务器上存储病案图像文件结构为：扫描年度\扫描月份\病案号；便于数据管理备份。

2.1.2.8        支持自定义操作键盘快捷键，方便操作员使用。

2.1.3        数据抽检

2.1.3.1        对病案加工数据的准确性进行检查并记录结果，核定数据问题在加工过程中的环节（扫描拍照问题、图像处理问题、图像编目问题、数据录入问题）。

2.1.3.2        可按一定的组合查询条件检查全部数据或随机抽检一定比例或一定数量的数据。

2.1.4        加工查询统计

2.1.4.1        提供加工查询功能，应包括：病案扫描清单、病案拍照清单、病案编目清单、未扫描拍照清单、未编目病案清单。

2.1.4.2        病案扫描支持住院病案、门诊病案,以便查询统计工作量。

2.1.4.3        统计条件可按日、按月、按季度、按半年、按年、按日期段、按时间段；统计结果可打印输出或导出为 Excel 电子表格。

3.        病案预约打印

3.1        提供可接入医院公众号、H5 界面且满足医院业务流程需求的微信线上病案复印预约（包含影像资料预约）小程序。

3.2        微信线上预约患者端要满足用户注册、申请人信息登记、申请病案信息登记（包括申请人信息、申请病案（影像） 信息、快递信息等）、费用支付、订单咨询等的功能。

3.3        微信线上预约客户端要满足权限管理、系统配置、订单查询、订单审核、订单邮寄、费用结算、咨询回复等的功能。

3.4        现场打印登记时提供二代身份证识别录入或拍照。

3.5        可选择不同种类的打印用途（如居民医保、新农合等），可选择黑白和彩色打印。

3.6        可按用途预设打印套餐，打印套餐可自定义维护。

3.7        若由于特殊情况导致缺页，可选择单页打印进行补打。

3.8        支持邮寄信息的记录，可以按时间段、申请人及邮寄状态统计邮寄的明细记录。

▲3.9 根据预设单价及份数，自动计算收费金额、找零金额。

3.10        应规避窗口普通工作人员对封存、纠纷、缺陷病案的打印； 该类病案只有具备特殊权的人员方可打印。

3.11        除特殊权限外，规避主观病案内容的打印。

3.12        智能化的病案批量打印向导，分步引导进行；支持一键打印。

3.13        提供工作查询清单：自取清单、邮寄清单、下载清单等；

3.14        能分别按操作员和用途对工作量汇总统计。

4.病案检索和调阅

▲4.1 与HIS 系统接驳，登入 HIS 后点击相应病案连接直接跳转至病案数字化系统。（支持调用电子病历及 HIS、PACS、RIS、LIS 等系统的数字信息，并转换成标准格式上传至服务器）

4.2        提供住院号快速检索，方便日常工作使用。

4.3        支持组合查询并提供多项查询条件（可以匹配或查某一范围）, 如:住院号、患者姓名、性别、入院年龄、入院日期、出院日期、入院科室、出院科室、诊断名称、联系地址、诊断编码、诊断名称、手术编码、手术名称、肿瘤形态编码、肿瘤形态名称等。

4.4        提供所选择相应页面病案预览，并可选择多种页面预览方式。

5.权限管理

5.1        用户管理：管理内部及外部用户的信息，可以对系统登录用户 的信息进行查询/添加/修改/删除。

5.2        用户组管理：查询/添加/修改/删除用户组，并可设置人员所属的用户组。

5.3        用户组权限：设置用户组所拥有的系统功能的权限。

5.4        科室管理：查询/添加/修改/删除科室信息，并可维护科室下包含的人员。

▲5.5 病案权限配置：配置病案浏览的权限（按用户及按用户组）， 可以按照用户的方式一个个地进行病案权限的配置，也可以按照用户组的方式进行整体分配（如直接将某个科室的病案分配给用户组），同时也可以设置病案图片医学分类的权限，可以分别设置病案的阅读，打印及导出的权限。(提供系统截图并加盖供应商公章)

5.6        医学分类模板：设置病案图片的医学分类权限模板，在为病案分配权限时可以直接引用该模板，无需重复设置。

5.7        访问权限控制：可以设置禁止访问的机器的 IP，被禁止访问的IP 对应的机器就无法使用本系统。

5.8        显示字段控制：可以设置在浏览器中浏览病案时列表中所显示的字段。可以在用户级别和用户组级别上进行显示权限的控制。

5.9        水印设置：可以制作在打印时叠加上去的水印，并且在打印病案的时候可以将其叠加到病案图片上。

5.10        病案锁定：可以将一些特殊的病案进行锁定，被锁定的病案将无法在浏览器中被查询到。

5.11        病案申请审批：对浏览器中提交过来的病案阅读申请进行审批，可以为申请的病案设定阅读的时限等。

5.12        监控中心：查看各个系统的用户的使用的情况，至少包括： 用户是否在前，用户有申请需要审批，用户的浏览病案的历史情况，用户权限。

5.13        病案错误报告：处理病案浏览器上用户反馈上来的病案错误（如：图片缺页/分类错误）。

5.14        病案定位：查询病案在库房中的位置，可按病人姓名，病案号，出院日期，条码号，打包号，库房号或库位名查询，并生成统计报表。

5.15        病案导出：可以将选择好病案按照约定顺序进行打包压缩导出，配合相应的浏览工具可在离线的环境下浏览。

5.16        随访项目审批：审批随访工作站提交上来的项目申请。

5.17        病案浏览统计：可查询用户、科室在某一时间段内数字化病案使用情况，并生成统计报表。

6.        病案调阅审批

6.1        医生在工作站填写病案调阅申请单后，申请信息自动传递到病案调阅审批管理子系统中，并有醒目数据刷新提示及声音提示。

6.2        利用病案管理审批系统可以根据医生身份及利用病案目的决定是否给医生申请给予开放或关闭。病案申请浏览模块中，支持逐份、批量、按科室审核；在审核权限控制中，可以控制到科室、人员，支持按时间范围（永久、年、月、日、小时）授权。

6.3        病案在查询浏览时，显示的病案图像应具有水印，防止非法拍摄，屏蔽非法拷贝。水印具备多种自定义方式（如登陆人姓名、工号、登陆时间、图片水印等）。

6.4        提供特殊病案（如封存、缺陷、纠纷病案等）的标注与取消操作，并提供操作回溯功能。

6.5        提供以下查阅清单内容:

病案查阅日志、病案查阅清单、病案申请清单、病案审批清单、查询条件可按日、按月、按季度、按半年、按年、按日期段、按时间段；

6.6        提供以下查阅统计内容：

病案查阅数量统计（按日汇总）、病案查阅数量统计（按月汇总）、病案申请数量统计（按日汇总）、病案申请数量统计（按月汇总）、病案批准数量统计（按日汇总）、病案批准数量统计（按月汇总）、病案审批工作量统计（按日汇总）、病案审批工作量统计（按月汇总）、查询条件可按日、按月、按季度、按半年、按年、按日期段、按时间段； 按首页上的字段查阅和统计（如病种、ICD 编码、手术名称、姓名、住院号、出院时间、费用、抢救、切口愈合等级、手术级别等）；对外服务查询和统计（医保、伤残鉴定、保险公司、公检法等）。 

7.        病案终末质控

7.1        提供多种病案质控基础模板；

7.2        提供质控模板自设功能；

7.3        具体细项分值支持自设；

7.4        支持单项否决项直接进入某等级病案；

7.5        提供质控完成后的病案通知单发送功能；

7.6        提供质控结果统计查询分析功能，包括：

住院病案质量评分结果查询、住院病案书写质量问题汇总表、住院病案书写质量问题明细表、住院病案质量评分结果分析表（按科）、住院病案质量评分结果分析表（按医师）。

8.        随访功能

8.1        按病种设定随访期限周期性随访；门诊复诊与再入院自动记录一次随访记录。

8.2        随访结果录入提供生存状态（健康情况、死亡时间）、失访原因等。

8.3        提供随访查询和统计功能，应包括：

随访工作量统计、患者生存期查询、失访患者清单、死亡患者清单、停访患者清单。

9.        其它技术要求

9.1        系统支持提供数字化病案除人工审核外的其他审核校验手段和技术及方案。

9.2        系统能够支持详细信息，可导入的姓名，年龄，住院日期，出院日期，科室、主要诊断、主要诊断编码，主要手术和主要手术编码。

9.3        对原始纸质病案应用数码技术分页数字化加工制作，形成数码图像。

9.4        图像高清，数字化病案的图像尺寸为 2048×1536，500 万像素及以上，必须同时提供彩色图像和黑白图像二份图片。

9.5        原始纸质病案使用条形码技术装箱保存，定位管理，便于对原始纸质病的快速查找，并运送指定存放点。

9.6        病案数字化系统是医院信息化建设的重要组成部分，需要整合到电子病历系统以及医院病案数字化信息平台中，以实现医院各系统的互联互通。

9.7        系统需提供病案质量自动审核功能，达到自动筛选出问题病案，并实现导出功能。

9.8        供应商需病案数字化扫描过程中增加实体病案出库和加工完成后入库定位点对点的病案示踪功能。

9.9        供应商需完成基于数字化病案的预约复印申请、病人身份审核、预约复印病历流通管理、邮寄检索等相关系统开发。

9.10        系统病案检索有单一和组合模式，按使用者需求检索所需病案。

9.11        阅读显示病案图像具有水印，能防范数码相机偷拍。屏蔽非法拷贝病案，具有彩色和黑白阅读打印功能。

▲9.12 设有使用权限数字化病案功能；设有网络申请和审批使用数字化病案功能；设有授权的时段内（永久、年、月、日、小时）功能（超出时间范围自动屏蔽）；医保、商业保险公司以及公检法等外部用户可以按系统临时授予的权限查看病案。（提供系统预警提示截图界面并加盖供应商公章）

9.13        病案访问权限分为阅读、打印和导出三类，每一级权限向下兼容，访问控制包括用户组权限、科室权限、有效期限制、医学分类限制、IP 地址限制、显示字段限制和特殊病案锁定。

9.14        数字化病案的图像清晰、无歪斜、打印清晰，每幅图像均有属性标注，病历索引数据与病历图像对应完全正确。

9.15        系统可支持自助打印功能。

▲9.16 病案数字化设备支持双流输出，即可同时输出彩色和黑白图像。（提供承诺函并加盖供应商公章）

▲9.17 兼容性：为医院搭建病案数字化管理系统（数字化管理系统包括病案加工系统、窗口打印系统、病案查询系统、纸质病案管理系统），实现院内信息化应用。数字化病案图像浏览等软件兼容好，能方便医院后期的信息整合和调用等。目前院方数字化项目具体情况：院方已完成纸质病案数字化工作约 120 万份，约 8000 万页，图片生成方式是同时生成黑白和彩色等。前来应标的供应商，前期必须充分了解我院现有病案数字化项目现状，整合为统一应用，统一完成一个界面调用所有数字化相关数据。此次报价包含原厂件接口费，并提供承诺函，该功能于成交后 5 个工作日内，按照采购文件要求和采购文件应答进行系统测试，并在一个工作日完成测试，如果不符，视为虚假应标，院方将追究其责任，测试结果符合要求后，双方签订采购合同。（提供承诺函并加盖供应商公章）

 

四、数据安全要求（实质性要求）

1.        系统自动记录用户在系统内所有操作的详细日志，并可形成报表，便于回溯追踪。

2.        系统可实现对病案数据的磁盘备份，提供定时定期的数据备份以及还原功能。

3、在开展工作时签订保密协议，工作人员不能携带手机、相机及电子设备进场。 

五、总体商务要求及售后服务条款（实质性要求）

1.        服务时间：合同生效后至合同金额用完及售后服务结束为止。。

2.        服务地点: 乐山市人民医院。

3.        付款方法:项目签订合同之日，乙方每翻拍满三个月，向甲方申请验收，甲方应当在十个工作日内完成验收。经甲方验收合格后，按照实际已验收制作数量结算，本付款方式直至本合同终止。若甲方验收不合格，乙方应在 10 个工作日的纠正期内完成纠正工作，并由甲方再次验收直至验收合格。本合同无论因任何原因解除或终止的，甲方应在合同解除或终止后的 3 日内完成全部未验收病案的验收，并于验收后 60 日内，向乙方支付剩余所有病案的制作费用。

4.        验收标准：

4.1        数字化病案图像是否与纸质病案完全一致；

4.2        数字化病案图像格式和清晰度是否符合要求；

4.3        数字化病案的文件夹命名是否合乎标准，是否已分段； 

4.4        差错率：依据“纸质档案数字化技术标准（中华人民共和国档案行业标准 DA/T31-2005）”11.2.2 之规定，数字化转换质量抽检的合格率应≧95%。

4.5        首页信息的主要数据项（姓名、病案号、出院日期、主要诊断、手术）的差错率不得超过 3‰。

5.        成果交付：采购人在成交后应向采购人提供以下完整技术资料（中文）：

（1）       产品验收标准

（2）       技术说明书

（3）       使用说明书

（4）       操作手册

（5）       安装配置及维护手册

6.        培训：采购人需派专业技术人员到采购人指定的地点对采购人的技术人员进行系统运行、配置、维护培训，对采购人的使用人员进行操作培训。

7.        针对本项目系统上线调试所涉及一切相关费用，由成交方承担， 费用包含在成交总价中。

8.        服务期内，供应商负责系统运维及升级服务。

9.        供应商须对采购人的病历数据保密，不得将采购人数据内容全部或部分泄露给第三方。

10.        故障报修的响应时间：周一至周五 9:00～17:00 期间为 2 小时。若电话中无法解决，8 小时内到达现场进行维护。

11.        软件质保期：从全部完成验收合格之日起不低于五年。质保期内，接到故障通知后，2 小时内作出处理方案，如 2 小时内无法电话解决故障，维修人员必须在 8 小时之内到达现场（含节假日）；质保期后， 若出现软件自身故障影响医院正常使用，公司需免费且及时完成维护。

12.        项目中软件部分自合同签订之日起采购人具有终身使用的权利，所涉及的费用包含在成交总价中。

13.        供应商在质保期内应每季度巡检一次，所需费用包含在成交总价中。

六、报价要求（实质性要求）

1、软件配置

序号	产品	数量
1	病案数字化加工及管理系统	1 套
病案数字化管理系统包含：病案加工系统、窗口打印系统、病案查询系统、纸质病案管理系统、病案质控系统、病案流通系统。免费维护至项目结束。

2、硬件配置 

序号	产品	数量
1	PC 整机、服务器、储存硬盘	根据场地配置
2	高速扫描/拍照机	根据场地配置
硬件包含：不少于 3 台 PC，1 套服务器、满足储存所有扫描病历的额硬盘 3 台高速扫描/拍照机。

3、数字化加工及首页录入报价 

序号	服务内容	单价	数量	合计
1	病案首页录入及数字化扫描加工	0.068 元/ 页	按实际页数计算	据实结算，按季度支付费用
病案首页录入及数字化扫描加工包含：病案扫描采集、图像优化处理、图像分类编目、病案索引信息录入、病案系统接口、生产加工所需的人、设备、办公用品、服务器存储备份。

七、节能环保 

以上产品如属于第二十二期节能产品政府采购清单、第二十期环境标志产品政府采购清单中强制采购产品，则必须提供清单中的产品，提供采购清单复印件加盖供应商公章，不提供则做无效响应处理。

八、解决争议的方式：向甲方所在地人民法院提起诉讼；

九、其他未尽事宜双方在合同中约定。