采购需求

前注：

1.本说明中提出的技术方案仅为参考，如无明确限制，供应商可以进行优化，提供满足用户实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案，且此方案须经磋商小组评审认可。

2.下列采购需求中：

（1）如属于《节能产品政府采购品目清单》中政府强制采购的节能产品，则供应商所投产品须具有市场监管总局公布的《参与实施政府采购节能产品认证机构目录》中的认证机构出具的、处于有效期内的节能产品认证证书。
    （2）如涉及商品包装和快递包装，供应商应当执行《关于印发〈商品包装政府采购需求标准（试行）〉、〈快递包装政府采购需求标准（试行）〉的通知》（财办库〔2020〕123号）、《安徽省财政厅关于贯彻落实政府绿色采购有关政策的通知》（皖财购〔2023〕853号）的要求，提供符合需求标准的绿色包装、绿色运输，同时，采购人将对包装材料和运输环节作为履约验收条款进行验收。

3.如采购人允许采用分包方式履行合同的，应当明确可以分包履行的相关内容。

一、采购需求前附表

序号	条款名称	内容、说明与要求
1	付款方式	按季度根据工作量实算实结。
2	服务地点	合肥市，采购人指定地点。
3	服务期限	自合同签订之日起一年。合同到期前，经考核合格后，在年度预算能够保障的前提下，可续签累计不超过 3年的采购合同，最多续签 2 次，合同一年一签。
4	本项目采购标的名称及所属行业	标的名称：合肥市包河区人民法院档案数字化服务 所属行业：软件和信息技术服务业

二、项目概况

本项目为完成包河区人民法院档案服务外包工作，具体数量以实际发生数量为准。档案服务外包工作包含档案整理、扫描、图像处理、信息著录、数据挂接、档案装订。以上档案多数为A4纸张打印稿，少量为其它规格纸张。

三、服务需求

（一）项目内容及要求

1、服务内容及说明

主要档案类别包括以下五部分：

（1）档案室归档诉讼档案数字化加工服务

对档案室归档档案采用随归随扫的数字化方式，包括调档交接、档案前期检查整理、档案扫描、图像处理、信息著录、档案装订、数据挂接、数据备份等相关工作。

（2）上诉卷扫描加工服务

对上诉阶段产生的材料进行即时数字化加工工作，主要包括上诉材料的材料清点、扫描前处理、扫描、图像处理等工作。

（3）立案材料扫描加工服务。

对立案阶段产生材料进行随案同步数字化工作，主要包括立案材料的材料清点、扫描前处理、扫描、图像处理、数据挂接等工作。

（4）中间柜服务

对中间柜产生的数据及与档案有关的服务进行出入柜服务。

（5）装箱打包服务

对需要进行迁移的案卷，进行打包、并进行登记。

2、加工标准：成交供应商需按照国家标准《纸质档案数字化技术规范》进行档案数字化加工服务。

3、扫描加工要求

（1）采用合适的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生；

（2）彩色扫描，扫描分辨率为200dpi。对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可将分辨率提高到300dpi；

（3）扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合；

（4）尽量确保纸张扫描时放置端正，从而保证原始扫描图像无歪斜，减少后期处理可能带来的图像失真；

（5）对于档案中的“折叠页”，应当平摊开后进行整幅扫描。折叠页、图纸、表格等应整页扫描。超长页进行分页扫描后，要拼接成一页。

4、扫描图像处理要求扫描后的原始图像需要进行优化处理，使得成品图像清晰、端正。根据档案扫描后的具体情况，要进行如下图像处理：

（1）图像歪斜：采用自动或手动纠偏功能，调整图像角度。图像偏斜度不超过1°，对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯；

（2）图像脏点、脏斑：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。处理过程中应遵循保持档案原貌的原则。为了节省存储空间，应对图像进行裁边处理，去除多余白边；

（3）字迹洇透：采用字迹锐化的功能，清晰字迹笔画；

（4）图像深浅不一：采用平衡功能，调整图像深浅一致；

（5）图像拼接处信息要完整，不能缺少信息；

5、档案整理、装订要求

档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：采用三孔一线装订。按照采购人要求进行装订。

6、信息著录要求：加工过程中，著录案件信息、卷内目录信息等。

7、图像数据挂接要求

（1）档案扫描完成后，需要与室藏现有的计算机目录数据校对且一一对应。

其中，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。确保加工扫描成果在采购人所使用的档案管理系统中有效检索和显示。

（2）确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入包河区人民法院档案数据库中。

8、验收标准；

（1）档案整理、装订要求：整理符合规范，装订牢靠、抖动无掉页，不遮盖有效内容，大幅面经过折叠的纸张可舒展开来。

（2）图像要求：图像完整、整洁、无歪斜、无黑边、浏览及打印清晰。

（3）数据对应：档案目录数据（包含案卷目录和卷内目录）与扫描图像100%正确对应。

（4）采购人对成交供应商质检后的扫描图像进行抽检，抽检率为10%。当抽检图像合格率达到98%、扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确时，采购人可提供下一批次案卷，但成交供应商需对错误数据重新检查修改，直到合格率达100%；如抽检合格率低于98%，采购人有权不予提供错误数据并且不再提供下一批案卷，采购人将该批案卷全部退回给成交供应商重新检查修改，直到质检合格，由此造成的后果由成交供应商负责。

（5）档案装盒上架：档案盒信息印制美观整齐，与内装档案卷严格一致。

9、安全保密要求

（1）需提供保证档案实体和档案信息的安全的具体措施和承诺；

（2）与采购人及现场工作人员签订安全保密协议；

（3）数字化工作现场安装监控设备，实行全过程监管；

（4）确保信息存储安全；

（5）成交供应商必须无外资背景、外籍人员。

10、人员要求

（1）服务期限内，成交供应商派驻工作人员要有很高的纪律性和自觉性，遵守保密规定；

（2）中途不得随意更换工作人员；

（3）工作人员须为成交供应商正式员工，按国家规定为员工缴纳社保，并提供社保缴纳证明。

11、作业环境及设备要求

本项目要求在包河区人民法院进行，采购人提供场地、桌椅。成交供应商需提供数字化加工所需的全部设备、软件及案卷封面打印机、案卷封面纸等办公耗材，并按采购人的保密、安全要求进行设备处理及网络布线。同时做好数字化加工中的软硬件及网络的维护工作，出现问题应在24小时内响应并解决。

四、报价要求

1、本项目报综合单价，按照标准单面A4幅面综合单价报价（即元/A4幅面），报价不得超过0.20元/A4幅面，否则响应无效。供应商的A4幅面综合单价报价应包含：档案数字化加工服务、设备投入、人员投入、耗材纸张、相关税费等全部费用，不得出现单价以外的报价或费用。

2、项目结算时以采购人和成交供应商双方确认的实际扫描页数为准（正反两面都需要扫描的纸张页面扫描后为2个A4幅面），单面A3幅面统一按单面A4幅面进行结算。项目结算费用为：甲乙双方确认的实际扫描页数乘以成交供应商成交的综合单价（实际扫描页数×综合单价）。如有其他未尽事宜，按照供应商填报的综合单价执行，最终结算金额不超过本项目预算。

五、其他要求

本项目要求成交供应商为采购人提供常驻服务，供应商在 2025 年4月30 日前须完成库存的 350万页的诉讼档案数字化加工服务，包括档案的扫描、整理装订、图像数据挂接、整理上架工作，并完成此部分工作的验收。其余当天接收的诉讼档案必须最迟在第三天完成相关工作。