项号

服务名称

服务内容及具体要求

数量及单位

参考单价（元）

1

档案整理加工及档案数字化服务采购

档案标准化规范化整理服务

一、档案标准化规范化整理服务包含：1、文书档案整理10000件；2、业务档案整理16700卷；3、会计档案整理12544册；4、干部档案整理350卷；5、科技档案整理600卷。

二、项目采购范围

通过人员、技术、管理等，对指定的文书档案、业务档案、会计档案、干部档案和其他档案进行专业化的归档、整理、著录等工作，形成规范的入库档案。

三、项目需求描述

（一）归档、整理加工工作流程和服务内容，按照《归档文件整理规则》（DA/T 22—2015）和《广西壮族自治区机关归档文件整理规划（试行）》的要求进行进行分类、编号、装订、编页、装盒、消毒、排架。

1.鉴定分类：对档案资料进行正确的鉴定、分类、确定保管期限。由中标供应商安排专业人员按照最新文书档案及其他相关档案整理规范要求对采购人的档案进行人工鉴定归档与否,剔除重份和不归档文件；根据文书档案及其他相关档案保管期限划分表来明确此次所归档档案对应的保管期限划分。保管期限为“永久”、“30年”“10年”。

2．装订、编页码：按档案整理要求对每件档案进行拆钉、装订（含对破损档案及不规则档案进行抢救、托裱）、编页码，对图纸进行折叠。根据档案局最新档案装订要求,对形成归档档案进行不锈钢钉(装订位置位于正文左侧上下颗)或三孔一线装订。

3．组卷：按各门类档案的卷内文件排列要求和档案形成的有机联系等特征进行组卷。

4．编制档号及加盖档号章：按《档号编制规划》DA/T13-1994要求进行档号编制、加盖档号章、填写档号（含全宗号、分类号、件号、保管期限等基本内容）。对形成归档的档案,在每份文件右上角加盖归档章,归档章内容包括：全宗号、保管期限、年度、室编件号、馆编件号,所对应内容应该选择刻印或手工填写以确保件号章内容完整性。

5．著录：在核对纸制档案的基础上，严格按照档案行业标准将文件级和案卷级档案著录到采购方的电子档案管理系统。打印并装订文件级和案卷级纸质目录一式二份（含）以上；

6．装盒及填盖档案盒封面。按采购人提供的档案盒厚度,来确定每盒所装档案数量。采用字粒和刻制印章进行填盖，要求清晰、整洁、美观；脊背和封面信息完善是直接关系到档案一级检索精确性,封面需完善：全宗号、年度、保管期限、起止件号,完善封面信息后,要编制完善好档案盒号。

7．入库上架：办理档案移交手续，点数核实后上架：档案上架遵从从左到右从上到下上架原则，按编好各单位的位置顺序进行规范摆放入库。按照档案类别的档案顺序摆放在档案柜相应的位置，印制张贴档案柜签，以方便查询利用。

8.备份。对归档档案目录数据保存在服务器和备份服务器，留3套光盘和一套硬盘备份。

（二）档案装订要求。

1．遵循文件材料形成特点和文件材料内部排列要求进行排列后，再对档案进行装订。

2．档案装订应遵循“三孔一线”原则进行装订。

3．对于装订时某些页面必须进行折叠的情况，应以“风琴式”原则和便于装订、盖章、编页码的要求进行折叠。

（三）档案整理安全保密、规范性要求。

将归档资料全部按规范整理，要求安全、保密、规范。中标供应商需提供保证档案实体和档案信息安全的具体措施和承诺，并与采购方签订保密承诺书。

1．安全保密性：保持资料的完整安全和档案内容不外泄。

2．规范性：在采购方提供整理、软件环境中，中标供应商必须有严格的操作规范流程。在档案的鉴定、整理过程中，必须严格遵守采购方的相关档案管理制度，经过整理的档案，保证分类清晰，题名规范准确，满足档案查阅的要求。

1项

1056021.00

档案信息化扫描加工服务_­­­

档案信息化扫描：档案标准化规范整改实施，完成156.5万页档案数字化服务。

档案整理及扫描工作主要包括以下内容：档案交接、档案拆分、档案标准化规范整改、档案扫描、图像处理、数据加载、数据挂接、数据审核、档案装订、数据备份、档案归还等；加工过程中必须确保档案载体的安全完整以及档案信息内容安全。

1、严格办理档案交接手续，按照要求做好交接记录。档案交接工作由采购人、中标人负责办理，双方签字确认。                               

2、分类整理：中标人必须对案卷进行分类整理。对案卷信息、卷内目录、页码等进行核对。对于有漏页、跳页、重页、装错等情况要进行重新编制页码、改目录；对于页面有毁损的必须先进行修复、加边、粘贴和裱糊等。对于年代久远、纸张情况复杂的档案，中标人必须保证用最安全的方式处理，务必保证档案纸张的完整，避免褶皱、撕裂、破损等情况的发生，不得人为的恶意损害档案。

3、归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页右上端空位置加盖归档章并填写相关内容。归档章设置全宗号、分类号、年度、 保管期限、案卷号等必备项。档号章的印章必须清晰、整洁和端正。整理完毕逐卷编写归档文件目录，并按顺序装入档案盒，填写档案盒封面、 盒脊及备考表项目。

4、档案扫描是指对拆分后的档案进行快速扫描，形成影像文件的过程。扫描质量符合档案行业标准中的《纸质档案数字化技术规范》与《建设电子文件与电子档案管理规范》对纸质档案扫描的规定要求。该过程相关要求如下：

（1）根据数据加载规则设置扫描影像的输出存放位置。

（2）对于封面、内页、手写诉状或是发票等各类不同证据材料，需用不同的比例或是扫描方法进行扫描。

（3）将扫描页数和拆卷人所注明的页数核对，确保不能重扫、漏扫、多扫，同时要确保案卷的清晰度。

（4）在保证影像质量的前提下，以尽量减小存储容量为准则。

（5）纸质档案采用不低于300DPI的分辨率进行彩色扫描，照片档案采用600DPI的分辨率进行扫描，扫描形成文件以单文件单页JPG格式存储，待影像处理完毕后进行数据压缩加密。

（6）用每份文件对应的唯一档号来命名其扫描形成的影像文件。

（7）有原件模糊不清的文件需在扫描流程单上注明“原件不清”的字样，待做相应的处理。

5、图像处理是指对扫描的影像文件进行修整，提高扫描文件的质量的过程。该过程相关要求如下：

（1）处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

（2）对影响图像质量的杂质如黑框、黑边等应进行去污处理。

（3）扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（4）对出现倾斜的图像进行纠偏处理，要求倾斜度小于1度（以标题所在水平线为准）。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（5）扫描的页面内容居中显示，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与原件完全对应，不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

（6）扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使档案原件存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读。

6、数据审核是指对建立索引的影像文件进行全面统一检查，确保质量的过程。该过程相关要求如下：

（1）检查电子影像的页数与原始案卷是否一致。

（2）检查 “卷面信息”、“卷内目录”、“备考表”信息是否正确。

（3）检查电子影像是否清晰。

（4）检查目录与对应影像的挂接是否正确。

（5）对于质量达不到要求的文件，做下记录必须重新扫描。

7、档案装订技术要求：档案的装订还原正确率100%。做到排列准确、材料完整，装订三点一线，不漏页、不掉页、不压字，不损害纸张文字，不得有装错、串装、混装、颠装等现象。认真清点每份档案的实际页数，对页号错编、漏编、重编等情况进行修正，保证案卷的完整性，按照案号准确对应入盒。对不能处理的情况要报告管理人员。

8、档案盒打印、封装要求：按照档案的厚度规格，将材料装入档案盒中，填写完整档案盒并封装，装盒完成后对装盒工作设立质量检查岗位，确保档案没有漏装、错装及装盒不规范问题。

9、监督、考核：档案管理部门工作人员随时监督各岗位工作是否及时、规范，随机抽查各岗位的工作情况；抽查正确率不低于99%，一经发现问题，及时提出并责令更改。

10、中标人必须严格保管好采购人的档案。在工作期间，必须严格、妥善保管好采购人交给的档案，确保档案的绝对安全。

11、档案遗失、污损赔偿要求：

（1）中标人造成档案遗失的，由其负责补办丢失的能证明原档案相关材料的复印件；无法补办的，按5万元／卷赔偿。

（2）中标人不遵守工作规则产生档案污损的，先进行修复，并按1000元／页赔偿；无法修复的，按5万元/卷赔偿，每卷赔偿金额最多不超过10万元。

（3）赔偿金归采购单位所有。

12、数据移交

（1）移交成品图像数据。中标人完成服务后，应将文件按照采购人的要求进行组织整理，形成数据成品3套，移交采购人。其中以档案级数据光盘刻录2套，移动硬盘备份1套。档案级数据光盘由中标人免费提供。

（2）移交存储介质和资料。档案数字化加工形成的全部文件和电子目录、使用的存储介质以及形成的纸质资料所有权属归招标方所有。档案数字化加工后形成的存储介质（包括工作中使用的硬盘、移动硬盘、光盘、Ｕ盘等）、资料台账及各种交接清单应完整免费移交给采购人。

13、为保证工作进度，投标人应保证有足够的技术管理人员，工作人员常驻桂林、满足正常的生产进度要求。

14、扫描人员及所需设备要求：扫描人员须常驻在桂林市，至本项目完成。设备为：扫描仪，电脑配套等。

15、以上标的数量为暂估数量，最后结算按实际发生数量×中标单价为最后合同价款，但最后合同价款不得超出政府采购预算。

档案条目录入服务

按照市档案局的档案条目录入标准，在采购人指定的档案管理系统中进行档案条目录入服务。条目录入的约为22.9万条，最终条目录入数量以条目审核数量为准。

商务服务要求

质量免费保证期

1、数字化加工成品质量免费保证期  1  年（自交货并验收合格之日起计）。在质保期内如因中标人质量问题遇到翻工和补做情况的，中标人必须在2个法定工作日内负责无条件、无偿地翻工和修正。

2、中标方应在质保期内提供5×8小时的服务，服务响应并上门的时间为2小时。 

3、免费维护期满后提供的技术支持和维护，只收取成本价。

提交服务成果时间、地点

1、提交服务成果时间：2019年11月15日前完成所有档案资料的整理、修复和数字化扫描服务并提交所有成果文件；

2、提交服务成果地点： 桂林市采购人指定地点。

付款方式

项目合同签订后,10个工作日内支付合同总金额的10%作为预付款；当中标方完成整个项目的70%任务量，经采购人验收合格后十五个工作日内，支付合同总金额的40%；整个项目完成并验收合格后十五个工作日内，支付合同总金额的47%，余3%作为质保金，质保期1年满后，一次性付清（无息）。先提供发票再向其支付费用。

其他要求

1、投标报价必须含以下部分，包括：

（1）服务（货物）的价格；

（2）必要的保险费用和各项税金；  

（3）包括其他如扫描设备、人员工资、数据存储备份设备、耗材、差旅费、杂费和管理费、运输、装卸、安装、调试、培训、技术支持、质保期内售后服务、更新升级、政策性文件规定及合同包含的所有风险、责任等全部扫描服务产生的费用。投标人综合考虑在报价中。

2、本项目政府采购预算总金额为：壹佰零伍万陆仟零贰拾壹元整（￥1056021.00）元，投标报价超出采购预算金额的将被视为无效投标。

3、实质性要求：“服务采购需求”中所有条款均为实质性要求。