采购需求

前注：

本说明中提出的技术方案仅为参考，如无明确限制，供应商可以进行优化，提供满足用户实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案，且此方案须经磋商小组评审认可。

一、采购需求前附表

序号	条款名称	内容、说明与要求
1	付款方式	合同签订后3个工作日内支付至合同价的40%；项目完成50万页纸质档案的数字化（包含档案整理、档案数字化扫描、建立索引信息、条目著录、OCR识别、目录检索等工作）支付至合同价的70%，项目实施完工经专家验收组验收合格后，按实际审计结果金额结算（不超过项目预算）无息支付剩余款项。
2	服务地点	合肥市瑶海区（采购人指定地点）
3	服务期限	本次合同服务期限一年，如合同履约情况良好，经采购人考核合格，且在资金能保障的前提下，经双方协商同意，可续签下一年合同，合同一年一签，最多续签2年。采购人与成交供应商有任何一方不同意续签，合同不予续签。
5	本项目采购标的所属行业	其他未列明行业

二、项目概况

（一）项目背景

2023年，瑶海区档案馆认真贯彻落实习近平总书记关于档案工作的重要指示精神，围绕省、市档案工作“十四五”规划，通过档案整理及数字化加工项目，进一步丰富和完善馆藏数字资源，提升科学管理水平，提高“为党管档、为国守史、为民服务”的能力，推进档案馆事业转型发展和高质量发展。

• 项目目标

通过档案数字化项目的实施，对选定单位的档案进行规范化整理、数字化扫描、移交和备份工作，推动实现馆藏档案整理规范化、服务利用高效化、管理手段现代化，提高档案服务社会各界的能力，为全区各项事业发展建设提供更优质的服务。

• 项目内容

本项目计划完成纸质档案的数字化（包含档案整理、档案数字化扫描、建立索引信息、条目著录、OCR识别、数据比对、目录检索等工作），项目涉及多全宗和多种档案资料。

内容涵盖：档案实体整理（纸质档案、声像档案等整理）、条目著录、机读目录录入、档案全文扫描和OCR(准确率95%以上)、合成双层PDF、声像档案数字化、数据比对、目录检索，建立相关数据库，挂接或导入档案数字化成果等。

（四）项目实施原则                              

项目以规范高效、确保安全为原则，立足档案保护、资源服务和业务管理的宗旨，按国家、省、市有关档案的管理规定与标准，运用计算机技术，方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源。

三、服务需求

（一）安全管理

为确保项目过程中档案实体和信息安全，成交供应商的项目安全管理必须严格遵循《档案数字化外包安全管理规范》的要求。如有不遵守《档案数字化外包安全管理规范》的行为，采购人有权按相关规定处理并上报相关监管部门，所有损失全部由成交供应商自行承担。

1、档案数字化加工和现场管理的各个环节成交供应商均应进行详细登记，每个工作环节均有质检记录，并及时整理、汇总，装订成册。

2、工作日的每周四下午要有周报上报采购人，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录，并移交给采购人。

3、工作人员的个人物品和手机、相机、U盘等通信和数据存储设备必须存放在外（成交供应商自备储物柜），严禁带入加工现场，上述物品在加工现场一经发现，采购人有权按相关规定处理并上报相关监管部门，成交供应商承担由此造成的一切损失。

4、保证档案数据不向外泄露，严禁以用户方名义编写、发布、传递信息资料。确因工作需要，经用户方批准后，严格按照批准范围使用。

5、严禁在计算机系统等应用软件中预留后门、逻辑炸弹等，严禁将掌握的信息向第三方公布或泄露。项目涉及数据收集、处理、存储的计算机存储设备（含硬盘、移动硬盘、U盘、光盘等各类介质）在项目结束后需移交给业主方，不得私自留存和带出。

（二）工作环境

1、作业地点

项目须在瑶海区档案馆或选定立档单位作业，成交供应商需派驻工作团队，配备符合要求的设施设备。

2、为保护工作人员和档案，提高工作效率，应配备足够的空气净化器、桌椅、电脑、扫描仪等设备。

（1）档案数字化加工所需软、硬件设备、设施和耗材由成交供应商自行解决，著录和挂接所需档案管理软件由成交供应商自备，档案馆负责提供现有数据库的字段、结构，监督协助成交供应商开展相关工作；

（2）档案整理室需按面积配备足够数量的空气净化器（PM2.5级别，单台覆盖面积以生产厂家说明书为准），空气进化器需装配全新滤芯，且每使用3个月必须更换新滤芯；

（3）成交供应商应按照数字化房间面积、工作流程、质量要求、人员数量和业务需要配备相应种类、数量的桌椅和档案柜；

（4）成交供应商应在工作场地外为现场工作人员配备存放个人物品的储物柜；

（5）为方便图纸等大幅面档案的扫描，现场应配备A0级别的扫描仪和相应的档案保护器件、辅材；

（6）除A0幅面扫描仪外，其余扫描只准采用平板扫描仪或非接触式扫描仪，禁止使用高速扫描仪。

3、规范数字化现场的强弱电布线

（1）数字化加工现场的强弱电布线必须遵循相关安全规定，应合理分配电路上的承载设备，不得超线路负荷运行；

（2）为采购人预留数字化网络的接入口，并需将相应网络线路接至采购人指定的办公室；

（3）为采购人预留数字化加工系统的用户和相应权限，方便采购人对档案的抽检。

（三）流程和质量管理

本项目所需设施、设备和相关软件均由成交供应商自行提供和部署，工作环境的搭建、工作现场的管理不得违背各项安全规范和采购人的要求。

1、总体质量要求

（1）确保所有档案实体安全和数据安全、完整。

（2）确保在整理和数字化过程中不对档案原件造成损伤。

（3）符合《数字档案馆建设指南》、《数字档案馆系统测试办法》、《档案著录规则》（DA/T 18-1999）、《归档文件整理规则》（DA/T22-2015）、《文书类电子文件元数据方案》（DA/T46-2009）、《照片档案管理规范》（GBT 11821-2002）、《照片类电子档案元数据方案》（DAT 54-2014）、《数码照片归档与管理规范》（DAT 50-2014）、《录音录像档案数字化规范》（DA/T 62—2017）、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63—2017）、《档案服务外包工作规范》（DA/T 68—2017）等国家标准和规范。

（4）项目建设内容符合国家、安徽省和合肥市各级规范、标准要求。

（5）保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。

2、实施内容

（1）对瑶海区档案馆选定的立档单位档案进行规范化整理和数字化加工、移交工作,涉及档案整理、信息著录、扫描、数据导入挂接、档案装具、数据备份、档案移交入库摆放等工作。

档案登记和前期整理；拆卷、分件、排序、拟标题；档案案卷级和文件级条目著录、目录建库；档案卷盒的采购与更换、盒内卷内目录和备考表制作打印；档案扫描、图像处理、图像存储、影像编辑；光盘和硬盘的成品数据制作；纸质目录册制作；数据备份、导库、成果管理；档案还原装订、入库；档案移交区档案馆；项目质检等各项工作。移交入库内容具体包括:数量统计登记、整理打包、档案安全保密运输、排序上架、破损档案盒更换、脊背打印等。

（2）档案进行规范化整理和数字化服务的单位由瑶海区档案馆根据2023年度工作安排另行确定；本项目所涉及所有耗材、设备、物资、档案服务和移交过程中产生的费用由成交供应商自行承担。

3、数字化扫描要求

（1）遵循尽可能保持档案原貌的原则，保证档案扫描图像与原件在颜色、内容、识读性等方面完全一致；

（2）采用平板或非接触式的扫描设备和扫描方式完成档案扫描，避免纸张褶皱、撕裂、破损等情况的发生；

（3）如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用零边距扫描仪或非接触式设备，并采用不拆卷扫描方式进行扫描；

（4）为更好的展现档案原貌，全部采用彩色方式扫描, 文件以彩色JPG格式扫描存储，以JPG格式转PDF挂接利用；字迹清晰可辨的，扫描分辨率不低于300dpi；纸张和字迹状况不良的，扫描分辨率不低于400dpi，以清晰为准。电子文件的命名按照相关规定统一命名；

（5）扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合；

（6）对于档案中超过A0幅面的超长页进行分页扫描后，要拼接成一页；

（7）对于涉密档案，不进行扫描。成交供应商须登记未扫描档案文件级目录（电子和纸质），并移交给采购人。

4、图像处理要求

（1）扫描图像偏斜度不得超过0.5度，方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯；

（2）图像进行裁边处理时为保证档案信息完整，不允许裁切到图像内容，图像四周需保留一圈白边，白边的宽度要小于图像宽度的0.5%。严禁利用图像处理工具在档案图像上画出白边，此类造假现象一旦发现，视为档案抽检不合格。

5、挂接和处理要求

成交供应商应根据《档案数字副本光学字符识别OCR规范》将扫描图像经OCR识别后，按“件”合成双层（图像层和文字层）PDF文件，OCR识别的准确率应不低于95%，确保PDF文件与案卷目录、卷内目录挂接正确，并将正确的数据导入瑶海区档案馆指定档案数据库中，确保档案目录数据与档案扫描图像的一一对应。

6、装订要求

（1）遵循尽可能保持档案原貌的原则，对扫描后的档案进行装订；

（2）档案装订必须采用专业装订线进行装订，不可使用金属装订物；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除；

（3）档案装订应按照原来的装订孔位进行穿线装订，不允许新打孔装订，力求保护原件。

7、声像档案整理和数字化

按照《照片档案管理规范》（GBT 11821-2002）、《照片类电子档案元数据方案》（DAT 54-2014）、《数码照片归档与管理规范》（DAT 50-2014）、《录音录像档案数字化规范》、《录音录像类电子档案元数据方案》（DA/T 63—2017）等标准要求开展整理和数字化。

建立相应的数据库。

8、其他方面

项目需求中高于《纸质档案数字化技术规范》要求的内容，按项目需求执行。项目需求中未提及的纸质档案数字化其他方面要求，按《纸质档案数字化技术规范》执行。

(1)进度和时间要求

成交供应商须按磋商文件要求的时间节点完成相应工作。如在相应的时间节点成交供应商未完成指定的工作量，视为违反合同约定，采购人有权按相关规定处理，并报相关监管部门，成交供应商承担由此造成的一切损失。

(2)人员

成交供应商合同签订后提供服务按照磋商文件的要求向采购人提交下述人员资料，如不提供或提供不实，采购人有权按相关规定处理，并上报相关监管部门，成交供应商承担由此造成的一切损失。

项目必须配备熟悉相关标准规范并能够为项目各环节提供技术支持的技术人员，项目技术人员须在项目施工现场驻点。

项目负责人具备同类项目的管理经验。

管理人员需具有档案方面培训的合格证书，具有3年以上档案整理和数字化工作经验，工作人员需具有1年以上档案工作相关经验，提供相关佐证材料。

项目需配备相应的管理人员、操作人员和质检人员。项目负责人和管理人员必须进驻现场，全程陪同开展具体工作，负责项目全过程的管理和技术保障，确保项目质量。

项目工作人员应穿统一工作制服挂牌上岗，人员保持相对稳定，尽量避免中途随意更换（特殊情况需提前向采购人书面申请）。人员的交通、食宿和其他方面问题由成交供应商自行负责。

成交供应商不得使用在校学生参与，不得以瑶海区档案馆的名义对外招聘人员。

（四）成果移交

为保障数字化加工成果安全性，确保数据从生产到全部验收，数据保存状态一目了然，数据的真实性、完整性、可用性得到100%保障。要求成交供应商提供电子数据质量检测和保全服务，以加强数字化成果管理，确保数字化成果安全、完整和长期可用。

1、每一批次的数据验收通过后，进行数据质量的检测保全。通过数据校验和认证，进行不间断监测及保全，确保数据始终与验收后数据保持一致。

2、项目结束后，在成果数据接收入库前，对准备入库的电子数据再次进行数据校验，和认证，并与验收后的数据认证结果进行比对，比对一致后，进行数据挂接入库。

3、数字化成果指完整的原始扫描数据、图像处理后数据、合成的PDF文件等内容。

4、加工方应将数字化成果（扫描成果含原始数据和处理后数据）完整备份至光盘和移动硬盘上，光盘1套完整数字化成果，移动硬盘2套完整数字化成果，免费提交采购人保存。

5、备份光盘必须为档案级蓝光光盘。

6、备份移动硬盘的尺寸不得大于2.5英寸，单块移动硬盘容量不低于4T。

（五）项目验收

项目验收以《纸质档案数字化规范》（DA/T 31—2017）为参照标准，并不定于该标准执行。

项目质量实行全流程管理，分为日常抽检、安全专项验收、预验收和专家验收4个阶段，预验收和专家验收费用由成交供应商承担。

日常抽检比例不低于5%，对同一批档案的图像处理、装订、挂接等环节进行分别检查。

预验收经由成交供应商申请后，由采购人组织开展，对项目数量、质量和项目资料进行审核，预验收结果由采购人出具。预验收结果为合格时，方可转入专家验收环节。预验收结果不合格，成交供应商对不合格内容进行整改，整改完成后需再次提交申请。

专家验收为正式验收，由采购人邀请专家对项目进行验收。项目通过专家验收视为项目通过验收。若项目不能通过专家验收，成交供应商必须立即进行整改，整改后再次组织专家验收，如此重复，直至项目通过专家验收为止。若项目通过专家验收，但专家验收意见中有整改内容的，成交供应商需完成验收意见中的整改内容方可结束项目，否则采购人有权按相关规定处理。涉及验收的一切费用，由成交供应商承担。

四、报价要求

（一）报价

1、本项目按“元/页”报综合单价，报价不得超过0.48元/页，否则响应无效。幅面单页指纸质档案的一个幅面为一页，不论幅面是大是小。单价包含数字化扫描、目录著录、双层PDF等相关内容。本项目暂定合同价等于预算金额，项目最终结算价不超过暂定合同价。

注：1个幅面单页的综合单价=1页档案的数字化扫描单价 + 1页档案的目录著录单价+ 1双层PDF单价。

2、供应商须认真阅读需求内容，须考虑移交成果的数据存贮所用的档案级光盘和移动硬盘所需费用，数据越多，容量越大，所需的档案级光盘和移动硬盘也越多（档案级光盘的价格是普通光盘的数十倍）；请投标供应商自行考虑报价风险，谨慎报价，中标结果确定后不得以未到现场勘察、不了解加工服务内容、未合理估算成本等理由要求采购人增加费用，否则由此产生的一切责任均由成交供应商承担。

（二）工作量计算

1、本项目工作量计算以“页”为计量单位（档案数字化扫描单价内容即包含1页数字化扫描单价、1页档案目录著录单价、1双层PDF页），纸质档案的一个幅面为一页，不论幅面是A4、A3或A0，均只算1页。即项目所含服务内容均折算为“页”，以最终统计页数为最终统计结果。

2、如有超出服务内容约定的新增部分，均可折算为两项服务中的任意一项,折算比例为：档案整理1卷（1：30）（即整理1卷折算为30页档案数字化扫描单价）、整理1件（1：10）（即整理1件折算为10页档案数字化扫描单价），档案盒由成交供应商提供。

五、其他要求

供应商需自签订合同后6个月内完成项目任务，并通过专家验收。验收后一年内，出现数据加工质量问题，项目成交供应商应在48小时内到达指定现场进行服务，并在72小时内解决问题，否则视为违约。由于成交供应商原因导致数字化成果无法利用，目录著录与调整后无法导入档案管理平台的由成交供应商承担全部责任。

在通过验收后，项目中相关软件在1年内，成交供应商免费提供技术服务，

且24小时响应，响应后48小时内予以解决。