一、项目要求及技术需求

项号

服务名称

数量及单位

项目需求及服务要求

1

大会开幕式、闭幕式

1项

2020年2月16日上午举行开幕式，2月17日下午举行闭幕式，会议具体要求如下：

1.向南宁国际会展中心预订能容纳1500人会议厅供16-17日使用（共2天），并配备VIP休息室；

2.对会议场地进行整体设计，要求设置舞台、LED背景板（长30m高6m；具体尺寸以采购方要求为准）、记者拍照地台、配备会议专业音响及1500个座位。

3.会场外设置签到、标识指引及服务台；会场内根据会议要求设置不少于30人主席台、2个演讲台、100个VIP沙发或课桌式座位及1400个座椅。

4.根据大会要求提供足够数量的鹅颈麦克风和无线麦克风，并经过严格调试，保证无故障。

5.协助大会开展会务服务，包括签到、会务手册编印发放、会议背景板及氛围美工设计、座次安排、指引服务、茶水服务及安保等工作。

6.会场设置学术板报墙，墙体高度不低于2米，总长度不低于20米。

7.负责大会1500份会议资料袋和礼品的设计和制作，并采购2500公斤的优质当季沃柑分发给参会人员品尝。

8.负责会议全程摄影、摄像，并提供资料光盘存档。

2

主题报告会

 1项

2020年2月16—17日,举办5场主题报告会，会议具体要求如下：

1.向南宁国际会展中心预定5间能容纳300人的会议室。

2.对会议室场地进行整体设计，设置（LED）背景屏（具体尺寸以采购方要求为准）或投影幕、演讲台、300人座椅和会议引导标识。

3.配备会议专业音响，讲台配备鹅颈麦克风，备用2只无线麦克风，并严格调试，保证无故障。

4.协助大会提供会务服务，包括：会议背景板设计、座次安排、指引、茶水及安保等服务。

3

展览

1项

2020年2月  —  日（具体时间以采购人通知为准），同期举办第四届广西柑橘大会、中国沃柑看武鸣产销对接会，具体要求如下：

1.在南宁国际会展中心展厅内设置中国沃柑看武鸣产销对接会、第四届广西柑橘大会的（LED）背景屏（长18m高3m；具体尺寸以采购方要求为准）、100个人的座椅席位并搭建1个专供第四届广西柑橘大会、中国沃柑看武鸣产销对接会使用的精装展厅、400个国际标准展位（3m*3m）。

2.在标准展位基础上增高至3.5米，并设置整体形象大楣板（看板），展位内配置：咨询桌1个、椅子2把、废纸篓1个、射灯2盏、500瓦单相电源插座1个。

3.展会现场设置展务服务中心，提供展务管理、现场租赁、保洁、安保及用电技术保障等服务。

4

会议和展览氛围布置

1项

大会对会议和展览进行整体形象设计和氛围营造布置。具体要求如下：

1.开幕式会场门口设置主门楼，展览会主入口设置展商名录和平面分布图展板。

2.在会展路、会展一支路、会展二支路设置指引牌。

3.在会展中心地铁口设置广告牌。

4.利用会展中心墙体、柱子、屋顶吊点悬挂氛围广告。

5.氛围广告、指引牌等画面须进行整体设计，保证大会整体形象，画面设计要求紧扣主题。

5

媒体宣传

1项

大会媒体宣传具体要求如下：

1.大会工作启动时、筹备工作接近尾声分2次在南宁市政府举办2场新闻发布会。要求协助大会邀约媒体、编写新闻通稿、会场布置，跟踪媒体报道等工作。

2.制定媒体宣传方案、利用新媒体开展宣传。

3.提供媒体宣传平面版面设计，协助大会撰写宣传软文。

6

参会人员吃住行服务

1项

为参会人员提供约1500人的吃住行服务，具体要求如下：

1.为1500人参会人员提供酒店预订入住服务。20位嘉宾要求入住五星级酒店，一般参会人员要求入住商务酒店及以上。需在会展中心周边提供足够的酒店客房安排。

2.为参会人员提供接送机（火车）服务。嘉宾提供专车接送服务，一般参会人员提供大巴接送服务。

3.2月16日下午从南宁市区前往武鸣经开区参观考察，需向全体参会人员提供大巴接送服务。

4.为全体参会人员提供2顿早餐、2顿中餐、3顿晚餐服务。

5.负责大会会议注册签到、会务手册、礼品发放工作。

6.协助大会统筹会务安排，对参会人员吃住行实施统一管理。

7.提供参会人员会费发票。

★8.在投标文件中提供方案，此项报价不计入投标总报价，但方案细致程度列入打分范围。

7

志愿者培训及统筹管理

1项

大会需100名志愿者参与接待服务，须对志愿者进行岗前培训及统一管理和指挥，具体要求如下：

1.大会招募100名志愿者后，中标方须负责在会前进行岗前接待培训，培训内容包括礼仪、会场安排、指引服务、车辆接送注意事项、参会人员注册登记及证件资料礼品发放等内容。

2.向每名志愿者提供帽子1顶、马甲1件、绶带1条。

3.工作期间，为志愿者提供午餐和晚餐。

8

其他

1项

★为保障大会顺利召开，需向政府部门报备会议展览手续，按照有关部门要求提供安保等其他服务，具体要求如下：

1.向商务局、安防部门报备活动手续，并根据批复要求配备安保人员、配备安检设备。

2.向参与工作的政府工作人员约270人，提供午餐和晚餐。

3.协助大会组委会进行财务结算。

4.向参会嘉宾提供纪念品，每份含绣球1个、雨伞1把、一次性雨衣1件、12个礼品盒装沃柑。

★其他服务要求

（一）供应商在响应文件中必须提供详细的工作方案，存在美工设计的需提供设计效果图。具体要求如下：

1.会议：投标人必须按采购人时间规模要求，在南宁国际会展中心预订会议室，保障大会的顺利举办。会议活动需在响应文件提供会场规划、板报墙、会议背景板、资料袋、会议指南等版面设计稿，同时投标人须提供详细的会议执行方案，否则其响应文件无效。

2.展览：投标人必须按照采购人的要求，在南宁国际会展中心展厅内设置中国沃柑看武鸣产销对接会、第四届广西柑橘大会的（LED）背景屏（具体尺寸以采购方要求为准）、100个人的座椅席位并搭建1个专供第四届广西柑橘大会、中国沃柑看武鸣产销对接会使用的精装展厅、400个国际标准展位（3m*3m），保证大会展览会的顺利举行。搭建展位须提供设计图纸，标明材料，造型美观、结构安全、整体形象大气，美工内容切题，同时投标人须提供详细的展览服务执行方案，否则其响应文件无效。

3.氛围布置：投标人须在响应文件中提供详细的设计方案及设计效果图。要求：造型美观、大气；效果图与施工图保持一致，符合国家有关规范要求，施工图注明使用的主要材料类型、规格及尺寸，否则其响应文件无效。

4.媒体宣传：投标人须提供广告位及平面媒体设计样稿，宣传工作方案，否则其响应文件无效。

5.参会人员吃住行服务：投标人须提供行程安排、接待方案，否则其响应文件无效。

（二）投标人在响应文件中必须提供详细的项目实施方案（包括拟投入的项目实施管理人员、技术人员、设备、实施进度及完成时间等），由此发生的费用均包含在投标报价中，采购人不再另行支付。未提供项目实施方案的，其响应文件视为无效。

1.本项目的实施按总价包干实施。

2.根据活动的实际情况，供应商必须承诺按采购人的要求，积极配合对已选定的方案进行相应的修改或调整，包括对内容、形式的再创意和重新设计。并按采购人最终确定的方案实施，所发生的修改或调整费用已经包含在投标报价中，总合同价不变。

3.项目验收并交付使用后，在整个活动期间，供应商必须安排人员进行维护服务，接故障或出现问题通知，要及时排除或修复，保障质量。

（三）会务费的收取：由中标方收取本次参加年会的中国柑桔学会会员会务费（会务及资料费900元/人，其中提交论文的在读研究生收取450元/人，到会的驾驶员均应交纳会务费。具体费用由到场人数而定，盈亏由中标人自理）

★二、商务最低要求表

报价要求

1.报价指设计（包括在成交后至实际实施前遵照采购人要求进行的方案细节修改等）、项目施工、材料和工具、人工和相关服务等的所有费用、税金及其他成本的总和。

2.采购预算价为人民币159.5万元，供应商的报价超过本采购预算价的，将作无效投标处理；

3.各供应商分项报价原则上按上表中所列的参考预算额比例分配，可作小幅调整，调幅不能超过5%，如超过5%的，评标小组有权认定该投标报价为不平衡报价，作无效竞标处理。

交付时间及地点

1.新闻发布会交付使用时间：2020年 月 日及2020年 月 日；交付地点：南宁市市政府大楼会议室。（具体时间以采购人通知为准）

2.开幕式、主题报告会交付使用时间：2020年2月16日；交付地点：南宁国际会展中心。

3.闭幕式交付使用时间：2020年2月17日；交付地点：南宁国际会展中心。

4.展览会举办时间：2020年 月  日至  日，布展期2020年  月  日（9:00-18:00）；交付使用期：2020 年  月   日；交付地点：南宁国际会展中心。（具体时间以采购人通知为准）

5．展厅、会议室氛围布置交付使用时间：2020年2月16日；

6.交付地点：南宁国际会展中心。

5.媒体宣传时段：2020年2月 日——  日，按照最终定稿宣传计划交付。（具体时间以采购人通知为准）

6.会议指南、礼品袋和礼品于2020年2月14日前印刷制作完毕，2月15-16日发放到参会人员手中；

7.参会人员吃住行服务，按照最终定稿行程和安排交付。

8.志愿者培训于2020年2月13日前完成岗前培训，并将服装发放至志愿者手中。

付款条件

1．本合同签订次日起一周内由采购人向成交供应商支付合同总价的70%作为预付款。

2．会议结束后一个月内，采购人将合同剩余款项一次性向成交供应商支付。