第二部分 招标需求

根据《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》、《数字档案馆建设指南》的要求，为进一步加快档案信息资源建设，推进东莞市自然资源局向东莞市政府各部门及社会公众提供档案利用服务的水平，市自然资源局拟对库藏土地登记档案开展规范化整理及数字化加工服务建设。

 

★项目内容	本次招标的项目及范围为：土地登记档案的规范化整理和数字化加工服务项目，市自然资源局土地登记档案的规范化整理和数字化加工服务，2020-2021年预算金额为人民币923.3万元；本项目以实际结算单价进行结算（预算单价人民币0.59元/页），总预算金额用完后项目结束服务，中标人数量为2家。 注：（一）市自然资源局土地登记档案的规范化整理和数字化加工服务，自签订合同日起至2021年11月15日前完成全部工作，项目工作量（以A4幅面的档案页数计算）由采购人根据东莞市财政批准的该项目年度财政预算及本项目实际结算单价进行计算。
★数据维护期	○本项目数据维护期不少于壹年（数据维护期从双方签署项目验收合格报告之日起计），数据维护包括但不限于对档案数字化成果数据准确性及安全性的维护。
★报价方式	报价包含（人民币报价） ○招标范围内的所有人工费用(包括工资、福利、交通、食宿、通讯、常驻现场的费用等)、工具及设备费用（包括办公桌椅和操作台、计算机、打印设备及墨盒、排插及路由器、交换机等）、加工软件系统开发及升级费用、设备损耗、档案盒、耗材费用（包括档案封面、封底、打印纸、条码纸、胶水、不锈钢订书针、订书机、装订线、夹子、文具等）、后续服务期费用以及合同实施过程中的应预见和不可预见费用等。 注：采购人只提供场地及场地内加工期间的水电费用。 ○运输保险、装卸、安装调试、雇员费用、培训辅导费以及维护期内的保修费等。 ○应纳的税金。
验收	○项目中标人在项目的实施过程中始终提供3人（大专以上学历，熟悉档案专业知识）协助第三方监理质检单位及采购人进行认真细致的检查验收。
★完成时间	○签订合同后于2021年11月15日前完成采购人安排的土地登记档案的全部服务工作。
工作地点	○采购人指定的地点。
★其他要求	○本项目由中标人承包，以及负责招标文件对中标人要求的一切事宜及责任。 ○中标人不得以任何方式转包或分包。 ○本项目不接受联合体投标。

一、项目概况

（一）概述

本项目主要内容是在2020-2021年期间对东莞市自然资源局土地登记档案进行规范整理及数字化加工，包括档案核查及条形码打印、实体档案借出交接、档案整理、档案扫描、图像处理、图像编目及质检、档案装订入盒、数据挂接及备份、实体档案归还交接等，以及项目过程中涉及的配合甲方及第三方监理单位开展检查、质检及验收等方面的工作。本次项目需整理及数字化加工处理的档案总量约1500万页，工作量以A4页面计算（其中A3页面当作2个A4页面，A2页面当作4个A4页面， A1页面按8个A4页面， A0页面按16个A4页面）。

★本项目有两个中标人，两个中标人共同完成本项目采购人所安排的档案规范整理及数字化加工全部工作。采购人和两个中标人在项目实施中始终坚持公平的原则，按照即完成即派单的方式，由中标人轮流调取待整理及数字化加工的档案进行加工作业，但采购人不保证每个中标人的调卷数量。为避免中标人囤积档案，由第三方监理质检公司每月第一个工作日对中标人上月实际产出的业务量进行核查（实际产生业务量指的是中标人接收到采购人的实物档案后对档案进行扫描编辑，生成电子影像并对实体档案装订入盒后，提交给第三方监理质检公司质检），若发现上月实际产生业务量低于上月调卷数量的70%，经采购人审核同意，由第三方监理质检公司发出暂停业务派单及中标人的调卷行为的通知，直至中标人的实际产生业务量不低于上月调卷数量的70%，采购人才继续业务派单及允许中标人继续调卷。

★本项目以实际结算单价进行结算，投标单价不能高于0.59元/页（包含档案拆装整理费、驻场人员等所有费用）。本项目两个中标人最终合同签定的的实际结算单价，统一取本项目投标时两个中标人的中标单价的较低值，并按该实际结算单价执行结算，因此存在实际结算单价低于中标人中标单价的情况，投标人投标本项目则视为同意本项目实际结算单价的计算规则。

★中标人须自带设备进场。项目结束后计算机硬盘等存储设备归采购人所有。

★在档案数字化加工服务过程中，按照加工进度及采购人的要求，定期将数据备份到采购人服务器，导入采购人正在使用的档案管理系统，并移交一套符合国家标准的档案级数字化光盘和移动硬盘。

中标人在整个项目运行期间（自驻场开始的每个工作日），应派驻完整的项目团队参与项目运行，包括不少于一名的项目负责人和一名的维护人员驻场，以及满足整个项目需要（不少于40人）的档案核查及条形码打印、实体档案借出交接、档案整理、档案扫描、图像处理及图像编目、质检、档案装订入盒、数据挂接及备份、实体档案归还交接等环节的工作人员，以保证项目的正常开展。

项目负责人驻场后作为中标人首席代表，应在驻场第一日书面向采购人说明中标人项目团队所有人员的基本情况（内容包括所有人员身份证号码、签名的身份证复印件、职务、职责等），并明确授权项目负责人有权与采购人签订关于本项目运行时的各类文件（中标人的上述情况发生改变的，应及时书面告知采购人，采购人以书面文件明确的情况为准）。

本项目由第三方监理质检公司对项目全过程进行监督，中标人须无条件配合质检工作，接受监督管理。

（二）场地

本次档案数字化加工项目场地由采购人提供，项目服务必须在指定地点完成，所有档案资料不能带出该场地。指定场地位于东莞市自然资源局内，包括两个独立的场地，使用面积约为210平方米和230平方米，分别供两个中标人使用，由采购人指定分配给中标人使用。分配给中标人使用的场地还需分别预留相应的空间供采购人和质检公司开展质检工作使用。

（三）服务时间

中标人在正式签订合同之日起于2021年11月15日前对采购人安排的档案提供整理和数字化加工服务；合同期未满但总预算金额用完的，项目结束服务。

 

二、项目具体要求

（一）加工服务对象

中标人的加工服务对象主要是采购人存量的土地登记档案资料和少量业务审批档案资料。

（二）软件系统要求

1、中标人提供与本项目有关的软件系统，至少包括扫描加工系统、与采购人业务系统（东莞市自然资源局土地登记档案管理系统）交互的接口、扫描质检系统、扫描图像上传系统以及其他技术支持系统（如流程管理、工作环节控制），并根据采购人的实际业务需求对上述系统提供免费的修改或升级服务。

2、扫描加工系统具有自动编制档号（且具备防止跳号、断号等自动纠错功能、扫描、图像处理（去黑边，自动或手动纠斜，缩放，左右90°旋转）、图形查看、编制目录、密级制定、备注、各项目管理报表（各工序工作量统计报表、成品完成量统计报表、借档报表、还档报表等）、数据统计（日、周、月、年的统计数据查询和打印报表等）、流程监控（可实时监控到卷宗数据的流向）、超时预警（卷宗未按规定时间完成，系统给予预警提示）、流程自动检错(能够编制目录、扫描图像上传、已处理图像上传、电子目录与已处理图像挂接、成果导出环节自动检错)、图像上传、成果导出（可根据采购人实际需求定制）等基本功能，具有一定的灵活性和可维护性，功能能够根据采购人的实际情况做适当的调整。

3、扫描加工系统需以批次、盒等类似规则组织档案的数字化加工服务。

4、扫描加工系统需具有档案实体加工“流程监控”功能。流程监控要具备档案存案数量统计、档案交接明细、档案在中标人各岗位流转状态明细等功能。

5、扫描质检系统是中标人根据采购人对登记档案扫描整理加工服务的质量检查要求而为质检公司提供的系统软件，用于对中标人提供的服务进行检查（包括完成档案扫描加工服务后的检查工作）。扫描质检系统必须具有方便的档案图像查阅和质量检查功能。图像查阅功能至少包括图像移动、放大、缩小、旋转等基本操作；质量检查功能提供质量反馈机制（错误类型录入）。扫描质检系统可以对有误案件报错、改变案件的状态。

6、扫描图像上传系统能将验收的成品数据在线上传到市自然资源局的服务器。上传数据与东莞市自然资源局土地登记档案管理系统挂接，可即时查阅已上传的扫描图像。如果发现某卷档案扫描图像不符合要求，需要返工，能够方便地将该档案扫描图像从服务器上删除，待返工后再重新上传。

7、流程管理系统要提供实物档案流向追踪功能，所有曾接触过实物档案的人员均在该系统中留有“痕迹”（包括记录接触档案的时点、人员和环节等）。

8、工作环节控制系统监控扫描、整理工作各环节，并实时反映各工作环节的完成时点，供采购人与扫描质检公司查看。

9、扫描图像的存储要求如下：

（1）中标人必须每月向采购人提交当月最新的原始图像及数据（即上月提交备份后新产生的数据）的数据备份。项目结束后，中标人向采购人提交完整的原始图像及数据的数据备份。

（2）保存在服务器上的影像及其属性数据与保存在备份介质上的数据要一致，并与档案实体保持一致。

（3）备份介质可以使用光盘，或者移动硬盘。

10、与本项目有关的软件系统（包括扫描加工系统、与采购人业务系统交互的接口、扫描质检系统、扫描图像上传系统、流程管理系统、工作环节控制系统等）必须在正式签订合同后5个工作日内完成开发或改造，在正式签订合同后7个工作日内完成系统测试，并得到采购人确认。与采购人业务系统交互有关的程序源代码应向采购人开放。

（三）设备设施要求

中标人为本项目配置的设备设施不在本次采购范围内。

（1）计算机设备，要求配备足够数量的具备现代主流配置的计算机，若因为业务量增加，中标人须根据实际业务量增加配备足够的计算机设备。

计算机数量：	≥35台
设备指标：	CPU I5以上，内存≥4G，硬盘≥1T

（2）为满足数据安全防护及保密要求，中标人提供服务器安全增强系统及存储介质信息消除设备。

1）服务器安全增强系统（需提供产品各功能模块截图）

产品功能	具体配置	功能
主动防御	进程保护	具备内核级进程强制访问控制。允许对进程读内存、写内存、复制句柄、终止进程等权限进行控制的安全策略。
	注册表保护	具备内核级注册表强制访问控制。允许对注册表项配置进程以读、写等权限访问进行控制的安全策略。
移动存储介质管理	移动存储介质注册	系统提供移动存储设备注册工具，实现对移动存储设备的集中注册。移动存储设备注册信息：包括责任人、设备名称、设备序列号、设备供应商、可用分组等信息。可以对已注册的移动介质进行管理，包括设备启用、停用和删除功能。
	设备信息监控	支持实时获取客户端当前插入的违规设备、只读设备和读写设备的详细信息。
	权限管理	管理员可对网内已注册的机器采取相应的授权管理策略，可灵活对分组和单台设备进行移动介质的权限设置（只读、读写），同时可以已授权的移动存储设备进行解除授权操作。
	接入审计	支持对移动存储设备接入事件进行审计，具体包括：接入的时间、机器基本信息、责任人、设备序列号、权限、操作描述、操作结果等。
	权限设置	支持自动移动存储设备中的文件操作（读取、写入、重命名、执行、删除等）进行记录，具体包操作时间、责任人、设备序列号、权限、文件信息等。
网络安全防护	网络访问控制	支持基于黑白名单的网络访问控制，通过协议、源IP、源端口、目的IP、目的端口来设置入站和出站的网络连接。
	违规外联	支持通过域名解析、TCP连接、PING等多种探测技术探测用户是否存在网络非法外联情况，并实时产生告警。支持定时和手工探测两种方式。
完整性检测	文件/目录完整性检测	具备文件/目录完整性检测。通过记录和对比指定文件/目录的基本属性及内容校验来进行完整性检测，以识别哪些文件被篡改。
	服务完整性检测	具备服务完整性检测。通过记录和对比系统中所有服务的基本属性及内容校验来进行完整性检测，以识别哪些服务被篡改。
资质	资质	产品驱动部分须通过微软WHQL认证。
		产品须具备微软Certified for Windows Server 2008 R2认证。

2）存储介质信息消除设备

1、独立硬件，无需依赖其他计算机，只需从外部简单接入存储介质即可擦除。

2、擦除方式专业化标准化，采用国家保密局 BMB21-2007 标准并确保被清除后的涉密数据无法通过技术手段恢复。

3、完善的数据清除算法，确保磁介质数据信息彻底清除，清除数据不留死角。

4、支持3个设备并行处理模式，同时，可以根据存储信息涉密的程度有选择的对设备进行擦除。

5、操作界面美观，简单快捷，只需点击几下触控屏，即可进行安全、深度的擦除。

6、按照国家保密有关标准符合系统管理员，安全管理员，审计管理员等三员管理，对权限进行分离并且互相监督，可以分别查询和操作三员管理的日志信息，增强保密性、安全性。

7、消除工具能有效地适用于各种硬件设备，并行擦除效率高、可扩展性比较强。

8、拥有擦除工具核心软件系统技术的自有知识产权。

（3）扫描设备

1）需要高速扫描仪、平板扫描仪、大幅面扫描仪3种扫描仪配合工作，扫描设备参数，至少需满足下表要求：

品牌型号	高速、平板扫描仪	大幅面扫描仪
扫描元件	2个三色增强CCD镜头	CIS (光源LED)
光学分辨率（dpi）	300	600
最大分辨率（dpi）	600	2400
色彩位数	24	24
扫描速度	彩色黑白灰度同速，200dpi为62ppm	(文档大小：A0，分辨率：400 dpi) 灰度模式，7 秒； 24 位全彩模式，17 秒
接口	USB2.0	USB2.0
软件功能	影像输出优化功能：智能阈值处理，自动去黑边纠斜，电子滤色。	图像增强功能：斑点及背景消除。

2）中标人必须提供备用扫描设备，遇有突发硬件故障影像正常扫描工作和扫描效率的，能及时切换使用备用扫描设备。

（4）中标人须根据实际情况配备足够数量的其他设备，包括但不限于打印机、扫描枪、交换机、服务器及档案架。

（四）档案整理及数字化加工服务工作要求

1、基本流程

档案整理及数字化加工服务工作流程工序包括：档案核查及条形码打印、实体档案借出交接、档案整理、档案扫描、图像处理、图像编目及质检、档案装订入盒、数据挂接及备份、实体档案归还交接等。

2、工作要求

2.1档案核查及条形码打印要求

（1）中标人使用东莞市自然资源局土地登记档案管理平台，输入档案对应的土地证号，将实体档案与平台上的对应宗地权属信息进行核对（具体需核对的宗地权属信息由采购人进行明确）。

若存在档案权属信息录入错误的，将档案交予采购方负责档案修改人员进行修改，核对无误后进行条码打印。

若系统无相应记录的，则交由采购方档案修改人员进行信息补录。

（2）一个条形码与一份实体档案一一对应，将打好条形码黏贴在档案袋或档案首份文件封面。

2.2实体档案交接要求

（1）实体档案交接包括实体档案的借出、实体档案的归还等。中标人需要安排专人负责，人员应相对稳定。

（2）中标人在贴好档案条形码的基础上，使用东莞市自然资源局土地登记档案管理平台批量借出实体档案，生成一式两份的档案借出清单，经由双方经办人员当面清点无误后进行签名确认；档案由中标单位运输至加工场地。档案数字化加工服务处理完毕进行归还时，由中标人制作一式三份的档案归还清单，由中标人、采购人及第三方监理质检公司三方签名确认，并各执一份。

2.3档案整理要求

（1）编页码：先将档案按照土地登记申请、调查、审批表（变更土地登记申请调查审批表、补发土地登记申请调查审批表等）；土地证（房产证、宅基地证等）、地籍调查表、其他文件的顺序进行排序，并将重复文件抽出，以“重复文件”进行标识附在档案最后（无需打码扫描），再在有文字的内容页正面右下角编写页码，反面左下角编写页码（空白页无需打码），以大流水方式进行页码编写，页码从“1”开始，使用黑色油墨打码机进行打码，注意不要出现重号、断号、错号。

（2）修裱实体：对档案有撕裂、破损的，用白乳胶或浆糊等进行修补；损毁严重、纸质脆化等无法修补的（如部分土地证等），先查看档案里是否有该材料的复印件，如有复印件，扫描复印件即可；若无复印件，则利用数码相机进行拍照，存储其电子档。对小于B5尺寸的不规则的材料或纸质较薄不适于扫描的材料，需使用A4纸将其裱糊，再进行扫描。

（3）拆除订书钉：将实体档案的订书针进行拆除，在此过程中注意切勿损坏档案。且由于部分档案的档号条码贴在订书钉的位置上，拆除订书钉会损坏档号条码，对破损的条码要重新补打印，并贴回档案上。

2.4档案扫描要求

根据档案原状，选择适用的扫描仪，采用彩色、灰度、黑白模式进行扫描，保证扫描图像清晰完整可识别。对档案整理与数字化过程中的特殊情况在“备注”项中要做说明。

表1-扫描技术操作规范

档案类别	技术操作规范
手写纸质档案	Ø 扫描分辨率：以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准。 Ø 页面为黑白两色，并且字迹清晰(铅笔字迹、较浅的圆珠笔等)、不带插图的档案，可采用黑白模式进行扫描。 Ø 页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，以及页面为多色文字的档案，可采用灰度模式扫描。 Ø 档案页面中有红头、印章或插有黑白、彩色图片的档案，可视需要采用彩色模式进行扫描。 Ø 对于档案文件纸质薄，透明的，将使用覆膜纸进行扫描，防止背景被清晰扫描。 Ø 扫描存储格式：纸质档案形成文件以JPEG格式存储，A4幅面黑白扫描方式的档案形成的文件平均每页30-40K；其他幅面档案扫描文件在保证影像质量的前提下，尽量缩小文件占用空间。
打印纸张档案	Ø 扫描分辨率：对全文字档案黑白模式及彩色模式扫描分辨率标准为300dpi。 Ø 如书本或无法折卷的档案，用零边距扫描仪或高拍仪进行扫描或拍摄；对传真纸、复印纸和油印纸由于内容用肉眼可看清，使用黑白方式扫描；对于不清的情况下，可采用灰度进行扫描；对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独进行扫描。 Ø 对于文件原文内容本身就是变形扭曲的，我们可采用扫描成多页，进行拼接处理。 Ø 对于彩色底面黑字的，可采用彩色扫描，也可对采用灰度进行扫描，也可采用反向扫描处理后，文件显示成白底黑字的方式，使文件清晰可见。 Ø 扫描存储格式：纸质档案形成文件以JPEG格式存储， A4幅面黑白扫描方式的档案形成的文件平均每页30-40K；其他幅面档案扫描文件在保证影像质量的前提下，尽量缩小文件占用空间。
图纸档案	Ø 扫描分辨率：图纸彩色模式扫描分辨率标准为≥300dpi。 Ø 采用0号大幅图纸扫描仪进行扫描，也可采用A3平板扫描仪进行多页扫描再做拼接处理。 Ø 扫描放图纸时应小心，防止图纸页面破损或卡纸等。 Ø 图纸在扫描递纸张时要平稳，尽量使扫描出来的页面不倾斜。 Ø 扫描图纸时要注意抹平图纸的折痕，不得使图像页面变形。 Ø 图纸文件以JPEG格式存储，在保证影像质量的前提下，尽量缩小文件占用空间。
照片档案	Ø 严格遵循《照片档案管理规范》的标准进行加工。 Ø 在对照片、底片等照片档案整理时，接触底片人员应戴洁净的棉质薄手套，轻拿底片的边缘，以防损坏底片图像的清晰度。 Ø 扫描模式：采用平板扫描方式进行；彩色照片扫描类型采用“百万种颜色”模式；黑白照片扫描类型采用“灰度”模式。 Ø 扫描后的照片应保存为JPEG格式，在保证影像质量的前提下，尽量缩小文件占用空间。 Ø 扫描图像缩放比应为100％。 Ø 分辨率选择：对于5寸（12.5cm×8.5cm）照片，扫描仪光学分辨率等于或大于600dpi。如待扫照片为5寸照片的N分之一，则扫描光学分辨率应为5寸照片的N倍；如待扫描照片为5寸照片的N倍，则扫描光学分辨率应为5寸照片的N分之一。对于一些涉及重要历史事件和任务的照片，其扫描精度可在以上基础上适当增加。底片扫描分辨率等于或大于1500dpi。 注意：①已整理好的照片档案保留原整理办法不变，只对其进行数字化后做为电子文件刻录光盘存储。②纸质照片档案要全部进行数字化。③数码相机形成的数码照片只需择其重要的冲洗。

2.5图像处理要求

工作人员对扫描后的图像进行逐页/批量纠偏、去污、图像拼接、裁边处理和排列顺序调整。图像偏度不大于1度，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

（1）纠偏：对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对方向不正确的图像应进行旋转还原，以符合阅读习惯。

（2）去污：档案数字化图像的去污，应遵循在不影响可懂度的前提下保持档案原貌的原则。

（3）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

（4）裁边处理：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

2.6图像编目及质检要求

（1）将所有档案材料依据《档案数字化加工服务著录、编目规则与扫描范围》依次著录题名和页码，包括其所属的大类名称和细目名称。完善档案的档号，完整档号格式为：分类号-目录号-案卷号-页码（注：案卷号需连续，不能出现断号的情况），具体的档案编号规则如下表所示：

表2：编号规则

	宅基地	单位用地	流转出让	集体土地所有权	国有出让	查/解封
分类号	C1	C2	C3	C4	C5	C6
二级分类号
目录号	镇区编码	镇区编码	镇区编码	镇区编码		年度
案卷号	从1开始流水编号	从1开始流水编号	从1开始流水编号	从1开始流水编号	从1开始流水编号	从1开始流水编号
保管期限	永久	永久	永久	永久	永久	永久

 

	土地档案补充材料				专项土地档案（东深供水、广深铁路、新远高速等）				抵押
分类号	C7				C12				C13
	土地出让合同补充协议	土地登记原始资料补充说明	房改房补签合同	…	东深供水	广深铁路	新远高速	…
二级分类号	C7.1	C7.2	C7.3	…	C12.1	C12.2	C12.3	…
目录号	年度				编号 （01 已发证     02 未发证）				镇区编码
案卷号	从1开始流水编号				从1开始流水编号				从1开始流水编号
保管期限	永久				永久				永久

 

注：1、镇区编码参考《东莞市各镇（区）、管理区编码表》

（2）图像质检：对已编目的档案影像文件进行质检，通过质检的影像文件保存上传到服务器中，完成档案的扫描流程。

2.7档案装订入盒要求

（1）遵循“尽可能保持档案原貌”的原则，对扫描后的档案进行装订。装订时，尽量沿用原有的装订位置，不重新打孔。对于超过50页的档案采用采用“三孔一线”的装订方法。 若装订位置过窄或装订线内有图文的，应加贴装订边，并重新打孔装订（装订边通常在正面左边、反面右边，约为1.5cm）；

（2）以档案的档号顺序进行档案入盒，每盒档案数量以装满档案盒容量的约80%为宜。

2.8数据挂接及备份要求

（1）将质检合格的档案影像文件提交到市自然资源局的服务器，并与东莞市自然资源局土地登记档案管理平台进行挂接，保证挂接的准确性及可用性，方便业务处理人员能准确无误地进行扫描件的浏览、打印等。

（2）在档案数字化加工服务过程中，按照加工进度及采购人的要求，定期将数据备份到采购人服务器，导入采购人正在使用的档案管理系统，并移交一套符合国家标准的档案级数字化光盘和移动硬盘。

三、对投标人工作要求

（一）总体要求

1、“档案整理与数字化加工服务处理工作”是一个技术性很强的项目，要求投标人不仅要具备先进的数字化加工服务设备、完善的管理流程，更应具备专业的档案人员、一定的项目实施经验与软件开发实力。软件应能针对传统纸质文件的元数据著录、扫描、图像处理、全文上传提供系统性解决方案，并能实现一键扫描、OCR全文与区域识别、著录条目智能挂接、图像处理等一系列人性化功能，从而提高了手工著录与数字化的效率。

（1）要求投标人按用户需求编制符合本项目实际、可操作性强的项目实施方案（包括项目启动计划、后勤保障计划、服务质量承诺、安全保密措施等），确保档案原件及扫描质量。同时要提交一套健全、合理、可行的项目管理制度，保障工程顺利开展。工作流程及管理制度须交采购人审批，并在其监督下执行。

（2）按照采购人要求或者同意的流程，对所投入的档案采集与加工系统进行修改以适应流水线作业管理，同时实现档案著录与档案采集加工的完全集成。

2、时间要求：①工作时间一般为每天8：30-17：30，法定节假日和其他特殊情况的工作时间由采购人根据工作量的实际情况确定。②中标人应在取得中标通知书后5个工作日内与采购人签订项目合同；签订合同后7个工作日完成全部人员（不少于40人）及设备等的驻场。

3、工作地点：必须在采购方指定工作地点。

4、设备：工作所需设备、工具（包括桌椅、计算机、扫描仪、打印机、打码机、扫描枪、墨盒、交换机、服务器及档案架及其它工作用具等）全部由中标方自行提供，工作设备、工具须放置在采购方指定地点。其对于上述设备、工具，要求配备足够数量和性能满足实际工作需要，若因为业务量增加，中标人须根据实际业务量增加配备足够的设备及工具。项目完成后中标人在自然资源局工作人员检查后，自行撤离相关人员和设备，其中存储数据的电脑硬盘（或其他存储设备）需拆除并交给采购人。

5、耗材：本项目所需档案盒由中标方提供，档案盒的规格和样式由采购方指定；其它耗材（包括档案封面、封底、打印纸、条码纸、胶水、不锈钢订书针、订书机、装订线、夹子、文具等）由中标方提供。

6、中标人要求：中标方不得将本项目分包或者转包，由中标人为其工作人员提供食宿及国家规定的劳动保障。

7、数字化处理主要流程质量要求，可参照：档案整理及数字化加工服务工作要求。

8、保密性要求：要求中标供应商必须严格遵守《东莞市自然资源局档案保密制度》及国家其它相关保密法规，确保所投入本项目的工作人员必须具有良好的保密意识，所有工作人员均须与采购人签订保密协议，承诺对本次档案整理与数字化加工服务项目中的信息和内容不得外泄，对于违反保密约定的将追究中标方及相关人员的责任。

在加工过程中，不能丢失、损毁档案，档案内部资料不能丢失或放错案袋。

中标人完成项目或中途终止项目退场时，需无条件无偿拆除存储数据的电脑硬盘（或其他存储设备），并移交给采购人。

9、关于上述流程中差错率的抽样校验以及相应的处罚细则由采购双方在合同签订时约定。

（二）商务要求

1、要求投标人具备良好的档案信息资源的管理能力，有一套完善的管理制度，具有档案整理与数字化加工服务经验。在投标文件中可根据本项目需求提出完整的解决方案，如提出纸张质地状况较差档案扫描的实现方法，确保扫描图像清晰，又不损伤档案原件。

2、要求投标人具有专业的项目管理人员，项目管理人员需具备丰富的档案从业经验及档案业务素养，并具备专业的资质证书。

3、投标人需有稳定专业的档案整理与数字化加工服务队伍，并配置足够数量的项目工作人员，确保本项目按时按质顺利完成。采购人可根据项目实际进度，要求投标人进一步增加人员配置，保证整个项目的按时按质完成。投标人应优先选择取得《档案专业人员岗位资格证书》（上岗证）的人员参与本项目；为确保信息安全管理，项目组成员中最好有具备相关安全技术认证证书的人员。

4、为确保流水线管理、档案著录、数据挂接的效果和效率，要求投标人具备软件研发及售后服务能力，能够按照采购人要求的流程和相关标准提供便利的档案采集扫描加工软件，并根据采购人的实际业务需求对软件提供免费的修改或升级服务，确保数字化加工服务成果与采购人正在使用的系统以及土地登记档案数字化扫描成果数据库实现无缝对接。

（三）质量管理要求

项目中标人在项目的实施过程中始终提供3人协助监理质检单位及采购人对档案实体进行认真细致的检查验收（大专以上学历，熟悉档案专业知识），具体验收标准按照采购人及第三方监理质检单位制订的《项目验收标准》执行。

1、自检。每一工作人员需要对自己提交的数据、成果进行检查，确保内容齐全、正确。自检的数据、成果需要按100%进行检查。

2、入库质检。可以在影像文件质检环节进行，由质检员对数据成果进行100%的数据质量检查，检查通过后才能进入下一环节。

3、随机抽样检查。由项目负责人（或驻场管理人员）每天对各环节工作人员的工作方法及工作成果进行抽查，保证成果的总体质量。

4、扫描加工过程中，采购人委托第三方监理质检公司检查加工完成的档案，在抽查和影像利用中发现的质量错误问题，中标人应立即更正或返工，保证加工质量满足采购人的质量标准和时限要求。若中标人提交的批次成果出现的问题件较多，第三方监理质检公司有权将整批次成果退回中标人重新进行质检。

对图像质量、实体整理及装订入盒质量、图像和实体的对应、数据完整性等方面进行多重质量监控和检查。数字化加工服务质量要求可参考下表：

分类（工作环节）	质检项目
	重点项目（A）	主要项目（B）	次要项目（C）
档案核查及打条码、整理、装订入盒	1、档案实体资料不完整； 2、档案条形码与实体资料不对应； 3、档案实体资料互换； 4、装订档案封面目录与实体资料不对应； 5、档案盒打错； 6、档案封面掉墨。	1、漏编、跳编、多编页码； 2、没有保持同一份文件的完整性； 3、实体未去钉； 4、装订漏页； 5、整理顺序错误； 6、装订顺序、方向错误。	1、托裱不平整； 2、打码位置不正确； 3、打码不清晰； 4、打码多次修改； 5、装订顺序错误； 6、装订材料未对齐。
扫描	1、漏扫； 2、扫描不全； 3、扫描错误。	1、扫描顺序错误； 2、扫描图像不清晰。	1、扫描不平整； 2、扫描底色不匀； 3、多扫。
质检	1、档案实体资料不完整； 2、已扫描图像无法显示； 3、已扫描图像与档案实体资料不对应； 4、不符合扫描时限要求。	1、扫描图像不清晰； 2、档号不符； 3、漏页。	1、图像处理（幅面、方向、整洁）不正确； 2、页面切割错误/页面未切割。
编目	1、档案实体资料不完整； 2、目录名称错漏。	同一份文件分割编目

 

5、质检公司质检。由第三方监理质检公司对提交的数据、成果进行检查，并评价成果的总体质量（在中标人正式提交成果起的前两个月按100%的比例检查，后续的检查比例由采购人及监理质检公司根据成果质量情况共同商议并明确（检查比例最低不得低于40%））。通过质检后，中标人按采购方要求把成果数据上传到采购方服务器。

（四）工作时限要求

1、中标人与采购人之间的实体档案交接使用采购人的土地登记档案管理平台形成交接清单，中标人与采购人交接时需要签订一式两份的纸质交接清单用于双套制管理。交接的日期、时点和交接人原则上以签收的交接清单为准，用于计算中标人加工档案的实际工作时限和明确双方交接人。

2、中标人应按移交档案案卷号顺序进行归还档案交接。中标人每一批次调取的实体档案数量应结合自身工作能力合理安排，避免出现调取过多实体档案导致积压的情况。为避免中标人囤积档案，采购人每月对中标人实际产出的业务量进行核查（实际产生业务量指的是中标人接收到采购人的实物档案后对档案进行扫描编辑，生成电子影像并对实体档案装订入盒后，提交给第三方监理质检公司质检），若发现上月实际产生业务量低于上月调卷数量的70%，经采购人审核同意，由第三方监理质检公司发出暂停业务派单及中标人的调卷行为的通知，直至中标人的实际产生业务量不低于上月调卷数量的70%，采购人才继续业务派单及允许中标人继续调卷。

3、中标人每周、每月完成的最低工作量，由采购人、监理质检公司根据年度任务量合理安排，并在签订合同时由采购人及中标人双方确认。在项目实施过程中，采购人、监理质检公司有权根据项目剩余工作量、项目进度等情况对中标人每周、每月应完成的最低工作量进行调整。

4、采购人对个别档案提出加急整理需求的，中标人应按需求时限完成有关工作。

（五）服务质量评定

参照国家档案局颁布的《档案著录规则》（DA/T18-1999），《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31-2017）以及市自然资源局关于土地登记档案的相关要求。

1、采购人（质检监理公司）通过工作质量、工作时限、档案实体安全、各项规章制度的遵守（包括考勤）及业务调整后即时需求的满足等方面对中标人进行综合考评。每月考评一次。

2、考评内容和记分参见下表：

评定内容		计分方法	满分分值	实际得分	考核评价（优秀、及格、不及格）
工作质量		① 60×月度扫描档案质量检查分析报告中正确率 ② 20×［（月度监理方抽检总数－月度监理方抽检中认定加工错误的档案扣分的总分数）÷月度监理方抽检总数］ （其中重要差错扣20宗；主要差错扣10分/宗；次要差错扣5分/宗） ③ 20×（采购人对扫描质量评分的平均分÷100）   该项总分：35×[(①+②+③)÷100]	35
工作时限		① 40×（当月实际生产案件页数／当月计划生产案件页数） 备注：若因整个项目调卷环节全部结束而致当月实际生产案件页数低于当月计划生产案件页数的，可豁免该项扣分。 ② 若(SD-1)-SZ不大于40000时，则该报告期得Average(Z/D,1)*40，若(SD-1)-SZ大于40000时，则该报告期得Average(Z/D,[80000-( (SD-1)-SZ)]/40000)*40，其中Z/D最大值为1。 （D=当月调卷数，Z=当月完成装订卷数 SD-1=上月累计调卷数，SZ=当月累计完成装订卷数） ③ 20×（采购人对扫描进度评分的平均分÷100）   该项总分：35×[(①+②+③)÷100]	35
档案实体安全		当发生档案资料损毁、缺失或档案遗失的，若事后中标人能及时更正并挽回损失的，造成过错的中标人作扣除1-15分的处理； 损毁档案资料的，扣2分/页；缺失档案资料或遗失档案，但事后能找回的，扣3分/宗； 若造成的过错无法挽回的，造成过错的中标人除当月该项评分为0分外，还须根据相关文件的规定要求中标人作出相应的经济赔偿和追究其相应的法律责任。	15
各项规章制度的遵守	考勤	质量评定的对象主要是中标人驻场的项目经理、主管和技术人员。项目经理、主管这两类人员必须有一人驻场，且技术人员必须及时响应和解决影响项目正常开展的系统软件问题。对违反考勤规定的中标人扣除1分/人次的处理。	2
	采购人有关扫描的其他规章制度	违反该方面规章制度的，作扣除1分/人次的处理。	4
业务调整后即时需求的满足		对因未能及时满足采购人因业务调整后提出的各种业务需求或不服从采购人工作安排而影响采购人业务正常运转的供应商作扣除1分/项需求或安排的处理。	9

 

3、考核分为90分及以上的，属优秀；80-90分的（不含90分），属及格；80分以下的，属不及格。

4、当月考评优秀的，中标人实际所获得的项目款项=实际任务量对应的100%项目款项；当月考评分为90分以下的，中标人实际所获得的项目款项=该月实际任务量对应的100%项目款项×考评分所对应的同数值百分比。

5、中标人在项目进场后头三个月的累计工作量若能达到采购人对头三个月要求的月度最低任务量之和的，则月度考评时对工作时限的扣款均可退还中标人。

6、中标人要服从第三方质检监理公司的数字化服务质量评定结果，若对数字化服务质量评定结果存在不一致意见的，由采购人、中标人及第三方质检监理公司三方共同商议认定；若商议无法统一意见的，应以采购人意见为准。服务质量评定的解释权归采购人，采购人也可根据实际情况对服务质量评定的内容进行调整，但要与中标人进行协商。

（六）违约责任

1、合同签订后，中标人各项加工进度必须满足采购人的要求，所有直接影响加工质量和进度的情况要及时与采购人沟通解决。如果中标人不按照合同和招标文件规定的各项要求工作，采购人会向中标人发出限期整改通知书，中标人经整改后仍未符合限期整改通知书要求的，采购人有权立即单方面解除合同并发出合同解除通知书。中标人接到合同解除通知书之日起五个工作日内必须与采购人做好交接工作，包括但不限于半成品、相关的实物档案和电子档案相关信息数据等的交接，以及预付款、尾款和实际工作款项的结算。

2、其他违约责任

以下情形之一属于采购人可以单方与中标人解除合同、收回预付款的余款并有权不予支付项目相关款项：

（1）中标人累计三个月的工作准时率（工作准时率=当月实际生产案件总量／当月生产案件最低工作量×100%）低于80%的（其中完成生产是指中标人接收到采购人实物档案资料后对资料进行扫描编辑，生成电子影像并对实体档案装订入盒后，提交给第三方监理质检公司质检）；

（2）中标人累计三个月的服务评分低于80分的；

（3）质检公司在月度扫描质量检查分析报告中明确中标人的质检平均正确率达不到85%以上的；

（4）质检公司在月度扫描质量检查分析报告中明确中标人的质检平均正确率累计三个月低于95%的；

（5）中标人配置的人力物力不能承接整理、扫描数字化的最低工作量，经采购人提醒和指导后30天内仍不能承接的；

（6）中标人处理的扫描档案资料，若持续半个月，每天均出现10宗或以上达不到技术要求的，采购人或监理质检公司发出整改通知后，情况仍无改善的。

（7）无不可抗力原因，中标人不按招标文件和采购合同内容执行，且经采购人提醒后5天内仍不执行的。

（七）风险责任

如因不可抗力造成的项目加工受到影响，采购人与中标人应本着友好合作的态度共同协商调整项目加工进度。

（八）对投标人的其他要求

1、中标人必须遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》和《广东省档案条例》的有关规定。

2、档案原件处理完成后须按规定的要求，重新分卷装订后归还，不得损坏和丢失原件，否则按照有关法律进行处理。

3、中标人工作人员应保持工作环境的整洁卫生。档案数字化加工服务工作区域内禁止吸烟及饮食，工作区域不可以放液体物品(档案裱糊专用胶水除外)，确保原始档案的安全性。自备无袋工作服工作，不得携带手机、相机、包、钱包、磁盘、纸张等任何物品进行工作间，更不得将工作间任何物品带出工作间外。

4、中标人不得随意更换工作人员，如需更换须提前通知采购人。

5、中标人工作人员必须遵守机关制度和保密制度要求。

6、在全部工作中，中标人需指定专人负责管理和协调数字化处理过程中的各项工作。

7、★投标人必须承诺本项目人员配置的数量等情况以确保本项目按时按质顺利完成，如影响到项目进度所造成的损失由其承担。

四、报价要求

1、单价＝整理和数字化1页登记档案所需的费用（幅面以A4计），不高于0.59元/页，该价格仅为投标人报价或中标单价，不一定为项目实际结算单价。

2、总价＝单价×土地登记档案页数；2020-2021年预算金额为人民币923.3万元。

3、实际结算单价=两个中标人中标单价的较低值。

4、实际结算总价＝实际结算单价×实际完成页数×服务考评确定的支付比例（具体详见：服务质量评定）；最高不超过总预算金额，总预算金额用完后项目结束服务。2020-2021年预算金额为人民币923.3万元，其中2020年东莞市财政最终批准项目经费为432.1万元， 2020年已完成但当年财政批准项目经费已用完的将于2021年进行结算支付。

五、项目其他要求

1、中标人的总价必须包括项目费用及相关税费、人工费用、设备费用、加工软件系统费、设备损耗、相关辅助材料费和其他有关的项目完工前的所有费用。

2、项目评定时以所报单价进行价格评定，项目执行期间按合同约定的计算方法进行结算。

六、付款方式及合同终止

1、中标人进场实施项目之日起，在每月5日前向采购人提交上月经质检合格的成品工作量清单，并由采购人及监理质检公司对其进行确认，同时采购人及质检公司对中标人作出上月服务质量评定。根据中标人上月的成品业务量和服务质量评定情况，双方共同确认上月度服务价款金额。

2、中标人在每月10日前根据双方共同确认的上月服务价款金额向采购人开具有效发票，采购人自收到发票之日起10个工作日内向中标人指定账户支付服务价款。支付时间期限以采购人提交支付项目款所需材料到支付银行时间为准，具体到账时间将由支付银行确定。

3、2020-2021年预算金额为人民币923.3万元，其中2020年东莞市财政最终批准项目经费为432.1万元， 2020年已完成但当年财政批准项目经费已用完的将于2021年进行结算支付。

4、总预算金额用完后项目结束服务。

5、实际完成工作量达到预计工作量（允许5%浮动区间内）的，项目结束服务。