用户需求

一、工作背景

为更好打造广州城市文化名片，展现广州城市魅力，配合上级部门宣传我市城市规划成果，推动城市规划、建筑设计等方面专业技术交流，夯实市展览中心政民互动、学术交流功能定位。

二、工作内容

包括且不限于所有学术交流活动、公众宣教系列活动的策划组织、宣传推广、活动物料设计与制作、具体实施、后期总结等整体工作，包含上述工作中涉及到的一切费用（如采购人另有要求或遇不可抗力因素导致室内场所无法使用时，经采购人同意， 活动形式可采取线上形式举办）。

（一）学术交流活动项目

1. 专家主题：主题需契合市展览中心定位，邀请规划、建筑、设计、历史、健康、科普等领域的院士、大师、知名专家学者举办学术交流活动。
   2. 场次安排：总场数不少于 12场，原则上服务期限内每月至少举办 1 场活动。

①策划举办市展览中心院士大师系列讲座：邀请不限于中国工程院院士或国内外知名大师举办院士大师系列讲座，场次不少于 6 场。

②策划举办市展览中心学术讲座：邀请国内外规划、建筑、设计、历史、健康、科普等领域的知名专家学者举办学术讲座，场次不少于 6 场。

3. 活动对象：面向社会公众免费开放，市展览中心院士大师系列讲座每场参与人数不少于 400人，市展览中心学术讲座每场参与人数不少于 200 人，中标供应商不得再向社会公众收取任何费用。

（二）公众宣教系列活动项目

1. 活动主题：主题需契合市展览中心定位，发挥中心爱国主义教育基地、科学技术普及基地等平台优势，结合包括但不限于研学、粤港澳大湾区、爱国主义教育、科普教育、传统节庆、非遗传承、语言艺术等主题。

2. 场次安排：打造不少于 7个系列品牌主题活动，每个系列品牌主题活动不少于

12 场，公众宣教系列活动项目总场数不少于 100 场。

3. 活动对象：面向社会公众免费开放，每场活动参与人数不少于 50人，中标供应商不得再向社会公众收取任何费用。

三、工作要求

（一）负责学术交流活动和公众宣教系列活动项目的策划工作

1.中标供应商必须为中华人民共和国合法注册的企事业单位，需要具有策划举办学术活动和主题活动的相关经验和成功案例，具备策划、执行、宣传等方面专业人员。

2 中标供应商需就采购人确认的活动主题，提交主题活动的整体设计、执行方案等，包含但不限于活动日程、物料明细、活动预算、活动流程、嘉宾信息等，每场活动需提前至少一个月提交详细组织方案。

3. 活动流程需详细明确，活动主题及内容应当弘扬社会主义核心价值观，弘扬主旋律，传播正能量，具备学术性、科普性、专业性，活动形式应生动新颖、有特色， 具备大众参与、全民互动性，打造全民休闲娱乐平台与艺术空间。
   4. 围绕中心现有基地建设要求，策划、组织如科普类活动、科技周活动、爱国主义教育活动、粤港澳青少年活动等。

（二）负责学术交流活动和公众宣教系列活动项目的专家邀请工作

1. 拟邀请的知名院士、大师、专家等嘉宾需经采购人审核确认。中标供应商应负责对邀请的嘉宾严格审核把关，拟邀请的国内嘉宾须提前一个月向采购方提交报审资料，拟邀请的涉外嘉宾须符合外事部门相关规定，须提前二个月向采购方提交报审资料。
2. 中标供应商应在活动举办前提前提交活动承诺书与版权授权书，中标供应商应做好活动意识形态把关工作，负责提前审核邀请的嘉宾发言内容，相关内容需符合国家相关法律规定和社会主义核心价值观。

3. 中标供应商应负责嘉宾及随行人员交通、食宿、翻译等工作。

（三）负责学术交流活动和公众宣教系列活动项目的宣传工作

1.负责宣传方案与物料设计工作，需根据采购人要求修改至采购人确认同意，并需按经采购人确认的方案执行并负责实施，在整个活动各个阶段做好宣传部署。

2 负责各类媒体邀请、签到、供稿、报道收集等工作，邀请媒体应包含报纸、电视、电台、新媒体等渠道。负责在中心相关活动微信公众号、网站全阶段宣传稿供稿、初稿编辑等工作。

3.负责活动现场同声传译等安排；负责制作各类文案、PPT、展板展架、海报、动态 H5 等，中标供应商应及时完成并提交采购人审核。要求能有利于对市展览中心整体形象的宣传和推广。

（四）负责学术交流活动和公众宣教系列活动项目的组织实施工作

需具备大型现场活动的组织、策划和执行能力，能针对时间、预算、场地、发布通知、现场组织、物料管理（含活动所需的文具、饮用水等）、舞台安全、嘉宾接送、撤场后场地恢复等要素制定高效的管理制度。要求组织科学、合理、有序。

2. 负责完成活动现场的布置，包括舞美设计及搭建工作，能提供舞台音响、灯光、

麦克风、电脑、LED 显示屏等视音频播放设备，能提供活动要求的桌椅等现场所需设备设施以及相关设备现场操作的专业人员。

3. 全程活动期间，学术交流活动现场保障人员不得少于 10人，公众宣教系列活

动现场保障人员不得少于 3 人。

4. 负责活动现场主持人、礼仪安排工作，负责活动主持稿、致辞稿、讲话稿、活动议程等文案撰写工作，活动流程有序，成立专门对接小组及时将现场各板块信息与突发情况及时与各方沟通，并提前制定应急方案提交中心审核。

5. 负责将活动向公安局、街道等有关单位备案的工作。

（五）负责学术交流活动和公众宣教系列活动项目的后期总结工作

1. 包含但不限与整理会场及物料、财务结算、整理活动材料及存档、年度总结报告、活动反馈（调查问卷）等。
2. 中标供应商应在每场活动完成后应及时整理并提供活动的方案材料、设计材料、影像图片材料、专家发言材料、专家承诺书与授权书、报备材料等所有材料，要求包括符合审计规定所需相关材料，并满足展览中心年度活动回顾画册制作所需相关材料，能够将学术成果转化为刊物、手册等。

3. 活动结束后应及时提交活动总结，总结活动举办经验。

（六）关于线上活动的工作要求

3. 线上活动定义：是指依托于网络开展的活动，包括但不限于在线直播、在线征集、在线竞赛（包含答题、评选等）、在线展览、在线分享等形式。线上、线下同步开展的活动，场次不重复统计。
4. 线上活动平台：中标供应商须了解线上活动特别是对微博、微信公众号、各直播平台等的特点、规律。能够采用相对固定的线上平台进行宣传、教育活动。举办线上活动，需提前至少两周取得采购人许可。
5. 线上活动的成果转化：中标供应商应做好活动效果评估，并及时整理活动录屏、录音等成果供采购人保存、查阅和再次使用。
6. 数据反馈：由于不同的在线活动类型和平台具有不同的计量数据，如在线直播包括播放量、粉丝数、下载量、完播率等，在线分享包括阅读量、点赞数、评论数等中标供应商应及时收集、统计、分析相关在线活动详细数据，按月向采购人汇报，同时应建立有效的活动反馈渠道，针对市民的反馈及时追踪和处理。
7. 活动覆盖范围：线上活动免费对市民开放，应尽量覆盖大范围的市民群体，提高市民的参与度，能够根据不同受众的需求和时间策划相应的主题活动。
8. 线上活动的监管：中标供应商应负责网络信息安全和意识形态的把关，防范出现技术风险、舆论风险、法律风险等，要建立有效的监管机制和应急管理机制确保活动安全、有序进行。

四、合同期限

合同期限一年内，暂定 2020 年 6 月 1 日起至 2021 年 5 月 31 日（具体以合同签订时间为准）。

五、采购额度及支付方式

（一）本项目采购预算/最高限价：人民币 150 万元，投标人报价不得超出最高限价，否则视为无效投标。

（二）首款于合同签订之日起 15 个工作日内，中标供应商应向采购人提供书面

支付申请及发票，采购人在收到书面支付申请及发票后 5 个工作日内向中标供应商支付合同总额的 50%。

（三）第二期款于中标供应商完成年度活动策划方案，包含但不限于活动执行、媒体宣传、活动排期、物料明细、活动预算、活动流程、嘉宾信息等内容，经采购人审核通过并完成活动总场次不少于 40 场后，方可支付合同总额的 35%。

（四）尾款须由中标供应商对所有已完成项目进行总结并编写活动报告等材料， 经采购人组织验收，并验收合格后支付剩余 15%尾款。

六、其他要求

（一）在中标供应商完成项目服务工作，通过采购人组织的项目验收，并按采购人要求完成项目档案归档工作后，方可视为完成项目。

（二）如因中标供应商无法完成有关工作，应当承担违约责任。

1. 中标供应商未按合同约定完成项目任务，每月不足 4场，口头警告一次；连续两个月，单月不足 4 场，书面警告，同时中标供应商应向采购人支付合同总价 3%的违约金；连续三个月，单月不足 4 场，采购人有权解除服务合同，并要求中标供应商退还采购人已支付的合同价款，向采购人移交相关工作资料。

活动举办过程中如造成重大影响的（如造成信访问题或造成负面新闻效果或泄露保密事项等），采购人对中标供应商可处以合同总价的 10%的违约金。情节特别严重的，采购人有权解除服务合同，并要求中标供应商退还采购人已支付的合同价款，向采购人移交相关工作资料。

（三）中标供应商按照项目要求完成的各类图、文、视频、音频，实物以及展览中心向中标供应商提供的资料、档案等知识产权均归采购人所有，中标供应商未经采购方授权同意，不得向任意第三方提供上述资料、档案等；中标供应商应严格准守保密法及其实施条例等保密法律法规，未经采购方同意，中标供应商不得将本项目法律法规认定的商业秘密或其他免于公开的涉密信息、工作信息等提供给任意第三方，该保密义务长期有效，不随项目的终止而结束；中标供应商应做好意识形态把关工作， 严格遵循国家相关法律法规，坚持正确的政治方向和舆论导向，坚持传递正能量；如违反以上约定或导致采购方造成严重名誉损失及严重影响社会形象的，采购方有权终止合同，相关的责任由中标供应商承担；涉嫌违法犯罪的，采购方有权移交司法机关追究刑事责任。若因此造成采购方经济损失的，中标供应商应依法予以赔偿。

（四）中标供应商须自行承担拟投入本项目的设备、设施的使用、维修、保养等费用，自行承担派驻本项目所有服务人员的薪资报酬、加班费、相关保险费、税费及相关管理等费用，负责保障活动举办过程中的人身安全和财产安全，保证活动举办过程中不侵犯第三人的知识产权等合法权益。如发生事故、劳资纠纷或侵权纠纷，由中标供应商解决，采购人不承担任何责任。如有违反国家的法律、法规的，均由中标供应商承担一切责任及后果（含相关民事责任），若因此造成采购方经济损失的（包括发生的诉讼费、律师费），中标供应商应依法予以赔偿。