项目说明

一、项目概述

本项目对昌乐县公安局纸质户籍档案数字化处理。招标内容包括档案的前处理、扫描、录入、数据挂接、质检、验收、装订、档案归还入库、移交等。

      （一）基本要求

         公安局户籍基础数据处理综合服务，总体工作包括以下几部分：

序号	工作内容
1	对昌乐县公安局纸质户籍档案数字化处理。
2	● 数据挂接：加工后合格的户籍电子档案与昌乐县公安局现有户籍档案综合管理系统、人口管理系统作无缝挂接。
3	项目验收合格后一年免费数据维护服务。

（二）档案数字化加工技术标准和规范

1、业务性标准规范

《中华人民共和国档案法》

《档案著录规则》DA/T18-1999

《电子文件归档与管理规范》GB/T 18894—2002

《纸质档案数字化规范》(DA/T 31-2017)

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局令第 8 号

《公安机关文件材料归档范围和公安文书档案保管期限规定》公通字[2008]27 号

《公安部档案信息管理代码》、《公安部档案信息数据结构》公办[2006]14 号

《公安档案信息数据交换格式》GA/T749—2008

2、安全性标准规范

《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》（档办发〔2013〕5 号）

《档案信息系统安全保护基本要求》 （档办发〔2016〕1 号）

《计算机信息网络国际联网保密管理规定》，国家保密局发布

《中华人民共和国计算机信息网络国际联网管理暂行规定》，中华人民共和国国务院令第１９５号

《计算机病毒防治管理办法》，中华人民共和国公安部令 第 51 号

（三）档案数字化加工质量要求

档案工作是户籍工作的基础，户籍档案的管理直接关系到户籍管理工作的下一步发 展。户籍档案的信息化建设质量直接关系国计民生，涉及到人民群众的根本利益。因此， 为了保证户籍档案信息化建设的整体水平要求投标人在本项目中需使用专业的数字化加 工处理平台和档案数据安全管理软件，保证数字档案的加工质量和档案信息的安全性。除此之外，本项目中对纸质档案数字化处理提出以下要求：

1、扫描分辨率不低于 200dpi，对于案卷中出现字迹较小、较密集等情况，可将分辨率适当提高。

2、扫描图像格式为 TIFF、JPEG 文件。

3、数字档案影像清晰，无歪斜、黑边。

4、扫描图像应无错页、漏页。

5、著录信息和扫描图像必须一一对应。

6、档案装订还原，不得损坏、遗失原始档案。

7、扫描时，应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度，保证原始扫描图像效果与原件吻合。

8、如遇到档案纸张质地脆弱，不适合反复拆装订的档案，应采用不拆卷扫描设备和方式进行扫描。

9、对于档案中的户籍卡片按照以户为单位进行扫描。

（四）档案数字化加工保密要求

1、服务单位须在合同中进行责任约定；服务单位在工作期间必须遵守相关保密制度；

2、档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属昌乐公安局，各种统计资料、影像资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交；

3、工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。

4、数据质量检验以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括图像文件、数据挂接及纸质档案整理的总体质量。

（五）档案数字化加工成品格式要求

1、只有满足档案数字化加工质量要求，并且挂接在户籍档案综合管理系统、人口管理系统中能够正常使用的电子档案才认定为成品。

2、档案数字化处理后的成品户籍档案数据必须能够与公安局目前使用的户籍档案综合管理系统、人口管理系统实现无缝挂接，保证电子档案在系统中的查准率、查全率不低于 95%。

注：无缝挂接指数字化加工后的户籍档案可以直接在现有的户籍档案综合管理系统、人口管理系统中应用，通过接口形式或者需要对加工数据进行格式转换等方式均不属于无缝挂接。

（六）档案数字化各工作环节要求

1、数字化前处理

户籍档案前处理包括纸质档案的拆卷和装订，在拆卷和装订过程中不能损害档案原件。拆卷时不允许裁切档案纸张，装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐，保持拆卷前的原貌；装订后由昌乐公安局负责检查，不符合要求的退回重新装订，要求一次性完成装订。并认真做好档案页码、页数的登记。

1.1确定扫描页

应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。

1.2编制页号

应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。

重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。

书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件或对档案长期保存造成影响。

应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。

1.3目录数据准备

按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。

1.4拆除装订

应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案， 在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。

1.5技术修复

破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。

1.6目录数据库建立

著录字段包括条目字段和图像信息字段二种。

字段著录应严格按照《档案著录规则》(DA／T18)的要求进行，建立档案目录数据库。在著录中应确保 100%正确、完整、规范。

字段著录应存放在数据库中统一管理。每个图像的信息字段包括文件日期、责任者、题名、页号等内容。

为减少档案在加工中的流转，要求能根据扫描图像进行字段著录。

2、档案扫描

2.1基本要求

档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。

2.2扫描设备

扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化，为了最大程度的保护实体档案，避免产生二次破坏，原则上采用不拆卷扫描方式及设备进行扫描，也可以根据实体档案情况，灵活选择拆卷或者不拆卷形式相结合进行本项目数字化工作。

超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的 1/3。

2.3扫描色彩模式

为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。

2.4扫描分辨率

扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。

扫描分辨率应不小于 200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于 300dpi。

2.5存储格式

纸质档案数字图像保存格式为 TIFF、JPEG 等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。

同一批档案应采用相同的存储格式。成品格式封装

图像处理后的图像文件应根据要求封装为双层 PDF 文件，并将封装好的文件存储到相应文件夹中。

TIFF 或者 JPEG 文件主要用于保存，PDF 文件主要用于网上查阅利用。

3、图像命名

应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。可将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。

数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像命名。应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。

4、图像处理

4.1图像拼接

对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

4.2旋转及纠偏

对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理， 以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。

4.3裁边

如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少 2 至 3 毫米处裁剪图像。

4.4去污

如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。

4.5图像质量检查

数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。

数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。

5、数据挂接

对数据库中的目录数据与其对应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。

逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。

本项目要求按照现有系统中的目录结构实现批量导入户籍历史数据。实现户籍材料信息的批量导入功能，批量导入的目录与户籍材料实现自动关联。

6、数字化成果验收与移交

6.1验收方式

档案部门成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收。

应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。

6.2验收内容

纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。

应对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。

应对数字图像进行验收，主要包括数字化参数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。

应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。应对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。

应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。

6.3质检及验收指标

能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行 100%检验，检验合格率应为 100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于 5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为 100%，其他内容的抽检合格率应不低于 95%。

6.4验收结论

每批纸质档案数字化成果质量检验达到验收指标的要求，予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。

验收完成后须经验收组成员签字。验收“通过”的结论，必须经相关领导审核、签字后方有效。

7、移交

验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。

8、档案归还入库

8.1档案装订

纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，应注意保持档案原貌， 做到安全、准确、无遗漏。

恢复装订时，应尽量做到按照原孔装订，并保持档案整理时的排列顺序不变，严格控制装订质量，做到装订线下齐、安全、无遗漏、顺序无颠倒、无掉页以及卷皮与卷内目录和原文相符等。

8.2档案归还入库

按照档案入库相关要求对纸质档案进行处理和清点，并履行档案入库手续。

9、数据备份与提交

在数字化加工过程中，加工方应做好半成品数据（特别是原始扫描影像文件）和成品数据的存储备份工作。加工方自备相应容量的备份空间，等项目验收数据提交完成后，清空备份数据时必须有客户方人员在场，并签字确认。

（七）档案数字化加工挂接要求

• ●1、按照现有系统中的目录结构实现批量导入户籍历史数据。
• ●2、实现户籍材料信息的批量导入功能，提供批量导入功能截图。
• ●3、批量导入的目录与户籍材料实现自动关联，提供实现目录与户籍材料关联的操作截图。

（八）其他要求

1、加工设备及人员的要求

投标人在本项目中投入的设备（业主不提供完成该项目所需的设备，投标单位自行准备）、人员必须满足项目实施质量及工期要求。

2、加工工期要求

该项目中标方必须在签订合同 8 个月完成项目所有档案数字化加工并经验收合格。

注：上述招标内容及要求中加●项为供应商必须满足的要求，若有缺失或不能满足，将导致投标被拒绝且不允许在开标后补正。

二、招标清单

项目名称		单位	数量	说明
户籍档案	纸质户籍历史档案数字化处理	页	690000	包括纸质历史档案扫描、编辑、质检、挂接等工作
	纸质历史档案信息录入	条	790000	档案条目信息录入
	户籍底卡数字化处理	页	686000	户籍底卡扫描、编辑、质检、挂接等工作
	档案整理	卷	800	(散材料)档案分类编号、编目、立卷、案卷信息填写
	档案前处理	卷	28000	档案拆卷、排序、平整、装订
	装订	卷	9200	（已整理未装订的）纸质档案装订
硬件	移动硬盘	个	4	2T

备注：以上数量为参考值，具体以实际数量结算。