采购需求

 

一、项目概况

（一）项目名称

北京香港经济合作研讨洽谈会

（二）项目预算

380.00万元

（三）资金来源

市财政资金

（四）服务期限

  自合同签订后至2022年12月31日

 

二、项目背景

北京•香港经济合作研讨洽谈会（简称“京港洽谈会”）是京港两地共同主办、北京市投资促进服务中心承办的高端交流合作活动，自1997年以来，京港洽谈会已成功举办了二十四届，成为推动京港两地经贸合作的重要平台。

 

三、总体需求

1.第二十五届京港洽谈会北京和香港两地网络会议系统综合服务解决方案；

2.第二十五届京港洽谈会北京和香港两地视觉系统形象设计、主分会场设计、施工布置工作；

3.第二十五届京港洽谈会北京和香港两地搭建布置、视频设备、音响设备、灯光设备的租赁、安装、调试和现场执行等和北京会场租赁工作；

4.第二十五届京港洽谈会北京和香港两地会议劳务服务；

5.第二十五届京港洽谈会相关疫情防控工作。

6.其它双方沟通确认过的执行要求。

 

四、活动内容

第二十五届京港洽谈会拟于2022年第四季度在北京及香港两地分设会场，采取“线上+线下，北京+香港”方式，将主要通过网络会议的形式进行两地交流交互，活动为期2天，活动期间将举办包括开幕式、京港合作峰会、项目签约仪式和京港合作专题交流等多场活动。

 

五、技术要求

1.第二十五届京港洽谈会北京和香港两地网络会议系统综合服务解决方案、视觉系统设计、活动会场租赁及使用、现场设计搭建及操作。

本次京港洽谈会为期2天，将于北京、香港分别设立主会场，在北京设立分会场。主会场主要用于开幕式、京港合作峰会、项目签约仪式等重要活动；分会场主要用于9场专题交流活动。按照活动排期，所有会场在活动期内，均需要配套贵宾室。北京会场地点应为具有大型活动接待能力的政府采购会议定点服务单位中选取。主会场搭建后可使用面积，可容纳500人左右；各分会场搭建后可使用面积，可容纳60人左右。场地提供的配套服务，包括会场清洁及摆台、无线网络、停车服务等。主会场需提前至少1天搭建,搭建完毕后需配合进行线上线下内容的测试和彩排。

1.1主视觉形象设计

包括京港洽谈会LOGO、色调色系以及京港洽谈会主形象设计，能够充分表现出北京和香港两地的城市特点，能够反映出与本案内涵相符的视觉感受。总体要求大气庄重、简洁明快、新颖精致、立体感、可扩展、标准化。

1.2开幕式、京港合作峰会、项目签约仪式等主会场现场

（1）会场设计：规模暂定500人左右，设有签到台、主席台、坐席、摄影摄像、展示等。

（2）主会场面积 ㎡（长约 米，宽约 米），主会场搭建。

（3）会场功能划分：签到区、主席台区、坐席区及摄影摄像和AV操作区。

（4）有完整的设计方案、执行方案和经费预算，要求提交书面文稿并附有开幕式主会场设计平面布置图和效果图。

（5）会场布置：根据场地面积以及内容合理布置会场，包括但不限于，LED高清大屏1块，规格不小于为15m×3m；主席台、楼梯、贵宾通道地毯、摄影摄像台、演讲台、签到背板、日程牌、指引X展架等。

（6）会场视频、摄像设备、照明及AV音响参数、操作人员配备：根据场地实际配备，包括但不限于，视频信号分配器、视频编辑机、监视器、摄像机、切换器、摄像录影和图像处理系统、音响延迟均衡系统、鹅颈麦克、无线麦克、调音台、播放器、录音箱、全频音箱、有源音箱、有线通话器主机及分机、追光灯架、泛光灯、电源控制箱、灯光控制台、灯光调节器、筒灯、聚光灯、LED par、追光灯、TRUSS灯架、专业灯光师、摄像导演、视频编辑工程师、摄像师等。

1.3 各专题交流活动分会场

（1）活动视觉设计：在统一应用京港洽谈会主视觉的基础上，突出各专题交流活动的活动主题，并可应用于本场活动的其它表现形式。

（2）活动会场布置：根据各专题交流活动场地面积以及内容合理布置会场，每个会场包括但不限于，钢架结构木板背景板、演讲台、地台、地毯、X展架等。

（3）会场视频、照明及AV音响参数、操作人员配备：每个会场包括但不限于，全频音箱、均衡器 、鹅颈麦克、无线麦克、调音台、功放器、切换器、5500流明投影仪、120寸投影幕、现场技术支持等。

1.4其它事项

（1）会场网络平台搭建

（2）会场设计和搭建

（3）现场AV设备安装及操作

（4）灯光照明设备安装

（5）京港洽谈会安全保障措施

（6）京港洽谈会服务人员管理

（7）京港洽谈会防控疫情工作

1.5本项目的设计搭建及实施，须符合场地方的各项要求，包括但不限于环境要求，网络要求、搭建要求、用电标准、务工人员进场规定等。

1.6投标人须协助承办单位（采购人）做好会场设计汇报，各场活动资料收集整理，部门联络，展品组织，现场控制等各项工作。

1.7本项目不接受备选设计方案。

1.8投标人必须遵照当地法律法规及相关规定实施本项目。

 

2. 第二十四届京港洽谈会北京和香港两地网络会议系统安装以及调试

2.1 网络支持

北京主会场与香港主会场之间采用网络会议系统实现交互以及同步。北京提供百兆互联网支持，香港提供20M互联网支持，两地间提供10M国际专线互相连接，保证交互信号传输效果，同时两地配有网络保障人员，及时处理两地网络问题，为网络会议提供足够的网络支持，保障活动的正常举办。配合主会场彩排工作。须提供详细完整的网络会议服务方案。

活动期间所有活动都将实现线上转播，便于观众可以在线观看，打造线上实时观看的多媒体会议平台。

2.2主会场

（1）主会场每个活动设置三个摄像机位，一个固定机位，两个移动机位，同时捕捉会议现场画面以及演讲嘉宾画面，进行京港两地的画面同步。

（2）主会场每个活动设置视频导播台，对采集终端收集的图像和声音信号进行汇集处理。

（3）有完整的网络会议服务方案，要求可以将整体网络服务的技术要求以及表现形式全部呈现出来。

（4）根据场地要求，配备足够空间的会议系统平台，能够满足网络会议传输以及直播要求。

（5）网络会议设备以及操作人员根据场地实际配备，包括但不限于移动式导播系统、采集卡、录机、工作站、视频解码器、视频切换矩阵、传输线路、会议系统平台、网络直播平台、导播师、影像采集人员、系统维护人员、专业直播技术服务人员等。

2.3 专题活动现场

（1）专题活动现场设置一个固定摄像机位，捕捉专题活动现场实况画面。

（2）专题活动现场设置视频导播台，对采集终端收集的图像和声音信号进行汇集处理。

（3）网络会议设备以及操作人员根据场地实际配备，包括但不限于移动式导播系统、采集卡、录机、工作站、视频解码器、视频切换矩阵、传输线路、会议系统平台、网络直播平台、导播师、影像采集人员、系统维护人员、专业直播技术服务人员等。

（4）提供完整详细的各专题活动的网络会议服务方案。

2.4 网络直播平台

根据本次京港洽谈会的具体安排，将两地除开幕式外的其他所有活动全部同步线上直播，直播平台主要由主直播页面以及分级选择菜单构成，需同时满足2000人在线观看的稳定平台，平台可实现在线网络直播功能、在线视频回看功能、网络视频点播功能、网络聊天室功能。

 

3．会务服务内容

项目	标准/数量
摄影服务	使用单镜头反光系列，2000万像素以上数码相机拍摄；对主会场全景、贵宾全景、领导等拍摄；对各分会场会议期间拍摄；拍摄清晰有效数字图象不少于500幅；京港洽谈会结束10日内对所有原始图象文件进行分类整理并刻录成数字光盘2张。
翻译（汉英）	文字翻译按照每一千中文字规定标准执行，以实际翻译稿件统计的中文字数为准；翻译内容应与提供的源文件内容一致，保证翻译的正确性、完整性；翻译完成时间不多于5天。
速记	按照现场会议服务、录音录像文字整理按照小时规定标准执行，以实际发生为准；速记的现场会议不少于10场次，会议结束后及时提供速记文本资料。
礼仪服务	按照约定的重要活动，现场礼仪服务人员不少于10人次。
安保服务	开幕式安排至少提供以下安保设备数量和人员数量，包括但不限于，2个安检门，1套安检机，8支手持金属探测器，1台有害物质处置保存装置，20名安保人员。
志愿服务	参加接待、引导、签到志愿服务人员不少于20人。
会前服务	设计并制作PC端电子邀请函，发送3轮或以上活动邀请函和参会提醒，覆盖到全部邀请对象（名单由双方协定）；安排2名以上专职技术服务人员进行线上及线下咨询服务；活动前提供参会相关情况，活动后提供数据分析。

 

4.疫情防控工作内容

按照防疫要求，在会场入口设置一定数量的测温装置；在会议现场配备充足的一次性外科医用口罩、免洗手消液、酒精消毒湿巾等防疫用品；支付现场医疗保障费用，包括驻会医护人员劳务和救护车辆费用。

 

5. 参照标准及规范 

5.1《施工现场临时用电安全技术规范》 JGJ46-88

5.2《电气装置安装工程施工及验收规范》 GBJ232-92

5.3北京市及香港相关会场场地管理要求

5.4本项目实施可能涉及的其他有关技术规范、标准

注：投标人在制作投标文件时应保证达到或优于以上标准。 

 

6. 其他要求

6.1京港洽谈会主形象设计不得侵犯他人知识产权，并要考虑今后长期的可沿用性；

6.2投标人应制定开幕式主会场和其它重要活动及各专题活动的会场设计与布置方案（文字说明及设计说明，包括人员进场、货物进场入口，防火安全通道，货物清除方法等），注明各项工作展开的时间节点（包括资料收集时间、设计工作时间、进场搭建时间、完成时间、彩排时间）。

6.3在投标文件中可提供以下文件：

1.网络综合服务方案

2.整体设计方案（主会场和分会场的总平面布局图、效果图需注明透视角度和设计说明）

3.其他配套服务方案（包括但不限于团队构架、执行分工、疫情防控、应急预案等）

4.活动场地使用方案

5.服务承诺

6.经费预算

 

六、其他要求

如因我单位工作变更需进行调整，双方协商解决。