采购需求
一、项目概况
1、项目简介:桐庐县是《富春山居图》实景地之一,是现代版富春山居图。近年来,在国家政策支持和全民积极参与的情况下,山地户外运动迅猛发展。我县开展中国·桐庐大奇山越野赛,旨在通过赛事举办,提升最美县城国际知名度,宣传桐庐城市品牌;响应国家政策,推进全民健身。为积极倡导和普及全民健身活动,推进健康桐庐建设,提升最美县城国际知名度,培育打造具有桐庐特色的品牌赛事活动。此次举办中国·桐庐大奇山越野赛将丰富群众体育文化生活,以体育赛事为载体,充分宣传展示桐庐特有的人文自然景观,进一步打造特色体育产业,提高桐庐知名度和美誉度。
2、活动内容:本项目为中国·桐庐桐庐大奇山越野赛招标采购项目,投标人应提供活动组织服务、项目策划及执行方案、综合保障服务、桐庐特色的媒体宣传、市场开发及相关设计服务等,确保顺利完成中国·桐庐大奇山越野赛事各项工作。
3、赛程安排:
拟定于2023年3月
4、 赛事组别及规模
4.1、精英组35公里
4.2、挑战组10公里
4.3、体验组3.5公里
4.4、赛事规模:2000人
5、比赛路线:桐庐县区域内
6、媒体宣传:中标人负责赛事宣传及推广工作,宣传平台须在中央级、省级、地方媒体的电视、纸质平台上新闻报道,网络平台,自媒体以及新浪、腾讯、网易、搜狐体育等知名媒体,宣传体育赛事,突出桐庐县人文自然景观特色。
▲二、工作内容及要求
1、中标方的工作内容及要求:
1)负责赛事的策划组织工作,制定具体实施方案(含竞赛、宣传、交通、安保、救援、医疗、志愿者、开闭幕式、经费使用等),要求能充分体现赛事特点,易于传播及报道;
2)负责比赛线路的勘察(不少于2次)、设定、修整和布置,策划赛事形象设计以及比赛的组织和裁判工作并在投标时提供赛道路书及海拔图、赛道和起终点布置图等相关文件资料,路线最终由采购方确定。
3)负责赛事的传播和运动员的招募,全程运动员报名费视情况确定,精英组运动员报名费380元(含完赛服),挑战组运动员报名费120元,体验组运动员报名费80元,负责赛事技术人员的招募(救援人员、裁判人员、摄影师、志愿者等);负责赛事所有涉及工作人员的业务指导和培训工作;
4)负责赛事的奖金(精英组男女各录取前6名设奖金,总奖金不少于5.2万元,奖金分配方案须与采购方协商确定,奖牌、证书、号码布、参赛指南、参赛服装、参赛包、能量补给、计时系统、通讯系统等赛事所涉及的所有物品、器材和设备的设计制作、采购工作,并制定详细的配额、数量。中标方采购的运动员相关物资须提供样品经采购方同意,并且要求物资(除食品外)在比赛日前15天务必到位;
5)负责开闭幕式方案制定(包括开幕式暖场节目安排)和场地的搭建、氛围布置,设备的制作、采购、租赁工作,且所有方案要经采购方同意方可实施。负责赛事结束后,场地的清理、物品的回收工作;
6)负责运动员和赛事相关工作人员比赛期间的交通转运,饮料等安排等以及运动员的健康管理,确保安全有序;
7)全程负责赛事期间志愿者的招募工作;
8)负责赛事活动前中后媒体的宣传,视频图片的拍摄工作,将整个赛事的宣传片、比赛节目等剪辑制作须备份一份给采购方;
9)负责办理赛事活动的公众责任险及赛事有关人员的团体人身意外险,确保赛事活动安全。赛事活动期间出现的安全相关问题由中标人负责处理;赛事期间运动员、工作人员发生的意外伤害事故等所产生的费用,均由中标人承担;
10)负责制定赛道安保、救援点、供给点、救护车、疫情防控等的布点数量,并全力配合采购方相关部门的工作要求;
11)中标人应定期向采购方通报赛事运营的进展情况,并应当积极遵循采购方所提出的合理要求和建议,以确保赛事达到双方共同制定的预期效果和目标;
12)在行使赛事商务开发权中,不得有损采购方相关方面的美誉、良好形象或其他权益。如有损害的,中标人应承担法律责任包括且不限于停止侵害、赔偿损失费等;
13)全程配合采购方完成疫情防控等其他相应工作,最后制作赛事总结报告,向赛事各方发布汇报;
14)负责赛事开闭幕式领导的邀请。
2、采购方的工作内容及要求:
1)享有要求中标人在合同约定期限内如期举办赛事并提供保质保量的赛事播出、赛事宣传的权利;并对方案和工作行使监督和指导;
2)充分发挥政府协调职能,提供赛事所需的政府资源方面的支持,负责支持和协助中标方协调桐庐县当地事宜;
3)协调交警等部门做好赛事当天的交通管制,提供赛事电力网络等保障服务工作;
3、赞助商具体事宜及要求:
赞助、招商、冠名及特许商品。涉及物资类的赞助及资金类的赞助,物资类首先用于赛事所需。
三、采购期限及付款方式
1、采购期限:自合同签订后至赛事结束。
2、采购地点:桐庐县。
3、实施进度:
第一阶段:双方签订合同后,制订活动组织服务,项目策划及执行方案、综合保障服务、当地特色的媒体宣传、市场开发及相关设计服务等,报承办单位及采购方审定。
第二阶段:做好赛事组织实施,保证赛事顺利进行,完成赛前、赛中相关配套活动。
第三阶段:比赛结束后完成设备器材回收工作,整理相关资料交付采购方归档。
4、 付款方式及履约保证金:
(1)付款方式
1.自合同签订后7个工作日内,采购方支付合同价款的50%,等赛事方案全部完善确认、赛事物资全部到位后,采购方再支付合同价款的40%,最后,合同余款于本项目完成在采购方确认中标人如约履行各项义务、完成各项善后工作,验收无误,无任何对本次比赛可能造成不良影响的遗留问题后一次性付清。
2.中标人须在采购方支付款项前提供与支付金额相等的发票。
(2)履约保证金
本项目无需缴纳履约保证金。
四、验收及其他要求
1、中标人提供的策划方案等须经承办单位及采购方认可后方可实施;
2、验收方法:采购方对整个赛事的绩效进行评估。中标人负责施行的项目完成度需达到95%(含)以上,如未达到,每少1个百分点从合同款中扣除3000元人民币。
3、中标人按照采购合同、投标文件、招标文件的约定履约。因中标人本身或工作人员执行不力,或影响采购方正常开展正常工作的,采购方有权执行合同罚则或终止合同,并要求中标方赔偿实际损失费用。