采购需求

一、服务需求一览表 

二、服务要求

北京市药品监督管理局政务服务中心主要承担市药监局档案管理等事务性工作，2023 年政务服务中心根据北京市药品监督管理局档案工作实际，采用购买社会化服务的方式对文书档案约 5000 件，药品监管档案约 16000 卷进行立卷、归档、整理工作。受委托单位开展档案立卷、归档、整理工作需要在招标人指导监督下进行。在本项目中， 招标人与中标人之间不存在劳务派遣关系，不适用有关劳务派遣的规定。

1、 业务服务范围、要求和流程

结合北京市药品监督管理局日常业务工作，库存档案归档整理项目采取购买社会服务方式弥补我局工作人员力量不足，缓解工作人员数量与我局日常工作量匹配的矛盾，提高首都药品管理工作质量和效率。本项目由中标单位提供业务服务人员及运营团队，提供完备的运营管理；协助中心完成我局关于药品、医疗器械、化妆品档案的立卷登记整理工作。

1.1服务要求

1.中标方应具备合法营业执照或法人登记证书，公司派驻档案加工工作人员，保障有关工作保质保量的完成。（要求保证工作人员的数量和质量。）其中，所有人员应具有社会保险证明，并提供学历证明，保证工作队伍稳定。

2.建立完备的管理机制。根据管理需要，合理配备相应的管理力量，分工负责项目有关工作的管理（包括人员管理、技术管理、业务管理、统计管理、质量管理等）。

3.提供承担完成档案制作加工操作间达到300平米以上，并负责其日常维护、管理工作；建立管理制度，明确工作环境卫生要求，保持工作环境整洁有序。

4.具备加工业务档案成功案例。

5.建立工作制度，配备足够的人员，负责对有关工作人员进行岗前基本技能培训，并保持工作过程中的技能培训。

6.建立包括档案统一立卷登记、排序编写页号、核定卷内目录、录入档案卷信息、打印档案封皮及目录、装订还原、质量检验、档案归还等流程无缝衔接工作程序。

服务质量各项指标要达到以下条件：

▶️中标人应按招标文件规定的业务需求，安排和配置服务人员数量；

▶️中标人应保证发生重大、突发、隐患、敏感事件时及时报告招标人；服务质量各项指标列举清单（包括但不限于）：

▶️工单业务服务人员业务服务人员质检抽样率:≥5%；（指中标人对业务服务人员案卷完成的工单进行抽样质检的量占总体案卷业务处理量的比例。）

▶️工单质检合格率：≥95%；（指能够达到招标人质量考核要求的案卷业务处理量占总业务处理量的比例。中标人进行常规考核，招标人抽查）

▶️应急人员保障率：≥5%；（应急人员数量应大于设定人员数量的5%）业务服务人员

2、业务服务人员要求

2.1人员数量

招标人根据以往业务量等相关数据计算出所需处理案卷坐席的数量，中标人提供的人数不少25人。

招标人有权在任务总量未按计划完成比例情况前提下，要求调整用工数量，招标人应提前5天告知中标人调整计划，中标人应立即落实。

2.2服务人员岗位职责

按招标人要求配备相应服务人员的数量，并且保证工作队伍稳定，要求人员年流动率不高于30%。为保证服务质量，60%人员应具有大专以上学历，并承诺业务服务人员上岗时向招标人提供社会保险证明。

人员岗位职责

▶️服务人员岗位职责：

▶️负责未完成立卷归档的档案管理工作。

▶️负责进行未完成立卷档案的统一立卷登记、文字录入、装订归档工作；包括立卷登记、著录标引、图文校核、数据交付、协助纸质文档扫描处理等工作内容；

▶️负责按计划对立卷整理、文字录入、熟练装订、配套搬运等各类人员审核、业务培训、管理工作；

▶️承担业务相关档案借阅、工作数据统计分析、资料编研数据等服务工作；

▶️承担相关设备设施技术支持保障工作，档案装订辅料、打印机、电脑、纸张、网络等保障完成工作任务所必须的硬件设备设施；

▶️档案加工所需耗材（如装订机、装订线、胶水、A4纸等）由中标方负责提供；

▶️承担档案外出加工运输、安保费用。

2.3其他要求

▶️中标人提供的业务服务人员必须与中标人签署劳动合同并向招标人提供合同复印件，不得转包第三方。

▶️中标人必须按照国家及北京市相关法规，保障并且及时支付员工的工资、骨干人员缴纳社会保险五险一金，履行用人单位的义务。同时根据招标人的要求，定期反馈员工福利保障情况，接受招标人的检查。

▶️中标人提供的业务服务人员必须与中标人签署保密协议并向招标人提供保密协议复印件。

▶️中标人应定期履行对业务服务人员业务素质、生产安全、教育培训、劳动保障的责任。

3、业务服务运营管理要求

3.1运营管理机制

业务服务须具备完善的运行管理规范及模式，主体的管理应包括（不限于）以下内容：

1)运营管理规章制度

建立健全运营管理规章制度，为良好的服务运营提供保障。

2)项目管理机制

中标人设置项目负责人，统一负责项目技术管理、业务管理、统计管理、质量管理、设备设施管理、安全管理等工作；负责对报送给招标人的有关信息、材料把关；负责项目工作的沟通和协调，协助招标人做好团队的人员管理等工作。

3)保密制度

中标人应具备24小时监控设施的档案加工场地；严格的保密制度和执行措施，确保未经招标人许可，中标人的任何工作人员均不得擅自拷贝、外泄招标人的任何业务数据、信息和资料；对所有涉及档案工作人员签订保密协议并备案。

4)培训机制

首次业务对接期，由招标人协助中标人对中标方的进行业务培训；之后由中标人对业务服务人员自行培训考核，包括岗前及岗中基本技能培训，保证业务服务人员编写卷内目录、页码，填写卷底、装订成册符合标准要求。案卷设立完成、计算机操作等技能达到服务标准和要求。

5)现场管理机制

中标人需要根据现场发现或发生的实际情况，及时对问题进行预测，并采取必要的措施，解决现有问题同时避免潜在问题的发生，同时提供业务支持，保证服务和质量的连续性。

6)绩效考核管理机制

中标人应建立绩效考核管理机制，通过系统方法评定和测量员工在职务上的工作行为和工作效果，提供给招标人作为对中标人的考核依据。

中标人应该建立项目整体绩效评估体系，并协助招标人组织开展项目绩效评估工作。

3.2运营管理指标

中标人应建立并完善该项目的运营管理制度和标准体系，各项数据指标应符合国家或行业相关标准。

详情请见招标文件