采购需求 

 前注：

 本说明中提出的技术方案仅为参考，如无明确限制，供应商可以进行优化， 提供满足用户实际需要的更优（或者性能实质上不低于的）服务方案，且此方案须经磋商小组评审认可。 

一、采购需求前附表

二、项目概况

  2023阜阳投资贸易洽谈会定于2023年6月16日—18日在阜阳举行。大会主题：加快“两化”突破，推动高质量发展。主办单位：阜阳市人民政府、安徽省商务厅、安徽省农业农村厅、安徽省贸促会，承办单位：阜阳市商务局、阜阳市农业农村局、阜阳市招商投资中心。 

项目包含的重要活动：领导会见、考察参观、欢迎宴会、开幕式、策划服务等。开幕式暨主旨论坛分领导致辞、主旨演讲、推介活动、合作签约四个版块。本项目通过竞争性磋商的方式确定一家成交供应商,为采购人提供大会开幕式暨主旨论坛的创意策划、场地布置、组织实施、会务服务和施工撤场；领导会见、考察参观、欢迎宴会场地布置、服务和施工撤场等服务；相关策划服务及配合大会执委会实施相关筹备工作。 

 三、服务需求

（一）开幕式服务 

开幕式于17日上午在阜阳万达嘉华酒店3楼宴会厅。开幕式会场场地总面积1100平方米（24m×

47m），层高至顶8米，参会人数预估500人左右。服务需求：大会开幕式暨主旨论坛以简洁、高端、专业为基本思路，会场总体布置设计制作施工要符合大会目标定位，内容包括：主会场高清大屏幕、灯光、激光、音响、遮光、地毯等设备租赁和搭建，贵宾席、嘉宾席、代表席设计和布置， 活动道具、演讲台、签约台制作，舞美设计及舞台施工等；新闻记者台和背景板搭建设计制作； 主会场入口区域布置；贵宾休息室、贵宾通道设计和布置；会场内围挡布置；PPT设计制作及翻译； 会议材料汇编印制；座位图及席卡制作、摆放；制作开幕视频，嘉宾视频致辞演讲视频及会议影像资料后期制作等。 

具体需求：1.整体造型。高端大气，具有视觉震撼力，坚持高水准、突出时代感、科技感，打造展示阜阳的“对外窗口”，高水平的“开放平台”、具有全国影响力盛会，确保精彩、震撼、难忘。2.文案策划。配合采购人策划撰写开幕式暨主旨论坛总体方案和分项方案，包括启动仪式、签约、发布等各项活动流程方案。3.舞台运用。最新高清LED大屏，营造可变化的、带有时代感、科技感的舞美效果。结合大会的主题，以简洁大气、现代化、多元化为设计要点，配合灯光音响， 呈现活动高端、现代、智能的特点。区域规划合理通畅，便于登台和入座。主席台搭建带有大会

logo的定制演讲台，并架设灯光带营造氛围。演讲台和签约台要有设计，方便移动或升降。4.贵宾室。布置庄重、简洁、舒适，用于重要来宾候会。5.氛围设计。考虑会场实际情况，结合现场条件，因地制宜布置搭建，满足开幕式的要求。会场设计整体具有科技感和现代感，注意色彩搭配和灯光运用。注重会场的统一性，与大会主题、大会logo等相融合。6.技术手段。舞台区运用

P2高清LED大屏动态播放专题宣传片、开场视频，展示大会名称、会标、领导致辞、嘉宾演讲、项目签约和会议现场相关视频。借助5G技术、AI技术、云技术和4K/8K视频高清技术，激光等科技赋能，打造科技舞台。7.设备要求。开幕式暨主旨论坛会场设备，采用国内外一线品牌，包括舞台、

LED屏、灯光、音响、话筒、座椅、对讲机、展示道具、演讲台、启动创意等设施设备及相关配套物料，设备需确保稳定性和可靠性，并提前完成安装搭建。8.场内氛围。负责开幕式暨主旨论坛场内氛围设计烘托，包括科技投影、logo灯、宣传展板、信息墙等相关氛围打造。9.视频制作。负责开幕式暨主旨论坛各流程的视频和画面设计，后期剪辑制作，视频创意新颖，视频格式要求为高清MP4/MOV。开场视频时长60s左右，前半部分是开场秀，后半部分是开场倒计时，设计上利用具有代表阜阳元素与倒计时结合。10.印刷品。负责大会整体材料印刷品设计制作，包括但不限于大会及平行论坛、对接会邀请函（包括电子邀请函）、证件、会务席卡、议程、会议PPT、材料汇编等相关材料。11.负责开幕式暨主旨论坛期间整体服务及现场沟通协调等保障工作。开幕式暨主旨论坛大屏幕，整体设计符合工程力学，结构合理，各受力支撑点安全牢固、消防设备齐全。 

（二）领导会见会务服务 

领导会见活动时间定于16日下午在阜阳万达嘉华酒店3楼宴会厅3举办。 

成交供应商需提供的服务如下：负责对场地现有电子引导牌进行设计和利用，突出大会主题。负责没有音响话筒设备的场地进行设备租赁，并提前安装调试到位，确保音质效果优秀并有设备故障备份方案。负责活动需要的材料设计印刷、会见领导和嘉宾席卡、桌签的设计和制作。负责协调酒店组织桌椅、桌布的位置布局和摆放。根据大会组织安排，负责会议沙发、圆桌、茶几的租赁，需满足采购人要求。需提供保障会务正常进展的充足人力，包括但不限于：会务服务人员、会务礼仪，满足采购人临时交办的各项任务。负责会议期间的整体服务及现场沟通协调等保障工作，承担搭建拆除、租赁搬运、设计制作等相关费用。 

（三）考察参观会务服务 

考察参观活动时间定于16日下午，主要考察阜阳市重大产业项目，参观阜阳市规划馆、博物馆、创新馆、阜阳技师学院等。 

成交供应商需提供的服务如下：负责配合采购人车辆调度服务工作，如跟车人员服务、志愿者安排、所需物料设计与制作（手持车辆引导牌、车身编号牌）。负责考察地氛围宣传物料设计制作布置（如注水道旗、桁架、指示牌、灯杆旗等）。负责协助采购人协调现场跟随服务工作。 

（四）欢迎晚宴会务服务 

欢迎晚餐活动时间定于16日晚上在阜阳市天筑豪生大酒店4楼豪生厅Ⅰ举办。 

成交供应商需提供的服务如下：负责现场物料的设计跟制作，包括但不限于主画面、席卡、桌签等。负责做好与酒店场地方的对接工作。负责现场配合服务工作（礼仪、志愿者、工作人员）。 

（五）大会策划服务工作 

负责阜阳投资贸易洽谈会相关活动、会务策划服务及筹备工作辅助服务；需要派驻专门策划服务团队入驻大会承办单位集中办公；负责大会会前、会中、会后有关宣传物料的设计制作、悬挂（拆卸）灯杆旗等。配合邀请客商参会，有能力邀请阜阳市十大特色产业行业龙头企业、专家、院士参会的会展企业在同等条件下优先考量。 

（六）其他要求 

1、成交供应商须确保活动现场相关负责人24小时支持服务，并提供现场服务人员名单、有效通讯等信息，保证信息的准确性。2、确保施工搭建人员、会场保障人员及所有参与项目的工作人员， 身体健康符合工作要求。成交供应商对项目履约过程中的安全生产负责，如出现相关事故由成交供应商自行承担一切责任，与采购人及项目无关。3、采购人在合同签署后有权对成交供应商方案进行修改，成交供应商须无条件按照采购人要求对方案及设计进行修改完善，并按照采购人审定的方案认真执行。本项目中涉及的各项物料、图文材料等需经采购人审定。成交供应商须接受采购人对项目执行情况、服务质量等监督、检查。4、如采购合同约定的内容等因政策或不可抗力、意外事件的影响需要变更，采购人及时书面通知成交供应商，成交供应商须作相应调整。5、特别说明：项目合同签订后，如因疫情等不可抗力因素无法举办，采购人有权报政府采购购监管部门解除合同，成交供应商应同意且不追求采购人责任。如大会终止，采购人据实结算成交供应商相关费用，最终结算价不得超过首付款金额。6、本项目为总价包干项目，报价包含完成本项目应有及满足采购人要求应有的一切费用，建议供应商自行勘察项目后进行合理报价，包括但不限于邀请致辞嘉宾费用、组织协调费、策划设计费、搭建费、执行费、材料费、工作场地费、办公费、人工费（包含礼仪和主持人）、住宿费、保险、税费等一切费用，不包含活动举办场地费。采购人除此以外不支付其他费用。因供应商自身原因造成漏报、少报的，自行承担责任，采购人不予补偿。7、大会最终以实际通知地点作为服务地点，供应商根据最终实际地点修改方案。 

四、报价要求

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 五、其他要求

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