招标文件
采购需求
第一节 采购清单一览表
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包号 |
包名称 |
分项项目名称 （条目号/品目名称） |
数量 |
服务期限 |
备注 |
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01 |
流动人员人事档案数字化服务项目 |
流动人员人事档案数字化服务项目 |
1项 |
签订合同后120个工作日内完成采购部分数字化加工（根据成交供应商单价据实结算确定档案数字化的数量） |
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第二节 技术要求
一、项目概括
本项目为怀化市就业服务中心流动人员人事档案数字化服务，主要针对流动人员人事档案整理及数字化服务，因整理的档案工作量不确定，供应商成交后按采购人安排的工作量及要求完成档案整理及数字化加工服务。
二、档案数字化服务要求
1、分类要求
主要按照干部人事档案工作条例中提出的十大类进行分类：
（1）履历类材料。主要有《干部履历表》和干部简历等材料。
（2）自传和思想类材料。主要有自传、参加党的重大教育活动情况和重要党性分析、重要思想汇报等材料。
（3）考核鉴定类材料。主要有平时考核、年度考核、专项考核、任（聘）期考核，工作鉴定，重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现，援派、挂职锻炼考核鉴定，党组织书记抓基层党建评价意见等材料。
（4）学历学位、专业技术职务（职称）、学术评鉴和教育培训类材料。主要有中学以来取得的学历学位，职业（任职）资格和评聘专业技术职务（职称）， 当选院士、入选重大人才工程，发明创造、科研成果获奖、著作译著和有重大影响的论文目录，政策理论、业务知识、文化素养培训和技能训练情况等材料。
（5）政审、审计和审核类材料。主要有政治历史情况审查，领导干部经济责任审计和自然资源资产离任审计的审计结果及整改情况、履行干部选拔任用工作职责离任检查结果及说明，证明，干部基本信息审核认定、干部人事档案任前审核登记表，廉洁从业结论性评价等材料。
（6）党、团类材料。主要有《中国共产党入党志愿书》、入党申请书、转正申请书、培养教育考察，党员登记表，停止党籍、恢复党籍，退党、脱党，保留组织关系、恢复组织生活，《中国共产主义青年团入团志愿书》、入团申请书，加入或者退出民主党派等材料。
（7）表彰奖励类材料。主要有表彰和嘉奖、记功、授予荣誉称号，先进事迹以及撤销奖励等材料。
（8）违规违纪违法处理处分类材料。主要有党纪政务处分，组织处理，法院刑事判决书、裁定书，公安机关有关行政处理决定，有关行业监管部门对干部有失诚信、违反法律和行政法规等行为形成的记录，人民法院认定的被执行人失信信息等材料。
（9）工资、任免、出国和会议代表类材料。主要有工资待遇审批、参加社会保险，录用、聘用、招用、入伍、考察、任免、调配、军队转业（复员）安置、退（离）休、辞职、辞退，公务员（参照公务员法管理人员）登记、遴选、选调、调任、职级晋升，职务、职级套改，事业单位管理岗位职员等级晋升，出国（境）审批，当选党的代表大会、人民代表大会、政协会议、群团组织代表会议、民主党派代表会议等会议代表（委员）及相关职务等材料。
（10）其他可供组织参考的材料。主要有毕业生就业报到证、派遣证，工作调动介绍信，国（境）外永久居留资格、长期居留许可等证件有关内容的复印件和体检表等材料。
注：（1）党校学员考核登记表、入党积极分子培训学员考核登记表，有入党材料归入6类；没有入党材料归入4-4类。
（2）所有材料按照时间顺序排序，除开4-1类学历材料，6类党团类材料。学历材料顺序一般为入学登记表、学籍表、每学年考核测评表、学生体质健康卡片、成绩表、毕业生登记表、授予学位材料。党团类材料一般顺序为入团志愿书、入团申请书、入党志愿书、入党申请书、入党转正申请书、其他党团材料。
（3）材料后写了同意招工的归入9-2类。
（4）运动员入队、退队，当兵入伍、退伍材料归入9-2类。
（5）除开部队材料、学历成套材料（包括学历认证查询材料）、党团材料（入党自传、入党申请书、转正申请书、入党积极分子培养考察登记表、预备党员培养考察登记表）、处分类自查材料，其余材料均要盖章才可归入正本。
2、材料编目
（1）根据档案材料类别排列顺序及档案材料目录的格式(包括序号、材料名称、材料形成时间、份数、页数、备注),逐份逐项地进行填写。
（2）序号:每份材料编写录入一条目录,用阿拉伯数字表示顺序号,每类从"1"开始。
（3）材料名称:根据材料题目填写，无题目的材料,应拟定题目。材料的题目过长,可适当简化.拟定或简化题目,字数一般不超过20个汉字,必须确切反映材料的主要内容或性质特点。
（4）材料形成时间:一般采用材料落款标明的最后时间。
（5）份数:以每份完整的材料为一份(包括附件)。
（6）页数:填写每份材料的页码数。
（7）备注:填写需要说明的情况。
注：不得出现打错字、日期和打错材料类别。时间按材料中最晚时间录入系统目录，如出现特殊情况不能录入时间的就不需要录入。有一部分档案成文日期手写和打印字迹模糊模棱两可，看材料内容是否有其他日期，有的话，录入其他日期，没有的话结合前后材料判断日期。
3、档案扫描
（1）一般档案用普通平板扫描仪进行扫描;纸张状况较好的档案可用高速扫描仪扫描,以提高工作效率。
（2）纸质档案扫描应采用连续色调图像方式。
（3）扫描分辨率应采用300dpi;扫描色彩模式应采用24位的彩色模式进行扫描。
（4）进行图像扫描时必须保持图片的完整性、清晰度且图像须与原件一致,不得出现漏扫、重扫等现象。
（5）如在扫描过程中遇到纸张状况较差、纸张过薄、纸张过软等情况的档案材料,应在背面加垫一页或多页白纸后扫描,以降低背透,保证图像清晰度。
（6）扫描文件格式要求:统一保存为JPG格式。
注：数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真较大时，应重新扫描；对于漏扫、重扫、多扫等情况应及时改正；数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
4、图像处理
（1）在扫描过程中如出现的偏斜图像情况,应当对偏斜图 像进行整体纠正,不得出现图像的部分倾斜或扭曲进而影响阅读的现象,如原始材料存在部分倾斜,以页面中标题纠正为准。
（2）图像处理必须保证文字清晰,便于清楚阅读。
（3）如出现图像正文区影响可懂度的杂质、非正文区影响 整洁度的黑边、装订孔印等现象,须针对以上情况 及其他影响图像清晰度、可懂度的情况进行去除处理。处理后达到文字版面外的不留暗影,无干扰信息,但应遵循在不影响可懂度的前提下展现原貌的原则。
（4）图像尺寸应与档案材料尺寸基本保持一致,B5、A4 幅面的以A4 为准 ,B4 、A3 幅面的以A3 为准,小于B5 幅面的,以实际尺寸为准,且图像长宽比例应与纸质档案长宽比例一致。
（5）处理后的图像内容必须完整且与纸质档案一致,图像 位置应居中,保持图像的整洁、美观。
5、编码
不得出现漏编、跳编页码等现象；装订需整齐，不得出现掉页、不齐等现象。只有边框无机打字、手写字的或空白页不需编写页码。
6、档案装订、质检
（1）装订前应核对目录与材料无误。
（2）将全卷材料靠左下对齐,档案材料和目录采用国际标 准 A4纸型(297×210mm),材料左边应留有25mm的装订边, 采用侧三孔一线装订法,确保三点一线,系线松紧适度。孔距规格: A4纸型的人事档案材料和目录按照靠左下对齐的方式打3 孔装订,中间孔距上、下孔(从孔中心算起) 83mm,下孔距材 料底边 54mm,孔中心距左边沿12mm,孔直径为5mm。
（3）应沿装订边适当处打孔,不触及档案内容,不允许使用电钻打孔。档案中原有小于A4纸型且已按照要求装订的档案材料,不需要重新打孔和裱糊。
（4）档案整理装订成卷后,应逐卷检查案卷装订质量,发现档案不完整、文件颠倒、顺序错误及装订不符合规范等情况, 应重新整理装订。
（5）在档案整理过程中,应及时分批次按标准对档案整理 进行质检,经质检合格后,方能入库。
7、祛钉修整技术加工
（1）每份材料上的曲别针、大头针及有锈迹的钉书针等金属装订物必须拆除,拆除装订物时不得损坏原始材料。
（2）每份材料必须保证各自独立,严禁将多份(页) 材料以缝纫、裱糊等形成粘连在一起,也不允许将单份材料人为拆分。
（3）纸张折皱不平的材料应进行压平。
（4）纸张破损的材料应进行修裱,修裱托纸与原载体粘结牢实,但不得影响材料翻阅。
（5）没有足够装订位的页面,需用材质、颜色相近的纸张加边后再装订。
（6）修裱件应舒展平整,无皱纹,无起泡,拼对裂缝应准确无误,无变形走样、无损坏原载体和字迹.
8、数据挂接
（1）经扫描处理的档案图像文件的总数应当与纸质档案整 理著录的目录数据库中的挂接记录总数保持一致。存储的单份图 像文件应当与档案目录数据库中该份文件的名称、档案编号、顺序号和页数保持一致。
（2）每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文 件的档案编号和顺序号,应保证其的一致性和唯一性,建立起一一对应的关联关系,为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供必要前提。
三、保密、责任事故及赔偿
1、成交供应商必须与采购人签订保密协议书，明确保密范围、保密要求及泄密责任。
（1）成交供应商因服务工作接收、完成的工作成果，属于采购人所有，未经采购人同意，不得以任何形式对外披露。
（2）严禁在工作场地使用 U 盘，连接互联网等任何有复制、传输功能的设备及媒介。
（3）严禁将工作中接受、掌握的资料带出工作场所。
（4）严禁与服务工作无关的人员进入工作场所。
（5）未经采购人同意，严禁在工作场所使用录音、录像、拍照设备。
（6）严禁在服务过程中私自截留、销毁、拷贝、抄录档案资料等违规行为。
（7）档案管理人员应当认真执行《中华人民共和国保守国家秘密法》，遵守保密制度和保密纪律，对密级的档案内容不泄密、失密，确保档案的安全。
（8）法律、法规及有关规定不宜公开的档案，其查询范围和方式按法律、法规、和有关规定办理。
2、因成交供应商过失造成档案丢失、缺失、损毁等应承担相应责任，并协议约定处理与赔偿，法律法规对赔偿计算方法和赔偿额度有规定的从其规定。
四、验收
1、以采购人书面的需求功能要求和怀化市就业服务中心关于流动人员人事档案的档案整理、数字化要求为验收标准，采购人组成验收小组进行验收。
2、整理项目完成95%后成交供应商可申请进行项目验收。
3、验收标准
（1）按照采购人制定的验收要求为质量标准进行验收，涉及分类、著录、扫描、图像处理、挂接、装订等细节要求均参考采购人制定的验收要求进行验收标准的确认。
（2）按采购人的要求进行流动人员人事档案数字化服务项目验收，验收以抽检的方式检查已完成数字化的纸质档案、目录数据库、图像文件及数据挂接总体质量，数据验收时抽检的比率不低于10%。
（3）档案整理分类、著录、装订、图像处理、页码编写等有错误等质量问题时，抽检单卷记为“不合格”。
（4）整理装订及数字化的档案质量抽检合格率达到95%以上（含95%)时，予以验收“通过”。合格率＝抽检合格档案卷数／抽检档案总卷数×100%。
4、验收流程
（1）成交供应商基本完成项目内容后，向采购人提出数据验收申请，出具质检报告。
（2）采购人根据成交供应商提交的数据验收申请进行验收并出具《验收登记表》，抽检合格率必须达到95%以上（含95%），如未达到95%以上（含95%），则由成交供应商进行整改，并出具整改报告提交采购人，直至验收通过。
（3）成交供应商通过数据验收后，还需提交以下文档作为验收文本：《项目实施方案书》《项目质检表》《项目管理流转单》《项目人员保密协议书》等其他项目过程文档。
（4）项目验收完成后，成交供应商需提交数字化成果一套（移动硬盘）给采购人作为数据备份，并通过完整性、准确性、可用性和安全性检查，检测合格后方可办理数据交接手续。
（5）成交供应商所有电脑硬盘以及数字化过程中使用过的全部移动存储介质，交采购人现场进行不少于2次的格式化，并通过采购人检查确保无信息留存。
（6）成交供应商需将数字化加工过程中产生的临时性、作废的纸质文件，统一采用碎纸机进行销毁。
（7）成交供应商配合出具验收过程文档及验收报告提交给采购人。
五、参考及依据的标准
（1）《中华人民共和国档案法》；
（2）《纸质档案数字化技术规范》（DA/T31-2017）；
（4）《中共中央办公厅印发＜干部人事档案工作条例＞》（中办发［2018]60号）；
（5）《关于印发＜湖南省流动人员人事档案整理工作标准＞、＜湖南省流动人员人事档案数字化扫描工作标准＞的通知》湘人服（2021）13号；
（6）以及采购人单位自行出具的文件材料归档范围及保管期限参考标准等相关文件要求。
上述标准如有不足之处或未能达到国家最新标准时，供应商应使实施及选用的设备和材料符合最新版本的国家标准、规范。
六、其他要求
1、本项目流动人员人事档案数字化服务过程中，所需要的设备、材料等都由供应商自行准备。
2、关于本项目服务过程中需要使用到的辅材由成交供应商全部提供。
3、报价要求：供应商报价时，需按每卷1人档案的单价进行报价，成交后，按照每卷的单价和实际整理的工作量据实结算，结算金额不超过80万元。
第三节 商务要求
注：在磋商过程中，磋商文件可能发生实质性变动的技术、服务要求以及合同草案条款，请在可能变动的条款旁予以文字注明，并将磋商文件可能变动的内容在须知前附表中明确。
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