采购需求

一、项目背景

第46届世界遗产大会将于2024年在印度举行。期间，北京中轴线将作为申遗项目审议由世界遗产委员会决定是否将其列入《世界遗产名录》。相关部门需参与世界遗产大会，并举办主题活动，向世界推介北京中轴线文化遗产，阐释中轴线文化遗产价值，展示中轴线文化魅力，弘扬博大精深的中华文化。

会议期间策划组织一场主题活动，主题活动形式包括但不限于主题展览、交流座谈、现场活动等。服务内容包括活动主视觉设计、宣传物料设计、物料制作运输、活动场地规划与布置等。活动实施需满足北京中轴线申遗工作需求，同时保证活动内容具备专业性，活动执行安全有序。

会务地点：印度，新德里。

时间：2024年7月21日至31日。

会务事项包括：(1)配合北京中轴线申遗保护工作办公室进行前期考察、调研大会当地会务、接待情况，根据出访及主题活动的方案做好相关筹划，(2)协助北京中轴线申遗保护工作办公室完成世界遗产大会出访期间的接待工作，(3)协助做好主题活动举办的准备、执行并落实成果展示工作。

工作时间紧、任务重、强度大，为做好筹备工作，拟委托一家供应商参与大会筹备并协助做好各项保障工作。

二、整体要求

中标供应商应具备以下条件：

（一）政治可靠。承办单位应是政治意识强、背景可靠、保密意识强的专业化团队，能够坚决服从并扎实落实主办单位工作要求。

（二）经验丰富。需拥有丰富的公务出访、会议、展览经验，常年服务于国家级高规格国际会议及出访活动，能够与国际组织、境外机构高效沟通，拥有成熟且高效的活动全流程管理机制和精细化接待管理体系。

（三）保障有力。承办单位应拥有或者能够调动境内和印度当地保障高级别出访团组和活动的相关资源，包括交通、搭建、译员、活动运营等。能够根据整体活动筹备总体要求做好活动保障和会务接待。

（四）人员充足。承办单位应组建合理的项目团队，安排项目经理负责前期对接和整体统筹，并配备足够的现场工作人员。拥有或者能够调动充足的人力，保障活动需要和工作需要。

三、服务内容及要求

（一）出访团组接待服务

1.服务内容

按照项目需求、资源情况，听取采购方的指导，合理安排项目、安排出访团组3名专家的接待以及根据整体方案制定具体行程规划、国际机票、当地交通保障、酒店住宿保障、餐饮保障等相关方案。

2.具体事项及要求

(1)协助调研印度接待资源；

(2)按照项目需求和资源情况合理安排行程并进行行程方案撰写；

(3)结合活动安排、出访团组结构等要素，制定合理的交通方案；

(4)梳理出行需求，提供出访团组所需的签证办理、保险、机票采购、退改签等服务；

(5)综合考虑接待要求、接待能力、交通、安保等因素，甄选、推荐接待酒店，保证团组顺利入住、离店；

(6)制定活动期间能够满足团组、参会嘉宾需求的餐饮服务方案；协助对接菜单等

各项餐饮安排。

(7)做好公务活动的组织和接待，调研和推荐当地遗产地，规划出行路线；

(8)做好公务活动的交通、用餐等方面的协调工作。

（二）会场布置及活动流程管理服务

1.服务内容

按照采购人的要求，提供活动会场布置及流程管理；活动现场的人员管理、资源调度；功能区及公共区域进行相关展览搭建、设备保障、人员保障；以采购人最终明确的实施方案进行实施。期间，在合理范围内根据采购人的需求进行调整和优化。

2.具体事项及要求

(1)负责活动实施方案的详细策划及实施；

(2)负责在会场及其他必要位置配置导引系统；

(3)负责满足活动需要的会场租赁；

(4)负责活动所有流程的控制、配合、彩排及现场实施；

(5)负责活动所有流程性文件、相关资料的留存；

(6)负责针对功能区进行展览展示的规划、设计、搭建；

(7)负责提供支持活动所需的工作人员，包括但不限于活动流程导演、交传、速记、摄影师、摄像师等；

(8)负责提供现场打印服务，处理现场打印需求。

（三）视觉设计及物料制作服务

1.服务内容

负责提供活动主视觉及延展设计与修订服务；按照采购人要求采购、定制、制作活动所需物料；保障活动所需要的制作物、印刷品等全部准确到位。

2.具体事项及要求

(1)负责提供活动平面主视觉的设计与相关延展设计；

(2)负责进行活动会场设计效果及展览展示区域效果图；

(3)负责提供满足参会嘉宾活动所需相关物料的设计/采购、制作、运输与交接，包括但不限于：邀请函、桌卡、议程页、宣传资料、大会包、会议成果集等。

（四）活动成果收集及宣传服务

1.服务内容

(1)协助做好专家的现场跟踪、会后研讨，根据专家观点撰写活动成果集、大会观察报告、专家观点梳理与集锦。

(2)安排撰稿专家全程跟会。

2.具体事项及要求

(1)邀请相关领域专家针对项目进行研讨；

(2)撰写活动成果集；

(3)撰写大会观察报告；

(4)梳理专家观点并留存。

（五）活动成果推广传播服务

1.服务内容

围绕活动成果，推动海外媒体予以报道，通过与会的中外世界遗产领域专家的观点，对外传播北京中轴线的历史文化价值、保护传承的成果以及北京中轴线申遗的重大意义，推动活动成果在海外媒体精准落地。

2.具体事项及要求

(1)协助安排现场采访的相关事项，包括但不限于场地及设备的安排等；

(2)负责新闻稿撰写与编辑；

(3)负责英文多语种稿件翻译；

(4)负责协调做好海外媒体及时刊发。