招标内容及要求

一、项目概况（采购标的）

1.1项目背景

2018年12月，在国家发展改革委指导下，福建率先开启“丝路海运”建设，通过聚合港口、航运、物流、贸易等要素资源，培育跨行业国际航运海上综合物流生态圈，“丝路海运”品牌影响力不断扩大。2021年，国家“十四五”规划提出，“扩大‘丝路海运’品牌影响”，正式将“丝路海运”建设上升为国家战略。2023年10月18日，习近平主席在第三届“一带一路”国际合作高峰论坛开幕式上宣布了中国支持高质量共建“一带一路”的八项行动，包括“积极推动‘丝路海运’港航贸一体化发展”。

1.2论坛宗旨及定位

1.2.1论坛宗旨：全面贯彻党的二十大精神，完整、准确、全面贯彻新发展理念，加快构建新发展格局，立足21世纪海上丝绸之路核心区建设，深入贯彻落实习近平总书记在第三次“一带一路”建设座谈会上的重要讲话精神，聚焦互联互通、港航合作、文化交流和经贸繁荣，服务21世纪海上丝绸之路建设、发展和国际国内合作，打造服务共建“一带一路”的“丝路海运”国际交流合作平台。

1.2.2论坛定位：联系21世纪海上丝绸之路建设参与方的重要纽带；促进21世纪海上丝绸之路共商共建共享的重要载体；展示“丝路海运”国际合作和“海丝”核心区建设成果的重要平台。

1.3项目简介

1.3.1论坛名称：第六届“丝路海运”国际合作论坛。

1.3.2论坛主题：共商港航合作、共建丝路通道、共享经贸繁荣。

1.3.3论坛时间：2024年9月7日-9月8日（或采购人指定为准）。

1.3.4论坛地点：厦门国际会展中心、厦门佰翔五通酒店（或采购人指定为准）。

1.3.5论坛具体安排：线下参会嘉宾不少于400人。论坛主要内容包括：主论坛、2024“丝路海运”圆桌会议（闭门会议）、四场专题论坛等活动。

二、技术和服务要求（以“★”标示的内容为不允许负偏离的实质性要求）

2.1总体要求

投标人应负责以下全部内容的全程策划及会务保障并承担期间产生的所有费用。采购人仅负责会务服务中的必要审核、政府部门对接及企业无法执行的其他政府公共事务。各投标人应根据以下项目内容自行设计本项目实施方案，本文件未列出、但属于为完成本次活动所需的其他保障措施，视为投标人须承担内容。

2.2会议策划

2.2.1论坛总体方案。投标人策划生成第六届“丝路海运”国际合作论坛总体方案。总体方案确定后，投标人策划生成细化方案（包括但不限于：议题设计、国内外嘉宾邀请、媒体宣传、会务保障等），并负责按此执行。采购人对方案可进行合理修改。

2.2.2人员组织。搭建组织架构，保障各项活动顺利举办。活动期间，会务现场应组织足够人员进行会务服务。

2.2.3媒体宣传。投标人起草媒体推广方案，能够为本项目通过各媒体或网站或报纸或自媒体等渠道进行线上及线下报道，且能够有效保证各渠道媒体的浏览量，其中报道量不低于8000条，媒体总流量超2000万次以上；开展中央或地方媒体邀请和对接；起草宣传策划方案，负责论坛宣传执行解决方案；采购人对方案可进行合理修改。

2.2.4论坛总体保障方案。投标人策划生成第六届“丝路海运”国际合作论坛保障总体方案。采购人对方案可进行合理修改。

2.2.5编制《2023-2024“丝路海运”蓝皮书》。投标人策划编制《2023-2024“丝路海运”蓝皮书》并在论坛发布研究成果。

2.3会议组织

2.3.1论坛文案。根据论坛方案为论坛撰写相关文案，包含但不限于：论坛中英文邀请函、主论坛及配套活动介绍、论坛会议手册等。

2.3.2论坛整体包装设计服务。根据策划方案为论坛提供论坛整体包装设计服务，包含但不限于：论坛整体3D设计图及平面设计、主视觉及延展设计等。

2.3.3论坛现场布置及搭建。根据策划方案为论坛提供配套活动的现场搭建，包括但不限于：签到台、LED屏幕、舞台搭建、舞台设计、灯光、音响、现场座位、同传设备布置等。

2.4嘉宾邀请

会议拟邀请主旨论坛线下参会人员不低于400人，其中应包含国内港口、航运、物流企业副总以上级别嘉宾，国际港口及港航管理部门、国际组织、使领馆嘉宾，国际知名航商区域副总以上嘉宾以及相关行业研究咨询机构、其他涉海涉港产业上下游单位嘉宾约100位，并协助采购人邀请国家政府部门嘉宾。（投标人须提供书面承诺（格式自拟））

2.5会议接待

2.5.1场地

为论坛提供协调会议、主论坛、专题论坛、VIP休息室、会务组工作间等。如有其他活动需使用会议室，负责协调保障。所有场地面积应符合使用要求。论坛举办场地由采购人最终确定，中标人应配合采购人协调会议场地。

2.5.2住宿及餐饮

（1）负责保障论坛嘉宾参会期间的住宿。

（2）负责全体参会嘉宾的用餐保障，用餐形式为自助餐、商务套餐及重要参会嘉宾餐叙（或采购人指定为准）。

（3）论坛会议酒店由采购人最终确定。

（4）具体时间：2024年9月6日-9月9日（或采购人指定为准）。

2.5.3交通

会务交通。包含重要嘉宾接送机、接送站、接驳摆渡、应急等会务交通，需负责酒店间及其他接驳摆渡、应急等会务交通保障。

2.6其他会务要求

2.6.1物料及相关制作部分

（1）物料设计制作。制作类型包含但不限于：手提袋、证件、车头牌、桌签纸、会务手册、定制宣传品等。

（2）背板。根据活动主题，制作主背板、合影背板、酒店和会场内外氛围布置等。

2.6.2开场视频部分

根据论坛年度主题策划开场视频，时长1分钟。

2.6.3注册及签到部分

根据论坛参会嘉宾邀请方案邀请参会，协助规划组织论坛嘉宾参会报到，领取会议材料、组织嘉宾参会签到等工作。

2.6.4会议保障部分

（1）翻译及速记服务。提供论坛筹办及举办期间电脑，黑白彩色打印机、平板电脑、照相机、摄像机等办公设备；在会议期间提供同传设备。

（2）安保服务。按照市公安部门要求，根据参会人数配备安检设备、安保人员，做好安保工作。

（3）志愿者服务。梳理主论坛及配套活动的志愿者岗位需求，协助招募志愿者并负责志愿者的培训、分工、调度、服装、交通、用餐等，组织志愿者为论坛服务。投标人应负责保障志愿者人身安全。

（4）摄影摄像及礼仪服务。根据论坛策划方案及日程，为论坛配备适当数量的摄影摄像及礼仪人员。

（5）论坛资料翻译。本届论坛语言为中文和英文，要求提供配置具有会议翻译经验的人员。

2.7应急预案

2.7.1投标人针对本次论坛中涉及到的各个活动流程可能出现的突发状况，制定相应有效的应急预案，并对会务服务人员进行岗前培训，确保出现突发状况能及时有效地处理。

2.7.2针对本次论坛提供参会人员的医疗应急保障。

三、商务要求（以“★”标示的内容为不允许负偏离的实质性要求）

采购包1：