招标内容及要求

一、项目概况（采购标的）

（一）报价要求

1、本项目预算金额为1800000.00元，采购人后期根据中标人投标折扣系数进行采购，无需存余。

2、本项目投标人以投标折扣系数形式进行报价。因福建省政府采购网上公开信息系统无法填写投标折扣系数，只能填写金额，因此本项目预算金额作为投标折扣系数的填写依据。投标时各采购包投标人的投标报价=预算金额×投标人投标折扣系数（例如：本项目预算金额为1800000元，如投标折扣系数为80%，则投标报价=1800000×80%=1440000元）。投标人须在投标文件报价部分备注投标折扣系数（保留小数点后两位，不作四舍五入），若备注的折扣与系统上填写的投标报价计算出的折扣系数不一致时，以电子系统上填写投标报价计算的各投标人折扣系数为准。投标人的投标报价不作为合同执行价格，仅作为本次价格得分的计算方法。

3、采购标的一览表中以页为计量单位的，按A4幅面纸张计算。

4、扫描档案小于A4的按A4计算，A3幅面按2张A4折算，A2幅面按4张A4折算，A1幅面按8张A4折算，A0幅面按16张A4折算。如有档案裱糊（针对破损严重无法扫描的档案才进行裱糊）,裱糊1页按10页A4纸折合计算。实物档案1件按26张A4纸折算。

5、采购标的一览表中的“数量”仅为预估数量，作为投标人报价的数量依据。结算时按“实际数量×中标单价”进行据实结算。

（二）项目背景与现状

为深入贯彻落实建设“数字福建”的战略决策部署，根据福建省档案局关于印发《福建省数字档案室建设评价办法》的通知(闽档〔2020〕26 号)和关于印发《福建省公安机关数字档案室建设发展规划(2020-2024)》的通知(闽公综〔2020〕132号)等，为了提高对档案管理的效率，更好地提供便携、优质的利用服务，档案室亟须引入现代化的管理手段，让档案管理向信息化、网络化、数字化迈进。公安机关档案室库藏档案数字化是数字档案室建设的主要内容，项目建设任务迫在眉睫。

（三）项目目标与任务

1、项目的建设目标：本项目的开展旨在建设档案的目录库、影像库和全文数据库数据内容，实现档案的规范化整理、高质量的数字化加工。主要工作任务是对福清市公安局当前的历史档案进行拆卷和前期整理（排序、编页、修裱等）、采用单页扫描方式进行数字化加工，并将扫描后的图像文件、文本文件与文件级目录挂接省厅档案管理系统实现档案电子化保存和快速检索。著录后数据能同时与福建公安档案信息顺畅衔接，并达到参评“全国示范数字档案室”验收标准要求。

2、项目的建设内容：

本次项目为对福清市公安局综合档案室的库藏档案进行数字化加工。档案门类有文书档案、专业档案、科技档案、声像档案等，具体要求如下：

（1）核对修改完善档案封面各要素。如：划掉档案皮封面不正确的件数页数，书写正确的件数页数；对于档案皮封面没有加盖移交编号印章的，补充加盖；对于移交编号书写字迹模糊的，需加描加黑；对于少量不符合规范的卷皮进行更换并填写各要素等。

（2）核对修改完善档案卷内材料信息各要素。如：对于漏编页码、重复页码、错误页码等情况，重编正确页码；对于文号、责任者、题名、文件时间等信息与材料不一致，予以纠正；对于手写的目录，应将打印版目录订于原目录上；对于多件录一件的，应逐件分开录入挂接。

（3）档案数字化扫描。严格参照纸质档案数字化技术规范，执行数字化流程，检查管控每一道工序，最终生成合格的电子原文,建立档案信息大数据，提供日常查询利用及数据挖掘。

（4）目录数据采集著录，严格参照文书档案和公安专业档案等的著录规范，逐页检查，逐条著录。

（三）项目实施应遵循的标准规范

1.管理性标准规范：

《中华人民共和国档案法》

《中华人民共和国档案法实施办法》

《中华人民共和国保守国家秘密法》

《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

《福建档案数字化工作安全保密管理规定》

《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)

《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)

《档案数字化外包安全管理规范》(档办发[2014]7号)

《福建省国家档案馆管理办法》(福建省人民政府158令)。

2.技术业务性标准规范：

《档案著录规则》DA/T 18-2022

《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002)

《纸质档案数字化规范》DA/T 31—2017

《档案服务外包工作规范》DA/T 68—2017

《照片档案管理规范》GB/T 11821－2002

 《数码照片归档与管理规范》DAT 50-2014

《照片类电子档案元数据方案》DAT 54-2014

《文书类电子文件元数据方案》DA/T 46 2009

福建省《档案数字化操作规程纸质档案》(DB35/T 1856-2019)

《福建省公安机关纸质档案数字化加工外包工作规范(试行)》

 《数字档案室建设指南》

 《数字档案室建设评价办法》

 《福建省照片档案数字化操作规范》

《实物档案数字化规范》

《福建省直单位纸质档案数字化实施细则》

投标人在工作中使用或借鉴上述标准、规范以外的技术标准规范时，必须征得福清市公安局档案数字化加工项目管理人员的同意。

（四）投标人应对本项目具体情况了解，根据项目特点进行分析，为本项目制定项目相关方案。投标人须具有相应的综合实力，可为本项目配备提供一支人员稳定、保密意识强、较高学历以及具有丰富的档案管理经验的团队。其中项目经理应熟悉档案业务并具有较高的档案管理能力以及良好的组织领导能力且具有计算机应用管理能力；现场负责人应具有现场档案数字化项目管理经验、具备计算机应用管理能力；现场数据挂接人员应具有突出的计算机信息应用能力；投标人应具备相关保密系统及相关档案管理系统。投标人还应提供相关的售后服务以及同类业务反馈情况，积极为本项目提供优质服务。

二、技术和服务要求（以“★”标示的内容为不允许负偏离的实质性要求）

本次采购服务包括但不仅限于所有档案的档案扫描、档案整理、档案修裱等工作内容。加工规范参照《福建省公安机关纸质档案数字化加工外包工作规范（试行）》、《档案数字化操作规程纸质档案》DB35/T1856-2019、《纸质档案数字化规范》DA/T31-2017、《归档文件整理规则》DA/T22-2015及《档案数字化外包安全管理规范》（档办发〔2014〕7号）等文件。

★【项号1】档案数字化加工标准若与福建省公安厅、福州市公安局的加工标准有不同之处，则以福建省公安厅、福州市公安局的标准为准，中标人必须无条件服从，并不得加收任何费用。投标人须自行承诺：①参与档案数字化工作的操作人员和管理人员为中华人民共和国境内公民、无犯罪记录，与所在档案服务机构签订劳动合同；②具备与档案数字化工作相适应的信息设备、技术力量和管理制度；③三年来未发生泄密事件和非法获取、非法持有国家秘密载体等保密违法行为记录。(注：投标人须提供承诺函，格式自拟，未提供按无效投标处理。)

（一）加工前准备

【项号2】1、档案保管部门将现有档案进行清点、分类，先筛选出案卷中包含的涉密文件，单独有序存放，按照保密要求，严格管理措施。并整理出需数字化清单，清单用于与第三方数字化加工人员进行移交清点；指定专人跟踪数字化加工过程，负责该项目日常监督、巡查、质量检查及与内外沟通协调工作，发现问题及时上报，确保档案在加工场所正常流通、不堆积；投标人要强化过程控制、图像处理、质检校对等环节处理，完善数字化加工工作台帐，确保数字化加工质量。

【项号3】2、具体要求如下：

建立档案目录数据相关标准与规范，明确档案目录数据库结构、著录格式、著录项目、著录规范等具体要求；编制本全宗单位的《全宗内设机构全称及通用简称对照表》，责任者项统一使用全称或通用简称；指定专人负责目录数据规范工作，对照档案文件逐条逐项审核档案目录中的著录内容，修订不规范的项目，补充必要的项目，保证著录项目完整、内容真实、数据规范；数字化服务公司与档案保管部门办理档案出库清点、案卷核对等档案借调手续。

（二）扫描前处理

【项号4】1、档案借调

投标人与档案保管部门办理档案借调手续，借出待扫描档案。档案借调应逐卷清点，案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，确认无误后，详细填写调卷单，办理档案交接手续。

【项号5】2、编写页号

（1）档案中凡载有有效信息的页面均需编页，包括文件处理单或领导（职能部门）签署意见单、正文、草稿、附件等；没有页号或页号不规范的档案，需重新编页；案卷封面、卷内目录、备考表、空白页、废稿纸、重复件等不编页号。

（2）一份文件若有主页和浮贴，先编主页号，后编浮贴页号，如浮贴内容与主页内容无关，先编浮贴页号。

（3）编页统一采用阿拉伯数字，从“1”开始按顺序编号，不编附页号；将原来不规范的页号划掉，新页号与文件主体内容方向一致。

（4）左装订的卷，正面编在右上角，背面编在左上角；右装订的卷，正面编在左上角，背面编在右上角。筒子页按正、反两面顺序编制两个页号。折子页档案按自然页编页号。

（5）已经编过页码的档案，或原有页码为连续性页号且清晰可见，不再重新编页码，如有跳号或编号出错的情况，应重新编页码，并在数字化工作单中加以说明。

（6）使用2B铅笔，书写时字迹需清晰工整，不压盖档案内容，不可伤害档案原件；对破损页面、缺页等特殊情况应进行登记。

（7）案卷遇有特殊情况，由采购人项目管理人员决定是否重新编号。

3、目录核校、著录

【项号6】（1）按照《档案著录规则》（DA/T18）和公安部、福建省厅公安档案立卷归档规定要求，建立案卷级、文件级目录数据库。条目数据应与纸质档案排列顺序一致，不得增加、减少、遗漏或重复。应充分尊重原有著录成果，逐卷核对档案实体卷封与电子目录的对应信息（档号、题名、时间等），对不合格的目录进行修改或重录。

【项号7】（2）修改或拟写文件题名。对不规范、不准确文件题名，须依据《档案著录规则》，进行修订或重新拟写，对于数据库内无目录的须补拟，通过全面分析和综合概括，以简洁通顺的语言准确揭示卷内文件主要内容，同时做好所修改目录台帐的登记备案工作。

【项号8】（3）采取双人双机同时著录同一档案目录数据，软件自动校对和显示不一致数据，并最终形成全引目录、案卷目录和卷内文件目录。著录完成后对建库质量进行检查，核对著录项目是否完整、著录内容是否正确，发现不合格的数据应立即进行修改或重录。以实体档案为基准在确保电子目录信息准确无误后，按挂接要求审核目录数据库。著录准确率要求达到100%，并可以挂接到“福建公安档案信息系统”。

4、档案装订物拆除

【项号9】（1）逐卷拆除档案中的原金属装订物（如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等）及一般线装物（如：后期装订线等），档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距扫描仪挂边扫描。

【项号10】（2）拆除档案装订物时可使用相应工具，对筒子页和其他粘连页面用小竹签等工具小心撕揭剥离，但不得损毁档案，若粘连过牢，需经采购人项目管理人员确认保持原貌。

5、档案保护性处理。档案保护性处理是对确定扫描的档案，逐卷检查实体，对档案的破损、霉坏等需裱糊的案卷做出评定，并由采购人提出意见。同时，在备考表和检查台帐上说明情况。

【项号11】（1）页面破损但能够扫描的，可以先行托裱后再采取平板扫描，同时，在备考表和检查台帐上说明情况；档案粘连或破损严重、霉坏及其他无法直接进行扫描的，应填写处理单，由专业人员进行技术处置（档案修裱等），同时，在备考表和检查台帐上说明情况。

【项号12】（2）档案修裱：部分档案由于时间久远，纸张载体质量差，损毁较严重，对其进行修裱，包括喷潮、上浆、托裱、上墙、挣干、裁切等，确保该部分档案原件在著录和扫描过程中不易造成损伤。将需要修裱的档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。

【项号13】（3）对年代久远的破损卷宗在数字化前进行修裱应满足以下质量要求：

修裱所用材料应具有最适宜延长档案寿命的强度和特性，修裱材料和技术方法不得对档案制成材料产生副作用或损害。

根据不同破损档案的纸张强度状况、字迹洇褪状况采用不同的方法进行托裱。在托裱中，裱件应达到宁薄勿厚、宁软勿硬；配料颜色宁浅勿深；浆糊宁少勿多。

修裱成品应保持档案原貌，不得损害原件上任何历史痕迹，不得造成文字等信息洇褪扩散。

修裱成品应具有较高的耐折度和撕裂度，以利于延长档案寿命。

修裱成品应薄且光洁、舒展平整、质地柔软。裱件不崩裂，不变形走样，托纸与档案原件不得形成空壳。

需要装订的档案裱件，在整裁后应留有装订边，以便成卷成册装订。

【项号14】6、填写前处理情况登记表。凡经数字化前处理的档案，应填写此表，并由整理、编页、检查人员签名（盖章）。档案有重新整理编页、页面破损、缺页等情况的，应在备考表上注明。备考表中应注明文件总页数、重份文件、特殊档案和其他需要说明的情况，如照片、邮票、信封、税票、商标、实物、名人手迹等。

（三）扫描标准和要求

1、扫描方式：

【项号15】（1）扫描应按照档案标明的页号顺序进行，保证图像顺序号连续且与档案页号一对应，做到不缺页、不重页。应对档案逐页进行扫描，不可多页重叠扫描。初始扫描时，保持档案平整，对褶皱不平影响图像质量的档案，应先进行平整处理后再扫描。有粘连的档案，不能折叠当前页，允许露出与当前页相连的前后页档案。

【项号16】（2）扫描图像内容应清晰完整，包括文件上的正文、页号、有关标记等。扫描图像字迹清晰、颜色恰当，不宜过浅和过深，并且不得出现字迹笔画残缺或字迹笔画叠合而影响阅读的情况，即使档案原件存在绣斑变质、颜色过浅或深浅不一致，也应保证扫描图像可读。

【项号17】（3）应将档案纸张放置端正，减少因纠偏产生的图像失真问题。扫描的页面内容居中显示，不可出现明显偏左或偏右的现象，正文内容、页眉、页脚、反面印章、附件、手写注释等信息完整；图像内容与原件完全对应，不得出现内容残缺或将旁边页面信息扫入本页的现象。

档案扫描以白底为主。纸质偏薄的双面文字档案则以黑底扫描，避免背面影像显透，影响阅读；破损或缺角较大的档案用黑底扫描，便于辨识缺损部位。

【项号18】（4）应根据档案幅面的大小及纸张状况，选择扫描仪。一般档案、纸张状况较差（如：过薄、过软、超厚、脆化、破损）的档案，应采用平板扫描仪；纸张质量好、尺寸一致、未装订、无粘连或折角的档案可用高速扫描仪；字迹过于贴近装订边缘的档案，可用书刊扫描仪；书籍或胶装成册的档案可用零边距扫描仪。

【项号19】（5）大于A4幅面的页面，可采取双幅扫描、图像拼接的方式。对于破损严重的档案，应在案卷修复后进行数字化加工。分幅扫描时，应使各区域的大小尺寸相近，相邻幅面之间有重叠部分，重叠尺寸一般不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3，并说明分幅方法。珍贵且尺寸不规则的档案，可采用标板、标尺等标识原件大小。

★【项号20】2、扫描参数：扫描参数的选择，应保证产生的数字图像清晰、不失真，图像效果接近档案原貌，并综合考虑后期存储与利用方式等因素。采用不低于24位真彩色模式进行扫描。扫描分辨率不小于300dpi；文字偏小、密集、清晰度差的档案，可适当提高分辨率；纸质照片档案扫描分辨率不小于600dpi；需要进行仿真复制、印刷出版的档案，扫描分辨率不小于600dpi。图像文件均采用JPEG格式保存，A4幅面单个图像大小应在1MB左右。

【项号21】3、扫描加工要求：

（1）以档案案卷为单位进行数字化加工。每一卷（件）档案均逐页扫描，从卷内目录开始，至案卷末页结束。

（2）扫描时应做到不缺页、不重页、不错页。扫描形成的图像形状、内容、颜色、排列顺序等应与档案原件一致，页面整洁端正，图文清楚可读。

（3）遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

（4）档案数字化加工过程中应建立详细、规范的加工记录。登记加工案卷的页数、破损等情况，核对每份案卷的实际扫描页数与档案整理时填写的案卷页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理措施。

【项号22】4、图像命名：命名方式应以档号为基础，确保图像命名的唯一性和与对应档号的一致性。 图像存储为单页文件时，按档号与图像流水号组合的方式对图像命名；图像存储为多页文件时，按档号对图像命名。建立科学的图像存储路径，确保数据挂接的准确性。一般采用档号层级文件夹进行存储， JPEG格式保存图像时，一份文件应建立一个文件夹；OFD/PDF 格式保存图像时，一份文件合成一个 OFD/PDF 文件（命名规范见附件1）。

（四）图像处理要求

★【项号23】1、按照DA/T31-2005纸质档案数字化技术规范的要求，对数字化所产生的图像文件进行优化处理与质检，使图像清晰、完整、不得出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等现象。

（1）纠偏：以视觉上不感觉偏斜为标准，倾斜度不得超过1度（以标题所在水平线为准）；对方向不正确的图像应旋转还原，以符合阅读习惯。

（2）裁边：扫描后的图像应裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。裁边后的图像大小保持一致。

（3）去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理。对于影响图像质量的非原始性的黑线、黑点（如装订孔等）要进行修补。处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

（4）图像完整性：发现由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。

（5）排序：页号必须连续，不可以有跳页、多页、页号顺序颠倒等现象；发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。

（6）图像拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

【项号24】2、图像质量检查：

加强图像质量的检查工作，重点包括以下方面：图像色彩模式、分辨率、保存格式、压缩比率及命名符合要求情况；图像画幅数与档案页数相符情况；图像页号及排列顺序与档案原件一致性情况；漏页、重复和页号错误情况；图像完整性、清晰度、色差、彩线、褶皱、压字及失真等情况；图像纠偏、裁边、去污等情况。

★【项号25】（五）格式转换和OCR识别

扫描形成的图像转换为彩色、分辨率为300dpi、PDF格式图像。将每一份纸质档案文件扫描所得的单页JPEG或多页JPEG图像文件转换为一份多样屋PDF或OFD格式文件。印刷体、打印体纸质档案（表格除外）扫描后形成的JPEG图像，应先进行全文字符识别，转换成可以检索的双层PDF格式文件。双层PDF格式文件的上层是原始图像，下层是识别结果，保留原始版面效果，支持选择、复制和检索等功能。非印刷体纸质档案无需进行OCR识别处理，将其直接转换成PDF格式文件，以提供数字化成果应用。

（六）数据挂接（文件挂接）

【项号26】序号1-序号2

1、中标方应成立数字化质检组，负责图像质量和目录数据的检查。扫描完成后的图像数据，需要与福建公安档案信息系统（含单机版，下同）目录数据进行一一对应。其中，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录应对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。

2、汇总挂接：扫描图像文件命名、排列、组合等根据采购人的归档要求设定。所有扫描数据提交前均采用相应质检软件进行批量检测挂接和质量检测，确保目录与对应图像对应挂接的正确率达到100% 。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确。档案扫描、挂接完成后，扫描文件以卷为单位进行存储，案卷目录对应到相应图像文件所在的文件夹；卷内目录应对应到相应页数的图像文件。确保档案目录数据与档案扫描图一一对应。

【项号27】序号3-序号4

3、数据关联挂接：针对数字化加工后的档案，电子图像与所加工的电子数据进行关联，形成完整的档案实体数据。将图像文件存储到相应文件夹时，认真核查每份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件页数与档案目录数据库中的该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。

4、数据挂接：投标人须负责与采购人的福建省公安档案管理系统实现数据挂接，将条目和对应影像文件导入到档案管理信息系统。

（七）数字化成果审核验收

★【项号28】1、数字化成果审核项目包括档案实体整理装订质量、图像质量、数据完整性、图像与实体对应情况、图像与目录对应情况等方面的审查。数字化成果质量审核采取三级检查法，即数字化服务机构组织自我检查、档案保管单位总检、档案保管单位数字化领导小组抽检，分批次验收和整体验收相结合的方式，各批次验收均合格后，方可进行项目整体验收。验收过程中不合格的，应先进行整改，再验收。

（1）验收对象包括：图像数据、目录数据、数据挂接、工作文件等。根据内容的不同，采用人工或计算机自动校验的方式进行检查。

（2）图像数据验收：采用计算机自动校验的方式对图像的色彩模式、分辨率、压缩比率、格式、命名和可读性等进行100%检查，合格率应达到100%；采用人工抽检的方式对图像的完整性、排列顺序的正确性和图像质量等进行检查，抽检率不低于5%，合格率应不低于99.9%。

（3）目录数据验收：采用计算机自动检验的方式对目录著录项目的齐全性和格式的规范性进行检查，抽检率100%，合格率应达到100%；采用人工抽检的方式对目录内容的完整性、准确性等进行检查，抽检率不低于5%，合格率应达到95%以上。

（4）数据挂接验收：采用计算机自动校验的方式对数据挂接的准确性、一致性等进行100%检查，合格率应达到100%。

（5）档案装订验收：采用人工抽检的方式对装订案卷的完整性、准确性和规范进行检查。

（6）工作文件验收：采用人工检查的方式对工作文件的完整性和规范性进行100%检查，合格率应达到100%。【投标人须提供验收达标情况相关承诺】

2、验收要求

★【项号29】（1）验收标准

档案装订：检查所有档案的装订还原及新材料入卷情况，准确率达100%。

扫描质量：扫描图像文件应能与档案实体按页一一对应，漏扫率、冗余重复率，页码顺序差错率均为0%。

图像质量：图像在歪斜、裁边、去污、图像拼接等视觉效果方面的质量，完好率应在99%以上。

格式封装：图像文件的命名准确率100%。

信息著录：以文件为单位，著录准确率达100%。

条目与图像挂接：条目与图像挂接正确率100%，扫描件并案挂接准确性100%。

档案原始材料：100%不缺失。【投标人须提供验收达标情况相关承诺】

【项号30】（2）验收方式

提交验收的数据，按比例抽检，抽检的合格率为99.5%，达不到验收标准的定为不合格，并全部发回投标人重新自检。同一批次连续三次抽检不合格的，按本批次金额的2%扣取罚金，对验收中检出的错误，投标人应及时、无偿予以纠正，直至提交验收的数据达标。

【项号31】（2）机器自动验收

投标人软件系统应具备自动检测功能，自动按年度为单位进行逐页检查，质量检查的内容和范围如下：数据成品（图像、目录、文本数据信息）完整性检查；传输图像的完整性检查，是否丢包；目录数据信息准确性检查；图像挂接准确性检查。

【项号32】4、档案保管单位数字化领导小组对工作量少、周期短的数字化项目，可在终验时抽检；对工作量大、周期长的数字化项目，每两周组织一批次抽检，抽检后数据上传福建省公安档案信息系统，待数字化加工任务全部完成后，再组织终验。终验抽检率不得低于档案数字化总量10%，抽检合格率应达到98%。

【项号33】5、为方便数据审核，每条目录数据和与之对应的全文扫描件必须同时出现在一个电脑界面中，在审核系统中能够查看各级检查记录，形成excel表格台帐并打印。审核中检出的错误，数字化服务公司应及时、无偿予以纠正，直至提交验收的数据完全达标。“不合格”案卷数大于被质检案卷数的2%时，档案保管单位可将该批次档案全部退回返工。

合格率=（质检总卷（件）数-不合格总卷（件）数）/质检总卷（件）数x100%。

【项号34】6、省厅办公室将对数字化项目进行抽检审核，抽检合格率低于98%，该项目应整改合格后再终验。

（八）数字化成果备份存储和移交

【项号35】1、数字化成果备份

（1）备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。

（2）备份方式：数据备份需两种格式(JPEG格式、PDF格式及目录数据)，其中：JPEG格式、PDF格式及目录数据需在硬盘和档案级光盘（均需国产产品）上分别备份，其中PDF格式应为可全文检索的双层PDF格式。PDF格式及目录数据上传服务器，并复制一份移交市局办公室档案室存储。JPG格式分别备份在硬盘、档案级DVD光盘上各1套。数据备份后应在保管载体的装具上加贴标签，以备查找和管理。标签内容包括序号、起止档案号、条数、数据格式、数据容量、备份日期、备份制作单位等。(存储加工后档案数据的服务器及数字化加工中使用的电脑设备的存储硬盘在最终验收后移交给采购人)。

（3）备份标签：数据备份后应在保管载体的装具上加贴标签，以备查找和管理。标签内容包括序号、起止档案号、条数、数据格式、备份日期、备份制作单位等。建立备份目录台账，以便查找和管理。

（4）备份数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

【项号36】2、数字化成果移交 

（1）移交内容：包括符合本项目要求的纸质版及电子版的档案目录、原文数据、数字化工作文档等。

（2）移交要求：项目管理过程中各工作流程所形成的管理台账、报表等数字副本，中标人必须向采购人移交。

（九）档案还原装订和归还入库

【项号37】1、档案扫描完成后，按照档案保管要求，对拆分的档案采用线装法重新装订。恢复装订时要保持档案的原貌，做到卷内排列顺序不变，不漏页、错页、掉页，装订牢固、准确、美观。具体要求如下：

（1）扫描完成后，按原卷的顺序，并按要求对档案实体进行装订。

（2）缺少卷内目录或原卷内目录不准确的案卷，应重新打印卷内目录，装订时可保留原卷内目录。

（3）恢复装订时，应认真核对档案页码，核对文件排列顺序，避免出现文件颠倒、顺序错误等问题。发现错误的地方及时纠正，不能处理的上报采购人项目管理人员，装订成册的档案必须保证每页都装订成功，不得有漏装掉页情况出现。

（4）根据案卷原装订方式，靠装订边将文件整理整齐；没有足够装订位的页面，先用材质、颜色相近的纸张加边；粘连不牢的浮贴等小页面档案，可用修裱专用浆糊加固避免脱落。

（5）尽可能利用原孔装订；若需要重新打孔的，应沿装订边适当处进行操作，确保三点成线，既不漏页也不可触及档案内容。

（6）档案装订系线时要按照标准方法操作，线不可太长或太短，系线松紧适度。

（7）案卷装订成册经质检合格后，按全宗分别排序装盒并填写登记表，上交采购人项目管理人员点收入库。

【项号38】2、装订人员要求

爱护档案，自觉维护档案的完整与安全，牢固树立片纸只字都是宝的意识；不得仔细浏览档案内容，不得对外传播档案内容，员工之间不得谈论档案内容；不得在档案上涂划、擦改；严禁将明火、茶水饮料、食物等带入工作现场；严格执行档案装订工作规范，确保档案装订质量；严格遵守劳动纪律，工作时不能传播、打探与工作无关的话题；使用工具时小心谨慎，注意人身安全，避免意外伤害；自觉维持良好的工作环境，保持工作区清洁整齐，档案及装订用具摆放有序。定期打扫卫生，定期清理一次性口罩、帽子等垃圾。

【项号39】3、归还入库

（1）数字化工作完成后，所有档案均需先消毒杀虫灭菌后再入库。入库时应清点档案数量，确认无误后填写档案实体归还入库移交单，分批次归还至档案保管部门。

（2）档案保管部门应对归还档案再次进行核对，确认无误后，按照库房管理规定办理手续。

【项号40】（3）档案消毒杀虫注意事项：

必须以臭氧气体作为消毒因子，采用双循环对流技术，不使用化学添加剂即可进行杀菌消毒，并可自行还原成氧气，对纸质档案进行消毒处理，杀灭霉菌、致病菌等微生物，达到避免纸质档案霉变损坏的目的；消毒后的档案要安全运送至档案库房，并于指定位置上架完毕；

对库房进行杀虫消毒；对库房的地面、门窗、墙壁四周进行清洁（含消毒处理）；对库房的密集架四周、顶部、内外侧、存放档案层板及密集架轨道进行清洁；对库房内的空气进行雾化杀菌、杀虫；

提供具备资质的第三方出具的检测报告，检测本项目消杀采用的消毒设备达到档案消毒要求；

提供档案杀虫消毒前后霉菌菌落采集样本及杀灭效果检测报告，抽检率为万分之五。

（十）数字化档案命名规范

在档案数字化转换时，以档号作为档案内容数据的文件名，使档案目录数据与档案内容数据一一对应，不得重复。

【项号41】1、专业档案

（1）每一卷（册）档案建立一个文件夹，命名格式如下：

全宗号-归档年度-类别号-机构名称-保管期限-移交编号

全宗号-归档年度-类别号-保管期限-归档号

全宗号-类别号-案卷号-册数

（2）每一页卷内材料命名格式如下：

全宗号-归档年度-类别号-机构名称-保管期限-移交编号-页号

全宗号-归档年度-类别号-保管期限-归档号-页号

全宗号-类别号-案卷号-册数-页号

（3）每一份卷内文件命名格式如下：

全宗号-归档年度-类别号-机构名称-保管期限-移交编号-件号

全宗号-归档年度-类别号-保管期限-归档号-件号

全宗号-类别号-案卷号-册数-件号

【项号42】2、文书档案（以卷为单位）

（1）每一卷档案建立一个文件夹，命名格式如下：

全宗号-类别号-归档年度-机构名称-保管期限-移交编号

全宗号-类别号-归档年度-保管期限-归档号

全宗号-类别号-保管期限-案卷号

（2）每一页卷内材料命名格式如下：

全宗号-类别号-归档年度-机构名称-保管期限-移交编号-页号

全宗号-类别号-归档年度-保管期限-归档号-页号

全宗号-类别号-保管期限-案卷号-页号

（3）每一份卷内文件命名格式如下：

全宗号-类别号-归档年度-机构名称-保管期限-移交编号-件号

全宗号-类别号-归档年度-保管期限-归档号-件号

全宗号-类别号-保管期限-案卷号-件号

3、文书档案（以件为单位）

【项号43】（1）每一件档案建立一个文件夹或直接扫描成一个电子文件，命名格式如下：

全宗号-归档年度-机构名称-保管期限-移交编号

全宗号-归档年度-保管期限-归档号

【项号44】（2）每一页文件材料命名格式如下：

全宗号-归档年度-机构名称-保管期限-移交编号-页号

全宗号-归档年度-保管期限-归档号-页号

命名格式说明：

全宗号，由八位阿拉伯数字组成。派出所的全宗号与所属县级公安机关档案全宗号一致。

类别号，按照档案类别填写代码。

归档年度，由四位阿拉伯数字组成。

机构名称，机构用数字表示，设3位（如001）。

保管期限，永久、长期、短期分别用字母Y、C、D表示，30年、10年分别用数字2、3表示。

移交编号，设4位（如0001）。

归档号，设4位（如0001）。

案卷号，设4位（如0001）。

册数，设3位（如001）。

页号，设3位（如001，其中目录页为M1、M2，案情说明表为A，人员名单为R1、R2）。

件号，设3位（如001）。

例1：档号为2007-Z5-机场公安局-2-0006的专业档案

文件夹命名：43510000-2007-Z5-021（机场公安局）-2-0006

每页图像命名：43510000-2007-Z5-021-2-0006-001（页号）

人员名单页命名：43510000-2007-Z5-021-2-0006-R1

卷内文件命名：43510000-2007-Z5-021-2-0006-001（件号）

例2：档号为2005-办公室-2-0005的文书档案

文件夹或电子文件命名：43510000-2005-003（办公室）-2-0005

每页图像命名：43510000-2005-003-2-0005-001

其他类别档案的电子文件命名方式可参照上述方法进行。数字化档案命名规范需以福建省公安厅、福州市公安局的命名规范为准，命名规范如有变动，中标人必须无条件更改，并不得加收任何费用。

▲ 【项号45】(十一)实施人员要求

1.投标人的实施团队需组建40人及以上团队，其中至少10人工作人员需要有档案数字化项目经验并且具有档案数字化项目经验。

2.中标人在项目实施过程中需要提供一支品行端正、经验丰富、人员稳定、保密意识强的团队，团队成员需包含项目经理、现场负责人、项目成果挂接人员及项目实施人员，至少一人一岗，不得兼任。其中项目经理应具备相应的管理能力和3年及以上档案数字化项目行业工作经验，熟悉档案信息化加工系统的操作应用，熟悉福建省公安厅、福州市公安局档案数字化加工规范，需提供详细的团队名单及个人简历供采购人审核。

3.为保证项目系统的正常运转，中标人在整个项目运行期间，必须指派1名项目经理长期驻场，同时指定至少10人具有项目经验的骨干人员（具有档案数字化加工服务类项目参与经验2年及以上的）参与本项目的实施，确保工作人员具有良好的组织纪律性，中途不得随意更换工作人员，如特殊情况需更换工作人员，需经过采购人同意，且整个项目期间更换工作人员比例不得高于20％。

4.中标人参与本合同包的所有工作人员均为中华人民共和国境内公民，需与中标人签订正式劳动合同并经劳动主管部门鉴证，需提供无犯罪证明材料。

(十二)安全保密要求

中标人应有完善的保密制度，严格遵守国家相关的保密法律规定，遵守《保密协议》和采购人的有关规定（另行签订）。档案扫描工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法行为或违反相关规定，将依法或依据约定追究相应的责任。中标人应做到：

▲【项号46】1.中标人参与本合同包的所有工作人员应在上岗前一定要进行保密培训，上岗后定期开展保密培训，签署保密协议书，明确保密职责与违法责任，严防泄密现象发生。

▲【项号47】序号2-序号13

2.中标人参与本合同包的所有工作人员必须通过采购人的审核，并登记备案。中标人必须向采购人提供以下资料：《数字化处理工作人员登记表》（每人一式一份，工作人员身份证复印件（每人一式一份）。

3.项目实施过程中，中标人如需更换、增加工作人员，必须提前一周向采购人提供拟加入人员的资料，取得对方签字同意后方可更换或者增加人手。对离开本合同包实施岗位的人员，中标人需在人员离岗后一周内，在采购人保存的相关工作人员的备案表格中标注离岗日期。　　

4.中标人的工作人员严禁携带手机、相机、摄像机、笔记本电脑、各类移动存储介质（含U盘、软盘、硬盘、刻录光盘、手机、MP3、MP4等）等个人信息设备和手包、提包、报刊、纸张等其他与工作无关的私人物品带入档案数字化处理工作场所。严禁将场所内的任何物品带离场所。

5.用于档案数字化的信息设备的输入、输出接口应进行管控，使接口处于封闭状态，中标人的工作人员不得擅自启封使用。

6.未经采购人批准，中标人不得以任何形式复制离线的档案图像和档案目录数据。

7.中标人工作人员剔除同一案卷内的重复文件必须经采购人有关人员审核同意方可实施。

8.数字化处理工作室内的废纸必须集中放置，中标人每星期清理废纸不能超过一次，清理时要有专人对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作室。

9.中标人工作人员不得以任何方式非法向外人泄露档案所涉及的工作信息，否则按国家有关规定处理，情节严重的要承担相应的刑事责任。

10.中标人及其所有工作人员必须向采购人提供书面保密承诺。

11.扫描加工场地的安全及保密措施，具备保密设施，保证档案原件的安全和保密。在工作平台上建立监管系统，监控探头覆盖需无死角，实时监控工作人员的操作过程，统一记录保存。

12.分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在采购人现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

13.不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备，具备拍照功能的手机、平板等电子设备不得带入现场，确因工作需要使用的，必须报采购人备案审核通过后方可带入，一旦发现违规现象，该设备必须留存于采购人处，中标人须按照合同承担相应责任。

三、商务要求（以“★”标示的内容为不允许负偏离的实质性要求）

采购包1：

序号	参数性质	类型	要求
1	★	交货时间	合同签订后 120天内交货。交付时间说明如下： 第1期（2024年12月31前）：完成项目总量的60%，并验收挂接档案系统； 第2期（合同签订后120天内）：完成项目总量的100%，并验收挂接档案系统。
2	★	交货地点	福清市公安局
3	★	交货条件	中标人须在合同签订后5个日历日内进场开工，进场开工后 120天内完成并经验收合格。
4	★	是否邀请投标人验收	不邀请投标人验收
5	★	履约验收方式	1、期次1，说明：1、中标人完成项目进度60%后，由中标人发起验收申请，采购人按验收标准及要求验收。 2、期次2，说明：中标人完成项目进度100%后，由中标人发起项目整体验收申请，采购人按验收标准及要求验收。
6	★	合同支付方式	1、合同支付方式具体详见下文“8、其他”，达到付款条件起30日内，支付合同总金额的100.00%
7	★	履约保证金	缴纳, 本采购包履约保证金为合同金额的5.0% 说明：中标人在签订采购合同前，中标人应向采购人缴纳金额为成交金额5%的履约保证金。该履约保证金于验收合格后，完成合同约定所有事项且中标人无违约的前提下一次性无息退还。履约保证金缴交方式：公对公转账、支票、汇票、本票、保函等非现金形式。
8	★	其他	本项目商务要求中合同支付方式的表述为招标文件固定表述。本项目合同支付方式为经采购人验收后，中标人于次月提交该批次《项目完成数量结算单》及发票等材料，采购人在接到中标人发票等材料后的30个工作日内对工作量进行确认并支付合同金额的60%，120天项目完成，经采购人整体验收后，中标人于次月提交该批次的《项目完成数量结算单》及发票等材料，采购人在接到中标人《项目完成数量结算单》后的30个工作日内对工作量进行确认并支付余下的合同款。