第二章  招标需求

一、采购项目名称：湖州市公安局南浔区分局档案数字化加工（二期）采购项目

二、采购单位：湖州市公安局南浔区分局

三、招标需求

依照安全第一、确保质量，集中管理、集中加工的原则，对采购人档案室库藏档案进行数字化加工，建立全文图像数据库，以档案数据和档案影像资料信息全方位利用为目的，以数据库为管理手段，以扫描纸质档案图像和电子数据档案为管理对象，以硬、磁盘阵列为存储介质，利用先进的计算机网络技术、信息处理技术、影像处理技术、OCR识别技术、数据备份技术、压缩存储技术，创建符合现代档案管理发展方向的南浔公安档案工作体系，全面提高采购人档案管理水平。现对湖州市公安局南浔区分局数字档案室建设标准提出如下要求：

（一）档案室建设范围

包括档案室库藏永久、长期、30年保管的文书档案、公安专业（业务）、户籍档案、声像档案档案数字化加工，总量约为90万页，75万条（结算时均以实际加工量为准）。

（二）档案前期整理

  1、在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，进行相应修改，并根据档案的实际情况，对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

2、档案整理工作由加工方的数字化加工管理软件辅助管理控制，通过计算机辅助整理直接形成采购人的案卷、文件、编研等目录数据库、统计台帐。

3、目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等有关要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，并要求将目录全部重新摘录出来，对户籍档案和法律文书存根要求做到一人一条目录。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由湖州市公安局南浔区分局工作人员进行审核。

4、拆除装订

不去除装订物而影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

5、对折皱不平影响扫描质量的原件先进行相应处理（压平或熨平等），确保较薄纸张（如信纸、便笺纸）、破损纸张、底灰较深（如草浆纸、油印纸）、字迹较浅（如铅笔字迹）等纸张质地状况较差的档案扫描图像清晰，破损纸张需要进行修裱。

6、档案前处理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。

（三）档案扫描

1、扫描影像的顺序与纸质档案的档号、目录、文件顺序排列一致。

2、扫描影像要保持字迹清晰、不失真、不留文字版面外的暗影、无干扰信息。

3、为确保档案原件在扫描过程中不造成二次损伤，纸质档案一律采用平板扫描仪进行数字化加工。

4、扫描模式一律采用彩色模式进行。扫描方式为全扫，不挑扫。

5、扫描分辨率（纸质档案扫描影像文件：300DPI，照片黑白影像文件：400DPI，照片彩色影像文件：600DPI，底片影像文件：4000DPI）。

6、扫描的存储格式：

①纸质档案扫描影像文件存储格式为JPEG格式影像文件，75%压缩比。该存储格式为过渡格式，用于后期制作PDF格式文件。

②照片档案及特殊档案扫描存储格式为JPEG图像文件，不压缩。

7、影像文件命名：

①单页文件根据对应的档号对扫描的影像文件进行命名。

②多页文件用对应的档号建立相应的文件夹，按页码顺序对影像文件命名。

扫描工艺：

根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪及相关配套专业软件，供应商需详细阐述提供对以下9种不同纸张档案扫描所采取的处理工艺：

>普通纸张

>较薄易碎纸张（如信纸、便笺纸）

>字迹较浅或模糊（如铅笔字）的纸张

>脏乱、字型弯曲、版面较偏的纸张

>领导签名稿

>底灰较深的纸张（如草浆纸、油印纸）

>不规则纸张

>不拆卷档案

>彩色页

应根据纸张质地、底色、薄厚程度等因素，设置最佳的扫描明暗度、对比度设置，保证原始扫描图像效果与原件吻合。根据档案幅面的大小和纸张状况，选择相应扫描仪。其中大幅面档案可采用大幅面工程扫描仪，也可以采用小幅面扫描后进行图像拼接处理，A3幅面的档案不允许使用拼接的方法制作。同页有两个以上文件，需分别扫描后再进行合页。遇有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开之原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。

为保护档案原件，扫描使用平板扫描仪扫描；对卷内成册材料不宜拆卷的，必须使用不拆卷扫描仪扫描。

（四）影像处理

针对电子图像数据，影像处理软件可对扫描生成的电子图像做批量/手动的旋转、纠斜、剪边、拆分、合并、去躁等处理，还具有局部加粗、减淡、套红、弯曲校正、图像批量加盖水印、不同图像格式文件的转换、文字及影像的反转等功能，保证电子图像居中、清晰、端正。此外，影像处理软件需具有以下的功能：

1、纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于2度。

2、去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

3、图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，图像拼接后应与档案原件核实，图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息，确保拼接无误，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

4、裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除版面外多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

5、图像深浅不一时，采用平衡功能，调整图像深浅一致。

图像数据质量检验采用专业质检软件，对扫描后电子目录和图像进行逐页质检校正、统计管理和生成返扫工作任务单，图像自检时应确保图像质量情况完好率和图像文件的命名100%正确。

（五）全文OCR识别

1、对原始档案中印刷体的正式文件图像和扫描后形成的JPEG影像文件进行全文OCR汉字识别，能形成规范的TXT文本文件，并将TXT文本与原始图像进行初步校对、排版，保证TXT文本没有乱码，与原始图像保持一致。TXT文本保存不删除。

2、OCR识别软件由供应商提供，要求能精确的识别汉字、英文等图像格式，识别正确率要达到95%以上。

3、不能通过OCR识别的印刷体文件或手写体的文件，应将其扫描后形成的JPEG格式影像文件制作成PDF格式文件，以提供利用。

（六）格式转换

1、经过OCR识别后的JPEG图像，需经过去污、纠偏等技术处理转换生成可以检索的双层PDF文件提供利用。

2、双层PDF文件的上层是原始图像，下层是识别结果，要求可以100%保留原始版面效果，并且支持选择、复制和检索等功能，为将来提供全文检索服务打好基础。

①JPEG格式影像文件直接转换为PDF格式文件。

②多页JPEG格式影像文件将其合成后转换为PDF格式文件。

③转换后的影像文件与纸质档案顺序一致。

（七）目录建库及著录

1、目录建库应选择通用的数据格式，所选定的数据格式应能通过XML文档进行数据交换。

2、按照国家档案局《档案著录规则》(DA/T18-1999)、《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》、公安部《公安档案信息数据交换格式》（GA/T749-2008）和浙江公安档案管理系统的目录数据著录标准与规范进行著录（案卷级、文件级、人物卡、案件卡），建立档案目录数据库，并按照要求进行两录一校人工著录，并最终形成全引目录、案卷目录和卷内文件目录。

3、条目录入：案卷级条目、文件级条目由中标公司进行录入、著录、修改。具体标准按照湖州市公安局南浔区分局要求进行。条目数据著入后将EXCEL表通过专用工具转换为符合《系统》数据规范要求的格式文件，批量导入《系统》。

4、目录数据在图像外单独存储，数据能导出DBF、EXCEL和TXT格式进行保存。

5、采用人工校对和软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。档号、姓名、性别、别名、出生日期的正确率要求100%，其他98%。

（八）数据备份

1、备份范围

需要扫描的所有资料元数据必须在扫描的同时，实时备份。

为保证数据安全，扫描加工中供应商应采用实时备份软件，对扫描过程中的数据自动随时进行多方备份，不会造成因一些后期不可知因素导致扫描原数据丢失后，需要向用户方重新领卷扫描而最终导致影响工期的后果。

扫描加工后的电子文件需要提交硬盘存储做备份之用。

2、备份形式：硬盘备份

采用脱机备份方式将所有数据以PDF格式文件和JPEG格式图像文件备份4套（以移动硬盘形式，备份硬盘及外接设备由供应商提供），其中，一套用于日常工作中查询使用，一套存放于档案库房备份，一套向地方档案局备份，一套交省厅后统一异地备份。

硬盘须采用希捷、西部数据等主流品牌的大容量硬盘，备份数据要确保打开、信息完整、文件数量准确。

为确保备份硬盘的正常、有效使用，应定时（一般为30天）进行通电、检查。

（九）数据挂接

1、对扫描完成后制作成PDF格式的文件，需与目录数据进行一一对应后挂接到《浙江公安档案信息管理系统》中。其中，扫描文件以卷（件）为单位进行存储，案卷目录要对应到文件所在的文件夹，卷内文件目录则对应到相应页数的PDF格式文件。

2、供应商自带批量挂接软件，负责与《浙江公安档案信息管理系统》中的档案采集模块实现逐条和批量挂接，对与目录对应的PDF格式文件挂接到《浙江公安档案信息管理系统》中，挂接正确率应达100%。JPEG图像文件（照片档案和特殊档案扫描存储格式文件）挂接方法同上。

3、经过OCR识别后制作成双层PDF格式的文件挂接到《浙江公安档案信息管理系统》后，要通过独立的全文检索工具在《浙江公安档案信息管理系统》中建立索引库，确保在《浙江公安档案信息管理系统》中实现全文检索功能。

（十）数据验收

对已完成数字化转换的所有数据，加工方需对图像数据信息完整性、目录数据准确性、图像挂接准确性进行检查，经自检和监管部门检验合格后，才能递交湖州市公安局南浔区分局审核、验收、移交。

1、以抽检方式进行数据验收，抽检比率在10%-20%之间，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到98%以上（含98%）予以验收通过，并填写纸质档案数字化验收登记表，做好验收记录。抽检合格率在98%以下，提交验收数据全部发回全面自检，直至达到验收要求。

2、验收内容应依据相关业务标准与规范，结合湖州市公安局南浔区分局实际，进行档案数字化扫描、著录、校对和修改内容的验收。

3、验收“通过”的结论，必须经项目负责人审查、签字，并提交湖州市公安局南浔区分局审核确认后方有效。

4、移交电子档案扫描数据必须经采购方验收合格后进行。移交数据除提供原始扫描的JPG格式数据外，应同时提供一份相对应的转换成文件级的PDF格式数据。

二、质量要求

总体质量要求：纸质档案扫描影像与档案原件一致，做到扫描页面清晰、整洁；档案数字化成果必须与《浙江公安档案信息管理系统》挂接，且符合全文检索要求的数字化成果能在《浙江公安档案信息管理系统》中实现全文检索应用：

（一）目录数据、图像、档案实体归还要求

采用软件系统（检测软件由加工方提供），用自动核对和人工核对的方式以年度为单位进行逐页检查，包括图像数据信息完整性检查、目录数据准确性检查、图像挂接准确性检查等。自检达到采购人的数据质量标准后，才能提交采购人验收。供应商需在投标材料中详细说明拟采用的质检方案。如果加工公司违反本文件中有关质量要求相关规定的，则退回全部返工。

目录数据要求：档号、姓名、性别、别名、出生日期的合格率要求达到100％,其他项目抽查合格率要求达到98％以上(含98％)。合格率＝抽查合格文件数/抽查文件总数×100％。

图像数据要求：图像应符合本规范中所规定的分辨率、文件格式及色彩模式。图像文件的命名必须与条目档号相一致，一致率要100％；扫描图像完整性要求100％正确，完整性包括不准缺页、漏页。图像的倾斜度、清晰度、整洁度等技术指标，要求抽查合格率达到98％（含98％）。合格率＝抽查合格文件数/抽查文件总数×100％。

档案实体归还要求：档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。具体装订要求如下：

（1）保持档案原貌，对扫描后的档案进行装订。

（2）档案装订以卷为单位的必须采用专业装订线进行装订；如原始档案中发现金属装订物，应予以剔除。

（3）档案装订应按照档案原有的装订方向进行，不可更换装订的位置（如：改右装订为左装订），应尽可能地按照原来的装订孔位进行装订，尽量不要打新孔装订，力求保护原件。

（4）在数据验收合格后，应对需要归还的档案实体和资料进行自检，必须对档案实体和资料进行逐卷清点，按数量、状况和顺序等进行检查，要求档案原始材料100%不缺失。如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应追究法律责任；顺序错误、卷内文件颠倒等情况，必须重新进行处理。

（5）归还实体档案时应提供扫描加工工作流程情况说明，并随同实体档案一起交接。同时应配合采购人指定的专人一起做好实体档案的清点交接工作，并做好移交记录。

（二）时间和安全要求

1、项目建设时间：本项目要求自合同签订之日起至2019年11月30日前完成档案数字化加工的实施工作并验收及正式上网应用。档案数字化建设项目的程序要按采购人要求的顺序进行。

2、安全要求：严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密守则》、湖州市公安局南浔区分局的保密规定及相关规章制度。档案扫描工作必须在采购人指定的场所内进行。施工单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。中标人应与采购人签订保密协议，同时应做到：

（1）与供应商签订《档案数字化加工项目合同书》、《保密协议》等。供应商其工作人员需经过严格考核，进行保密和防火安全教育，负责对所有参加本项目的工作人员进行审查并签订保密责任书，相关资料送采购人备案。

强化人员管理，所有人员持证上岗，并填写个人简历（附身份证复印件）交采购人审核保存，如有人员变动，应及时通知采购人。

（2）扫描加工场地具备保密设施，保证档案原件的安全和保密，确保扫描过程中的档案安全，需由采购人安装监控设备对扫描全过程进行监控并刻盘，出入口设置指纹锁，所有工作人员持证上岗。

（3）建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为，每日工作结束后应将所有涉及公安局资料的数据或加工文档交还保管。项目结束后，所有留在计算机（或扫描仪）上的数据必须在采购人技术人员的现场监督下做彻底清除，加工过程使用过的存储硬盘均应交采购人保存。

（4）加工地点内严禁吸烟；工作期间严禁会客。

（5）工作人员统一穿着无兜的工作服进入加工场地，衣服外套、手机和包等随身物品统一放在指定的位置，不准带入工作现场。

（6）在工作现场内，不该说的不说、不该问的不问、不该看的不看、不大声喧哗；工作过程中产生的碎纸、废盘等工作垃圾不得自行处理，必须交由采购人工作人员统一销毁；正常情况下，加工每一页档案资料在操作人员手中停留时间不能过长，不得无故查看、记录和相互议论档案内容。

（7）不同的工序之间要采取措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，供应商不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于供应商过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，供应商承担一切责任。

（8）分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在招标人工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

（9）不得携带非用户单位提供的办公文具，不得携带移动通讯设备、移动硬盘、U盘、MP3及其他移动存储介质等。

（10）工作人员暂时外出（如吃饭）时，均应将加工场地及时锁门。

（11）每位工作人员必须填写每天的工作记录（时间、内容、数量等），作为保密工作检查的依据。

（12）加工过程安全要求：

①对服务器的操作有安全监管措施，扫描现场的计算机及其它设备不能以任何方式连接广域网、局域网，所有设备外壳均接地屏蔽，严防数据丢失。扫描现场的计算机及其它设备必须由加工企业提供国家安全保密部门的上门安全检测报告或提供相应的检测报告。

②在备份数据的计算机上设置密码，防止数据泄密；每位计算机操作员设置独立的开机密码。

③USB端口封闭使用。采用加密手段，文档脱离系统授权环境不能正常打开，必须通过USBKEV等合法授权方式才能打开。

④各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；文件上传日志；网络访问日志等。

⑤按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。

（三）遵循以下实施标准

1、管理性标准规范

（1）《中华人民共和国保守国家秘密法》；

（2）《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》；

（3）《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)；

（4）《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)；

（5）《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)；

2、业务性、技术性标准规范

（1）《中华人民共和国档案法》；

（2）《文书档案案卷格式》(GB9705—88)；

（3）《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002) ；

（4）《档案交接文据格式》(GB／T1 3968—92) ；

（5）《中央档案馆档案接收标准》；

（6）《国家行政机关公文格式》(CB／T 9704—1999) ；

（7）《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31—2005)；

（8）《照片档案管理规范》(CB／T 11821—2002) ；

（9）《中国档案机读目录格式》(CB／T 2016 3-2006) ；

（10）《档案著录规则》(DA／T 18—1999) ；

（11）《浙江省省直单位档案室电子目录数据库结构与交换格式》；

（12）公安部《公安档案信息数据交换格式》（GA/T749-2008）；

（13）《浙江省公安档案数字化技术规范》。

四、售后服务

1、提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。

2、投标方技术人员提供现场免费安装、培训、调试。

3、售后服务期限：项目验收交付使用后提供壹年免费质量保证及售后服务，并在壹年期满后提供有偿服务的技术支持方案。

4、售后服务方式及响应时间：采用现场维护方式，中标供应商接到用户电话后2小时内响应，8小时内上门服务 ，7*24小时电话支持，以保证数据的安全运行。

5、售后服务问题解决时间：一般问题在4小时内解决，严重问题及时提出用户方可接受的解决方案和服务承诺。

6、保修期内对故障硬盘提供免费补充备份服务。

7、售后服务外的服务承诺：长期给予电话、电子邮件等技术支持。

8、列出其他售后服务承诺内容。

五、其他要求

1、档案数字化加工地点在湖州市公安局南浔区分局，采购人提供场地、监控、门禁系统、桌椅、档案架、休息室衣柜、办公文具。数字化加工所需的所有设备和加工软件，均由中标人提供。因保密需要，加工完成后，中标人的所有电脑硬盘由采购人无偿回收销毁。

2、双方各指定专人做好档案的清点交接工作，《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。

3、要求中标人在签订合同时成立项目组，指定专人负责该项目，其中项目经理需具有三年及以上纸质档案数字化加工经验，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

4、原则上要求中标人在合同签订后15个工作日内将有关扫描设备、人力配置等总体配备完毕，采购人要求延期进场除外。

5、供应商在投标时要特别强调所承诺的服务内容，其中包括：免费服务后的服务方式和费用、服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

6、项目完成后，供应商免费提供数字化加工软件，包括档案实时备份软件、影像处理软件、OCR识别软件、双层PDF转换软件、挂接软件等一系列软件。

7、在投标报价外，不再增加任何其他费用。

8、供应商自行解决就餐场所及住宿问题。

9、供应商应按采购人的工作时间，开展项目加工。

10、供应商员工若发生事故等，一切责任由供应商单位负责。

11、页数计算方法为：

纸张小于等于A4幅面的，每一张计为一页，纸张大于A4幅面的，按实际大小折算为A4幅面。档案里1页中有很多张鱼鳞状小纸片的，如果多张鱼鳞状小纸片之间无文字遮挡或虽有遮挡但不影响理解使用的则按1页计算；如果纸张之间因重叠引起文字遮挡，影响使用的，则需分开扫锚，分页计算。每张小纸片均需分开录入，对应挂接。