磋 商 需 求

一、项目概述

为提高湖州市自然资源档案管理水平，实现档案查阅利用的高效、便捷，对档案整理及数字化扫描加工是数字化档案管理系统建设的重要内容，现计划将纸质档案进行整理及数字化扫描加工主要包含1990年-2015年房产档案7万件，并按要求导入湖州市自然资源和规划局南浔分局数字档案系统和不动产登记系统及杰思科档案管理系统，协助做好档案资料（含数字化资料）移交市档案馆工作，实现数字化档案的实时查询利用。

二、项目工作内容

1、档案分永久保管档案。永久保管档案包括综合文书类、自然资源业务类（主要为不动产登记产权类）；长期保管档案主要包括不动产登记抵押权登记类和不动产登记预告登记类；电子化档案主要包括“网上办”“掌上办”等已有影像的档案。纸质文档以A4幅面为主，数量以A4计算，A3折算为2张A4结算，以此类推，最终结算数量以实际发生数为准。

2、项目主要工作包括档案接收、档案整理、档案拆分、档案装订、打印封面及卷内目录、敲页码章、档案扫描、影像处理及挂接、著录标引、档案质检、装卷盖章、装盒、上架入库（其中长期保管档案和电子化档案不需编码及装订）。

3、服务期限：1年

三、项目进度要求：

新增档案从接收到上架入库所有工作需10个工作日完成。

四、费用支付标准

序号	项目内容	最高限价	备注	采购预算
1	1990年-2015年房屋产权档案数字化整理	0.45元/页（A4纸）	档案整理、装订、扫描、 入库、装盒、上架服务	70万元
服务期限：1年，数量按实际发生数量结算。

注：最终数量按实际发生数量结算

五、项目总体要求

1、成交供应商在采购人单位（或指定场所）实施各项工作，档案的整理需达到采购人档案管理要求。

2、采购人免费提供场地、桌椅、水电、粘贴纸、装订线、目录纸、卷皮、专用档案袋，其他档案整理装订所需材料及设备设施、电脑耗材等由成交供应商自备。

3、采购人不提供档案扫描挂接所需的任何相应设备和数字化加工软件，所有扫描加工的硬件、软件设备均由成交供应商提供。

4、要求项目实施负责人常驻采购人单位，加工期间项目组负责人不得随意更换，若确需更换须先征得采购人同意，工作人员应相对固定，项目组人员年更换频率不高于30%。

5、要求成交供应商配有档案扫描工作流程管理系统，加强全过程管理。

6、严格遵守《保密守则》及采购人的有关规定，成交供应商应与采购人签订保密协议。档案扫描工作必须在采购人指定的场所内进行，确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。

▲7、人员进场后未经采购人单位同意不得擅自撤离，必须足额配备与工作任务相匹配的工作人员，常驻工作人员不得少于8人。

六、档案整理及数字化加工质量要求

1、档案整理及数字化扫描前处理

对不动产档案进行整理、敲页码、打印封面、卷内目录、备考表、打孔和装订等，资料的排序应符合采购人的要求；对库房中已经装订成卷的其他档案在扫描前进行相应的处理工作，登记原有档案的相关信息。

2、确定装订及扫描范围

对新增档案区分永久保管档案、长期保管档案和电子化档案，分别按采购人要求进行处理。进行数字化并不是简单将纸质档案扫描，需要对纸质档案进行认真清理，针对不同类型的档案，确定不同的数字化内容和编制不同的档案号。对其他档案按采购人要求确定装订及扫描范围。

3、扫描方式

（1）根据档案幅面的大小(A4、A3、A0等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描、A3及以下页面采用A3快速平板扫描仪，任何档案幅面的大小都不允许采用高拍仪。

（2）纸张状况较差，以及过薄、过软或超厚的档案，采用平板扫描或无边距平板扫描仪方式；选择相应的扫描设备时必须保证档案不受损。

4、扫描格式

在数字化之后文件存储上我们将在充分比较其他存储格式的情况下积极考虑带索引的PDF存储方式。

5、色彩模式

（1）扫描后的影像文件以扫描后的图像清晰、完整，档案内容信息与档案原件一致为准。

（2）对页面为黑白二色且字迹清晰、不带插图的资料，可采用黑白二值模式进行扫描；对页面为黑白二色，但字迹清晰度差或带有插图的资料，以及页面为多色文字的资料，可采用灰度模式扫描；对页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的资料，可采用彩色模式进行扫描。为了满足档案局的登记备份要求，纳入档案移交范围的文书档案扫描全部采用彩色扫描。

6、扫描分辨率

（1）扫描分辨率参数大小的选择，原则上以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像的利用效果为准，在文字偏小、密集、清晰度较差等特殊情况下，可适当提高分辨率。

（2）当采用黑白二值、灰度等模式对资料进行扫描时，其分辨率应选择大于或等于200dpi；当采用彩色扫描时，分辨率采用300dpi或以上，普通文件扫描精度300dpi；针对于照片、图像等信息进行数字化时候，照片扫描分辨率不低于600dpi，照片底片扫描不低于1200dpi；对文书档案采用300dpi,并做到双层PDF扫描，进行OCR识别。

（3）扫描文档保持原档方向，保证扫描的比例尺为1：1

7、图像修正

（1)图像画幅数要与扫描交接单上保持一致，准确无误。

（2)每个画幅的前后顺序要与原纸质档案顺序保持一致，不一致时应及时进行调整。

（3)要保证画幅上的图像、文字完整，清晰可读，由于操作不当引起的扫描后图像文件不完整或无法清晰识别时应重新扫描。

（4)对不同纸质档案设置能达到最好效果的参数，尽可能使图像能清晰识别。

（5)对每个画幅进行纠偏处理，使其左右歪斜偏差小于2度。

（6)对横向排放的页面进行左右旋转90或270度处理，以符合阅读习惯。对于除文字内容外，纸张边界内有个别较大的黑点、黑线条、黑框、黑边时进行去黑处理。

8、文件命名

库藏纸质档案的每一文件都有一个与之相对应的唯一档号，该档号也是每份文件图像的文件名，应按《文书档案目录数据交换格式与著录细则》(DB35/T161-2002)中有关档号结构标准，建立每份文件的目录数据和文件名。命名标准其组成格式简单表述为：

全宗号(3位)；目录号(3位)；案卷号(4位)；文件起始页号(3位)。档号组成内容为：全宗号-目录号-案卷号

每份档案文件目录数据与其图像文件名必须建立一一对应关系，实现档案目录数据与图像文件的对接。

每一卷PDF文件的档案索引内容与纸质档案卷内目录一致。

9、图像存储

对不同数字化模式下的文件分别选择适合的存储格式，存储时压缩率的选择应以在保证扫描图像清晰可读的前提下，尽量减少存储容量为准则。

提供网络查询的扫描图像也可以存储为CEB、PDF或者其他格式。

10、数据对接

根据文件的档号将目录数据与图像文件进行对接，对接过程中应通过参看原文内容，看文件内容是否与数据所著录的内容一致，图像文件与目录数据对接要做到准确无误。目录数据著录内容与原件有偏差时，应以原件内容为准。

11、数据抽检校对

1）以抽检的方式检查已经完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件以及数据挂接的总体质量。一个全宗的档案，数据验收时抽检比率不得低于5％，数字化转换质量抽检的合格率达到99％（≥99％）予以验收通过，合格率＝抽检合格的文件数/抽检文件总数*100％。

2）电子档案质量检测系统软件

进行数据验收时要抽检一定比例的数据，需要投入大量的人力，为了保证数字化加工的质量和效率，通过电子档案质量检测系统自动检测数字化成果的可读性、DPI、总页数、是否有缺页漏页、是否有空白页、数据挂接是否完整等。

12、数据建库及数据备份

档案扫描工程经检查验收合格后，应及时建立数字档案库，并及时进行备份，可通过数据库备份、异地存储备份和刻录光盘等方式实现。刻录光盘时应注意图像信息的完整，刻录完成后要进行质量检查。质量检查的内容有图像文件能否打开，文件数是否准确，防止刻录失败。合格的光盘用只读光盘复制两份，异地保存。

13、档案还原

档案扫描工程结束后，需要将拆开的档案重新装订，在重新装订档案的时候要注意保护好档案的实体不受损害，同时还必须注意案卷内文件的数量及排列保持原貌，做到安全且无遗漏，并及时上架。

14、档案成果提交

成品数据经验收合格后，需通过光盘和硬盘提交数据成果，并按照规定的存储格式进行存储。硬盘由供应商提供，要求正规品牌的产品（确保保存质量），单个硬盘容量不得小于2TB。

15、 及时将档案数字化成果导入湖州市自然资源和规划局数字档案系统和湖州市不动产登记系统，做到有效挂接和实时利用。

16、 数字化成果管理

为保障数字化加工成果安全性，确保从数据批次生产验收到全部验收，数据保存状态一目了然，数据的真实性、完整性、可用性得到100%保障。成交供应商应加强对数字化成果的管理，需提供数据保真服务，确保数字化成果安全、完整和长期可用。

1）每一批次的数据验收通过后，应立即进行数据保真。通过数据校验，生成身份认证码。数据与身份认证码一起打包进入数据保真平台进行不断监测及保真，在数据保真过程中，数据如出现问题，将进行实时预警修复，以确保数据始终与验收后的数据是一致的。

2）项目全部结束后，业主在对数据接收入库前，对准备入库的档案电子数据再次进行数据校验，生成身份认证码，并与验收后的数据身份认证码进行比对，比对一致，进行数据挂接入库。比对不一致，进行数据追溯，查找问题，修改数据，确保数据真实性、完整性。同时，提供两套存放有经过保真的数据的移动硬盘，以确保存在两份及以上与验收后数据一致的备份数据。数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。填写纸质档案数字化备份管理登记表单。如果，比对不一致，则将电子数据退回整改。

七、档案著录数据录入

1、要求对新增档案系统中的著录信息进行重新核对、修正。如业务案卷中的主要案情项，需根据文件内容按照时间、地点、人物、事由、结果等主要情况进行提炼、总结编写，符合现行标准后，再进行条著录入的工作；

2、著录录入要求准确、完整、符合标准；

3、按照《档案著录规则》(DA/T18)等的要求，规范档案中的著录内容。包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的信息如页数顺序等，应进行修正，并对原著录进行同步修改。要严格执行湖州市自然资源和规划局档案著录和分类管理规范。

八、安全保密

严格遵守《中华人民共和国档案法》、《保密法》及湖州市自然资源和规划局南浔分局的保密规定及相关规章制度。本项目所有工作必须在湖州市自然资源和规划局南浔分局指定的场所内进行，确保加工场所的正常秩序和安全。不得损毁、丢失档案，如有违反，将依法追究法律责任。加工单位应与湖州市自然资源和规划局南浔分局签订保密协议，成交供应商应做到：

1、强化人员管理，所有人员持证上岗，并填写个人简历（附身份证复印件）交湖州市自然资源和规划局南浔分局审核保存，如有人员变动，应及时通知湖州市自然资源和规划局南浔分局。

2、建立严格的保密制度，落实相关安全措施，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制行为。与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的安全保密教育。

3、不同的工序之间要采取严格措施，杜绝泄密事故的发生。在加工过程中，成交供应商不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于成交供应商过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，成交供应商承担一切责任。

4、扫描加工场地需配备必要设施，确保档案原件和档案信息的安全和保密。

5、分批验收进行数据移交时，工作站上保存加工数据的硬盘必须拆除交湖州市自然资源和规划局南浔分局，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

6、不得在工作场所使用与工作无关的任何电子设备。

7、加工过程安全要求

（1）对服务器的操作有安全监管措施。

（2）USB端口封闭使用。

（3）各操作均有日志记录：用户登录操作日志；用户文件传输操作日志；系统管理员操作日志；刻录光盘日志；文件上传日志；网络访问日志等。

（4）按照既定规则、路径，自动备份目录数据、图像文件，并可进行数据库恢复。包括数据库增量备份、全库备份、制定时间自动备份、手动备份。

九、文字成果

1.档案整理及数字化工作实施报告。

2.档案数字化技术报告。

十、商务要求及付款条件

1.合同签订后15日内，成交供应商应配齐项目所需的人员及硬软件设备到湖州市自然资源和规划局南浔分局或指定场所开展工作。

2.本项目服务质量保证期为1年（自项目验收合格之日起计算）。

3.付款方式：

付款方式一：（1）采购人自采购合同生效及具备实施条件后15日内支付40%预付款。鉴于本项目实施的特殊性，本项目采用分阶段付款方式，每半年由采购人组织人员对档案整理及数字化成果进行检查，数量和质量审查相符确认通过后按实际发生数结算，支付金额=实际发生数×成交单价；项目最终完工后，运行三个月后，组织整个项目验收，验收通过后，再支付最后阶段的合同款。

付款方式二：（1）供应商确认，无需支付预付款。（由供应商签订合同代表手抄并签字，手写文字上加盖供应商公章）；

（2）（分阶段付款，根据采购人与供应商协商的方式确定）；

采购人应自收到供应商开具的发票后15日内将上述相关款项支付到合同约定的供应商账户。（在签订合同时，供应商明确表示无需预付款或者主动要求降低预付款比例的，采购合同可不适用前述规定）。

十一、其它事项

以上事项未尽事宜，根据《档案著录规则》（DA/T18）、《不动产登记操作规范（试行）》、《湖州市自然资源和规划局档案管理办法》、《湖州市区不动产登记档案归档规则（试行）》及其他相关行业标准的要求执行。

十二、合同续签：合同期执行期间（验收合格前），采购人对成交供应商进行季度考核，季度考核分均达到90分以上（包括90分）的成交供应商可以申请与采购人续签。经双方协商后，合同结束后可继续签订年度服务合同，考核标准参照《湖州市自然资源和规划局南浔分局档案数字化项目服务质量考核表》（见本招标文件附件）执行。续签合同的A4幅面扫描单价及续签合同金额均不得超过本次磋商结果，每次续签时限为不超过一年，且续签次数不得超过两次。

十三、如供应商为湖州市外公司，必须承诺成交后10个工作日在湖州设立分支机构，并提供联系人及详细联系方式。

十四、扶持政策说明：

1、本项目采购标的对应的中小企业划分标准所属行业为：软件和信息技术服务业。

2、依据《政府采购促进中小企业发展管理办法》（财库【2020】46号）规定享受扶持政策获得政府采购合同的，小微企业不得将合同分包给大中型企业，中型企业不得将合同分包给大型企业。

3、本办法所称中小企业，是指在中华人民共和国境内依法设立，依据国务院批准的中小企业划分标准确定的中型企业、小型企业和微型企业，但与大企业的负责人为同一人，或者与大企业存在直接控股、管理关系的除外。

4、符合中小企业划分标准的个体工商户，在政府采购活动中视同中小企业。

5、在政府采购活动中，供应商提供的货物、工程或者服务符合下列情形的，享受本办法规定的中小企业扶持政策：

1）在货物采购项目中，货物由中小企业制造，即货物由中小企业生产且使用该中小企业商号或者注册商标；

2）在工程采购项目中，工程由中小企业承建，即工程施工单位为中小企业；

3）在服务采购项目中，服务由中小企业承接，即提供服务的人员为中小企业依照《中华人民共和国劳动合同法》订立劳动合同的从业人员。

6、在货物采购项目中，供应商提供的货物既有中小企业制造货物，也有大型企业制造货物的，不享受本办法规定的中小企业扶持政策。

7、以联合体形式参加政府采购活动，联合体各方均为中小企业的，联合体视同中小企业。其中，联合体各方均为小微企业的，联合体视同小微企业。

8、监狱企业参加政府采购提供《监狱企业声明函》（见附件）及其相关的充分的证明材料的，视为小型、微型企业，享受小微企业政策扶持；监狱企业属于小型、微型企业的，不重复享受政策。

9、残疾人福利性单位参加政府采购提供《残疾人福利性单位声明函》（格式见附件），视为小型、微型企业，享受小微企业政策扶持；残疾人福利性单位属于小型、微型企业的，不重复享受政策。

10、根据《政府采购促进中小企业发展管理办法》（财库【2020】46号）第二十条规定，供应商按照该办法规定提供声明函内容不实的，属于提供虚假材料谋取中标、成交，依照《中华人民共和国政府采购法》等国家有关规定追究相应责任。适用招标投标法的政府采购工程建设项目，供应商按照该办法规定提供声明函内容不实的，属于弄虚作假骗取中标，依照《中华人民共和国招标投标法》等国家有关规定追究相应责任。