第五章 采购内容及要求

一、采购内容：

遵义市汇川区自然资源局档案规范化整理，包括历年至 2018 年 12 月 31 日的文书、会计、

业务档案共计约 2200 盒和 1544 卷，包括局机关历史存量资料、文书档案、业务档案，按照档案管理相关规范进行整理、归档，对永久及用地、法规资料进行数字化扫描存档。

二、采购预算:50 万元；

三、服务时间:合同签订后 6 个月内整理完成。

四、服务地点:遵义市汇川区自然资源局（具体由采购人指定地点）； 五、档案整理要求：

（一）需求标准及规定：

档案数字化要符合《纸质档案数字化技术规范》、《档案著录规则》、《库存档案文件及目录数字结构与数据交换格式》、《电子文件归档与管理规范》等规范标准以及《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7 号）等规定要求。

（二）项目需求及具体标准：

1、具体工作内容：条形码建库、整理、扫描、著录、案卷还原（装订）、数据转换（合成双层 PDF）、数据挂接。

2、必须制定并执行数字化安全保密制度，建立安全岗位责任制，配备专人负责安全保密工作。

3、供应商具有自有著作权的扫描加工管理软件，软件具有全套档案数字化加工流程及影像检查、数据双著录、数据合并、生产统计等全流程加工管理功能。

4、整理要求：

• 扫描前，对档案进行条码库建立，粘贴条形码，需达到可以扫码清点案卷并打印电子出库表单。
• 扫描前，对档案编页、组卷整理，拆卷并标记非扫描页整理，对不平整的档案进行平整，破损档案整理，对错误的问题进行修正（如错码、漏码等）。
• 电子档案以及纸制档案的制作整理要求以及验收标准符合国家纸质档案电子化技术规范。
• 档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件；确实需要修正的修正。

 

 

• 整理要描述档案接收档案、类别区分、抄写目录等整理规范。

5、扫描要求

• 扫描影像存储格式：TIFF格式（彩色）；对于照片及特殊档案采用彩色或灰度扫描，

JPEG 格式；扫描彩色 300dpi，逐卷逐页平板扫描，对不同纸张不同设置区分； 加工软件要有历史案卷扫描流程及新增档案即时扫描功能。

• 对同一档案编号的文件及其附件进行合并，生成一个文件，不乱序，不混档，文件以档案编号进行命名，按目录号/案卷号/档号进行存储，与目录进行挂接。

• 图片的扫描精度要求扫描后的图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果， 图像缩放 100%；
  • 对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息；
  • 电子图片的倾斜度不得超出 1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。
  • 保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。
• 成果要求：分辩率 300dpi及以上，彩色，格式：TIFF。

• 要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范； 图片命名及组成符合采购方档案管理软件要求。
  • 扫描人员需用扫码枪对档案进行选取，无需手动输入或选取案卷号，确保电子档的案卷号完全对应实体档案案卷号。

6、录入要求：

• 档案整理期间，对卷内信息逐页梳理，摘抄相关信息，扫描完成后，需要与档案实体目录数据进行一一对应。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录 100%挂接正确，并将正确的数据导入现有档案数据库中。

• 必须双人双机同时著录，同时比对。档案电子化加工软件需具备录入 A、B双库，A、

B 双库可同时比对纠错，对 A、B 库比对出现不符时有提示功能，保证条目数据正确率达 99.9% 以上。

7、数据挂接：

将完成好电子档案数据进行质检核对，无误后将电子档案挂接至采购方指定的系统。扫描影像生成双层 pdf，通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号

 

 

的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到 100％正确，实现档案的网上利用。

8、数据抽检

• 采购方以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。

• 一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于 5%。

9、验收指标

目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。

• 档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率≤1‰。
• 扫描图像：漏扫率≤0.2‰。
• 图像质量：图像质量情况完好率 9%。
• 格式封装：图像文件的命名差错率≤1‰。
• 著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率 100%，其余字段录入错误率≤5‰。
• 条目与图像挂接：挂接正确率 100%。
• 档案原始材料：100%不缺失。

10、数据备份及挂接

• 备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。
  • 备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份。
  • 数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。
• 备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。
  • 要求数字化的档案能准确的与档案信息管理系统衔接，保证系统提出的档案数据的准。

（三）服务管理要求及相关说明

 

1、招标人负责协助中标人办理档案出入库清点工作、档案情况说明；

2、招标人负责在数字化加工和整理工作的场地安装监控设备以保证档案安全。

3、档案整理要符合招标人制定的标准和国家有关技术规范要求。在档案整理检查记录册

 

 

上记录扫描处理情况（处理时间，页数，备注等）；档案整理时发现无法处理的问题档案， 应及时提交招标人相关人员进行处理。

4、各项加工服务工作必须在招标人认可的工作场所内完成，不允许将档案资料带出工作场所，工作时间原则上为周一到周五的 8:30 至 17:30，招标人在周一到周五的 8:30 至 17:30 内可为中标人提供业务咨询。

6、中标人与招标人签订合同的同时必须签订保密协议，中标人必须严格遵守档案资料的保密制度，保证档案实体和数据的安全，在向招标人提供服务的过程中，不能丢失、损毁档案，档案内部资料不能丢失或放错；对加工过程中和加工完成的档案数据，保证档案资料和档案数据不泄露。双方应对相关的技术情报和数据资料保密。

7、中标人各项服务进度和质量必须满足本项目招标的要求。在提供服务的过程中，中标人所有直接影响服务质量和进度的事由发生时应在第一时间与招标人沟通解决。否则，由此影响服务质量或进度并产生不良后果的，由中标人自行承担责任，后果严重的，招标人有权解除与中标人的合同。

8、中标人应设专人或专门的部门对此次加工服务项目进行日常的管理。要有严谨的规章制度和作业标准。要有专门质量控制环节，有专人负责质检。

9、中标人应配备专业的安全防护设施和相应制度，以保证工作人员及档案的安全。

10、严格执行实物档案的交接手续，确保实物档案安全。凡需进行扫描数字化及整理或已完成的档案均应严格登记并办好交接手续。

11、严格执行档案保密制度，保证档案数据不泄漏。工作人员严禁将档案夹带出加工场所，严禁以复制、拍照、转借、摘抄等方式泄漏档案内容。

12、加工整理场地应保持整净，须做到防火、防水、防盗、防尘、防鼠、防虫霉。严禁在档案加工整理场所内饮食和吸烟。

13、拆卷、整理、信息核对、扫描、装订等过程中，发现问题及时与用户单位沟通、解

决。

14、需要确保档案与产权等数据的正确关联，扫描件并案挂接正确。

15、应建立每日及节假日安全值班制，值班人员负责每天下班前切断电源，关闭门窗等日常安全隐患检查工作。节假日放假前，进行全面安全检查，以确保档案的安全。