采购需求

A、技术需求

1.项目概述

积极推进档案数字化进程，以用户需求为导向，以利用档案为目的，充分应用计算机软硬件功能，可以最大限度地发挥档案效能，兼顾保护档案原件的要求，更好地发挥档案信息资源的作用，为各项事业服务，现启动宁海县档案馆档案数字化加工及质检项目（第八期）。

2.需求说明

2.1 加工内容与数量

本次加工内容主要是馆藏按规定需要重新进行数字化加工的档案、按照档案法需移交进馆的档案进行数字化或者质检服务。具体估算：

序号	项目内容	数量	最高限价（单价）	最高限价（总价 ）
1	档案数字化加工（含扫描和著录）	按实际加工量结算（工期12个月）	0.65元每页	1000000元
备注： 上述档案数字化加工（含扫描和著录）的单价按A4幅面计算，A3幅面按A4幅面的170%计算，以此类推。

 

2.2加工环节与质量要求

主要工作环节包括：调档交接、档案前处理、档案扫描、图像处理、图像存储、条目著录、著录修订、后期整理装订、质量自检、档案归还等，加工过程中需要确保档案及其档案信息的安全保密。各工作环节要求如下：

1.调档交接：中标方应指定专人按照与宁海县档案馆共同制订的计划分批次对需要进行数字化加工的档案及资料进行调档，并与招标方指定的专人一起做好档案及资料的清点交接工作，并做好移交记录。

2.档案前处理：在扫描之前，必须逐卷、逐份对档案进行检查核实，根据宁海县档案馆约定的规则区分扫描件与非扫描件，并察看有无缺页、倒页、漏号、重号、错号等整理不规范现象，进行相应修改，并根据档案的实际情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要做出标识，确保档案数字化质量。

(1)目录数据准备

按照《档案著录规则》(DA/T18)等有关要求，根据档案实体准确、合理分界档案卷内目录，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求等，并要求将目录全部重新摘录出来。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行相应处理，并注明具体原因和处理方法，必要时由招标人进行审核。

(2)拆除装订

在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物。拆除装订物时应注意保护档案不受损害。

(3)区分扫描件和非扫描件

按要求把同一案卷（卷、件）中的扫描件和非扫描件区分开，不扫描的档案应与扫描档案一同著录案卷目录和卷内文件目录，并做出相应标识，保持在档案中的原有位置，同扫描档案一同编号、排序。

(4)档案前处理登记

制作并填写纸质档案数字化加工过程交接登记表单，详细记录档案前处理后每份文件的起始页号和页数等情况。

3.档案扫描：

(1)扫描方式

根据档案幅面的大小(A4、A3等)选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。主要采用平板扫描方式。

(2)扫描色彩模式

扫描模式采用彩色模式进行扫描。

(3)扫描分辨率

扫描分辨率要求300dpi，影像保存格式为JPG格式和双层PDF格式各一套。特殊情况下，如文字偏小、密集、清晰度较差等，可适当提高分辨率。

(4)扫描登记

认真填写加工流水表单，登记扫描的页数，核对每份文件的实际扫描页数与档案前处理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。并提交宁海县档案馆审核同意后，进行处理。

4.图像处理：

（1）纠偏

对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，图像偏度不得大于1度，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。图像拼接处信息要完整，不能缺少任何信息。

(2)去污

对图像页面中出现的影响图像质量的杂质如黑点、黑线、黑框、黑边等要进行去污处理。处理过程中要遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

(3)图像拼接

对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，要进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。

(4)裁边处理

采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。裁边处理，应在距页边最外延至少2-3毫米处裁剪图像。

5.图像存储

(1)存储格式

要求采用JPEG格式存储保存，纸质形成的一个或多个JPEG文件经OCR识别后再形成对应的单页或多页双层PDF文件，OCR识别率符合有关标准和宁海县档案馆要求，如扫描档案主要内容为手写，则只需形成对应的单页或多页单层PDF文件，PDF的文件名和档案文件的档号一一对应，为挂接利用提供准备。

 (2)图像文件的命名

以目录数据库内该文件档号对应扫描图像建立文件夹，并对文件夹内图像文件进行命名。

每份档案文件与其图像文件通过档号加序号和图像文件名的一致性，建立起一一对应关系，为实现档案目录数据与图像文件的对接提供条件。符合宁海县档案馆资源管理系统挂接规则。

6.条目著录

对档案目录数据进行著录，做到在录入数据的同时做好校对工作，并按照招标方的要求进行各类案卷目录和卷内文件目录的排版、打印，建立档案目录数据库。著录的错误率应小于5%（含5%）。

7.著录修订

对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。合格率达到95%以上（含95%）

8.后期整理装订

在完成扫描后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，要保持档案的排列顺序不变，不得漏页、错页，不压字，装订牢固、不掉页，做到安全、准确、无遗漏。备考表要有重新整理相关情况的表述。

9.质量自检：加工单位必须建立严格的质量检测体系，对加工的数据进行自检，自检达到数据质量标准的，才能递交招标人验收。

10.档案归还

应对需要归还的档案实体进行自检，必须对档案实体进行逐卷清点，按数量、状况、与顺序等进行检查，如发现丢失、损坏、圈划或涂改等应申报宁海县档案馆进行处理；顺序错误、卷间文件颠倒等情况，要求重新进行处理，合格率要求100%。

11.数据备份

(1)备份范围

经验收合格的完整数据应及时进行备份。

(2)备份方式

为保证数据安全，扫描加工后的电脑硬盘交甲方保管，且扫描加工后的电子文件需要提交一份光盘存储和一份移动硬盘做备份之用，对光盘质量标准如下：

光盘选择档案级的一次性刻录光盘；

光盘片数据分别刻录为JPG和双层PDF格式，并刻录相应的软件和说明。

同一件（卷）实体，不跨越二片DVD片号(如：同一件（卷）档案页数需在同一DVD片内)。

档案影像文件存于符合标准的单片包装光盘片，并存放在单片光盘盒中，提供光盘内容说明，包括刻录时间、编号、种类、条形码、套别和文件类型等。

光盘表面标示光盘片编号，单片包装盒上注明光盘内目录索引信息。归档光盘的标签面应为书写型油墨印刷或可打印油墨。

在光盘片刻录完成后，与影像档案进行比对一次，以确保档案资料无遗漏及正确性。

光盘刻录人员对于所有光盘片序号进行管理与记录。

(3)数据检验

备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。

(4)备份标签

数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。

(5)备份登记

填写数字化备份管理登记表单。

12.数字化成果管理

应加强对数字化成果的管理，确保其安全、完整和长期可用。

2.3 验收要求

1.加工单位数据自检合格后，递交招标人验收。数据验收以全宗为单位，同一全宗档案数量多的可以按分类号或目录号为单位。首批以一个全宗的分类号或目录号为单位，分批由加工单位自检合格后提交。

2.招标人对加工单位目录与图像挂接完毕的数据进行验收。数据验收以抽检方式进行，抽检比例为10%-20%，要求档号、控制符、数据挂接准确率达到100%,其他项目合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过，并填写《纸质档案数字化验收登记表》，做好验收记录。抽检合格率在95%以下，提交验收数据全部发回加工单位全面自检，直至达到验收要求。

3.档案实体验收必须逐卷清点，按档案数量、文件状况、卷内文件页数与顺序、装订要求等进行检查，如发现档案丢失、损坏、圈划或涂改等将追究法律责任；顺序错误、装订不符要求、卷间文件颠倒等作为差错，合格率达到95%以上（含95%）予以验收通过。

4.数据验收合格后，加工单位需刻录档案级DVD光盘一份移动硬盘一份移交给招标人并且保证能够与宁海县档案馆现有的档案管理系统进行全文自动按规则挂接，进入系统中管理。

2.4 时间要求

按照宁海县档案馆的要求进行实施纸质档案扫描加工或质检服务，且本次招标的内容要求在合同签订后的    年   月   日之前完成。

2.5 安全要求

严格遵守《保密守则》及招标人的有关规定。档案扫描工作必须在招标人指定的场所内进行。施工单位需确保场所正常秩序和安全。不得遗失、损坏档案，如有违法者，将追究法律责任。施工单位应做到：

1.强化人员管理，所有人员持证上岗，并将审核好的工作人员身份证、个人简历及相关证件复印件交县档案馆保存，如人员变动需及时通知县档案馆。

2.与项目工作人员签订保密协议，加强对工作人员的保密教育。建立严格的保密制度，加强管理，杜绝工作人员对档案及档案信息的私自复制、传播等行为。

3.不同的工序之间衔接要严格遵守操作规程，杜绝档案实体和信息安全事故的发生。档案交接由专门人员和现场加工负责人员，在安排好的工作间里进行面对面的交接，要求有书面交接记录，并在以后的流程中由专门人员全程监督并有书面交接记录。进出工作区域时需要两人以上同时行动。加工地点内严禁吸烟和任何火源。在加工过程中，中标人不能丢失、损毁档案，档案资料不能放错卷、盒。由于中标人过错导致档案资料及数据损毁或泄密的，中标人承担一切责任。

4.中标人对纸质档案数字化、纸质复制件制作及数据备份的各个环节均应进行详细的登记，建立工作日志并及时整理、汇总，装订成册，在数字化工作完成的同时建立起完整、规范的记录。完工验收时应提交工作日志、产品质量检验、验收记录等资料。

5.扫描加工场地的安全及保密措施。中标人采取具体保密设施，保证档案原件的安全和信息安全。中标人应在加工现场配备专用数据存储服务器，不得与其他部门共用。进入加工现场的计算机设备应做相应处理，封闭所有计算机存储设备外围接口，确保信息安全。计算机、扫描仪、移动存储等设备进出加工场所必须经由宁海县档案馆的同意，并办理相关书面手续。计算机硬盘不得带离加工现场，该硬盘最终由招标人收回保存。

6.分批验收进行数据移交时，工作站上的数据必须在宁海县档案馆工作人员的现场监督下销毁，同时移交该批次数字化加工的监管系统监控记录。

7.不得在工作场所使用与工作无关的任何电器设备，如手提电脑、手机、mp3、mp4及移动存储介质等。

8.完成项目后，双方均对本项目的技术情报和数据资料保密承担责任。

2.6 应遵循的业务标准

（一）管理性标准规范

1.《中华人民共和国保守国家秘密法》

2.《中华人民共和国保守国家秘密法实施办法》

3.《关于严禁用涉密计算机上国际互联网的通知》(中保委[2003]4号)

4.《计算机病毒防治管理办法》(中华人民共和国公安部令第51号)

5.《计算机信息系统保密管理暂行规定》(国保发[1998]1号)

（二）业务性、技术性标准规范

1.《中华人民共和国档案法》；

2.《文书档案案卷格式》(GB9705—88)；

3.《电子文件归档与管理规范》(GB／T 18894—2002)；

4.《档案交接文据格式》(GB／T1 3968—92)；

5.《中央档案馆档案接收标准》

6.《国家行政机关公文格式》(CB／T 9704—1999)

7.《纸质档案数字化技术规范》(DA／T 31—2017)

8.《照片档案管理规范》(CB／T 11821—2002)

9.《中国档案机读目录格式》(CB／T 2016 3-2006)

10.《档案著录规则》(DA／T 18—1999)

11.《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号）

2.7其他要求

1.为加强中标方与档案馆之间的沟通联系，保质保量完成项目，由档案馆选派1名双方认可的人员对整个数字化加工流程进行监督和质量再检查，中标方应配合该名工作人员进行的质量控制、进度控制、安全管理、信息管理和协调等工作，所需费用由中标方承担。

2.招标人提供桌椅，不提供档案扫描所需的任何相应设备和数字化加工软件。

3.双方各指定专人做好档案的清点交接工作，《纸质档案扫描工作流程表》随同档案一起交接。

4.要求中标单位在签立合同时成立项目组，指定专人负责该项目，并列出具体的项目操作标准及流程、项目实施计划、人员及保证措施。

5.要求投标商中标后，在规定时间前，将有关扫描设备、工作场地、人力配置等总体配备完毕。

6.各投标公司在投标时要特别强调指出所承诺的服务内容，其中包括：免费服务期后的服务方式和费用。服务响应时间、项目完成时间、公司的技术力量、技术服务内容、保密措施和质量水平、免费培训项目等。

7.中标（成交）人对本项目数字化进行质检时其质检方法和人员配置必须经招标人认可。

B、商务要求表

 

免费质保期	自项目整体验收合格之日起至少12个月。
售后服务要求	免费质保期内，维护和售后服务形成的一切风险和费用由中标供应商承担，凡发现供应商档案数字化加工存在问题的，供应商应及时、无偿地予以纠正，直至符合验收质量标准。并有免费质保期满后提供有偿服务的技术支持方案。
交付时间及地点	工期：   年  月  日前交付使用； 交付地点：业主指定地点。
★付款条件	合同签订后支付合同总价的10%；人员设备进场后支付合同总价的10%,项目进场6个月并完成合同量60%后支付合同总价50%，验收合格后支付至项目总金额的100%（按实际最终工作量结算合同总金额）。
★履约保证金	签订合同后中标方缴纳中标总价的5%作为履约保证金，在验收合格后10个工作日内无息退还。
备品备件及耗材等要求	免费提供加工期间各项耗材；投标人对所投设备须提供足够的耗材，以满足设备正常运行的需要。